Digitaliseringsfylket Hordaland

Transkript

1 NOTAT TIL DISKUSJON PÅ STRATEGIKONFERANSEN 23. JANUAR 2018 Digitaliseringsfylket Hordaland Dette notatet blir sendt alle kommunar og fylkeskommunen i Hordaland. Føremålet er å formidle ein mulegheit og eit tilbod om organisering av digitaliseringa i fylket, der alle kommunar som vil kan delta. Oppdatert notat etter KS Fylkesstyre sitt styremøte 15. januar Notatet og tilbodet byggjer på: KS digitaliseringsstrategi Vedtak i KS Fylkesstyre Prosjektet «regional digitalisering» der 10 kommunar er med og Bergen har sekretariatet. Felles finansieringsordning av digitaliseringsprosjekt: Notatet er utarbeida av administrasjonen i KS, med gode innspel frå Bergen, Fylkesmannen og leiar i rådmannsutvalet. Endeleg drøfting i Fylkesstyret 15.jan Innhald: I KS Fylkesstyre sak 17/18 II Status pr. desember 17 III Skisse til modell og oppgåver for arbeidet i Hordaland IV Konkretisering av vegen vidare Strategikonferansen 2018, 23.jan I KS Fylkesstyre sak 17/18, møte /18 Digitaliseringsfylket Hordaland (forslag til vegen vidare etter e-kommunedagen ) Fullstendig vedtak og saksframstilling: «Vedtak 1. Fylkesstyret meiner det er viktig at alle kommunar i fylket kan vere aktive deltakarar i digitaliseringsprosessar som no føregår. 2. Fylkesstyret støttar den skissa til prosess som er lagt fram i saksframstillinga. 3. Fylkesstyret vil ha fortløpande oppdatert informasjon om aktivitetar og resultat i arbeidet. 1

2 Saksframstilling Heile kommunesektoren er langt inne i ei tid der digitalisering av arbeidet og tenester i sektoren har ei stor merksemd. Fylkesstyret handsama i sist møte ei sak om finansiering av eit utviklingsfond. Alle kommunar/fylkeskommunar har fått brev om dette, i september. KS har utvida si avdeling for digitalisering og tar mål av seg til å vere eit viktig kompetansemiljø og koordinerande instans i denne utviklinga. Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn. Det er visjonen i KS' digitaliseringsstrategi for kommunesektoren. I Hordaland har KS hatt dette på dagsorden, og vil framover bidra til ei enno sterkare satsing. Under kjem eit oversyn over kva som er gjort og kva som KAN gjerast i den nære framtid. Føremålet er at «heile laget skal ver samla» (sitat frå ein ordførar). 1. halvår 2017 har Bergen, Os, Askøy, Fjell og Lindås kommunar gjennomført et forprosjekt for samordna regional digitalisering. Arbeidet er vidareført gjennom hausten og det kan leia til ei meir forpliktande samarbeidsavtale. KS og Fylkesmann er i styringsgruppa. Behov for å sikre at det ikkje blir eit digitalt skilje mellom Hordalandskommunar har vore adressert i det regionale prosjektet og i Fylkesstyret. KS Hordaland tok tidleg opp spørsmålet om spreiing av erfaringar og løysningar. Den nasjonale mellomfinansieringsordninga for utviklingskostnader for kommunale fellesløysingar er vedtatt, og KS har invitert landets kommunar til å delta (i brev ). Gode løysningar og vellukka innføring i kommunane vil vere ein viktig suksessfaktor. KS Hordaland vil rette blikket på digitalisering som verkemiddel for utviklingsarbeid. Difor var årets haustkonferanse «ekommunedagen i Hordaland». Dette var første trinn i dette arbeidet. Ein mogeleg plan for å avklare og legge til rette for involvering av alle Hordalandskommunar, og eventuelt avklare behov og modell for utvida regionalt samarbeid kan skisserast som ein open prosess: 1) 24. oktober: Haustkonferansen «ekommunedagen i Hordaland» 2) 30. oktober: Styremøte i KS Hordaland: sak om behov for samarbeid på tvers av Kommunegrenser/regionar. Er det mogeleg og vilje til å organisere kommunar/regionar/nettverk som kan koplast til det som allereie skjer i Bergensregionen. Samarbeid med fylkesmannen 3) Primo november: KS Hordaland inviterer til konkretiseringsmøte med ressurspersonar og KS sentralt for å diskutere erfaringar frå det regionale samarbeidet og behov for aktiv spreiing i Hordaland. Dette kan innebere organisering av kompetansenettverk og modeller for innføring av nye løysningar sett inn i en regional samanheng. 4) November/desember: Informasjon til kommunane i form av eit notat, som er grunnlag for diskusjon på strategikonferansen 23. jan ) 23. januar: KS Hordaland strategikonferanse. Digitalisering; - forventningar og mulegheiter = konkretisering og diskusjon om mogeleg organisering i Hordaland. Etter januar 2018 kan KS bidra til å gjere kjent nasjonale fellesløysningar som vert utvikla, og korleis alle kan ta dei i bruk. Kan vi klare å få dette på plass, vil Hordaland vere det førande fylket i landet på digitalisering.» 2

3 II Status pr. desember 17 Punkta 1,2 og 3 er gjennomført. I møtet 13. nov. (pkt 3) var Fylkesmannen, Bergen kommune og KS tilstade. Tilrådinga frå dette møtet er å lage ei skisse for korleis arbeidet kan gå vidare. Dette notatet vert sendt ut til alle kommunar og fylkeskommunen. Kommunane og Fylkeskommunen vert oppmoda om å vurdere tiltaka og modellen i notatet, for å vere godt førebudd til drøftingane i KS sin strategikonferanse 23. januar. Dersom desse drøftingane kan oppsummerast positivt, vil alle kommunar i Hordaland, som ikkje er med i Bergens-samarbeidet, få invitasjon frå KS til å rigge «Digitaliseringfylket Hordaland». Hordaland Fylkeskommune seier seg interessert i å delta i dette utviklingsarbeidet, saman med kommunane. III Skisse til modell og oppgåver for arbeidet i Hordaland Som omtalt i kap. I sak til KS Fylkesstyre, har KS invitert alle landets kommunar og fylkeskommunar til å delta med et eingongsbidrag i den felles finansieringsordninga for utvikling av digitale løysingar for bruk i kommunal sektor, (sjå vedl lenke). Innan 20. desember 2018 skal kommunane svare på KS sitt brev om deltaking med et eingongsbidrag i den felles finansieringsordninga for utvikling av nasjonale, digitale løysingar for bruk i kommunal sektor. Regional digitalisering i Bergensområdet er organisert som vist i illustrasjonen nedanfor. Dette er ikkje eit driftssamarbeid, men eit kompetansenettverk der ein organiserer arbeidet og involverer ulike ressursar frå sak til sak, avhengig av tenesteområde og kompetanse som trengs. Samarbeidet fokuserer på 3 områder: - Mottak nasjonale løysingar (stat/kommune) - Regionale utviklingsprosjekt - Regionale tiltak og faggrupper 3

4 Kommunane som deltar i dette samarbeidet gir gode tilbakemeldingar på sine erfaringar knytta til det å vere del av eit større samarbeid, der ein deler kompetanse, erfaringar, løysningar og utfordringar. Kompetansen, aktiviteten og erfaringane i Bergensområdet er og vil vere i forkant. Dei er pr. i dag blant dei fremste i landet, og kan no trekke resten av fylket med seg. Målet er at alle kommunar og fylkeskommunen i Hordaland skal vere i stand til å implementere dei nasjonale løysningane. I sitt møte 15. januar 2018 føreslo KS Fylkesstyre å tilrå ein felles struktur som samlar fylket i dette arbeidet. Det vil nok vere naudsynt å knyte seg til eit kompetansemiljø/sekretariat som kan koordinere arbeidet. Dette kan styrke det samla digitaliseringsarbeidet og samla kompetanse og utviklingstrykk. Der ein kan dele og stele kompetanse og tiltak i den gode prosessen, koordinere arbeidet, få maksimal nytte av kritisk kompetanse og verktøy. Under er skissert det som kan vere ein modell for å organisere dette arbeidet i Hordaland. Det er dristig å teikne ei slik skisse. Dette er ikkje noko KS har kultur for å gjere, likevel legg vi fram denne til diskusjon, utan at den skal oppfattast som «skriven i stein». Sjå dei kritiske spørsmåla under! Nasjonale føringer FIKS 4

5 styringsgruppe sekretariat kompetansemiljø Bergen Alver, Askøy, Bjørnafjorden, nyeøygarden Hordaland fylkeskommune Fedje, Austrheim, Masfjorden, Modalen, Osterøy, Vaksdal, nye Voss, Samnanger, Kvam, Eidfjord, Ulvik, nye Ullensvang, Kvinnherad, Etne, Sveio, Stord, Tysnes, Bømlo, Fitjar, Austevoll Dei kritiske spørsmåla i skissa som må diskuterast: Styringsgruppe: - sentral, for heile fylket? - ei for kvar kommuneklynge? - rådmannsutvalet i KS? Sekretariat og kompetansemiljø: - samle sekretariat og kompetansemiljø? Eller skilje dei? - eit samla kompetansemiljø og sekretariat for heile fylket? - eit kompetansemiljø og sekretariat som støttar kvar kommuneklynge? Kommuneklynger, med fylkeskommunen: - kor mange? geografiske klynger? - klynger av kommunar med felles hovud iktleverandør? - andre alternativ? Oppgåver som kan leggjast i eit digitaliseringssamarbeid (ref.:k. Århus ): Førebu mottak av nasjonale løysningar som er under utvikling Digitalisering i helse og omsorg Digihelse, vil vere klart til implementering sommar 2018 Digitale sosialtenester - Digisos, vil vere klart til implementering 3.kvart 2018 Digitalt barnevern - under utvikling, klart til implementering ca.2019 MinSide - under utvikling, snart klar for implementering Nasjonale byggesakskomponentar Altinn 5

6 Regionale utviklingsprosjekt AktivKommune FIKS Beboer - konseptfase Regionale initiativ - Felles kompetansemiljø «Digitaliseringskompetanse» Informasjonstryggleik og personvern Virksomhets arkitektur Kommunefaglege «digitaliserings nettverk» etableres? Velferdsteknologi Digitaliseringsstrategi Anskaffelse housingtenester Fagnettverk «IKT drift» IV Konkretisering og vegen vidare Strategikonferansen 23. januar Kommunane og fylkeskommunen står sjølvsagt ansvarleg for eiga utvikling. KS tar, med dette notatet, eit initiativ som kan setje fart på digitaliseringa, for dei som vil vere med. Diskusjonen i strategikonferansen 23. januar skal legge føringar for KS sitt engasjement i dette vidare. Diskusjonen må gje nokre svar på dei kritiske spørsmåla over. Om det vert oppfatta som eit konstruktivt KS-initiativ, så vert kommunane straks etter strategikonferansen invitert til ei samling der den konkrete organiseringa kan utdjupast og konkretiserast. Kommunar kan søke skjønsmidlar til digitalt utviklingsprosjekt søknad til Fylkesmannen innan 16. mars