Veiledning økonomimodul Økonomi integrasjon Det første det må taes stilling til er hvilken økonomiintegrasjon som skal benyttes. Det kan velges mellom Visma Global, SendRegning og Norkred. Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål vedrørende de ulike integrasjonene.
De felter som kommer til syne etter valg av integrasjon må fylles ut. Det kommer også frem en veiledning til hvordan gå i gang med SendRegning eller Norked. Denne veiledning finnes også under våre HJELP sider.
Debitorinnstillinger Her skal man velge om man vil bruke synkrone eller asynkrone debitornummer. Dersom man vil at debitornummer og medlemsnummer skal være det samme (kreves ved bruk av SendRegning eller Norkred), velger man synkrone. Det er også mulig å huke av for at debitornummer kan gjenbrukes. Dette er nødvendig å gjenbruke debitornummer dersom man ønsker å gjenbruke medlemsnummer. Nummerliste for debitorer brukes ikke i integrasjonene.
Varekatalog Det første man bør opprette er alle de forskjellige varer man vil benytte seg av. Varen benyttes senere til enten fakturering eller i modulen utvidet tidsbooking. I varekatalogen ser man de varer man har opprettet. I selve varen setter man varens navn samt varenummer/konto. For SendRegning og Norkred kan dette være kontoen i klubben regnskap. I Visma Global må dette vare samme som artikkelnummeret til varen i Visma Global. En skal huke av for hvor varen skal være synlig. Skal den brukes til fakturering skal man her huke av for Betalingsmaler. Har klubben også gått til innkjøp av utvidet tidsbooking får man her også et valg som heter Utvidet Tidsbooking. Til slutt settes prisen på varen.
Betalingsmaler (fakturamal) Malene inneholder følgende: Fakturatekst, vare, beløp, fakturadato og hvem fakturaen gjelder for.
Når man har laget malene kan man generere grunnlaget. Dette gjøres ved at man klikker inn på den enkelte malen og klikker på GENERER knappen. Det er også mulig å slette et helt fakturagrunnalg på en mal ved å trykke Slett knappen etter man har generert, men før man har eksportert noe til regnskap eller fakturasystemet.
Betalinger Når man har generert alle fakturagrunnlagene, kan man sjekke om de ser korrekt ut før man eksporterer de. Herfra kan man også gjøre endringer på et enkelt fakturagrunnlag. Dette gjøres under menyen ØKONOMI > BETALINGER Under VARE kan man søke på fakturagrunnlag på en spesifikk var. Velger man STATUS kan man se om et fakturagrunnlag ikke er sendt, sendt men ikke godkjent, eller godkjente fakturagrunnlag. Velger man MAL kan man sjekke du ulike malene en har generert fakturaer for. En kan også sjekke eventuelle manuelt opprettede fakturaer, da velger man Ingen = manuelle betalinger. Velger man MALSTATUS kan velge fakturagrunnlag som ikke er sendt, eller som er endret i forholdt til malen.
Endring av et generert fakturagrunnlag Dersom man har generert alle sine fakturagrunnlag og man ønsker å gjøre endring på fakturagrunnlaget til en person, kan man søke fram den aktuelle malen og velge korrekt person. Her kan man for eksempel endre fakturabeløp. Under har vedkommendes fakturabeløp blitt endre fra kr 5000 til kr 2500.
Send Under send overfører man fakturagrunnlaget til enten SendRegning eller Norkred. For Visma Global benytter man ABC Data sitt integrasjonsprogram for overføring av fakturagrunnlag og persondata. Her kan man også se en totaloversikt over antall fakturagrunnlag som blir oversendt samt totalt beløp pr fakturamal og totalt beløp for disse. Etter å ha trykket EKSPORTER får man beskjed om å logge inn før man kan overføre til faktureringspartner.
Opprett enkelt faktura Det er også mulig å opprette et fakturagrunnlag på et medlem uten å gå gjennom prosessen ved å opprette mal. Dette gjøres ved at man søker frem det aktuelle medlem under medlemssøk og velger fanen ØKONOMI. Trykk deretter på OPPRETT NY BETALING.
I vinduet man får opp kan man enten kopierer opplysninger fra en eksisterende mal eller lage et vilkårlig fakturagrunnlag. Dersom det er en kontingentoppkrevning har man høyst sannsynlig en mal for denne og kan kopiere opplysningen fra mal. Velg da KOPIER OPPLYSNIGER FRA MAL og velg korrekt mal i nedtrekksmenyen. Husk å sjekke at fakturadato er korrekt. Dersom man ikke kopierer må alle felter fylles ut. Etter fakturagrunnlaget er laget må det sendes slik beskrevet under Send.