Praktisk bruk av Introduksjon Revisjon 27. desember 2011 Praktisk bruk av 1
er en løsning som gjør det mulig å sende SMS meldinger direkte fra Vega SMB. SMS meldinger kan sendes til Kontaker, Medarbeidere eller deltagere på et prosjekt. Hovedmodul: Trykk på knappen for å gå inn i hovedmodulen. I hovedmodulen kan du sende sms til mange basert på lagrede søk i Vega SMB. Du kan benytte søk lagret på «Kunde» eller «Person». Legg merke til at du også kan benytte malkoder slik at du kan gjøre sms en mer personlig. I eksempelet over vil malkoden @FirstLast flette inn fullt navn på hver mottaker. Du kan også velge å ekskludere noen når du har kjørt søket ditt. Fjern i så fall haken i «Send til» på den eller de kontaktene. 2
Kundemodul: Du kan enkelt sende sms til alle eller valgte kontaktpersoner på en kunde. Søk opp kunden på vanlig måte og velg deretter Smart SMS-fanen. Smart SMS vil her vise deg alle kontaktpersoner registrert på denne kunden. Alle som har registrert mobilnummer vil automatisk være valgt. Du kan også legge til andre mottakere som ikke er knyttet til denne kunden ved å trykke på knappen «Legg til andre». Velg deretter «Skriv SMS»-fanen og fyll inn ønsket sms-tekst før du trykker send. 3
SMS til person eller medarbeider: 1. SMS kan sendes til Personer, Medarbeidere, deltagere på et prosjekt. Dersom du knytter et tilbud eller en ordre til en kontaktperson, kan du også sende SMS fra disse modulene. Nedenfor ser du et eksempel på fremgangsmåten for å sende SMS til en person. Figur 1) Søk opp personen det skal sendes SMS til, og velg fanen Send SMS Mobilnummeret vil automatisk legges inn, så lenge mobilnummer er registrert riktig på personen. Det er viktig at formatet som benyttes er uten mellomrom. Fra nedtrekksmenyen kan du veksle mellom telefonnummer registrert som jobbadresse, privatadresse eller ekstern adresse. Etter det er valgt telefonnummer, skrives meldingen i det hvite feltet under Skriv melding og klikk deretter Send SMS for å sende meldingen. Etter meldingen er sendt vil den automatisk opprettes som en oppgave i Vega SMB med knytning til både avsender og mottaker. 4
Sende SMS fra ordre/tilbud: Når du knytter en ordre til en kontaktperson hos kunden (Høyreklikk på kontaktperson og velg Ny ordre) kan du sende ordrebekreftelse på SMS. Fra ordre og tilbud finnes det egne malkoder man kan benytte for å automatisk flette inn informasjon fra ordren/tilbudet. I eksempelet over er i tillegg til Fullt navn på kontaktperson også ordrens beskrivelse og sum flettet inn. 5
SMS til prosjektdeltakere: Med har du mulighet til å sende SMS til alle, eller utvalgte deltakere i et prosjekt. Under Send SMS fanen på prosjekt velger du først hvilke prosjektdeltakere du vil sende til. Deretter skriver du ønsket sms-tekst og trykker Send SMS. 6
SMS Konfigurasjon Ved å høyreklikke på i en av modulene vil du få frem konfigurasjonsmenyen. Utgående SMS oppgave: Som nevnt tidligere vil det opprettes en oppgave i Vega SMB hver gang det sendes en SMS. I dette vinduet velger hvilken oppgavebeskrivelse og hvilken kategori som oppgaven skal opprettes med. Innkommende SMS oppgave og SMS Service: Dersom du har valgt en toveis-løsning fra SMS-leverandøren kan du konfigurere innstillinger for innkommende SMS oppgave og sms-tjeneste. Start Service starter servicen som gjør det mulig å motta SMS. Servicen kan startes fra serveren eller fra en klientmaskin. Vegabruker som brukes til å starte/stoppe servicen kan settes i servicens tilhørende ini-fil. 7