Til styringsgruppens medlemmer Forprosjekt Samordnet regional digitalisering/ Stavanger, 17 april 2018 Innkalling til møte i Forprosjekt samordnet regional digitaliserings styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen 24. april 2018, kl. 14.00 16.00, i Sola kommunes lokaler. Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak 09/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning 10/18 Godkjenning av referat fra møte Referat Godkjenning 14. februar 2018 11/18 Status om arbeidet i Notat/Presentasjon Orientering ressursgruppen og sekretariatet i møte 12/18 Navneendring Notat/Presentasjon Beslutning i møte 13/18 Modell som inkluderer hele Notat/Presentasjon Beslutning Rogaland 14/18 Gjennomføring av felles informasjonsmøte for alle kommuner i Rogaland 15/18 Informasjon om nasjonale prosjekter 16/18 Eventuelt i møte Notat/Presentasjon i møte Notat/Presentasjon i møte Beslutning Orientering Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Vedlegg 1
09/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning Dagsorden godkjennes 10/18 Godkjenning av referat fra møte 14. februar Godkjenning 2018 Referatet godkjennes 11/18 Status om arbeidet i ressursgruppen og Orientering sekretariatet Sekretariatet og ressursgruppen har siden sist møte i februar 2018 jobbet med følgende saker: - Det er etablert og sendt ut et informasjonsskriv til alle kommuner i Rogaland hvor vi informerer om status i prosjektet og mulighet for involvering og påvirkning. Informasjonsskrivet har fått positiv mottakelse og noen kommune har allerede vært i kontakt for å få mer informasjon - Det er etablert en møtearena mellom «vår» representant i KommIT-rådet (Kristin Barvik) og ressursgruppen. Dette for å få en bredere forankring og ivareta informasjonsbehovet mellom kommunene og KommIT-rådet. - Det er gjennomført 2 møter i ressursgruppen (8.3 i Stavanger og 11.4 i Hå). Ressursgruppen behandler faste saker som informasjon fra vertskommunen og saksgjennomgang/informasjon fra KommIT-rådet. I tillegg saker av mer varierende karakter som status fra arbeid i tiltak/prosjekt eller innspill til saker som skal behandles i styringsgruppen. Ressursgruppen fungerer også som et nettverk for informasjon om aktuelle prosjekter som foregår i den enkelte kommune. - Stavanger kommune har, på vegne av alle kommunene i forprosjektet, søkt fylkesmannen om midler til å videreføre prosjektet som et hovedprosjekt. - Det er avholdt møter med: o Norwegian smart care cluster/norwegian smart care lab ang. potensielt tiltak på velferdsteknologi o Lyse angående ang. samarbeidsprosjekt om felles trådløst nett og sensornett som dekker hele Nord-Jæren o Samarbeid om digitalisering og ehelse (Stavanger/Bergen/Helse-vest) o Informasjonsmøte om forprosjektet med Karmøy kommune og IVAR - Status i Samordnet regional digitalisering i Hordaland er at 9 ordførere og 1 finansbyråd 16. mars 2018, skrev under på en avtale om å samordne arbeidet med digitalisering av kommunene i regionen. Kommunene som deltar i samarbeidet er: Askøy, Bergen, Fjell, Fusa, Lindås, Meland, Os, Radøy, Sund og Øygarden. Bergen 2
kommune har fått ansvar for å etablere et felles sekretariat og prosjektkontor som skal være samlokalisert med Seksjon for digitalisering og innovasjon i Bergen kommune. Samtlige kommuner i Hordaland er invitert til å delta i samarbeidet og er ivaretatt i felles søknad til fylkesmannen i Hordaland. - Stavanger kommune har på vegne av prosjektet, utarbeidet og sendt ut tilbudsforespørsel og konkurransegrunnlag for bistand til tiltak 1 i ressursgruppen fasilitere utvikling av «felles metode for mottak av nasjonale (digitale) løsninger» Informasjonen tas til orientering 12/18 Gjennomføring av felles informasjonsmøte Beslutning for alle kommuner i Rogaland Sekretariatet har sett på mulige tidspunkt for å gjennomføre et felles informasjonsmøte for alle kommuner i Rogaland. Med bakgrunn i den korte tidsfristen for gjennomføring og muligheten til å samle alle rådmenn på en felles arena, har vi valgt å kontakte KS Rogaland for å høre om det er mulighet til å kombinere dette med rådmannsårsmøte i Haugesund i juni 2018. KS Rogaland er positive til deltakelse på rådmannsårsmøte og stiller 1 time til rådighet for prosjektet, til innledning og diskusjon. Dette vil være en fin mulighet for samtlige rådmenn til å gi oss tilbakemelding/innspill før sluttrapport for prosjektet skal skrives i august 2018. Styringsgruppen utpeker xx til å gjennomføre informasjonsmøte i forbindelse med rådmannsårsmøte i Haugesund i juni 2018 13/18 Navneendring Beslutning Basert på innspill sist styringsgruppemøte og etter dialog i forbindelse med utsending av informasjonsskriv til alle kommuner i Rogaland, legger vi frem sak om navneendring av prosjektet Samordnet regional digitalisering. Det opprinnelige navnevalget oppleves som uforståelig og tungt i dagligtale og er ikke i stor nok grad med på å ivareta at alle kommuner i Rogaland ønskes velkommen til å delta i en videreføring. 3
Både og Digitale Rogaland har vært foreslått som alternativt navn for prosjektet. Begge disse navnene ivaretar og imøteser deltakelse fra de andre kommunene i fylket og ivaretar intensjonen til prosjektet. Styringsgruppen vedtar å endre navnet til 14/18 Modell som inkluderer hele Rogaland Beslutning I sak 04/18 ble blant annet følgende vedtatt: «Resterende kommuner i Rogaland skal inviteres til samarbeid etter forprosjektet». Sekretariatet ønsker derfor å starte bevisstgjøringen i styringsgruppen i forhold til valg av modell for et utvidet samarbeid. Gjennom å invitere alle Rogalandskommuner inn i samarbeidet vil tiltaket bidra til å redusere risiko for et digitalt klasseskille i fylket. Rogaland kan deles inn i geografiske enheter ut fra ulike tilhørigheter. Et eksempel er vist i illustrasjonen nedenfor. Det etablerte samarbeidet på Nord-Jæren representerte per 1. januar 2017 ca. 314.000 innbyggere. Til sammenlikning var innbyggertallene innenfor de respektive markerte geografiene: Sum innbyggere 314 049 Sum innbyggere 100 320 Sum innbyggere 24 300 Sum innbyggere 33 355 Som det fremgår av illustrasjonen er det ulike samarbeid som ligger til grunn for denne inndelingen. Dersom man tar hensyn til pågående kommunesammenslåinger vil det gule og det grønne område ha likeverdig antall innbyggere, ca. 24.000 samtidig som det rosa området øker til ca. 323.000 innbyggere. En grov forenkling tilsier at den prosentvise fordelingen av innbyggere da vil være ca 69%, 21%, 5% og 5%. Dagens modell for organisering av samarbeidet på Nord-Jæren er illustrert nedenfor, jfr. referat fra sak 04/18: 4
Styringsgruppen består i dag av 8 rådmenn + representasjon fra KS. Ressursgruppen har representasjon fra samtlige deltakende kommuner. Sekretariatsfunksjonen ivaretas av ekstern konsulent i nært samarbeid med ressursgruppens leder. Fylkesdekkende styringsgruppe Innbyggertallet i de av fylkets kommuner som ikke deltar i samarbeidet i dag er i hovedsak mindre enn i de kommunene som deltar. Fem kommuner, hvorav tre i den lyseblå geografien (nord-vest), har flere innbyggere enn Randaberg. Øvrige kommuner har vesentlig færre. Styringsgruppen i forprosjektet består av rådmennene i samtlige deltakende kommuner. Dagens styringsgruppe har ikke representasjon fra typiske «småkommuner». Det bør vurderes hvorvidt en fylkesdekkende styringsgruppe skal ha representasjon fra kommuner med ulik størrelse. Styringsgruppens størrelse bør også vurderes i forhold til hensiktsmessighet, representativitet og ressurseffektivitet. Ettersom mottak av nasjonale løsninger er en felles satsing i samarbeidet vil det være en forutsetning at de kommunene som styringsgruppemedlemmene kommer fra, er medlem av KS sin felles finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter «DigiFin». Øvrige kriterier som kan vurderes vektlagt er blant annet kompetanse og nasjonalt og regionalt nettverk som regionene kan anvende i digitaliseringsarbeidet. Fylkesdekkende ressursgruppe Ressursgruppen er en effektiv arena for samarbeid på digitaliseringsområdet. Samtlige kommuner på Nord-Jæren er representert og vesentlige drøftelser og koordineringsaktiviteter ivaretas der. Ved å inkludere alle kommuner i Rogaland i samme struktur vil det, basert på vedtatt kommunereform, innebære 23 deltakere i ressursgruppen. Dette anses å være en uhensiktsmessig størrelse i forhold til å sikre et aktivt og likeverdig engasjement fra deltakerne. Det antas at nye geografiske områder vil samordne seg og representere hverandre på en måte som sikrer en ressursgruppen som en hensiktsmessig arena. Sammensetning av ressursgruppe, eventuelt modell som sikrer tilstrekkelig medvirkning og effekt av det fylkesdekkende samarbeidet for den enkelte kommune må klargjøres nærmere i forkant av at nye kommuner inviteres inn i samarbeidet. 5
Etablering av kompetansemiljø og -nettverk Intensjonen bak samarbeidet er å løfte kunnskap, innsikt og erfaring på digitaliseringsområdet i fellesskap. Dette vil blant annet materialisere seg gjennom etablering av faglige nettverk og gjennomføring av kompetansehevende tiltak og felles prosjekter. Utforming av kompetansemiljø må gjøres til gjenstand for drøfting uavhengig av om samarbeidet skal være mellom kommunene på Nord-Jæren eller være fylkesdekkende. Gjennom samtaler i ressursgruppen er det fremkommet et ønske om å utrede muligheten for i første omgang å etablere et felles kompetansemiljø eller -nettverk innenfor et begrenset antall kompetanseområder. Dette felles miljøet med digitaliseringskompetanse oppfattes å burde dekke områdene arkitektur, prosjekt- og prosessledelse samt informasjonssikkerhet og personvern. Det felles kompetansemiljøet skal understøtte kommunenes behov og bidra til en enhetlig tilnærming og standardisering på områder som vil forenkle det videre digitaliseringssamarbeidet. Sett i lys av den allerede vedtatte modellen for samarbeidet på Nord-Jæren vil miljøet være en fellesfunksjon som vist i illustrasjonen nedenfor. De stiplede røde pilene eksemplifiserer hvorledes det felles kompetansemiljøet understøtter enkeltkommuner og fellestiltak. En alternativ måte å presentere dette på er tidligere anvendt. Den synliggjør kompleksiteten som følger av en ressursgruppesammensetning med flere kommuner og tydeliggjør den felles ressursgruppen/ressurspool som motor i samarbeidet. 6
Etablering av et felles kompetansemiljø reiser en del nye spørsmålstillinger innenfor dagens samarbeid og som skalerer i en fylkesdekkende modell. Et utvalg slike tema som ønskes diskutert i styringsgruppen er; 1. Skal de felles ressursene samordnes i en sentralisert modell der den enkelte er ansatt i en kommune, men arbeider i flere? 2. Bør det være et desentralisert kompetansemiljø? Skal da kommuner ta faglige ansvar for ulike kompetanseområder eller skal ressurspersoner innenfor et fagområde være en del av en virtuell organisasjon? 3. På hvilken måte samordnes kompetansene i forbindelse med enkelttiltak? 4. Hvordan sikres den enkelte arbeidsgivers økonomiske risiko gjennom forutsigbarhet for avrop på ressurser/dekning av kostnader? 5. Hvordan bør finansiering av ressurser ivaretas? Skal det være en avtalt grunnfinansiering med tillegg etter forbruk, fast beløp eller andre kompensasjonsmodeller som legges til grunn? Ressursbehov for å realisere den regionale og den fylkesdekkende modellen I den innledende fasen av samarbeidet har de deltakende kommunene båret sine kostnader. Dette samsvarer med styringsgruppens vedtak om at midler fra Fylkesmannen skal anvendes til innleie av kapasitet for å ivareta sekretariatsfunksjon samt kompetansehevingstiltak. Mellom de første styringsgruppemøtene har en arbeidsgruppe med representasjon fra kommunene Stavanger og Sandnes drøftet og utarbeidet saksunderlag. I etterkant av at ressursgruppen er etablert, er dette arbeidet ivaretatt av Stavanger kommune i samarbeid med sekretariatet. Etter hvert som tiltak etableres vil der være en økende ressursbelastning, både i forhold til sekretariatets oppgaver knyttet til administrasjon og styring, men ikke minst i forhold til å lede og gjennomføre tiltak. Midlene som er tildelt fra Fylkesmannen vil ikke kunne dekke dette, jfr vedtatt budsjett. Denne situasjonen inntreffer uavhengig av at samarbeidet utvides. Et utvidet samarbeid forsterker behovet for å tilføre ressurser. Det reises derfor spørsmål om på hvilken måte, og ut fra hvilke kriterier 7
økonomiske midler skal stilles til rådighet for å realisere det videre samarbeidet på Nord-Jæren og i en fylkesomfattende modell. 1. Sekretariat I hovedsak vil det kreve ressurser å ivareta en fullverdig sekretariatrolle. Sekretariatet skal i tillegg til å forberede saker til, og føre referat fra møter i ressursgruppen og styringsgruppen ivareta den daglige driften av samarbeidet. Dette innebærer blant annet å tilrettelegge for møter i faggrupper og organisere og tilrettelegge for fellesprosjekter. 2. Ledelse av faglige nettverk For å sikre et enhetlig faglig grunnlag og forståelse mellom kommunene vil det være noen sentrale kompetanseområder der det bør etableres faglige nettverk. Disse bør ledes av fagressurser i kommunene og forankres på ledelsesnivå. I første omgang ser ressursgruppen det som hensiktsmessig at det etableres faggrupper innenfor arkitektur, personvern og informasjonssikkerhet samt prosjekt- og prosessledelse. 3. Mottak av nasjonal prosjekter og fellesregionale tiltak Hva gjelder mottak av nasjonale prosjekter og øvrige fellesregionale tiltak vil det måtte påregnes behov for etablering av regional prosjekter som kan tilrettelegge for mottak og rettlede den enkelte kommune. Dette vil kreve tilordning av ressurser. 4. Tjenesteleveranser mellom kommuner I den grad tiltak og prosjekter innebærer tjenesteleveranser mellom kommuner må det klargjøres hvordan kostnader skal beregnes og på hvilken måte avregning mellom kommunene skal finne sted. Ressursgruppen ser det som nødvendig at styringsgruppen drøfter hvorledes det økte behovet for ressurser skal finansieres. Finansieringsbehovet vil avhenge av aktivitetsnivå, men i første omgang relatere seg til ressursbehov for å drifte samarbeidet relatert til sekretariat, faggrupper, prosjekter og tiltak. I tillegg må det klargjøres hvordan tjenesteleveranser mellom kommuner skal kostnadsberegnes og finansieres. Evaluering av fylkesdekkende modell Forprosjektet er i en tidlig fase. Få erfaringer er så langt høstet og det erfaringsbaserte grunnlaget for utvidelse til hele fylket mangler. Det anbefales derfor at den videre utredning av fylkesdekkende modell legger til rette en modell for første driftsår som gjøres til gjenstand for evaluering etter 12 måneder reell drift. Styringsgruppens sammensetning samspill med øvrige kommuner For å videreføre arbeidet med en sak som kan danne grunnlag for invitasjon til samtlige kommuner i Rogaland er det ønskelig at styrinsgruppen diskuterer de tema som er tatt frem ovenfor. I tillegg vil det være til nytte at styringsgruppen diskuterer; 1. Hva er kriteriene for valg som medlem i styringsgruppen og valgperiode for medlemmer? a. Skal styringsgruppen være sammensatt av rådmenn med særlige forutsetninger innenfor digitaliseringsområdet? I så fall hva skal være grunnlagene for kvalifisering? b. Skal alle kommunestørrelser (store, mellomstore og små) være representert i styringsgruppen? 8
c. Skal geografisk dekning tillegges vekt? 2. Skal styringsgruppens medlemmer representere egen kompetanse (individet), egen kommune eller et geografisk område? 3. Dersom styringsgruppemedlemmet representerer et geografisk område, hvilken rolle/ansvar har man for øvrige kommuner i den geografien man representerer? 4. Hvordan skal kommuner som ikke er representert i styringsgruppen i forprosjektet bli hørt og kunne gi sine innspill på forslaget fra Nord-Jæren før de må ta stilling til en endelig modell ut over Rådmannsårsmøtet i juni og individuelle møter med kommuner som ønsker det? Anbefalt regional modell: Hovedlinjene i en fylkesdekkende modell har vært drøftet i ressursgruppen. Gruppens anbefaling er at styringsgruppen bør bestå av syv representanter fra kommunene samt en representant fra KS. En mulig fordeling av representanter i gruppen kan baseres på den fargelagte kartskissen i notatet og innebære at geografiene blir representert med henholdsvis tre, to, en og en representant. Styringsgruppens leder anbefales valgt av og blant medlemmene. Ressursgruppen bør i det første driftsåret videreføres med personer med kompetansemessig nærhet til digitaliseringsområdet i de kommunene som deltar i samarbeidet på Nord-Jæren. Den kan vurderes utvidet med en til to representanter fra andre kommuner som representerer sine geografiske områder. Øvrige kommuners knytning til ressursgruppen vil være gjennom disse representantene og felles faglige arenaer. Sammensetning av ressursgruppen anbefales utredet nærmere frem mot neste behandling i styringsgruppen. Ressursgruppen anbefaler også et det utarbeides en kortfattet digitaliseringsstrategi for det regionale samarbeidet. Denne skal tydeliggjøre kjernen i samarbeidet og knytte sammen den regionale innsatsen med KS sin digitaliseringsstrategi. Den regionale strategien vil også være et bidrag inn mot den enkelte kommunes strategi på området. Saken legges frem uten innstilling til vedtak. 15/18 Informasjon om nasjonale prosjekter Informasjon Det er ikke vesentlige endringer i status nasjonale prosjekter. Vedlagt fil "status for KS digitaliseringsportefølje" viser kort beskrivelse og status i aktuelle prosjekt. For å få bedre detaljkunnskap, oversikt og muligheten til på påvirke nasjonale prosjekter og initiativ bør alle KS-drevne prosjekter har deltakelse fra minst en av kommunene i. 9
Status i nasjonale prosjekter tas til orientering. Medlemskommunene i setter av ressurser og søker aktiv deltakelse i KS-drevne digitaliseringsprosjekter. 16/18 Eventuelt 10