[År] [Dokumenttittel] [DOKUMENTUNDERTITTEL] HELLE SOOS
Innledning Distriktsråds arbeide foregår som alt annet LIONS arbeid i den enkeltes fritid. Det gjelder derfor om å kunne utfører dette arbeid så effektivt som mulig. Man bør unngå å skulle bruke for mye tid på kontorarbeid og på å lete etter de opplysninger, man har bruk for her og nå. Denne håndbok skal derfor ses på som et stykke hjelpeverktøy til å lette arbeidet for de LIONS der har påtatt seg et lederverv til felles beste og til gavn for vårt distrikt og vår organisasjon. Vår periode i rådet er veldig kort så derfor er det viktig at det hele fungerer fra starten av Lions året. Våre lover og regler dekker vårt distrikt og forhåpentligvis vil vi få felles lover for hele Norge til neste år, men de beskriver ikke hvordan vi ønsker tingene gjort hos oss. Vår håndbok skal derfor være et supplement til de lover og regler som allerede finnes, men må gjerne være en gjenspeiling av våre visjoner og holdninger vi ønsker i dette året. Denne håndboken er ment til å gi en oversikt over hvilke oppgaver rådsmedlemmene skal arbeide med. For at vårt arbeid i rådet skal lykkes er det nødvendig at hver især utfører vår oppgave og er villig til å hjelpe hverandre. Håndboken skal også inneholde litt praktiske opplysninger som kan være til nytte i det daglige arbeid som rådsmedlem. Da dette er et første forsøk på å lage en håndbok for rådet vil jeg takke hver og en av dere på forhånd for de flotte innspill til forbedring som jeg vet dere vil komme med i løpet av dette året. Helle Fauerskov Soos Distrikts guvernør MD 104J side 1
Innholdsfortegnelse Side 3 Møtekalender 4 Rådsmedlemmer 5 Soneledere 6 DG målsetting 2015/16 7 MD målsetting og handlingsplan 14 Lions Norge Rundt / Lions 2017 15 Rådsarbeid / Klubbesøk 16 Refusjon 18 Budsjett 19 Soneledere 21 DG 22 VDG1/VDG2/IPDG 23 Fagsjefer og distriktskasserer 24 Distriktssekretær 25 GMT 26 GLT 27 PRC/ITC/WEB 28 YCEC 29 IRC og NAC 30 Distriktsmøte utvalg / LCIF 31 Gaver 32 Utmerkelser / Sosiale media 33 Fremtidige samarbeidspartnere 35 Avholdelse av distriktsmøte side 2
Møtekalender 2015 2016 Høsten 2015 20.05.15 Forberedende rådsmøte Trollklubben Barnehage 01.09.15 Styremøte 05.09.15 Distriktsrådsmøte 19.09.15 Presidenttreff pluss YEK, PRK og IRK 08.10 11.10 Europaforum 2015 i Augsburg 16.10 18.10.15 SL og VSL kurs 03.11.15 Styremøte 06.11 07.11.15 Rådsmøte i Töckfors 13.11 15.11.15 SL og VSL opplæring Våren 2016 15.01 18.01 Nordisk samarbeidsråds i Finland 02.02.16 Styremøte 12.03.16 Distriktsrådsmøte 05.04.16 Styremøte 16.04.16 Distriktsmøte Scandic Hotell Fredrikstad Guvernørrådsmøter 28 30.08.15 Fagsjefmøte, Danske båten 21.11.15 Gardermoen 12-17 13.02.15 Gardermoen 12-17 28.05.15 Sarpsborg 9-12 side 3
Rådsmedlemmer Tlf 906 44 258 LC Fr. Sorgenfri Almveien 14, 1659 Torp mail Helle@soos.no Bursdag 25.12.69 Knut Olav Gaaseby tlf 413 75 600 LC Hobøl 1 VDG Fiolveien 2, 1825 Tomter mail knut.gaaseby@skibv.no Bursdag 27.12.63 Svein J. Lie Tlf 913 83 007 LC Moss 2 VDG Svalevn. 20,1518 Moss mail sjlie@hotmail.com Bursdag 22.07.51 Lill Anita Alver Tlf 900 23 214 LC Nedre Romerike IPDG Brånåsveien 25, 2019 Skedsmokorset Tlf lill@ikonstudio.no Bursdag 09.09.55 Asbjørn Haugdal Tlf 934 61 666 LC Fredrikstad DS Ørneveien 23, 1640 Råde mail ashaugd@online.no Bursdag 22.07.52 Christer Hedenskog Tlf 901 30 423 LC Skiptvet DK Søndre Åmotsvei 105 1816 Skiptvet Mail chedensk@online.no Bursdag 26.12.51 Hilde Fredriksen Tlf 909 28 259 LC Fr. Sorgenfri GMT Nygaardsgata 7 B, 1606 Fredrikstad Mail hifredriksen@gmail.com Bursdag 01.02.54 Maria Stave Tlf 901 63 258 LC FR. Sorgenfri GLT Laguneveien 5, 1659 Torp Mail Maria.iss58@gmail.com Bursdag 08.01.58 Stefan Trygve Soos Tlf 900 54 623 LC Fr. Sorgenfri YCEC Almveien 14, 1659 Torp Mail Stefan.trygve@soos.no Bursdag 18.07.62 Fredrik Knutsen Tlf 907 83 901 LC Ås/Nordby PRC Olav Bullsvei 74,, 0765 Oslo Mail fredrik@huff.no Bursdag 02.10.46 Roy Barstad Tlf 934 47 641 LC Rygge ITC Utgjerdsveien 36, 1580 Rygge Mail roy_1580@me.com Bursdag 15.08.61 Bjørg M T Simonsen Tlf 982 24 714 LC Lørenskog/Fjellhamar IRC Margarethasvei 23, 1473 Lørenskog mail bjorg.m.simonsen@getmail.no Bursdag 18.06.47 Solveig S Johansen Tlf 976 70 329 LC Romerike Skanse NAC Langryggen 24, 1920 Sørumsand Mail Solveig.s.johansen@gmail.com Bursdag 13.01.53 Distriktets tilknyttede kontaktpersoner 2015 16 (ikke medlem av rådet) WEB Tom Schrøder-Nielsen Tlf 907 20 708 LC Vestby Randembrekka 12,1540 Vestby Mail tomsn@online.no Bursdag 29.01.45 Vidar Waaden Tlf 926 33 457 LC Lørenskog Vest PPC Sørlieveien 41, 1473Lørenskog V mail viwaa@online.no Bursdag 29.01.40 Karsten Jacobsen Tlf 950 81 343 LC Tune FLL Skogholtet 7, 1715 Yven mail karsten.jacobsen@hiof.no Bursdag 29.11.35 side 4
Soneledere i MD104J Sone 1 Kai Magnussen Tlf 901 78 094 LC Greåker Lekeveien 26,1715 Yven Mail Kai.markus0610@gmail.com Bursdag 06.10.50 Per Erik Sørensen Tlf 971 83 542 LC Fredrikstad Sone 2 Postboks 315, 1601 Fredrikstad Mail karru@online.no Bursdag 12.04.42 Jan Erik Lien Tlf 994 45 788 LC Moss Øst Sone 3 Smedhusåsen 10, 1570 Dilling Mail janlie@ostfoldfk.no Bursdag 17.04.70 Dag Fossheim Tlf 908 79 551 LC Mysen Sone 4 Vandugbakken 29,1850 Mysen Mail dagfossheim@gmail.com Bursdag 20.01.59 Bjørn Tørmo Tlf 911 87 334 LC Vestby Sone 5 Krusebyveien 66, 1540 Vestby Mail btormo@online.no Bursdag 17.06.48 Åse Åmot Tlf 975 11 937 LC Rælingen/Petrine Sone 6 Prost Refsumsv 26, 2005Rælingen Mail asem.aamodt@getmail.com Bursdag 26.01.47 Anne Karin Haukaas Tlf 980 98 846 LC Nedre Romerike Sone 7 Bergveien 6B, 2010 Strømmen Mail anne.karin.haukaas@gmail.com Bursdag 25.06.49 Ass. soneledere I MD 104J ikke medlemmer av rådet Sone 1 Rino Andreassen Tlf 924 02 266 LC Borge Sone 2 Klyverveien 3, 1654 Sellebakk Mail rino.andreassen@kghcustoms.com Bursdag 26.07.52 Helge Aronsen Tlf 930 40 170 LC Våler Sone 3 Texneslia 19, 1591 Sperrebotn Mail helgen22@online.no Bursdag 20.04.53 Sone 4 Ole Jørgen Klaussen Tlf 976 24 648 LC Oppegård Sone 5 Bjørn Bondesvei 155, 1253 Oslo Mail post@olejk.com Bursdag 18.01.54 Sone 6 Sone 7 side 5
Distriktsguvernørens målsetting eller handlingsplan for distriktet 2015/16 Jeg har valgt ordene «Learning by sharing sharing is caring» som mitt motto dette året. Jeg vet at klubbene i J distriktet gjør hva de er gode til. Det blir jobbet på det sosiale og det humanitære området. Dere er alle klar over at Lions bør utvikles og at vi alle skal være med i denne prosessen. Det er dere klubbene som bestemmer og driver klubben og det er langt de fleste riktig gode til. Dere vet vi trenger flere medlemmer, bedre aktiviteter, yngre medlemmer osv., men noen klubber klarer ikke å få dette til. Derfor bør vi dele med hverandre. Dele gode aktiviteter, gode ideer og jobb sammen om medlemsrekruttering. For når vi deler viser vi også at vi bryr oss om, ikke med. Vi skal lære nye begreper som Facebook og Linkin, men også pressetjenester. Vi, dere, klubbene, medlemmene skal i gang med å nettverke klubbene imellom og vi skal synliggjøre den gode historie. Det skal blir mer moro å være lionsmedlem, vi skal tenne gnisten i hverandre så vi igjen får gleden ved å yte en innsats for andre. Ved å holde bevisstheten oppe om hvorfor, hvordan og hvem vi er Lions for, bygger vi også opp stoltheten. Jeg tror at hvis vi er stolte over vårt lionsengasjement blir det også en enkel oppgave å verve flere medlemmer til egen klubb. Du må tro på noe før du kan selge det. Sonelederne får en større rolle og det vil bli jobbet med visjoner for distriktet. Hvilke organisasjoner bør vi samarbeide med og hvordan skal vi gjøre det. Hvordan skal vi jobbe med ungdomsutveksling og hvordan får vi flere klubber til å være med i et av Lions fokusområder. Med hvem og hvordan skal vi støtte internasjonale hjelpearbeid og mange flere emner. Konkret vil vi øke fokus på GLT og GMT området og klubbene vil bli tilbudt opplæring sonevis. Det finnes mange verktøy på hvordan klubben kan fastholde og øke medlemstallet. Vi har dyktige GMT er og GLT er på plass som gjerne vil øse av deres viten og erfaring når det handler om gode klubbmøter og at man har en god følelse etter overstått møte. Jeg ønsker et tett samarbeid mellom GMT og GLT. Jeg har et ønske om at soneleder sender meg en liten melding den 20. i hver måned om hva som skjer i deres sone hvis de har noe som de ønsker å markedsfører til alle klubber. På den måte kan jeg ta dette med i mitt månedsbrev så det blir delt med andre soner og klubber. Så kan man møte opp på arrangementet og få ideer til ny aktivitet i egen klubb eller sone. side 6
Det ville vært flott med et årshjul for distriktet hvor man kan finne opplysninger om hvor og når dere skal forholde dere til spesifikke oppgaver eller deadlines men også en oversikt over når i kan forvente informasjon fra fagsjefene. Distriktet har en aktiv hjemmeside på lions.no der løpende nyheter og dokumenter legges ut av Web red. Medlemmer får distriktets nyhetsbrev på mail den 1. hver måned med lenke til mitt månedsbrev og andre distriktsnyheter. På hjemmesiden kan interesserte samtidig lese info fra klubb, sone, Lions Norge og Lions internasjonalt. Noe som er i tiden er sosiale media og det er klart at Lions også bør være representert der. Dette er også merkevarebygging og det må vi i Lions bli bedre på. Distriktet har en egen side på Facebook og den kan vi styre selv. Legg info ut om ting som skjer i vårt distrikt så vi kan dele de gode historier med hverandre. Utfordringen består i at det der er tilgjengelig om Lions i vårt distrikt mange ganger drukner i bilder på Facebook der viser noe annet enn det Lions er og står for. Derfor følger Roy Barstad (ITC) med på siden og fjerner det som ikke bør står der. Merk også at aktuelle nyheter på distriktets hjemmeside enkelt kan deles via Facebook ved å oppgi lenken til siden eller en spesifikk artikkel. Jeg gleder meg til å være distrikts guvernør for verdens beste distrikt og håper på et godt samarbeid i året som kommer. MD s Målsetting 2015 2016 Handlingsplan 2015-2016 for Lions Clubs International MD 104 Medlemsutvikling Medlemsnedgangen må begrenses og stoppes før vi igjen kan snakke om økninger. Mål for antall medlemmer pr. 31. desember 2015 er 11 300. Basert på tall ut ifra distriktenes måltall 2014-15, gjenstår det å rekruttere medlemmer, men samtidig skal vi ha fokus på å beholde medlemmene. Klarer vi dette måltallet har vi snudd den negative trenden. Det er positivt! Virkemidler Hovedaktiviteten i 2015-16 blir «Lions Norge Rundt» og i 2017 er Lions 100 år. Lions-klubbene i Norge står for 1000 talls av flotte aktiviteter i sitt nærområde. Dette er alt fra delarrangør i store idrettsarrangementer, kunstutstillinger, ande- side 7
løp, kalender-salg, skiskole, løveleker, ungdomsleir, ulike innsamlingsaksjoner, tegnekonkurranser, ulike sponsorering, Mitt Valg kurs osv. osv. Dette ønsker vi å kartlegge, besøke og bistå slik at Lions i Norge blir synliggjort og dermed forhåpentligvis får nye medlemmer. I dette arbeidet vil soneleder, distriktsleder og våre fagområder spille en viktig rolle. Klubbene i Lions Norge er og blir vår viktigste arena og det er her engasjementet og kreativiteten fortsatt skal blomstre. Trygge medlemsmassen og nyrekruttering Vi skal fortsette arbeidet med å se «Medlems- og klubbutvikling» (GLT og GMT) som en enhet. Begge fagområder jobber tett med hverandre, og de blir viktige fagområder fremover for å bistå distriktene gjennom soneledere i rekrutteringsarbeidet. Det utarbeides konkrete planer for nyrekruttering til klubbene. Det må vurderes om samme metodikk skal anvendes ved rekruttering i de store byene og i landet for øvrig. «Venn av Lions» og «Cyber Club» er konsepter hvis hensikt er å rekruttere nye medlemmer. «Venn av Lions» når en målgruppe som ønsker å støtte Lions av forskjellige årsaker. Eksempler på dette er alle lærerne som bruker undervisningsopplegget «Mitt valg», foreldrene til barn som deltar i undervisningen, personer som får førerhund fra førerhundskolen og deres familie, venner og bekjente, og medlemmer som av ulike årsaker må slutte, men som vil opprettholde kontakt med Lions. Målgruppene er mange, det er bare å bruke fantasien. Konseptet «Venn av Lions» administreres, markedsføres og videreutvikles av fagområdet «Medlems- og klubbutvikling». Vi skal doble antall kvinner i løpet av planperioden! Det vil bli utarbeidet konkrete tiltak/aktiviteter som kan vekke interesse hos kvinner. Vår årlige tegnekonkurranse som engasjerer «alle» skoler i hele Norge, må brukes mer aktivt inn i vårt rekrutteringsarbeid. Ungdom Videreføre ungdomskonseptet, hvor hensikten er å rekruttere ungdom 18 30 år til prosjektarbeid i inn- og utland. De unge vil få opplæring innen fire områder: kunnskap om Lions ( kjenn Lions ) lederopplæring orientert mot prosjektstyring økonomistyring og regnskapsførsel for prosjekter dataassistert prosjektstyring side 8
Opplæringen vil foregå i plenum, plenumsdiskusjoner, gruppearbeider og hjemmearbeider. Den vil vare i ca. fire måneder og være viktig for kandidatenes CV. Målet for opplæringen er å kvalifisere kandidatene for deltagelse/ledelse av prosjekter i regi av klubb, sone, distrikt og AIM. Konseptene «løvelekene» og «Vanskeligstilte barn og unge» er allerede utarbeidet og introdusert i noen klubber og soner. Det å løfte disse konseptene opp til gjelde hele landet vil kunne gi oss god PR og mulige inntekter fra sponsorer. Begge disse aktivitetene er utmerkede aktiviteter for å rekruttere ungdom, særlig hvis de deltar i og gjennomfører opplæringen i det nye ungdomskonseptet. Resultatet av dette arbeidet vil være å starte flere studentklubber tilknyttet våre utdanningssteder utover dagens klubber i Bergen og Trondheim. Orkester Norden må også nevnes i forbindelse med vårt ungdomsarbeid. Viser til deres nettside www.orkesternorden.com for mer informasjon. Dette er et Nordisk og Baltisk samarbeidsprosjekt for 70-100 ungdommer. Ungdomsarbeid er en «rød tråd» i de fleste fagområder Lions arbeider med i løpet av et lionsår. Nevner ungdomsutveksling, forebyggende arbeid og vårt bistandsarbeid. Struktur Strukturendringer og/eller tilpasninger er en kontinuerlig prosess. Det er gjort en stor internasjonal undersøkelse som vi har oversatt til norsk: «Prosjekt ny start». Noen av konklusjonene i rapporten sier noe om størrelse på klubbene og ikke minst hva slags aktiviteter vi har. Dette er et innspill til fagområdet «Medlemsog klubbutvikling» og som videreføres fra handlingsplan 2014-15. Økonomi Medlemskontingenten er hovedinntekten til MD. Nedgang i antall medlemmer betyr lavere inntekter til drift og administrasjon av Lions Norge. Vår økonomi tvinger oss til å utføre våre tillitsverv annerledes mer effektivt og med lavere kostnader. Budsjettet neste år vil bære preg av det. Vi har hatt minus og null resultater de siste årene. Som nevnt i langtidsplanen må vi bygge opp vår egenkapital for å møte eventuelle problemer. Nytt regnskapssystem er innført slik at den totale kontrollen blir bedre. Budsjettet viser at vi kan styrke egenkapitalen med ca. kr. 300 000,-. Det vil fortsatt være behov for en god kostnadsstyring samtidig som det ikke skal gå ut over viktige områder som utdannelse av fremtidige ledere spesielt soneledere og VDG1 og 2. side 9
Handlingsplanen må sees i sammenheng med langtidsplanen. Langtidsplan 2015-2020 for Lions Clubs International MD 104 Tradisjonelt bygger oppdaterte langtidsplaner (LTP) på forrige års LTP. Denne planen tar vare på de gode tradisjonene og innfører viktige endringer. Forslag til tillegg og endringer er kommet fra fagsjefene, VDG1ene og administrasjonen. Målsetningen er å bygge stein på stein i den kommende planperiode for å bli en enda bedre service/hjelpeorganisasjon. Generelle forutsetninger Lions etiske norm Lions mål Multippeldistriktets policydokument. Langtidsplan for MD104, 2014 2019 Planene rulleres hvert år Planene samordnes for alle fagområder og distrikter Vårt utgangspunkt Vår gjennomsnittsalder er fortsatt høy, og vi er forberedt på at en eventuell nedgang vil fortsette, men stabilisere seg og øke med den merkevarebygging som er gjort i forbindelse med LRF 2015. De økonomiske konsekvensene hittil av medlemsnedgangen er ca. 2,1 millioner kroner. Siden 1990 og frem til i dag har vi mistet ca. 3 500 medlemmer. Netto endring siden forrige riksmøte er -217 medlemmer (pr 29.jan). Lions Røde Fjær 2015, Lions Norge Rundt 2015-16 og Lions 100 år i 2017 er 3 flotte merkebyggingsaktiviteter som vil gi Lions Norge mye oppmerksomhet og samtidig nye medlemmer. Endringer Vårt regel- og lovverk har det siste året gått igjennom en naturlig tilpasning til den tidsepoken vi er i. Lovkomiteen, internasjonal direktør sammen med Guvernørrådet, har fått igjennom nødvendige endringer slik at vi kan gjøre vår organisasjon mer dynamisk og fleksibel. Noen tilpasninger er fortsatt under arbeid. Aktiviteter synlighet ledelse På kursene Regional Lions Leadership Institute (RLLI) og møter i regi av GLTkunnskap og innsikt og GMT- klubbdrift og rekruttering, uttaler deltagerne seg om hva de mener er viktig for å snu utviklingen aktiviteter, synlighet og ledelse. Disse uttalelsene er det tatt hensyn til og er innarbeidet i både side 10
langtidsplanen og i handlingsplanen. Kursene er så nyttige og vil fortsette som vårt viktigste lederutviklingsprogram. Medlemsutvikling Målet for medlemsrekruttering er å stabilisere medlemsmassen slik at dagens og fremtidige aktiviteter kan opprettholdes. Det er en målsetning å øke kvinneandelen i Lions fra dagens ca. 2 200 til ca. 4 000 innen 2019. Økonomi De siste årene har vi hatt en anstrengt økonomi, men underskudd er nå snudd til overskudd. De siste års guvernørråd har arbeidet målbevisst med å bedre økonomien og få bedre kontroll. Nytt regnskapssystem og den nye kontoplanen fungerer. På denne måten har vi nå bedre kontroll på alle kostnader og bevegelser. Balanseregnskapet gir oss oversikt over ulike fonds og reserver. Likviditets-oversikt og kontrollrutinene er gode. For å møte eventuelle fremtidige overraskelser vil vi bygge opp egenkapitalen til kr. 2 500 000 i MD. Organisering Organisasjonen gjøres mer effektiv og mer fleksibel. Den må til enhver tid speile de utfordringene vi står overfor. Organisasjonen må ha klare linjer og ansvarsforhold. Det er derfor viktig å skille mellom linje og stab. Det er linjen som skaper resultatene, alle vi andre tilhører staben og skal hjelpe linjen å skape ønskede resultater. Linjen er distriktsleder (DG) soneleder (SL) president. Virkemidler Prioritet nr. 1: Fagområde Ungdom, inklusiv konsept og aktivitetsutvikling Ungdomsarbeidet i Lions er og skal være omfattende og kan deles i tre hovedområder: Holdningsskapende barne- og ungdomsarbeid: Dette området omfatter undervisningsopplegget «Mitt valg» Forebyggende barne- og ungdomsarbeid som vil omfatte bl.a. «Vanskeligstilte barn og unge» og «løvelekene» Internasjonale aktiviteter: Ungdomsutveksling og Aid in Meeting (AIM) I tillegg har vi en rekke ungdomsaktiviteter i klubbregi. Klubbene oppfordres til å vedlikeholde og utvikle disse aktivitetene. For å kunne oppnå en redusert gjennomsnittsalder i organisasjonen som helhet, innebærer det at ungdom i langt større grad må rekrutteres. Ungdomsrekrutteringen bør være orientert mot konkrete prosjekter. Vi må derfor være forberedt på at stor utskifting av medlemmer, at ungdommene blir i Lions til prosjektet er ferdig eller at deres side 11
livssituasjon endres. «Venn av Lions» er et godt virkemiddel for å holde kontakten slik at medlemskap kan være aktuelt senere. Nytt ungdomskonsept er etablert og inneholder fire elementer: kunnskap om Lions prosjektorientert lederopplæring prosjektregnskap dataassistert prosjektstyring Hele opplegget vil vare 4 6 mnd. Undervisningsform vil være plenum, plenumsdiskusjoner, gruppearbeider og hjemmearbeider/selvstudium. Cyber Clubs I Oslo er det etablert en Cyber-klubb med ca. 30 medlemmer. En prøveordning ble gjort for Lions-året 2014-15, og medlemskontingenten ble satt til kr. 500,-- pr. år. Fordeling er som følger: USA kr. 250,-, distriktet kr. 150,- og til MD kr. 100,--. Eventuell møtevirksomhet dekkes av den enkelte. Dette er å betrakte som en prøveordning de første 2 årene. Prioritet nr. 2: Øvrige fagområder, inklusiv konsept og aktivitetsutvikling Kunnskap og innsikt GLT, og klubbdrift og rekruttering GMT, driver sin virksomhet gjennom et tett og nært samarbeide. Dette er viktig for å oppnå bedre samordning og øke effekten innen medlems- og klubbutvikling. Dette er også viktig å få til på distriktsnivå. Opplæring Kursene for tillitsvalgte er bygget over samme mal over hele landet. Vi får samme informasjon og presenterer Lions korrekt. Det er viktig at opplæringen av presidenter, styre og øvrige tillitsvalgte får samme opplæring, og blir gjennomført over hele landet. Sjekk hjemmesidene våre om vårt opplæringstilbud. Rekruttering «Venn av Lions» og «Cyber Clubs» er viktige rekrutteringsverktøy: Medlemmer som slutter, men som fortsatt vil ha kontakt med Lions Personer som sympatiserer med Lions Personer som har fått førerhund fra Lions førerhundskole og deres familie og bekjente Lærere som benytter undervisningsopplegget «Mitt valg» og elevenes foresatte Vår årlige tegnekonkurranse som engasjerer «alle» skoler i hele Norge Medlemmenes venner og bekjente side 12
Det forventes at klubbene, DMV pilotene, førerhundskolen og medlemmer i Orkester Norden målsetter sine fremtidige «Venn av Lions» aktiviteter. Hvert år får vi ca. 800 nye medlemmer, men mer enn halvparten slutter etter 2-3 år. Tar vi godt nok vare på våre nye medlemmer? Blir de med på våre aktiviteter? Kan vi lage et felles opplegg for våre nye medlemmer? Sonelederne sammen med fagområdet medlems -og klubbutvikling viderefører dette i sine planer. Spørsmålene er mange og vil belyses i vårt arbeid. Hvordan rekrutterer vi nye medlemmer? Hvordan rekrutterer vi i byene? Hvordan rekrutterer vi i tettsteder og bygder? Hvordan rekrutterer vi på universiteter og høyskoler? Kan vi bruke samme metodikk eller er det forskjeller? Prioritet nr. 3: Merkevarebygging Merkevarebygging vil si å tydeliggjøre hva vi er, våre verdier og våre aktiviteter. Lions etiske norm, Lions mål og Lions oppgaver er basisen i våre verdier, og må tydeliggjøres. Alle våre avdelinger og aktiviteter må vise tilhørighet til Lions. Tilhørigheten skal vises på klart definerte måter. Vet publikum at Lions Aid Norway (LAN), AIM, Lions Førerhundskole og mobilitetssenter, Stiftelsen «Det er mitt valg», «Røde Fjær», tegnekonkurransen og Orkester Norden er en del av Lions sine aktiviteter? I tillegg må Lionsmedlemmene bære sitt merke med stolthet, og kunne fortelle fremmede i løpet av noen minutter hva Lions er. Her er vi flinke, men samtidig kan vi bli enda bedre. Synligheten og stoltheten vi bærer viser vi særs frem når vi har nasjonale arrangementer slik som Lions Røde Fjær. I tiden fremover skal vi promotere Lions Norge Rundt og Lions 2017. Prioritet nr. 4: Struktur Vi må hele tiden ha fokus på vår struktur; klubber, soner, og distrikter. Det som virker riktig i dag er ikke nødvendigvis riktig i morgen. Organisasjonen må være villig til å gjøre de endringene som er nødvendig for at vi skal kunne gjennomføre våre aktiviteter på en god måte og til et riktig kostnadsnivå. Prioritet nr. 5: Andre inntekter Andre inntekter kan være tilførsel av kapital fra stiftelser, legater, gaver og testamenter. Prosjektsponsing vil si å finne frem til bedrifter som kan identifisere seg med et eller flere av våre aktiviteter og som er villig til å betale for å være synlig sammen med Lions. Netthandel vil også gi inntekter som vil komme klubbene til gode. Nyopprettet stilling på dette ansvarsområde skal være lønnsom etter 1 år. side 13
Prioritet nr. 6: Katastrofefond og katastrofeberedskap Lions katastrofefond skal være på minimum kr. 2 000 000,00. Fondet forvaltes av Guvernørrådets Arbeidsutvalg (GRAU), som er katastrofefondets styre. Forslag til støtte/gaver/bidrag fra fondet kan foreslås av klubber og tillitsvalgte. Beslutning tas i løpet av 1 til 2 dager. Lions nødhjelp er et nytt konsept innenfor katastrofeberedskapen og katastrofefondet. Dette er etter mønster fra Lions Alert Program, USA. Jeg ønsker å tilføye at den verden vi lever i er under konstant forandring. Det gjelder ikke minst i de områder av verden hvor både menneskelige og økonomisk overskudd kan være begrenset. Vi er derfor også i Lions konstant under press til å gjøre tingene annerledes og på nye måter. Dette gjelder ikke kun i relasjon til de Lions aktiviteter der gjennomføres og de donasjoner det ytes, men spesielt til alt det øvrige Lions arbeid det utføres. I disse årene står vi i Lions overfor mange utfordringer som krever endringsvilje og det å være beredt. Disse forandringer vil vi gjerne være med til å gjennomfører. Det skjer bl.a. ved art vi beholder alt det gode vi har men at det vil skje forandring og fornyelse der hvor det trengs. Hvis dette ikke skjer beveger MD 104 seg i gal retning. Med hensyn til forandring er det sådan at den organisasjon der ikke er under forandring og i utvikling faktisk er under avvikling. Lions Norge Rundt Et prosjekt som vi skal kjøre i Norge 2015-2016 er prosjektet Lions Norge rundt. Dette er en kampange på jakt etter Lions sjel. Lions er en velkjent merkevare, men folk flest vet ikke så mye om hva vi gjør. Det som skjer i Lions skjer i klubbene, og det er lokalt vi finner sjela til Lions. Med kampanjen Lions Norge Rundt skal både fellestrekk og lokale spesialiteter kartlegges og frem i lyset. Vi vet jo at klubbene hjelper eldre, barn, funksjonshemmede etc. Men hvordan og hva er omfanget av denne hjelpen? Stafetten skal gå gjennom hele Norges land og der skal finnes gode aktiviteter som skal koordineres med aksjonen. Hver sone/distrikt skal finne en person som skal koordinerer aktiviteter og sørge for økt synlighet i perioden. Det hele skal avsluttes med riksmøtet i Sarpsborg. Vibeke Aasland er kommunikasjonsrådgiver og primus motor i dette prosjektet. Mail til Vibeke er; vibeke.aasland@lions.com Følg også med på www.lions.no/lionsnorgerundt Lions 2017 2017 er Lions 100 år og dette skal feires. Det er mange måter å feire på men Lions har satset på at vi skal yte en ekstra innsats innenfor ungdommer, syn, side 14
hungersnød og miljø. Her skal klubbene, sonene og distriktet sende inn rapporter på serviseaktiviteter til LCIF. Målet er at vi skal hjelpe 100 millioner mennesker frem til juni 2018. Når vi rapporterer inn får vi den annerkjennelse vi fortjener ved at vi får tøymerker. Dette skal meldes inn gjennom MyLci Rådsarbeid Både de valgte medlemmer, soneledere og fagsjefer har et ansvar for at rådet jobber målrettet til gavn for distriktets medlemmer og klubber. Rådet tar seg av store og små oppgaver fra og for medlemmene, klubbene og guvernørrådet. Samtidig skal rådet jobbe med de langsiktede mål til gavn for medlemmene og klubbene. Rådsmøtene Rådsmøtene ledes av DG med VDG1 som ordstyrer. Ikke alle rådsmedlemmer trenger å delta. DG, VDG1 og VDG2, DS, DK, GMT, GLT og soneledere skal delta. YCEC, NAC, PRC, IRC og ITC møter ved behov. Møtene er åpne for alle Lions i Distrikt 104 J og i særlige tilfeller kan det delta gjester etter invitasjon fra DG. Det er også DG som fastsetter dagsorden. Transportutgiftene refunderes etter gjeldende regler. Det vil bli et møte med mulighet for overnatting. Dette vil foregå på Lyckås, Töckfors, de resterende møter vil være dagsmøter. Rådsmedlemmene vil bli invitert sammen med ledsager til middag etter distriktsmøtet (16. april 2016). DG betaler for rådets medlemmer. Ledsager må betale egenandelen. Dagsorden for rådsmøtene vil bli utsendt senest 14 dager før møtene. Soneledere, GMT og GLT skal forut for rådsmøtene lage en kortfattet situasjonsbeskrivelse som skal sendes til DG 1 uke før møtet. Fagsjefene sander samme type rapport til DG og avklarer med DG om det er saker som krever særlig fokus og eventuelt avtaler med DG om fagsjef skal delta eller ei. Rapportene blir lagt ut på nettet. Ved eventuelle forsinkelser vil DS minne de pågjeldende på oppgaven. Situasjonsbeskrivelsene skal være utferdiget som et Word dokument. Referatet fra rådsmøtet vil bli utarbeidet av DS og skal være tilgjengelig på nettet senest 14 dager etter møtet Klubbesøk Alle klubbene vil få besøk av distriktsguvernøren eller dennes stedfortreder hvis de ønsker. VDG1 utdeler i forbindelse med presidenttreffet spørreskjema side 15
vedrørende hvor, når og av hvem klubben ønsker besøk fra. Ut fra dette spørreskjema utarbeider DG, VDG er og fagpersoner besøkslisten. Jeg her tenkt som noe nytt i år, at klubbene som hovedregel får besøk fra sonelederen. Hvis klubben ønsker besøk av en fagsjef så må de velge hvilke fagområde de ønsker besøk av på det utsendte skjema. Fagsjefene besøker utover dette klubbene etter behov og på ønske fra klubbene. Den kan redigeres men de ønskede endringer skal meddeles DS med en gang. DS er ansvarlig for å ajourføre klubbesøkslistene med alle klubbebesøk for DG, VDG1 og VDG2, fagsjefer og soneledere. Alle besøkslister skal ligge på nettet tilgjengelig for alle klubbene. Etter hvert klubbesøk skal det utferdiges en besøksrapport som sendes til DG pluss til sonelederen i den sone klubben ligger i. Rapporten skal sendes senest innen utgangen av den måned hvor besøket har funnet sted. Ved eventuelle forsinkelser purres det av DS. Etter hvert klubbesøk som står i besøksoversikten skal det utferdiges en USA rapport som sammen med pågjeldende måneds refusjonsskjemaer sendes til DK. Al avregning og saker av økonomisk art skal gå til DK. Refusjon av utlegg Hovedprinsippet er at ingen skal ha urimelige utgifter ved å være medlem av rådet. Omvendt skal man heller ikke regne med at alt blir betalt av distriktet. Hva kan refunderes? Transport. Lions refunderer etter statens regulativer den lave takst som er 4,10 pr. km. Det er veldig viktig at vi alle gjør bruk av samkjøring der det er mulig. Hvis man har fri bil (firma bil) hos sin arbeidsgiver er godtgjørelsen skattepliktig for mottakeren det er din plikt å innberette til skattemyndighetene. Portoutlegg. Dette refunderes fult ut men vi bør bruke mail mest mulig. Porto i forbindelse med soneaktiviteter refunderes ikke av distriktet. Telefon Godtgjøres kun i ganske spesielle tilfeller etter forutgående avtale med DG Rådsmøter. Transport refunderes og maten betales av distriktet. Guvernørrådsmøter. Transport refunderes og maten betales av MD side 16