SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE

SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Herredshuset Møtedato: 09.05.2011 Tid: 12.30 Det innkalles med dette til møte i Arbeidsmiljøutvalget Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/6 11/504 FRAVÆR 2011 11/7 11/458 ÅRSRAPPORT HMS 2010 11/8 11/499 ÅRSMELDING 2010 SIGDAL KOMMUNE Sakene er utlagt på Herredshuset fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til sekretæren, tlf. 32 71 14 00. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Prestfoss, 3. mai 2011 Jens Sveaass (sign.) rådmann 1

Sak 6/11 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 11/504-1 Løpenr.: 2737/11 Arkivnr.: 461 &14 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 09.05.2011 AM-11/6 FRAVÆR 2011 Rådmannens forslag til vedtak: Fraværsstatestikk for 1. kvartal 2011 tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Saksutredning Konklusjon: Det totale fravær for 1. kvartal 2011 er 4,4%. Dette inkluderer ansatte på timelønn. Fra 4. kvartal 2010 (4,6%) til 1. kvartal 2011 har fraværet gått ned med 0,2 prosentpoeng. Bruk av egenmelding for fraværsdager 1-8 er likt fra 4. kvartal 2010 til 1. kvartal 2011. Det samme gjelder for legemeldt fravær. I fraværsgruppen 9-24 dager har fraværet gått ned med 0,1 prosentpoeng fra 4. kvartal 2010 (4,9 %) til 1. kvartal 2011 (4,,8%). I fraværsgruppen 24-56 dager er fraværet gått ned med 11,2 prosentpoeng fra 4. kvartal (49,0%) til 1. kvartal 2010 (37,80%). Fravær over 56 dager har gått ned med 10,1 prosentpoeng fra 4. kvartal 2010 (38,4%) til 1. kvartal 2011 (28,3%). Bakgrunn: Siden 4. kvartal 1998 har kommunen elektronisk registrering av fravær. Fravær beregnes etter Rikstrygdeverkets regler. Kvartalsrapport og årsrapport legges fram for arbeidsmiljøutvalget til behandling. Totalt sykefravær i 1. kvartal 2011 er på 4,4%. Fraværet har gått ned med 0,2 prosentpoeng sammenlignet med 4. kvartal 2010. Fraværsstatistikk vi bruker i dag kan ikke sammenlignes med tidligere års statistikk(før 2006) pga. overgangen til et nytt lønns- og personalsystem (Agresso) på høsten 2005. Fra april 2011 går vi over til nytt lønns- og personalsystem, ERV Det som er nytt ved denne fraværsstatistikken er at time lønnet ansatte også er med. Disse var ikke med på de gamle rapportene og forklarer avviket mellom ny og gammel rapportering. SIDE: 2

Sak 6/11 Sektorvis sykefraværsoversikt for 4. 2010 og 1. kvartal 2011 ser slik ut: Etat Fravær i Fravær i Fravær i Fravær i Endr. Fra dagsv. 4. kv. dagsv. 1. kv. % 4. kv. % 1. kv. forrige kv. Sentraladministrasjonen 28 21 1,9 1,5-0,4 Oppvekstetaten 575 422 4,2 3,6-0,6 Helse- og sosialsektoren 2 926 2328 7,2 6,7-0,5 Landbrukssektoren 1 4 0,2 0,6 0,4 Kultursektoren 21 40 0,7 1,5 0,8 Teknisk sektor 80 51 2,1 1,6-0,5 Fraværet på små virksomheter gir større utslag i + og enn fravær i store virksomheter. Grunnen til at Helse- og sosialsektoren har et høyere antall fraværsdager og lavere fraværsprosent enn oppvekst, er at Helse- og sosialsektoren har flere ansatte. Alle sektorer med unntak av Kultursektoren og Landbruk har hatt en nedgang i fravær fra 4. kvartal til 1. kvartal 2011. Fraværet fordeler seg slik på ulike fraværsperioder (regnet ut fra ant. dagsverk): Kvart Egenmelding Syke- 1-8 9-24 > 24 > 56 Sykt Totalt Be- melding dager dager dager dager barn fravær manning 01/09 6,1% 93,9% 7,2% 6,4% 45,6% 39,4% 1,4% 5,6% 212,6 02/09 3,1% 96,9% 5,6% 8,7% 47,4% 37,7% 0,7% 3,5% 03/09 5,0% 95,0% 6,1% 7,8% 48,0% 36,2% 1,5% 3,5% 218,1 04/09 7,3% 92,7% 7,7% 10,0% 44,6% 36,0% 1,7% 4,5% 213,2 01/10 7,0% 93,0% 7,5% 8,2% 43,7% 38,8% 1,8% 5,0% 02/10 4,8% 95,2% 6,8% 7,9% 47,2% 36,3% 1,9% 4,4% 03/10 3,5% 96,5% 4,5% 9,0% 46,2% 39,2% 1,0% 3,6% 04/10 5,7% 94,3% 6,0% 4,9% 49,0% 38,4% 1,8% 4,8% 216,5 01/11 5,7% 94,3% 8,0% 4,8% 37,8% 28,3% 1,1% 4,4% 216,5 1/05* 10,40% 89,5 % 11,1 % 6,6 % 21,1% 61,1 % 7.8 % 218,9 * Viser hvordan tallene fordeler seg i 1. kvartal 2005. Kan ikke direkte sammenlignes med dagens statistikk pga. nytt datasystem. Bruk av egenmelding for korttidsfravær (1-8 dager) er lik som i 4. kvartal 2010, og bruk av sykemelding er også lik i samme periode. Som IA-bedrift ser vi helst at de ansatte bruker egenmelding på fravær inntil 8 dager. I følge IA-avtalen er det mulig å bruke inntil 8 dagers sammenhengende fravær på egenmelding og dette gir en mulighet til å få ned bruken av sykemelding ved korttidsfravær. Hvis vi derimot ser på tallene i antall dagsverk (ikke prosentfordeling), vil vi se følgende endringer: Kvartal Egenmelding Syke- 1-8 dager 9-24 dager > 24 dager > 56 dager Sykt barn melding 01/09 265 4086 314 278 1 983 1 714 62 02/09 87 2 728 158 244 1 333 1 060 20 03/09 140 2 681 172 221 1 364 1 022 42 04/09 257 3 257 271 351 1 566 1 265 61 01/10 259 3 456 278 306 1 623 1 442 66 SIDE: 3

Sak 6/11 02/10 158 3 101 221 256 1 537 1 182 63 03/10 97 2677 126 250 1 281 1 089 28 04/10 208 3423 217 177 1 778 1 393 66 01/11 208 3423 291 173 1 372 1 028 41 Helse- og sosial Dette viser fordelingen av sykefraværet i helse- og sosial. Her er virksomhetene som har og har hatt høyest sykefravær med. Den første kolonnen i oversikten viser sykefraværet etter gammelt lønns- og personalsystem. Tjenestested: * 01/09 02/09 03/09 04/09 01/10 02/10 03/10 04/10 01/11 Sigdalsheimen 13,1 4,0 3,7 4,2 4,6 2,2 3,8 2,6 4,1 4,8 Renhold/Vaskeri SH 20,8 11,4 10,6 4,6 0,4 1,9 6,5 7,1 0,6 Hjemmesykepleien 14,0 3,5 1,2 0,8 2,0 3,2 2,9 1,9 1,9 3,0 Eggedal eldresenter 3,2 5,5 5,9 5,5 4,6 6,0 4,5 4,6 7,1 Hjemmehjelp 16,7 5,7 1,6 1,5 1,2 6,4 10,0 8,0 12,0 9,9 Prestfosstun 6,0 4,4 2,7 0,1 0,0 0,5 1,8 5,3 10,7 Bjørkealleen 32,6 7,1 6,3 5,8 4,5 4,3 4,7 4,9 4,2 5,7 Bjørkekvisten 19,1 3,1 1,1 0,7 2,6 0,5 0,2 0,5 0,1 1,0 Tono 3,8 0,0 2,0 19,4 20,8 11,3 6,7 4,3 0,0 Helsestasjon 0,0 0,0 0,4 3,6 0,0 0,1 0,0 7,6 1,3 * Siste fraværstall fra gammelt lønns- og personal system Tallene i første kolonne er fraværstatistikk tatt ut i det gamle lønns- og personalsystemet. Ikke alle virksomhetene som nå er satt opp var med i den gamle oversikten. Oversikten over fravær i helse- og sosialsektoren viser at virksomheter som tidligere har hatt høyt fravær har fått fraværet sitt betydelig ned. Langtidssykemeldte som går ut sykepengerettighetene sine blir ikke lenger med på fraværsstatistikken, de følges fortsatt opp av leder så ledere kan oppleve et høyere fravær enn det som vises på denne statistikken. En annen faktor vi må ha med oss er at nytt og gammelt personalsystem henter tallene sine forskjellig. Sigdalsheimen har et stabilt lavt sykefravær, dette stemmer med muntlige rapporter tilbake både fra verneombud og avd. leder på Sigdalsheimen om at det er gode tider der fravær i renhold og vaskeri har gått mye ned fra 4. kvartal 201 til 1. kvartal 2011. Fraværet her er knyttet til slitasje påført av yrket. De fleste er tilbake i jobben sin helt eller delvis eller har gått ut maks dato. Hjemmehjelp og Prestfosstun har fått høyt fravær. Eggedal eldresenter har også noe høyt fravær, der er det en ansatt som er ute i langtidssykemelding utover første sykemeldingsåret og er derfor ikke med i statistikken. Tjenesten med høyest fravær dette kvartalet er Prestfosstun med 10,7%. Det er verstingene (Sigdalsheimen, hjemmesykepleien, hjemmehjelp, bjørkealleen og bjørkekvisten) har hatt en tydelig nedgang i sitt fravær. Oppvekst Fraværet på skolene fordeler seg følgende: Skolene: 01/09 02/09 03/09 04/09 01/10 02/10 03/10 04/10 01/11 Sigdal Ungdomsskole 1,4 1,4 3,4 5,1 7,7 8,5 1,7 1,2 1,4 Nerstad 9,2 4,3 3,6 3,3 8,3 1,2 5,2 7,0 1,8 Nerstad SKO 4,7 0,9 0,0 0,0 8,9 0,8 0,0 0,0 0,0 Prestfoss 7,8 1,3 2,0 2,7 8,8 2,0 1,4 5,1 5,8 SIDE: 4

Sak 6/11 Prestfoss SKO 5,3 0,0 0,0 2,4 8,9 1,7 0,0 0,0 0,0 Eggedal 6,4 3,1 0,8 6,3 4,3 5,2 5,6 2,9 5,4 Eggedal SFO 1,3 0,0 0,0 4,2 0,0 1,3 3,1 0,0 0,0 Denne oversikten ble med i 2006. Oversikten viser at sykefraværet varierer mellom skolene, og at fraværet på skolene varierer. Langtidssykemeldt på ungdomsskolen gikk ut sin maksdato i august, og hospiterer for tiden på SUS. Prestfoss er den skolen med høyest fravær i 1. kvartal, fulgt av Eggedal skole. Skolene er relativt små virksomheter og fravær her gir større utslag på statistikken enn for eksempel på Sigdalsheimen. Langtidsfraværet Det er nedgang i langtidsfraværet (8 ukers sammenhengende sykefravær) fra 4. kvartal 2010 (39,2%) til 1. kvartal 2011 (28,3%) på 10,9 prosentpoeng. Fraværet i dagsverk har gått ned med 365 dagsverk, fra 1 393 dagsverk i 4. kvartal 2010 til 1028 dagsverk i 1. kvartal 2011. De fleste som er langtidssykemeldte er under oppfølging av oppfølgingsutvalget. Oppfølgingsutvalget følger også opp en rekke andre personer, og personer som har gått ut sine sykepengerettigheter. Det er fortsatt noen virksomheter som kan bli flinkere til å bruke oppfølgingsutvalget når det gjelder sine ansatte som er sykemeldt. Bruk av oppfølgingsutvalget kan være med på å få ned langtidsfraværet. Langtidsfravær i antall dagsverk: 03/08 04/08 01/09 02/09 03/09 04/09 01/10 02/10 03/10 04/10 01/11 8 ukers 1 299 1 542 1 714 1 060 1 022 1 265 1 442 1 182 1 089 1 393 1 028 fravær (56 dager) Permisjon: Permisjonsfraværet (inkl. svangerskapspermisjon og permisjon med og uten lønn) er på 1 577 dagsverk i 1. kvartal 2011. Dette er en nedgang på 1005 dagsverk fra 3. kvartal 2010 (2 582) Offentlige rapporter NAV har lagt om innlogging og tilgang. Har derfor ikke kommet inn og fått ut denne statistikken. SIDE: 5

Sak 7/11 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 11/458-1 Løpenr.: 2547/11 Arkivnr.: 440 Saksbeh.: Toril Marlene Staxrud Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 09.05.2011 AM-11/7 ÅRSRAPPORT HMS 2010 Rådmannens forslag til vedtak: Innleverte årsrapporter tas til orientering. Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg: Årsrapport for helse, miljø og sikkerhet 2010 fra følgende virksomheter: Kommunehusene inkl. Nerstad skole rådmannskontoret, Helsestasjonen økonomiavdelingen, teknisk Sigdalsheimen etat, Hjemmetjenesten skolekontoret, Tjenester til funksjonshemmede landbrukskontoret, Sosialkontoret kulturkontoret. Prestfoss skole Sigdal ungdomsskole Eggedal skole Saksutredning Konklusjon: Arbeidsmiljøutvalget har fastsatt at alle virksomheter skal utarbeide årsrapport over helse, miljø og sikkerhet innen 1. mars påfølgende år. Arbeidsmiljøutvalget forutsatte i 2003 at fremtidige rapporter utarbeides elektronisk i henhold til en mal, og at dokumentasjonen er utfyllende på alle punkter. I år er alle leverte HMS rapporter og handlingsplaner elektroniske. Nesten alle virksomheter har levert årsrapport for 2009. Sigdalsheimen og hjemmetjenesten er ikke levert. Årsrapporten er viktig dokumentasjon på hvordan virksomheten arbeider med helse, miljø og sikkerhet. Vi har blitt bedre på IA-avtalen og oppfølgingen av sykemeldte. SIDE: 6

Sak 7/11 Ikke alle fyller ut alle punktene i HMS-rapporten. Det er ikke alle punkter som er aktuelle å fylle ut. Bakgrunn: Arbeidsmiljøutvalget vedtok 26.11.2003 at årsrapporten for alle virksomheter skal rapporteres på fastsatt skjema. Rapporten oversendes arbeidsmiljøutvalget innen en gitt frist. Gjerne elektronisk. Det forventes at alle virksomheter, jfr. organisasjonsplan, leverer rapport.. Årsrapportering innføres for at den enkelte virksomhet skal få dokumentert sin aktivitet på området, samtidig som arbeidsmiljøutvalget skal få bedre mulighet til å følge med på hva som gjøres ute i virksomhetene. Vurdering: I år har alle med unntak av Sigdalsheimen, hjemmetjenesten og sosialkontoret levert årsrapportene. Det er noen som ikke leverer vedlegg til handlingsplanene. Årsrapportene varierer i forhold til hvor fullstendige svar som er blitt gitt. Det er en klar forbedring i utfyllelsen av rapporten. I forbindelse med et eventuelt tilsyn fra Arbeidstilsynet er det viktig å ha dokumentert alt vi har gjort, så det gjelder å få mest mulig ned på papiret. Kommentarer til rapportene Generelt Malen som tidligere er fastsatt skal brukes, har blitt brukt i alle tilfellene. I år som i fjor har alle laget rapporten elektronisk. Det er et krav om at rapportene skal leveres elektronisk for da får vi plass til mer fyldige svar/kommentarer og rapportene ser mer ryddige ut. Arbeidstilsynet er ikke fornøyde med rapporter som ikke skrives elektronisk. Hva er en virksomhet? Det var lagt opp til inndeling av virksomheter i forhold til vår organisasjonsplan; hver leder utarbeider årsrapport for sin virksomhet. Vi følger altså ikke verneområdene. Det betyr at noen verneombud vil være involvert i flere årsrapporter. I år ble alle rapportene identifisert da det enten var fylt ut virksomhetens navn eller signert av leder. Dette er en rapport for 2009 og det er meningen at dokumentene fra dette året skal med. Ikke alle virksomheter har klart å levere disse dokumentene. Noen legger med handlingsplan for 2010. Antall ansatte Det forventes at leder har oversikt over antall ansatte i egen virksomhet. Dette kommer frem på rapportene som er levert. Verneombud Det er den enkelte ansattes ansvar å sette seg inn i hvem som er verneombud og vara verneombud på arbeidsplassen. Dette skal bekjentgjøres via oppslag på alle arbeidsplasser og i HMS-permen. Bedriftshelsetjeneste Det er noen av virksomhetene som ikke har oppført hvor mange de har innmeldt i bedriftshelsetjenesten. Dette skal det opplyses om på HMS-rapporten, pkt. 4. Det er ingen virksomheter i Sigdal kommune som ikke hadde innmeldt alle sine arbeidstakere med mer enn 30% stilling i 2010. Fra 2010 er alle ansatte i kommunen med mer enn 30% stilling SIDE: 7

Sak 7/11 bli innmeldt grunnet innskjerping av krav om hvilke arbeidsgrupper som skal meldes inn i bedriftshelsetjenesten, da skal bl.a. alle i pleie- og omsorg meldes inn. Det er viktig å få alle med, jfr. arbeidsmiljøutvalgets tidligere oppfordring til at alle med stillingsstørrelse over 30% skal meldes inn. Turnover Her synes det å være grei oversikt. Ut fra de rapporter som er levert er det 10 ansatte som har sluttet i bedriften. Må her gjøre oppmerksom på at tallene fra Sigdalsheimen og hjemmetjenesten ikke er med og de har hatt turnover i 2010. Sykefravær Det totale sykefraværet i 2010 var på 4,6 %. Dette er meldt i egen rapport. Opplæring av betydning for HMS I 2010 ble det arrangert HMS grunnkurs i samarbeid med Modum Bedriftshelsetjeneste. Det var 3 fra Sigdal som deltok. I 2007 ble det arrangert et grunnkurs i HMS, og her deltok 11 fra kommunen, 2 fra Spar butikken og 1 fra Sigdalskjøkken. Kursene omfatter verneombud, tillitsvalgte og ledere. Vernerunde De fleste har gjennomført vernerunder i 2010. Det anbefales å foreta en fysisk vernerunde minst hvert 2. år. Revisjon av internkontrollhåndboken Den overordnede Internkontrollhåndboka ble revidert sommeren 2010 og kapiteler som gjelder for alle virksomheter ble sendt ut til alle virksomheter pr. mail etter vedtak i arbeidsmiljøutvalget. En revisjon av internkontrollhåndboka skal foretas innen 1. april hvert år. De virksomhetene som ikke har gjennomført revisjon på en stund må gjøre dette i løpet av 2011. Generelt om HMS-arbeidet Her har vi ulike måter å jobbe på, og det er viktig at vi sier noe om hvordan vi jobber i årsrapporten. Det er viktig at HMS er innarbeidet i det daglige. Det kan nevnes arbeid med arbeidsmiljø, møtearenaer for ansatte, kontakt leder verneombudvaktmester, oppfløgingsutvalg. Verneombudets rolle Det fremgår av rapportene at verneombudene blir brukt i ulik grad, antagelig avhengig av hvilke oppgaver som er aktuelle i den enkelte virksomheten. Det arrangeres møte med verneombud, personalsjef og bedriftshelsetjenesten 4 til 6 ganger pr. år. Verneombudet er en viktig støttespiller for leder, bindeledd mellom leder og ansatte, leder har møtearena med verneombud. Bedriftshelsetjenestens rolle Også her er det fremdeles store ulikheter. De fleste virksomheter har kontakt med bedriftshelsetjenesten via Oppfølgingsutvalget. Bedriftshelsetjenesten rapporterer hvert år hvordan ressursene brukes. Bedriftshelsetjenesten deltar på AMU når de har anledning og på personalsjefens møte med verneombudene. IA-avtalen Vi har blitt flinkere i oppfølging av sykemeldte og mange virksomheter har jobbet bevist på dette området. Nye regler fra 1. mars 2007 legger nye krav til oppfølging fra arbeidsgiver og deltakelse fra den sykemeldte. Det er i stor grad sykefraværet som avgjør hvordan vi jobber med IA-avtalen. Det er viktig at vi er godt kjent med og arbeider systematisk med IA avtalen selv om sykefraværet ikke er så stort. IA-avtalen skal reforhandles mellom bedriften og NAV. SIDE: 8

Sak 7/11 Iverksatte tiltak av betydning for arbeidsmiljøet Det skjer mye rundt omkring i virksomhetene! Viktig at alle er bevisste på hva som har betydning for arbeidsmiljøet. Det har vært flere sosiale aktiviteter på arbeidsplassene. Planlagte tiltak De fleste virksomheter har planlagt tiltak fremover, noen større og andre mindre. Dette skal komme frem av handlingsplan som skal ligge ved HMS-rapporten. Sosiale tiltak/trivselstiltak De fleste har tiltak her og tiltakene varierer mellom virksomhetene. Kanskje virksomhetene bør bli flinkere til å utveksle ideer til slike tiltak? Andre forhold av betydning for HMS Her er det få som har fylt ut noe i det hele tatt. Det er gjort mye bra arbeid rundt omkring i 2010. I forhold til fremtidig rapportering bør arbeidsmiljøutvalget holde fram kravet om at rapportene utarbeides elektronisk i henhold til malen, og at dokumentasjonen skal være utfyllende på alle punkter. SIDE: 9

Sak 8/11 SIGDAL KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEBOK Arkivsaknr.: 11/499-1 Løpenr.: 2718/11 Arkivnr.: 210 &14 Saksbeh.: Jens Sveaass Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalget 09.05.2011 AM-11/8 Eldrerådet 10.05.2011 EL-11/7 Sigdal Kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 10.05.2011 RFF-11/11 Hovedutvalg for helse og sosial 10.05.2011 HS-11/19 Hovedutvalget for næring og drift 11.05.2011 ND-11/24 Hovedutvalget for oppvekst og kultur OK-/ ÅRSMELDING 2010 SIGDAL KOMMUNE Rådmannens forslag til vedtak: Kommunens årsmelding for 2010 tas til orientering. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Årsmelding 2010 Årsberetning 2010 Sigdal kommune Regnskap 2010 Sigdal kommune Saksutredning Vedlagt følger årsmelding for 2010. Årsmeldingen 2010 vil komme opp til behandling i formannskapet 1. juni og i kommunestyret 17. juni. Hovedkonklusjoner og anførte prioriteringer fremover vil bli lagt til grunn for det videre planleggingsarbeidet på planområdet. SIDE: 10