Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Elektronisk Kvalitetshåndbok på Web Med EK Web jobber en rett mot databasen og de originale dokumentene. Det betyr at i det øyeblikk et dokument foreligger i ny godkjent versjon, er det også tilgjengelig på Web. Sluttbrukerne kan slå opp i dokumentene via ulike strukturer. Mange oppgaver kan utføres direkte på Web. Du kan lese og godkjenne dokumenter, opprette og utføre oppgaver, opprette og fylle ut resultatdokumenter osv. Starte EK Web Søk på EK Web Bla i dokumentene Logg inn på EK Web Godkjenne Styringsdokumenter fra e-postvarsel Godkjenne dokumenter uten varsling. Oppgavebehandling på Web Varslingslisten Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Starte EK Web Dersom bedriften din har laget egen portal eller link via intranett/internett, klikker du på linken på bedriftens hjemmeside. Når du starter EK Web, blir du automatisk logget inn som en "Ansatt"-bruker, enten via en Portal(eks)-løsning, eller direkte på EK Web forsiden. En ansattbruker er en fellesbruker som får lov å slå opp og lese i dokumentene i EK databasen. Brukeren kan ikke gjøre noen endringer. Dersom du vil godkjenne dokumenter må du logge inn med brukernavn/passord. Klikk her for å se hvordan du logger inn. Portal Datakvalitet har utviklet en enkel Web-portal som kan brukes som utgangspunkt for EK programmene. Denne portalen kan tilpasses til firmaets behov og ønsker.
1. Klikk på "Kvalitetshåndbok" for å åpne kvalitetshåndboken i portal-vinduet. 2. Her ser du hvilken bruker som er logget inn. Dersom du vil logge inn med ditt eget brukernavn og passord, eller bytte bruker, klikker du på "Bytt bruker". Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Søk på EK Web Du kan bruke den innebygde søkefunksjonen for å finne dokumentene du leter etter. Skriv inn søkeord i "Søkefeltet" og spesifiser søket ved hjelp av knappene. 1. Søkefelt. Her skriver du inn søketeksten. Det kan være en del av tittelen på dokumentet, litt av teksten osv. 2. Søk i tittel og merknad. Klikk her hvis du vil bruke søketeksten til å søke i tittel og merknad. 3. Fritekstsøk i dokumenter. Søk etter vilkårlig tekst i dokumentet. Eks. oppdrett - Gir alle dokumenter som begynner med ordet oppdrett, også oppdrettsanlegg. 4. Endrede dokumenter siste <XX> dager. Skriv inn et tall i søkefeltet. Det gir en oversikt over alle dokumenter endret siste (f. eks. 30 - tretti dager). 5. Søk etter mapper i strukturen. 6. Avansert søk. Trykk på denne for å åpne et nytt vindu med avanserte alternativer for søk. Klikk her for en beskrivelse av "Avansert søk". Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Bla i dokumenter Følg anvisningen under for å enkelt kunne bla deg frem og tilbake mellom de ulike dokumentene i strukturen. 1. Velg om du vil se på styringsdokumenter eller resultatdokumenter. Klikk på arkfanen for å åpne den. 2 og 3. Åpne mapper. Mapper kan også åpnes med å klikke på mappenavnet. Da åpnes strukturen med valgt mappe som nytt toppnivå. Mapper og dokumenter som ligger under den valgte mappen vises under. For å gå tilbake til et høyere nivå. Klikk på mappenavnet du vil åpne. 4. Alle dokumentene er laget som linker. Dersom du klikker på en dokumenttittel, vil den åpnes i det tilhørende programmet. 5. klikker du på "i"-symbolet foran dokumentet får du opp en undermeny. Her kan du velge om du vil åpne Egenskapene for det aktuelle dokumentet, eller om du vil åpne selve dokumentet i et av de tilgjengelige filformatene. Da åpnes filen i tilhørende program (Wordfil i Word osv). Velger du Egenskaper, åpnes et egenskapsvindu for dokumentet. Her kan du se informasjon om dokumentet. Klikk på "Les dokument" i egenskapsvinduet for å åpne dokumentet i tilhørende program. 6. Du kan åpne mapper med å klikke på "+"- tegnet foran mappenavnet. Det vil ekspandere mappen. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Logg inn på EK Web Du kan gjøre andre ting på web enn å søke og lese dokumenter, for eksempel redigere eller godkjenne dokumenter, opprette resultatdokumenter osv. For å kunne gjøre slike ting, må du ha fått tildelt en Weblisens fra systemansvarlig, og du må logge inn i EK Web med ditt brukernavn/passord. 1. Klikk på "Logg inn" for å åpne Logg inn skjermen.
2. Legg inn Brukernavn og Passord, og klikk på "Logg inn for å logge inn med din bruker. Når du har logget inn kommer du til denne startsiden. (Legg merke til at navnet oppe til høyre har skiftet fra "Ansatt" til "Ditt navn"). Du er nå klart til å bruke EK Web. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Godkjenne Styringsdokumenter på Web For å kunne godkjenne Styringsdokumenter på web, må funksjonen "Elektronisk godkjenning av dokumenter" aktiveres i EK-programmet. Når en skrivebruker i EK har opprettet eller redigert et dokument, og satt det i status "Til godkjenning", vil EK opprette en oppgave som varsler deg om at du har et dokument som skal godkjennes. Slik ser e-posten ut som du får. Klikk på linken i eposten. Da åpnes dokumentvinduet for den aktuelle oppgaven seg i nettleseren.
Her kan du både godkjenne dokumentet og utføre oppgaven. Prosessen videre er todelt. 1. Klikk på "Les dokument" for å åpne dokumentet i Word og lese gjennom. Nå må du ta stilling til om du vil godkjenne dokumentet eller ikke. 2. Dersom du vil godkjenne dokumentet, klikker du på "Signér". Tast inn passord. Dokumentstatus endres fra "Til godkjenning" til "Signért". Dette er en mellomstatus. For at dokumentet skal endre status til "I bruk" må en bruker logge inn i EK. Denne får da spørsmål om å "Ta i bruk signérte dokumenter". 3. Klikk på "Ferdig" for å avslutte oppgaven. Hvis du ikke vil godkjenne dokumentet, lager du en forklaring og sender det tilbake til avsender.
1. Les gjennom dokumentet. Du bestemmer deg for å ikke godkjenne dokumentet. Gå til punkt 4. 4. Klikk på "Legg til en tekst" for å legge inn en forklaring på hvorfor godkjenning ble avslått. 5. Klikk på "Send tilbake". Oppgaven sendes tilbake til den som har skrevet dokumentet og bedt deg om å godkjenne det. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Godkjenne dokumenter _Ref2052444776 For å finne dokumentene som skal godkjennes, gå inn på min side. 1. Klikk på "Min side" for å åpne den. På "Min side" finner du informasjon som angår deg.
1. Klikk på akrfanen "Dokumenter" for å åpne den. 2. Velg "Godkjenningsansvar" under Styringsdokumenter. Tallet i parentes er antallet dokumenter du skal godkjenne. 3. Klikk på "i"-symbolet for å åpne undermenyen. 4. Velg "Egenskaper" for å åpne dokumentvinduet for det aktuelle dokumentet.
1. Klikk på "Les dokument" for å åpne dokumentet i Word og lese gjennom. Nå må du ta stilling til om du vil godkjenne dokumentet eller ikke. 2. Dersom du vil godkjenne dokumentet, klikker du på "Signér". Tast inn passord. Dokumentstatus endres fra "Til godkjenning" til "Signért". Dette er en mellomstatus. For at dokumentet skal endre status til "I bruk" må en bruker logge inn i EK. Denne får da spørsmål om å "Ta i bruk signérte dokumenter". 3. Dersom du ikke vil godkjenne dokumentet klikker du på "Ikke signér". Legg inn en kommentar. NB! Denne responsen sendes til EK ansvarlig, og ikke den som har skrevet dokumentet. Dette er fordi EK ansvarlig er den som skal ta tak i dokumentet og sørge for at det blir ferdig. Ek ansvarlig kan videresende det til ny saksbehandler. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Oppgavebehandling på Web Oppgavebehandling på web er nokså likt oppgavebehandlingen i EK. Du kan opprette, utføre og slette oppgaver på Web. Utføre en oppgave Utføre en oppgave som er varslet på epost Opprette ny oppgave knyttet til et styringsdokument Opprette en ny frittstående oppgave Slette en oppgave Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Utføre oppgaver på Web For å se på oppgavene, gå inn på min side. 1. Klikk på "Min side" for å åpne den. På "Min side" finner du informasjon som angår deg.
1. Klikk på arkfanen "Oppgaver" for å åpne oversikten over oppgavene. 2. Velg hvilke oppgaver du vil se. Merk "Oppgaver jeg skal utføre". 3. Kryss av for å se bare aktive oppgaver. Hvis du vil se alle oppgavene (Avsluttede), sett kryss på "Arkiverte" og trykk "Oppdater". 4. Klikk på en oppgave i listen for å åpne oppgavevinduet.
1. Klikk Les dokument for å åpne dokumentet og lese det. Dersom EK har gitt rettighet til redigering, vil en "Rediger"-knapp dukke opp under "Les dokument"- knappen. Dersom du velger "Rediger", blir dokumentet reservert på web. Det betyr at ingen andre kan redigere det samme dokumentet mens du holder på. Når du er ferdig å redigere må du "Frigi" dokumentet, evt velg "Forkast endringer" for å ikke lagre endringene. 2. Klikk på "Vis detaljer" (forstørrelsesglass) for å åpne oppgavevinduet. Her kan du se alle innstillingene for oppgaven. 3. Klikk på notisblokken for å legge til en tekst. Beskriv hva du har gjort. 4. Velg respons: Klikk på "Utført" hvis du er ferdig og vil avslutte oppgaven. Inne på Egenskapsvinduet til oppgaven kan du også velge å "Avvise" den Dersom du ikke ønsker å gjøre noe med oppgaven nå, kan du bare lukke igjen vinduet uten å trykke noen Responsknapper (4). Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Utføre en oppgave som er varslet på epost Den som oppretter en oppgave som du skal utføre, kan velge å sende varsel på epost til deg. 1. Klikk på linken. Den tar deg automatisk til dokumentvinduet til oppgaven på EKWeb. Du må logge på med brukernavn og passord. Klikk her for å se den videre behandlingen av oppgaven. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Opprette en ny oppgave knyttet til et styringsdokument Dersom du ikke ser styringsdokumentene må du gå til oversikten over styringsdokumentene. 1. Klikk på "Gå til" for å åpne undermenyen. 2. Klikk på overskriften til Kapittelstrukturen 3. Klikk på arkfanen "Styringsdokumenter". Da åpnes oversikten.
4. Klikk på "i"-symbolet for å åpne undermenyen for dette dokumentet. 5. Klikk på "Egenskaper" for å åpne dokumentvinduet for styringsdokumentet.
6. Klikk på ny oppgave for å opprette en ny oppgave tilknyttet dette dokumentet. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reserved.
Hjelp for Elektronisk Kvalitetshåndbok 2.1x - Veiledninger Web Slette oppgaver på Web Det er bare den som har opprettet oppgaven som kan slette den. Dersom du ikke har rettighet til å slette oppgaven, vil ikke slettefunksjonen være aktivert. For å få en oversikt over alle oppgavene, gå inn på min side. 1. Klikk på "Min side" for å åpne den. På "Min side" finner du informasjon som angår deg.
1. Klikk på arkfanen "Oppgaver" for å åpne den. 2. Velg "Oppgaver jeg har opprettet". 3. Klikk på en oppgave for å åpne den. Dersom det er en frittstående oppgave, åpnes oppgavevinduet automatisk.
1. Dersom oppgaven er knyttet til et dokument åpnes dokumentvinduet. Klikk da på forstørrelsesglasset for å åpne oppgavevinduet.
1. Velg "Slett oppgave" nederst til venstre i skjerbildet for å slette den aktuelle oppgaven. Bekreft at du vil slette oppgaven. Copyright 2008 by Datakvalitet AS. All rights reservert