NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 24. september 2012 TID: Kl. 08.30 NB! Merk tiden STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget vil fra kl. 09.00 12.00 besøke Næring og Utviklingsetaten. Særskilt invitasjon er sendt ledelse og ansatte ved etaten. Dette møtet er lukket jf. KL 77.8 Ordinært kontrollutvalgsmøte starter kl 12.30. Møtet er åpent jf. kontrollutvalgets vedtak om åpne møter. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 025/12 026/12 027/12 028/12 029/12 030/12 031/12 032/12 033/12 Besøk på Næring og Utviklingsetaten Oppsummering besøk på Næring og Utviklingsetaten Orientering / Oppfølging angående forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling Opplæring. Rutiner rundt postjournalføring Oppfølging sak 005/12 og sak 021/12 i kontrollutvalget. Redegjørelse kraftfond Referatsaker Revisjonsstrategi 2012 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 Eierskapskontroll Namdal Rehabilitering IKS Eventuelt Grong 17.09. 2012 Heider Sæther (sign.) Leder Kopi: Ordfører- Rådmann KomRev Trøndelag IKS Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 025/12 BESØK PÅ NÆRING OG UTVIKLINGSETATEN Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 025/12 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg: Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2012, sak 034/11 (møte 29.11.11) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble ikke avklart hvilke avdeling eller institusjon kontrollutvalget ønsket å besøke. Jf. årsplan er det lagt opp til et besøk i september 2012. Kontrollutvalget vedtok i møte den 08.06. 2012 som sak 024/12 å besøke Næring og Utviklingsetaten. Henvendelse angående besøket ble sendt administrasjonen den 12.09. 2012 og invitasjon med tidsplan og tema til møtedeltakere ble sendt 14.09. 2012. Invitasjon ble sendt administrasjonssjef og etatssjef, jordbrukssjef, skogbrukssjef, kommuneingeniør, næringssjef og sekretæren, renholdere, vaktmestere og uteseksjonen, eventuelt deres tillitsvalgte og verneombud. Møte vil være tre - delt hvor ulike grupperinger av ansatte / tillitsvalgte deltar på ulike møter. Tidsramme for tre møter er satt til 3 timer. Ved besøket ønsker kontrollutvalget omvisning og samtaler / informasjon om avdelinga, drifta, organiseringa, ansatte. Kontrollutvalget ønsker at møtene gjennomføres til minst mulig ulempe for avdelinga og administrasjon og etatsleder plukker ut deltakere til ulike møtene. Disse tema vil stå sentralt: Utfordringer og mål for eininga Arbeidsoppgaver i forhold til ressurser Kompetanseutvikling Medvirkning frå de ansette Brukerfokus HMS-arbeid Opplæring Saksbehandling Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk.
Tidsplan, mandag 24. september 2012: Kl. 09.00 10.00: Kl. 10.00 11.00: Kl. 11.00 12.00: Kl. 12.00 12.30: Kl. 12.30 Møte med administrasjonssjef og etatssjef Møte med jordbrukssjef, skogbruksjef, kommuneingeniør, næringsjef og sekretæren Møte med representanter for renholdere, vaktmestere og uteseksjonen, eventuelt deres tillitsvalgte og verneombud Lunsj Kontrollutvalgsmøte SAK 026/12 OPPSUMMERING - BESØK PÅ NÆRING OG UTVIKLINGSETATEN Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 026/12 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Deles ut i møtet Ikke trykte dokument Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i møte den 08.06. 2012 som sak 034/12 å besøke Næring og Utviklingsetaten. Besøket ble gjennomført 24. september 2012 med en tidsramme på tre timer. Kommunens administrasjon og ledelsen ved Næring og Utviklingsetaten ga en orientering om avdelinga, samt kontrollutvalget hadde samtaler med ulike grupperinger av ansatte. Ulike tema ble belyst. Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Det vil ikke bli skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket, kun et notat til kontrollutvalget. Det ble også opplyst om at kontrollutvalg er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Møtet og besøket ble sett som et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Besøket fungerte godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene fra de ulike gruppene. Gjennom slike møter vil en få bedre kjennskap til virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen.
SAK 027/12 ORIENTERING / OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAKSBEHANDLING OPPLÆRING. RUTINER RUNDT POSTJOURNALFØRING. Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 027/12 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ikke trykte dokument Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i møtet 24. november 2010, sak 030/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon, der Oppfølging av lovverk, saksbehandling ble prioritert. Rapport ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 29.11.11 som sak 038/11. Kontrollutvalget ønsker nå en oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten og vedtok i møte den 08.06. 2012 sak 021/12: Kontrollutvalget ønsker en oppfølging / orientering fra administrasjonen av forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling opplæring i forhold til rutiner rundt postjournalføring i møtet i september 2012. Hovedproblemstillingen angående journalføring er definert i forvaltningsrevisjonsrapporten definert slik: 1. Har kommunen tilfredsstillende journalføring etter offentlighetsloven? Rapporten tilsier at kommunen har gode rutiner for å sikre journalføring av arkivverdig e- post, men kan være vanskelig å gjennomføre i praksis. Ellers kan bruken av hjemmelhenvisning, og spesielt offentlighetsforskriften 7, være unøyaktig. Dette da kommunen velger å unnta dokumenter fra offentligheten. Realiteten i avgjørelsen er som regel korrekt, men hjemmelen det vises til trenger ikke være riktig. Bakgrunn for kontrollutvalgets oppfølging av postjournalføring er en henvendelse fra publikum hvor det stilles spørsmål angående rutiner omkring dette. Denne henvendelsen er referert i kontrollutvalget i møte den 8. juni 2012. Møte lukkes under behandling jf. KL 77.8 Administrasjonen har gitt tilbakemelding om at redegjørelse omkring vedtak i sak 021/12 vil bli gitt i møtet. Tilbakemelding ble sendt kontrollutvalget den 12. september 2012.
SAK 028/12 OPPFØLGING - SAK 005/12 OG SAK 020/12 I KONTROLLUTVALGET. REDEGJØRELSE KRAFTFOND. Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 028/12 425-1740-5.3 Saken legges frem uten forslag til innstilling til vedtak Vedlegg: 1. Spørsmål angående redegjørelser Kraftfond 2. Saksprotokoll formannskapet 21.08. 2012 sak 65/12 Ikke trykte dokument: Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker en orientering og redegjørelse angående kommunens kraftfond, retningslinjer og vedtekter samt hvordan kommunen anvender egne vedtekter i forhold til kraftfondet. Revisor har tidligere stilt spørsmål angående anvendelsen av kraftfondet og med bakgrunn i dette ønsker kontrollutvalget en orientering / redegjørelse og oppfølging av sak 005/12 i kontrollutvalget.. Endelig vedtak i sak 005/12 1. Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering 2. Kontrollutvalget ber om en videre oppfølging angående hvordan kommunen anvender egne retningslinjer/vedtekter i forhold til kraftfondet i kontrollutvalgets møte den 20. mars 2012 Redegjørelsen den 20. mars ble utsatt da revisor ikke var til stede i møtet denne dato. Revisor har utarbeidet spørsmål i forhold til kommunens bruk av kraftfond og anvendelsen av egne vedtekter. Disse spørsmål er oversendt rådmann med kopi til ordfører. Spørsmål utarbeidet av revisjon følger som vedlegg: Tilbakemeldingen som ble gitt i møtet var at spørsmålene var så omfattende at det måtte brukes tid på forberedelse. Det var også ønskelig å ha med næringssjefen i møtet under redegjørelse. Kontrollutvalget vedtok da å utsette saken til september. Endelig vedtak i sak 020/12 Saken utsettes til møtet i september Kontrollutvalget rettet en påminnelse om vedtaket og redegjørelsen ønsket gitt i september. Administrasjonen hadde ikke anledning til å stille med redegjørelser i møtet den 24. september. Videre heter det at administrasjonen angående kraftfondets vedtekter har fremmet er forslag til politisk behandling (sak 65/12 i formannskapet). Dette ble forkastet.
Det ble fattet vedtak om å nedsette ei politisk arbeidsgruppe som skulle arbeide videre med vedtektene. Saken skal bli fremmet på kommunestyremøte i oktober. Kontrollutvalget diskuterer saken og tilbakemeldingen gitt fra administrasjonen og eventuell videre oppfølging i møtet den 24. september SAK 029/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 029/12 425-1740-5.3 Referatene tas til orientering Referat 1. KomSek Trøndelag IKS Invitasjon til møter med Næring og Utviklingsetaten 14.09.12 2. KomSek Trøndelag IKS Redegjørelser KU 12.09.12 3. Namsskogan kommune Saksprotokoll Plan for selskapskontroll 2011-2015 28.08.12 4. Namsskogan kommune Melding om politisk vedtak Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015 14.08.12 5. KomSek Trøndelag IKS Saker i kommunestyret / melding om vedtak 14.08.12 6. KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2011 08.06.12 7. Namsskogan kommune Reglement for godtgjøring folkevalgte 8. Namsskogan kommune Svar notat kommuneregnskapet 2011 02.06.12 9. KomRev Trøndelag IKS Endring av revisor 19.06.12 10.KomSek Trøndelag IKS Utlysing av stilling 18.08.12 SAK 030/12 REVISJONSSTRATEGI 2012 Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 030/12 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering
Vedlegg Deles ut i møtet Ikke trykte dokument 1. Kommuneloven kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon 4. Internasjonal revisjonsstandard ISA 300 5. Internasjonal revisjonsstandard ISA 315 Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2012 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 031/12 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHETSEKLÆRING Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 031/12 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namsskogan kommune. Deles ut i møtet Ikke trykte dokument Ikke trykte vedlegg 6. Kommuneloven kap 12 7. Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon
Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor sin årlige egenvurdering vil bli delt ut i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Ny vandelsattest kan fremskaffes hvis kontrollutvalget ønsker det. SAK 032/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 032/12 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2013 for kontroll- og tilsynsvirksomheten, med en total ramme på kr. 479.000,- Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til detaljbudsjett 2013 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsskogan kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 14.05. 2012. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.
Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * 2012-2015 2012 2013 2014 2015 2016 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 58 900 75 000 70 000 70 000 70 000 Kjøp av sekretariatstjenester 104000 104000 104000 104000 104000 Kjøp av revisjonstjenester 285000 300000 Total ramme kontrollutvalget 447 900 479 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2013 som for tidligere år (5 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 14. mai budsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 14. mai budsjett 2013 og økonomiplan 2013-2016. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2013) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske
organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet. SAK 033/12 EIERSKAPSKONTROLL NAMDAL REHABILITERING IKS Kontrollutvalget 24.09. 2012 Gunnhild Berg 033/12 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefalinger i rapporten. 2. Rapporten Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS oversendes kommunestyret. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret har merket seg revisors anbefalinger og ber om at disse følges opp. 3. Kommunestyret understreker viktigheten av at kommunens eierrepresentanter aktivt følger opp sin rolle i de ulike selskap kommunen har eierinteresser i. Vedlegg Rapport fra Telemark kommunerevisjon IKS: Eierskapskontroll av Namdal Rehabilitering IKS. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. KS Anbefalinger for eierstyring, selskapsledelse og kontroll.
2. Plan for selskapskontroll 2008 2011. 3. Plan for selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret 14.10. 2008, sak 84/08 4. KU-sak 034/10, 24.11.2010 Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i møte 18.06. 2008. 2008, sak 019/08, Plan for selskapskontroll 2008 2011 med Namdal Rehabilitering IKS som prosjekt nr. 2 Planen ble vedtatt av kommunestyret den 14.10. 2008, sak 84/08. Planen ble rullert av kontrollutvalget i møtet den 24.11.2010, sak 031/10 Det ble startet selskapskontroll i selskapet i 2011. Kontrollen som er utført av Telemark kommunerevisjon IKS ble avsluttet i 2012, og rapport etter kontrollen ble mottatt av sekretariatet den 15. juni 2012. Vedlagt rapport, oversendt fra KomRev Trøndelag IKS 13.08. 2012, erstatter tidligere rapport. Ny oversendelse vedligger grunnet endringer i utformingen av rapporten. Innhold i rapporten er ikke endret av KomRev Trøndelag IKS Selskapet har avgitt høringssvar til rapporten den 06.06. 2012. Ordfører i Namsskogan kommune har gitt tilbakemeldinger til rapporten. I alt 15 kommuner har eierandel i Namdal Rehabilitering IKS. 11 av disse er deltakere i den utførte selskapskontrollen av selskapet. Om rapporten Rapporten starter med et sammendrag av Bakgrunn for selskapskontrollen Metode Funn og vurderinger av selskapet Funn og vurderinger av eierkommunen Anbefalinger Eierskapskontrollens metode omfatter intervju og dokumentanalyse. Eierskapskontrollen tok sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Faktabeskrivelsene i rapporten omhandler de avtalemessige forhold, - forpliktelser vis a vis offentlige instanser, - juridiske forhold, - organisasjon og miljø, - selskapets økonomiske utvikling, - representantskapet, - styret, - revisor og framtidsutsikter. Viser til dettet i rapportens kapittel 2. Selskapets formål er definert i selskapsavtalen, og Namdal Rehabilitering driver interkommunalt rehabiliteringssenter i Namdalen med sikte på tilrettelegging for rehabilitering, primært av eiernes innbyggere. Revisors vurderinger av selskapet og eierkommunene kommer frem i rapportens kapittel 3.
Med utgangspunkt i de hovedfunn som er gjort i eierskapskontrollen anbefaler revisor at eierne sørger for at Namdal Rehabilitering IKS - Får på plass rutiner som sikrer offentlighetsloven følges - Tar ut bestemmelsen i selskapsavtalen som begrenser de ansattes representant i styret - Følger selskapsavtalens bestemmelser ved opptak av lån/driftskreditt - Opplysninger i notene til årsregnskapet om at bygningene er pantsatt tas ut av notene - Vurderer å utarbeide styreinstruks og etiske retningslinjer - Endrer rutinene i forbindelse med møter i representantskapet slik at o Innkalling sendes med minst fire ukers varsel o Eierkommunenes kontrollutvalg varsles o Kun eierkommunenes valgte representanter har stemmerett o Møteleder underskriver protokollen at Namsskogan kommune som eierkommune - Har en politisk behandling i forkant av representantskapsmøte - I samråd med selskapet avklarer både innhold og tidspunkt for rapportering / informasjon fra selskapet som eierkommune Vurderinger Hovedinntrykket er at eierkommunene har fulgt opp sine eierinteresser i Namdal Rehabilitering IKS tilfredsstillende. Det er i midlertidig mulig å forbedre enkelte rutiner. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. Grong 17.09. 2012 Gunnhild Berg Kontrollsekretær