Møteprotokoll Styre: Sykehuset i Vestfold HF Møtested: SiV HF, KPR Avd. for rusbehandling, Skjerve Dato: 15.11.2012 Tidspunkt: kl 14.00-17.20 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Bjørn Walle nestleder ledet møtet Ole Johan Bakke fra kl. 16.40 Anne Sollie Hem Karen Anne Kjendlie Bjørn Kåre Sevik Nell Gaalaas-Hansen Nina Christin Clausen Jørn Flaatten Tone Woll Buer Birgitte Seip Ansattvalgte med tale- og forslagsrett: Christian Robak Torgeir Bøe Fra Brukerutvalget møtte: Mona Wike observatør Mona Helen Knutsen observatør Fra administrasjonen møtte Navn Adm.dir. Stein Kinserdal Direktør virksomhetsstyring Sven-Erik Andersen Fagdirektør Anita Schumacher HR-direktør Bente Krauss Økonomidirektør Roger Gjennestad Protokollfører Side 1 av 5
SAKER SOM BLE BEHANDLET 15.11.2012 SAK: 062/2012 Godkjenning innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. SAK: 063/2012 Godkjenning av protokoller fra møtet 20.september 2012 Protokollene ble godkjent og signert. SAK: 064/2012 Orientering om byggeprosjekter i Klinikk psykisk helse og rusbehandling Klinikksjef Finn Hall orienterte i møtet om aktuelle temaer innenfor Klinikk psykisk helse og rusbehandling (KPR). Styret tar redegjørelsen til orientering. SAK: 065/2012 Rapportering pr. oktober 2012 Eiers bestilling til SiV innholder mange mål. Det er fra eiers side gjort en prioritering av enkelte mål og disse følges opp månedlig. Det er disse målene som ligger til grunn for rapporteringen som gjøres i hvert styremøte. Rapportering på hele oppdrags- og bestillerdokumentet gjøres gjennom Ledelsen gjennomgang i en annen sak i dette styremøte. Når styrepapirene ble gjort ferdig, var ikke tallene for oktober endelige. Rapporteringen ble derfor gjennomført ved en presentasjon i styremøtet. 1. Styret tar rapporteringen for oktober 2012 til orientering. 2. Styret er svært tilfreds med oppnådde resultater, og merker seg spesielt det som er oppnådd så langt på indikatorene åpne henvisninger uten ny kontakt og ikke godkjente dokumenter. SAK: 066/2012 Status budsjettprosess 2013 Arbeidet med budsjett 2013 startet i januar i år med planlegging av prosessen og vurdering av utfordringsbildet. I mars oversendte HSØ foreløpige inntektsforutsetninger for 2012. Statsbudsjettet ble lagt fram 8. oktober og endelig inntektsforutsetninger fra HSØ ble mottatt 6. november. De er endelige med forbehold om at HSØ-styret godkjenner fordelingen i sitt møte 22. november. Foreløpig totalbudsjett skal sendes HSØ 3. desember, og styrebehandles av SiV-styret 11. desember. Endelig, detaljert og periodisert budsjett oversendes HSØ 15. januar. Alle tall i denne saken er derfor foreløpig, noen mer usikre enn andre. Side 2 av 5
Styret tar status budsjett 2013 til orientering. Endelig budsjett 2013 legges fram for styret 11. desember 2012. SAK: 067/2012 Ledelsens gjennomgang 2. tertial Ledelsens gjennomgang (LGG) skal forelegges styret hvert tertial. I LGG har direktøren i samarbeid med klinikksjefene risikovurdert status vedr. Oppdrag og bestilling 2012, klinikksjefenes lederavtaler inkludert, i den hensikt å etablere tiltak for å sikre at oppdraget blir gjennomført. Videre er det foretatt en vurdering om det evt. også er eksterne og interne tilsyn og omdømme, trekk fra avvikssystemet og evt. andre forhold som utgjør en del av risikobildet. Et vesentlig element knyttet til LGG er handlingsplaner knyttet til de risikoområder som avdekkes. Ledelsens gjennomgang foretas på alle ledelsesnivåer i foretaket. I foreliggende sak synliggjøres overfor styret de områder som på foretaksnivå vurderes å kreve særkilt oppfølging for å redusere risiko og/eller konsekvens. Videre er det gitt en summarisk gjennomgang av status på en del utvalgte områder. 1. Styret tar Ledelsens gjennomgang med risikovurderinger pr. 2.tertial 2012 til etterretning. 2. Styret ber om at adm. direktør særlig arbeider med oppfølging knyttet til de mest risikoutsatte områdene. SAK: 068/2012 AML brudd status, styring og videre oppfølging Sykehuset i Vestfold har problemer med å overholde Arbeidsmiljølovens krav, og antall brudd på loven er for høyt. Arbeidstilsynet varsler landsomfattende tilsyn, og alvoret i saken illustreres eksempelvis ved at Arbeidstilsynet har anmeldt administrerende direktør på Sykehuset Østfold for brudd på loven. Samtidig erkjenner direktøren at saksfeltet er komplekst og sammensatt, samtidig som det er utfordrende å få til kompenserende tiltak for å sikre døgnkontinuerlig sykehusdrift. Ledergruppen og HAMU har behandlet AML-brudd ved flere anledninger de siste to årene. Sykehuset i Vestfold har ikke innfridd kravet, til tross for at administrerende direktør i ekstraordinært ledermøte 07.03.11 besluttet følgende:det er nulltoleranse for brudd på arbeidsmiljøloven. Adm direktør forventer at ledere på alle nivåer tar ansvar for at praksis i strid med arbeidsmiljøloven opphører umiddelbart. Saken gir styret en orientering om utvikling av situasjonen, hva som er kompleksitetene i sakene og hvordan det er fulgt opp siste halvannet år. De møtende ansattes representanter i styret fremmet følgende protokolltilførsel i saken: Ansatte representanter beklager at organisasjonene oppfattes som restriktive i forhold til å inngå avtale etter AML 10.6 (9). Alle organisasjoner inngår avtaler om unntak fra AMLs bestemmelser gjennom avtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstid, og unntak fra hviletid. Ansatte representanter mener at ytterligere utvidelse av grensen ikke kan være den eneste løsning for å unngå brudd på AML. Side 3 av 5
1. Styret ber HAMU arbeide videre med saken, basert på diskusjonen i styret, samt erfaringer fra andre helseforetak. 2. Videre oppfølging av AML brudd vil skje hvert tertial ved Ledelsens gjennomgang. SAK 069/2012 Anskaffelse Prosjekt nytt parkeringshus med helikopterplass Unntatt offentlighet Saken behandles i lukket møte. Vedtak protokollført i B-protokoll, unntatt offentlighet. SAK 070/2012 Kjøp av Søsterhjemmet fullmakt til å innlede forhandlinger Unntatt offentlighet Saken behandles i lukket møte. Vedtak protokollført i B-protokoll, unntatt offentlighet. SAK: 071/2012 Status oppfølging av tidligere styrevedtak Styret gis i denne saken en oversikt over hvordan styrets beslutninger i perioden frem til november 2012 er fulgt opp av administrasjonen. Den vedlagte oversikten viser hvordan styrets vedtak for perioden 2010 2012 er fulgt opp. Det er kun beslutninger som krever oppfølging som er med i oversikten. Styret tar oversikten til orientering. SAK: 072/2012 Styrets årsplan - Oppdatert Møteplan for styret ved SiV for 2012 ble vedtatt 27.10.11. Styrets årsplan ble vedtatt i møte 08.12.11 (sak nr. 80/2011). Denne blir fortløpende oppdatert og legges frem for styret i hvert møte. Styrets enstemmige vedtak Styret tar oppdatert årsplan for 2012 til orientering. SAK: 073/2012 Eventuelt a) Anne Sollie Hem etterspurte mer informasjon til styret om virksomheten i habiliteringstjenesten i SiV. b) Bjørn Kåre Sevik viste til presseoppslag fra Sykehuset Innlandet HF vedr. påståtte avvik og brudd på ventelisteforskriftene og spurte om problemstillingen har relevans for SiV. Klinikksjef Finn Hall, Klinikk psykisk helse og rusbehandling (KPR) svarte at det ikke er avdekket praksis i SiV/KPR som innebærer brudd på ventelisteforskriftene. Side 4 av 5
Tønsberg 15. november 2012 Sven-Erik Andersen protokollfører Bjørn Walle Fung.leder Jørn Flaatten Karen Anne Kjendlie Birgitte Seip Nell Gaalaas-Hansen Ole Johan Bakke Tone Woll Buer Bjørn Kåre Sevik Anne Sollie Hem _ Nina Christin Clausen Side 5 av 5