Compello Fakturagodkjenning 10.5 Desktop (Dokument import)

Compello Fakturagodkjenning 10.5 Desktop (Dokument import)

Dokumentopplysninger 2018 Compello AS. Med enerett. Microsoft, MS-DOS og Windows er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Microsoft SQL-Server er registrert varemerke til Microsoft Corporation. MS SilverLight er registrert varemerke til Microsoft Corporation. Firmaer, navn og data som er brukt i eksemplene er oppdiktede. Compello Software AS påtar seg intet ansvar for feil i denne boken. Innholdet i denne boken kan endres uten varsel, og er ikke bindende for Compello Software AS. Uten skriftlig avtale med Compello AS er det ulovlig å kopiere denne håndboken helt eller delvis, eller å overføre bokens innhold til andre medier. Compello AS Besøksadresse: IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei 25 1367 Snarøya Postadresse: Postboks 1 1330 Fornebu Tlf: + 47 67 10 60 00 Faks: + 47 67 10 60 01 Brukerstøtte: https://compello.tmsportal.no/userweb/compello.aspx Side 2 av 31 Compello Fakturagodkjenning 10.5 Dokument import

Innhold Innhold... 3 Informasjon... 5 Om denne manualen... 5 Versjon... 5 Pålogging... 6 Logge på dokument import i Compello Desktop... 6 Ny dokument import som default valg... 8 For å velge å benytte ny dokument import modul som default.... 8 Hovedmenyer... 9 Versjon og kontakt mot Compello Support... 9 Versjon... 9 Compello Suite... 9 Compello Support... 9 Compello fjernkontroll... 9 Gå til Silverlight-moduler... 10 Hurtigtaster... 10 Informasjon om pålogget bruker... 10 Endre profilbildet... 11 Endre passord... 11 Logg ut... 11 Generelt om skanning og import av dokumenter... 12 Forberedelser skanning av dokumenter... 12 Viktig informasjon om skannerserier... 12 Håndtere bildefiler i Dokumentimport... 12 Arbeidsliste... 13 Oversikts bilde dokument import... 13 Brukerinnstillinger... 13 Importer filer... 15 Dra inn filer manuelt... 15 Importer fra Klientens importkatalog... 17 Importere fra Lokal importkatalog... 17 Mail import... 18 Sende bilag til arbeidsflyt / Opprett bilag... 19 Koble sammen filer... 20 Splitt mangesidig fil... 21 Endre verdi på valgte dokument... 21 Utskrift... 22 Side 3 av 31 Compello Fakturagodkjenning 10.5 Dokument import

Slette filer... 23 Dele opp en fil manuelt... 23 Opprett ny fil fra valgte sider... 24 Sette / endre første side... 24 Finn sannsynlige førstesider automatisk... 25 Finn sannsynlige blanke sider automatisk... 25 Splitt basert på sannsynlige førstesider... 26 Slett blanke filer... 27 Slette sider - endre rekkefølge på sider... 27 Godkjenne bilag i Dokumentimport... 28 Bilag som ikke skal sendes til tolk... 28 Bytte klient på et bilag... 28 Index... 31 Side 4 av 31 Compello Fakturagodkjenning 10.5 Dokument import

Informasjon Om denne manualen Dette dokumentet er en beskrivelse av hvordan man bruker Compello Fakturagodkjenning 10.5, dokument import (Compello Desktop) Versjon Compello Fakturagodkjenning versjon 10.5 Compello Fakturagodkjenning As a service Side 5 av 31 Compello Fakturagodkjenning 10.5 Dokument import

Pålogging Logge på dokument import i Compello Desktop Start ny dokument import modul fra Silverlight modulen eller via Compello Desktop symbol på din maskin 1. Den første gangen du logger på, klikk på nedover pilen for å vise alle felt i påloggingsbildet. 2. Legg inn riktig brukernavn og passord. 3. Fyll ut feltet Klientid. Her er informasjon for å finne ut om du trenger å fylle ut feltet KlientId. SaaS (Cloud) legg inn firmanavn i dette feltet. Sjekk med Compello support for riktig format Kunder med egen serverinstallasjon: I de fleste tilfellene kan du la forslaget customer/cci ligge i feltet KlientID uendret, eller legge dbinf.cci. I noen tilfeller vil denne filen hete noe annet og navnet på denne må du få fra deres IT ansvarlig eller fra Compello Support. Det er navnet på filen med tag.cci som du trenger, og den finnes i Compello\InvoiceApproval mappen på serveren. Påloggingsservice URL o o SaaS (Cloud) : Https://invoiceapproval.compello.com Egen server installasjon : Kontakt admin eller Compello Suppport Page 6 of 31

Etter første pålogging vil feltet fylles ut automatisk. 4. Velg ønsket språk og klikk Logg på. Page 7 of 31

Ny dokument import som default valg Ny dokument import modul inngår i Compello Desktop applikasjonen, sammen med Regnskapsførings modulen. For å velge å benytte ny dokument import modul som default. 1. Logg inn i Fakturagodkjenning. 2. Velg Brukerinnstillinger. 3. Huk av for Bruk dokument import i Compello modul og velg Lagre. 4. Velg Dokument import symbol 5. Programmet vil sjekke om Desktop applikasjon er innstallert på brukers PC. Hvis den er det, vil Desktop appliasjonen starte og bruker blir automatisk logget inn. 6. Er Desktop applikasjonen ikke installert vil den nå bli installert. 7. Du kan nå velge å logge på direkte i Compello desktop applikasjonen fra din startmeny eller Taskbar 8. Du kan også gå direkte fra Desktop Regnskapsfører modulen via symbolet for Dokument import Page 8 of 31

Hovedmenyer Versjon og kontakt mot Compello Support Trykk på Compello symbolet øverst til venstre for å enkelt få frem ønsket informasjon. Versjon Her listes versjon på Compello Desktop og du kan sjekke om det finnes en oppdatert versjon tilgjengelig ved å trykke Sjekk etter oppdateringer Compello Suite Velg symbol for å gå direkte til www.compello.com og informasjon om produktene i Compello Suite. Compello Support Trykk på link Trenger du hjelp fra oss? for å komme til innloggingside for Compello Support. Compello fjernkontroll Trykk på link for å åpne Compello fjernkontroll direkte ved kontakt med Support eller konsulent. Page 9 of 31

Gå til Silverlight-moduler Du kan enkelt gå direkte til Silverlight modulene, uten å måtte logge inn på nytt, ved å trykke på symbolet Åpne Silverlight moduler. Hurtigtaster Velg symbol for oversikt over hurtigtaster gyldige for dokument import Du kan skrive ut oversikten via Adobe Acrobat Reader. Informasjon om pålogget bruker Info om pålogget bruker får du ved å trykke på profilbildet. Page 10 of 31

Endre profilbildet Velg Endre profilbildet og velg bilde du ønsker å laste opp. Endre passord Velg Endre passord, fyll ut feltene og velg Endre passord. Logg ut Velg Logg ut og du kommer til innloggingssiden for Compello Desktop. Page 11 of 31

Generelt om skanning og import av dokumenter Vi skal se på tre metoder for å ta bilag inn i Fakturagodkjenning: Manuelt drag and drop av PDF/TIFF filer fra en hvilken som helst mappe eller fra mail Import av PDF/TIFF filer fra definerte foldere Innebygd Mail import ( PDF collector) I tillegg kan XML filer importeres automatisk via disse tjenester: Compello IA Services og InvoiceApprovalXMLImport men det er ikke de importmetodene som vi beskriver her. Forberedelser skanning av dokumenter Filene som du tar inn i Dokumentimport må være i PDF eller TIFF format. For å oppnå best mulig tolke resultat bør de være sort-hvit med oppløsning på 300 dpi. Størrelse på en side bør være mellom 50Kb og 150Kb. Dette er innstillinger du velger når du skanner selv. Viktig informasjon om skannerserier. Du lager skannerserie i Admin i Klientoppsett\Skannerserier. Dersom klienten du bruker er opprettet i Admin, trenger du ikke å tenke på underbilagsserie dette ordnes automatisk. Der hvor klienten er opprettet fra Compello.exe i eldre versjoner, eller eksisterer fra før, må du opprette/koble skannerseriene med underbilagsserie i Compello.exe hvis du ikke allerede har det du trenger. Det er viktig at serien som du lager for dokumentimport er: IKKE er en strekkodeserie. Har knyttet til seg en serie for underbilag som ikke er brukt før i Compello Windows Ikke har vært brukt før i Compello Windows. Håndtere bildefiler i Dokumentimport Når filene er kommet inn i Dokumentimport kan du gjøre følgende før de går videre i systemet. Filer som består av flere fakturaer deles opp. Hvis du har skannet et flersidig bilag og får en tiff fil per side, må disse kobles sammen. Noen ganger trenger du å endre på rekkefølge av sidene eller snu dem. Du kan endre klient, dokument type, skannerserie eller default posterings status Du kan legge på kommentarer Filer må deretter sendes videre i arbeidsflyten. Page 12 of 31

Arbeidsliste Oversikts bilde dokument import Blå linje i kollonnen for Antall sider viser at bilder er lastet inn. Når fil markeres vil fremdrift i innlasting av bilder vises. Brukerinnstillinger Tilpass ditt oppsett ved å velge symbol for Brukerinnstillinger i menyen Page 13 of 31

Godkjenn Huk av for at alle bilag importeres med status Godkjent ved skanning Du kan velge ett og ett bilag ved å huke av for Godkjent ved skanning direkte i filoversikten Opprett bilag automatisk ved splitt Når du splitter en flersidig fil vil bilagene bli sent direkte inn i arbeidsflyt Behold kommentar ved splitting Ved splitting av bilag som har kommentar kan du inkludere eksisterende kommentarer i de nye bilagene Fjern blanke sider når det splittes på sannsynlige førstesider Sider som er markert som Blank slettes automatisk når du velger symbol for Splitt basert på sannsynlige førstesider Hvite pixel i prosent Justere hvor stor andel av siden som må være hvit for at siden skal bedømmes å være blank Default verdi 99,7 % Regnskapsførerstatus Sette default RF status ved import Page 14 of 31

Lokal importkatalog Lokal brukermappe for import av bilag Importer filer Krever gyldig skannerserie pr klient i Admin\Klientoppsett\Skannerserier\ Dra inn filer manuelt 1. Velg symbol for import av filer 2. 3. I Windows Explorer, finn frem til mappen hvor dine skannede filer ligger. Sett opp skjermen slik at du ser både mappen med filene, og Dokumentimport. 4. Marker filene du vil importere, hold venstre museknappen ned og dra de inn i skjermbildet. 5. Slipp museknappen og minimer Windows Explorer. Med mindre du kun har tilgang til en klient vil du se en dialogboks. I feltetene Klient, Dokumenttype og Skannerserie trykk Space og velg ønsket verdi. Du kan vente med å fylle inn info i Klient, Dokumenttype og Skannerserie til bilagene er importert. Page 15 of 31

Trykk Lukk og hovedmenyen åpnes Du kan også velge Fortsett minimalisert og gå tilbake til hovedmenyen mens filer importerers Page 16 of 31

Importer fra Klientens importkatalog Klientens importkatalog (tidligere Import Skannekatalog) er tilgjengelig for alle brukere. Vanligvis vil dette være stedet hvor nettverksskanner lagrer dokumenter du skanner inn, eller hvor PDF Collector legger vedlegg som hentes fra epost. Denne mappen er definert i Admin\Klientoppsett, som vist her. For mer informasjon om Admin, se dokumentet Compello Fakturagodkjenning_Oppsett.pdf. Velg symbol for import av filer Velg Klientens importkatalogr. Alle klient foldere sjekkes og filer importeres Importere fra Lokal importkatalog Lokal importkatalog er en mappe som ligger lokalt hos den enkelte brukeren. Page 17 of 31

Denne kan du definere i Brukerinstillinger i hovedmenyen Velg symbol for import av filer Velg Lokal importkatalog. Path til lokal folder åpnes Velg filer du ønsker å importeres og velg Open Samme funksjonalitet som under Dra inn filer manuelt Mail import Oppsett for Mail import settes i Admin/Klientoppsett Page 18 of 31

PDF vedlegg som ligger i definert mail adresse (eks: Fakturaimport_test@compello.com ) importeres og mail flyttes fra Innboks til definert og eksisterende folder (eks: Inbox/PDF) Denne folder må eksistere for at dokument skal flyttes etter import. Velg symbol for import av filer Velg Mail import Alle klienters Mail import oppsett sjekkes og filer importeres Sende bilag til arbeidsflyt / Opprett bilag For å kunne ha tilgang til dokumentene og jobbe med dem i Fakturagodkjenning, må du opprette dem i arbeidsflyten. Før du gjør dette er bilagene kun tilgjengelig i Dokumentimport. Det er også først nå at bilagene sendes til Fakturatolk. Alle filene må ha en skannerserie og en klient før de kan opprettes. Når du har splittet alle filene du trenger, og du er sikker på at de alle har skannerserie og riktig klient, velg filene du ønsker å importere til arbeislisten. Marker fil du vil sende til arbeidsflyt. Marker flere filer ved å bruke Shift eller Ctrl tasten. Velg symbol for Opprett dokument Bilagene forsvinner fra listen og vil nå finnes i Fordeling, Regnskapsføring og være søkbare i Arkiv. Bilaget blir samtidig tolket i Fakturatolk. Page 19 of 31

Koble sammen filer Hvis du har en faktura som består av mange sider men skanneren din lager en fil per side, kan du koble dem sammen i Dokumentimport Marker filer du vil koble sammen til en faktura, bruk Shift eller Ctrl tasten. Bilag må tilhjøre samme klient. Velg symbol for Koble sammen filer Pass på at side 1 er den som vises i feltet Koble til. Velg Koble sammen Page 20 of 31

Listen i Dokumentimport endres og viser at du nå har koblett sammen flere sider. Du kan nå sende disse videre og opprette et bilag av dem. Splitt mangesidig fil Marker fil du vil splitte Marker flere filer ved å bruke Shift eller Ctrl tasten. Velg symbol for å Splitt valgte dokument Filene blir splittet i enkeltstående filer Endre verdi på valgte dokument Marker fil du vil endre verdier på. Marker flere filer ved å bruke Shift eller Ctrl tasten. Velg symbol for å Editer dokument Page 21 of 31

Trykk Space i Klient, Dokumenttype og Skannerserie for å velge verdi. Klikk for å endre posterings status Legg inn kommentar hvis ønskelig. Utskrift Marker fil du vil skrive ut. Marker flere filer ved å bruke Shift eller Ctrl tasten. Velg symbol for Skriv ut / Lag PDF Page 22 of 31

Velg Kun første side, Alle sider eller intervall. Legg på kommentar hvis ønskelig. Velg om du skal inkludere kommentarer i utskriften. Slette filer Marker fil du vil slette. Marker flere filer ved å bruke Shift eller Ctrl tasten. Velg symbol for å slette Dele opp en fil manuelt Hvis den skannede filen består av fakturaer som har flere sider, må du gå gjennom alle sidene og dele dem opp riktig. Du kan se en forhåndsvisning nederst i skjermbildet, mens siden du har fokus på er den som vises i full størrelse på høyre siden. Du kan også velge å se forhåndsvisningen på egen skjerm, velg symbol for Vis sider i eget vindu Page 23 of 31

Opprett ny fil fra valgte sider Trykk Shift eller Ctrl tasten og klikk på alle sider som tilhører ett bilag, som vist her. Klikk Opprett ny fil fra valgte sider. Disse sidene kobless sammen til å lage ett dokument med de valgte sidene. Sette / endre første side Du kan også bestemme hva som skal være første side på et bilag. I skjermbildet nedenfor vises ett bilag på 5 sider. Fokuset er på side 4, og denne skal være side 1 av et nytt bilag. Klikk for å vise at denne siden er side 1 av det neste bilaget. Page 24 of 31

De forrige fire sidene lages nå som ett bilag. Finn sannsynlige førstesider automatisk Velg fil som inneholder blanke sider. Velg symbol for Finn sannsynlige førstesider Filen markeres med sannsynlig blanke sider og sannsynlige første sider Finn sannsynlige blanke sider automatisk Velg fil som inneholder blanke sider. Velg symbol for Finn sannsynlige blanke sider Filen markeres med sannsynlig blanke sider Page 25 of 31

Splitt basert på sannsynlige førstesider Velg symbol for splitt på sannsynlige førstesider Fil splittes basert på forslag. Page 26 of 31

Slett blanke filer Marker fil som er markert med sannsynlig blanke sider Velg symbol for slett blanke sider Slette sider - endre rekkefølge på sider Bruke slette symbol i underside menyen for å slette en side i filen Bruk Drag & drop for å endre rekkefølgen på sidene. Page 27 of 31

Godkjenne bilag i Dokumentimport Hvis du ikke ønsker å sende bilaget til godkjenning, kan du, med riktig rettigheter 1, sette en hake i valget Godkjenn. Bilag som ikke skal sendes til tolk Hvis du ikke ønsker å sende bilaget til tolk kan du sette en hake i valget Ikke send til tolk. Bytte klient på et bilag Hvis du har skannet et bilag til feil klient, kan du sende det bilag tilbake til Dokumentimport fra andre moduler f.eks. Fordeling eller Regnskapsføring ved å endre feltet Sk.status til Tilbake til import. 1 Du må ha tilgang til Skanning, Fordeling og Godkjenning samt ha rettighet Automatisk godkjenning i Dok.import. Page 28 of 31

Åpne Dokumentimport. Du vil nå finne bilag i Dokumentimport med filnavn Rescan: arkivnr Default status på bilag med rescan i filnavn er at de ikke sendes på nytt til tolk. Hvis det finnes flere enn ett bilag velg de som skal flyttes til en annen klient. Hvis du har markert kun ett bilag, endre klient-id i listen og deretter legg inn skannerserie og dokumenttype på nytt (dette er nødvendig selv om de heter det samme for den nye klienten). Dersom du velger flere bilag samtidig kan du velge Endre dokument symbolet i menyen.. Page 29 of 31

Send disse videre i arbeidsflyt hvor de nå vil finnes med riktig klient. Bilaget får ett nytt arkivnummer, og i kommentar feltet ligger info om at bilag er opprettet på nytt. Den første versjonen av bilaget som var i feil klient forsvinner ikke, men ligger i Arkiv med kommentar som forklarer hva som har skjedd. Page 30 of 31

Index Adobe Acrobat Reader, 11 Andre moduler, 11 Bilag Importere, 13 Bookkeeping, 6 Brukernavn, 6 Brukerprofil, 11 Bytte klient, 29 Bytte moduler, 11 Compello Suite, 10 Compello Support, 10 Dele opp en fil manuelt, 24 Dokoumentimport Dele opp filen manuelt, 24 Dokumentimport Bytte klient, 29 Dele opp filer, 13 Håndtering av filer, 13 Manuelt, 16 Skannerkatalog, 18, 19 Dokumenttype, 17 Dra inn filer manuelt, 16 Drag and drop, 13 Endre passord, 12 Fakturatolk, 20 Fjernkontroll, 10 Godkjenne bilag i Dokumentimport, 29 Godkjenning Fra Dokumentimport, 29 Hurtigtaster, 11 Import av bilag, 13 Klient Bytte, 29 Logg ut, 12 Logge på, 6 Moduler, 8 OCR, 20 Passord, 6, 12 PDF, 13 Profilbildet, 11 Pålogging, 6 Settings, 11 Silverlight, 11 Skannerkatalog, 18, 19 Skannerserier Underbilagsserie, 13 Skanning Dokumentimport, 13 Filer, 13 Skanning av dokumenter, 13 Support, 10 TIFF, 13 Tilbake til import, 29 User Options, 11 Versjon, 5, 10 Videre godkjenning ikke nødvendig, 29 Page 31 of 31