Landbruksavdelingen Sluttrapport fra kontroll av forvaltningen av utvalgte tilskuddsordninger i landbruket 2017 Kontrollert enhet Lyngdal kommune Kontrollpersoner fra Fylkesmannen i Vest-Agder Hans Bach-Evensen, Anne Kari Birkeland og Karl Gjermund Damli Kontrollomfang Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) 2016-2017, Nærings og miljøtiltak i skogbruket (NMSK ) Kontrolldato 06.09.2017 Dato for 22.11.2017 sluttrapport Deltakere fra kommunen Navn Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Ingebjørg Jordbruk X X X Kamstrup Liv Frostestad Jordbruk X X X John Ivar Skogbruk X X X Bjelland Torhild Hessevik Eikeland Enhetsleder plankontoret X X Rapportens innhold Rapporten er utarbeidet etter gjennomført forvaltningskontroll i Lyngdal kommune innen produksjonstilskudd i jordbruket (PT) og nærings og miljøtiltak i skogbruket (NMSK). Den beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket innen de kontrollerte områdene. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav, men der Fylkesmannen finner grunn til å påpeke behov for forbedring. Bakgrunn for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvar for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontrollen har hjemmelsgrunnlag i Økonomireglementet i staten ( 15) og bakgrunn i fullmaktsbrev fra Landbruksdirektoratet for 2017 og i Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket og forskrift om nærings- og miljøtiltak i skogbruket. Ved å avdekke eventuelle avvik og brudd på regelverk og rutiner vil dette kunne hjelpe kommunen fram mot en sikrere, bedre og mer effektiv forvaltning av tilskuddsordningene. Gjennomføring og omfang Kontrollen ble gjennomført etter fastlagt plan som opplyst i varselbrevet om kontrollen. Kontrollen omfattet kommunenes forvaltning av produksjonstilskuddsordningen (PT) og nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) i forhold til regelverk og retningslinjer. Dette gjaldt bl.a. kommunens mottak og behandling av søknader, kontroll og godkjenning av arealer, Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 ARENDAL, Telefon: 37 01 75 00 E-post: fmavpost@fylkesmannen.no Besøksadresse Arendal: Ragnvald Blakstadsv. 1, 4838 Arendal Nettside: www.fylkesmannen.no Besøksadresse Kristiansand: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Orgnr. 974762994
gjennomføring av stikkprøvekontroller, kontroll av grunnvilkår og fatting av vedtak. I tillegg var Fylkesmannen på befaring av felt som har fått tilskudd etter NMSK forskriften. Oppsummering av funn og faktiske forhold Vi har et hovedinntrykk av at forvaltningen av produksjonstilskuddene gjennom 2016 og 2017 generelt er godt ivaretatt. De fleste elementer som er kontrollerte underbygger at kommunen underveis har endret saksbehandlingen i tråd med rundskriv og retningslinjer og holder seg løpende oppdatert på endringer. I tillegg kan kommunen i det vesentligste svare for rutiner og dokumentere de krav som følger av saksbehandlingsrundskriv. Det er en styrke at kommunen har involvert 2 personer på dette arbeidet. Kontrollen avdekker i noe grad at forvaltningen av midlene etter NMSK forskriften ikke har vært oppdatert i deler av 2016. Kommunen har i 2017 fått nye ressurser knyttet til skogbruksoppgavene og er i gang med nødvendige endringer i rutiner. På kontrolltidspunktet er kommunen ikke helt i mål med denne implementeringen. Vi har konkludert med å gi kommunen 1 avvik som må rettes opp for at det dekker kravene etter forskriften for NMSK. Vi har også gitt noen merknader som kommunen bør se i sammenheng med hvordan kommunens praksis harmonerer med retningslinjene gitt i rundskriv samtidig som de bør anses som forbedringspunkter. Funn 1: Forvaltningen av PT. Merknad: Lite bruk av og krav om dokumentasjon ved dyretelling ved stedlig kontroll Beskrivelse av merknad: Kommunen kan øke bruken av foretakets dokumentasjon vedrørende dyreslag, alder og antall (eksempelvis kalvingsintervall og kjøttferase) for å underbygge vurdering av søknadsdata. Faktiske forhold: Kommunen teller dyr og vurderer dette opp mot kodene i søknad om produksjonstilskudd. Det er lite bruk av foretakets dokumentasjon som kan underbygge disse vurderingene. Ved tvilstilfeller, ved for eksempelvis kalving/alder, spørres foretaket om dette. Krav/føringer: Rundskriv 2017/28 kapittel 6.7. 6.7.1.1 Antall dyr Dyretallet kan kontrolleres ved fysisk telling på stedlig kontroll og ved gjennomgang av dokumentasjon. Eksempler på relevant dokumentasjon ved dyretelling er Oppslag mot Husdyrregisteret Side 2 av 6
Dyreholdjournaler Bilag for kjøp og salg av dyr Utgifter til fôr Opplysninger på leveranse til slakterier Opplysninger fra andre datasystemer, som Ingris dersom de er oppdaterte Listen er ikke uttømmende. Merk at det er antall dyr på telledato som er relevant å kontrollere, ikke antall dyr på kontrolltidspunktet. 6.7.1.3 Melkeku og ammeku kontroll av at kua har kalvet i løpet av de siste 15 (18) måneder For tilskudd til melkeku og ammeku er det et vilkår at kua har kalvet i løpet av de siste 15 måneder før telledato. For ku av bevaringsverdig rase er kravet 18 måneder. Se også kapittel 6.9 om bevaringsverdige husdyrraser. Individlisten med uttrekk fra Husdyrregisteret, som saksbehandler har tilgang til, vil vise hvilke individ som har registrert kalving de siste 15 månedene og det er naturlig å ta utgangspunkt i den listen ved kontroll av om kalvingskravet er oppfylt. I Husdyrregisteret finnes det ingen rapporteringsmulighet for dødfødsler. I tilfeller hvor ei ku har kalvet i løpet av de siste 15 måneder men kalven var dødfødt, vil altså vilkåret for tilskudd være oppfylt, men i oppslaget mot Husdyrregisteret vil kua være ført opp blant hunndyr som ikke har født en levende kalv i løpet av de siste 15 månedene før telledato. Det kan også være andre grunner til at registreringene i Husdyrregisteret ikke er korrekte, som at foretaket ikke har fulgt opp eller gjort feil ved registreringen. Foretaket må da kunne godgjøre kalvingskravet ved å framlegge annen dokumentasjon, som de nevnt i kapittel 6.7.1.1. 6.7.1.4 Kontroll av ammeku av minst 50 prosent kjøttferase De rasene som regnes som kjøttfe fastsettes årlig i jordbruksavtalen. Dette er kun nødvendig å kontrollere dersom foretaket også søker tilskudd for melkeku i tillegg til tilskudd for ammeku. Ved kontroll av ammeku som er oppgitt å være av minst 50 prosent kjøttferase (kode 118) skal enkeltindividenes rase kunne dokumenteres av foretaket. Fylkesmannens vurdering. Kommunen oppfyller kravene om å kontrollere antall dyr og vurdere dette mot koder i søknadskjema. Dette gjøres ved telling og basert på saksbehandler sin kompetanse og erfaring og i dialog med søker. I enkelte besetninger er en slik tilnærming vanskelig fordi det vil være utfordrende å skille de enkelte dyrene på korrekte koder. Dokumentasjonen som foretaket skal ha vil være tilstrekkelig til å gjøre en korrekt vurdering av dette. Slik dokumentasjon vil også være god informasjon om foretakets drift generelt. Vi anbefaler at kommunen i større grad bør etterspørre og vurdere slik dokumentasjon ved stedlig kontroll. Funn 2: Forvaltningen av PT. Merknad: Avsjekk av omsøkt areal mot gjødselplan Side 3 av 6
kan forbedres. Beskrivelse av merknad: Når kommunen godkjenner gjødselplan bør det omsøkte arealet i større grad avsjekkes mot søknadsdata for produksjonstilskudd. Faktiske forhold: Kommunen kontroller om foretaket har gjødselplan ved stedlig kontroll. Videre inngår de fleste elementer i kontrollen av gjødselplanens innhold. Når det gjelder arealet som inngår i gjødslingsplanen og arealet det søkes på i søknad om produksjonstilskudd er det ikke en entydig tilnærming til hvordan dette harmonerer. Krav/føringer: Forskrift om produksjonstilskudd 11, annet ledd: Ved brudd på forskrift 1. juli 1999 nr. 791 om gjødslingsplanlegging skal tilskuddet avkortes. Forskrift om gjødselplanlegging 3, punkt 2: 2. Gjødslingsplanen skal omfatte alt jordbruksareal som foretaket disponerer, jf. forskrift av 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket. Fylkesmannens vurdering. Kontroll av gjødselplanens innhold vil ha betydning for hvordan kravene vurderes oppfylt og om det vil ha betydning for utmåling av tilskudd. Kontrollen bør ha en avsjekk av om gjødselplanen inneholder det faktiske areal som foretaket søker produksjonstilskudd for. Dette er en relativt enkelt kontroll som vil kunne bekrefte dette eller eventuelt vil indikere om det er behov for å se nærmere på hvert enkelt skifte. Vi anbefaler derfor kommunen å vurdere arealelementet nærmere ved kontroll av gjødselplan. Side 4 av 6
Funn 3: Forvaltningen av NMSK. Avvik: Manglende overordnede retningslinjer for prioritering av søknader Beskrivelse av avvik: Kommunen hadde ingen overordnede retningslinjer for prioritering av søknader for 2016 slik som det følger av forskrift om nærings- og miljøtiltak i skogbruket 3, andre ledd. Faktiske forhold: Kommunen hadde ingen overordnede retningslinjer for prioritering av søknader som kunne fremlegges under kontrollen og som gjaldt for 2016 og 2017. Saksbehandler på skog er i gang med å utforme et utkast til slike retningslinjer. Krav/føringer Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket 3 andre ledd: Det skal fastsettes overordnede retningslinjer for prioritering av søknader. Slike retningslinjer skal utarbeides i dialog mellom Fylkesmannen, kommunene og næringsorganisasjonene i skogbruket lokalt. Fylkesmannens vurdering. Kravet om overordnede retningslinjer følger av forskrift og er viktig for å synliggjøre kommunens prioritering av tiltak, strategisk tilnærming, vilkår, satser for tilskudd og vurderinger i forhold til annet regelverk. Retningslinjer gir støtte for de vurderingene som legges til grunn i behandlingen av søknader og må gjøres kjent for søkermassen på forhånd. Manglende retningslinjer eller oppdaterte retningslinjer som ikke fremkommer på for eksempel kommunens hjemmeside gjør forvaltningen av tilskuddene mindre transparente og kan øke risikoen for forskjellsbehandling siden det ikke ligger klare prioriteringer. Side 5 av 6
Funn 4: Forvaltningen av NMSK: Merknad: Kommunen ligger etter forventet nivå på antall feltkontroller for 2016 og 2017. Beskrivelse av merknad: Kontroll av tiltak skal etter forskriften utføres i nødvendig utstrekning. Fylkesmannen har angitt at dette bør ligge på rundt 10 % av tiltakene etter anbefalinger fra Landbruksdirektoratet. Faktiske forhold: På kontrolltidspunktet kunne kommunen ikke vise til at det var utført feltkontrollkontroller på tiltak etter NMSK forskriften. Det var gjort noen resultatkontroller for 2016, men kommunen dokumenterer er uansett ikke på forventet nivå på 10 % av tiltakene. Kommunen er i gang med å innhente etterslepet fra 2016 og 2017 og vil etter eget utsagn komme i mål med dette. Krav/føringer: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket 12 andre ledd: Kommunen skal i nødvendig utstrekning kontrollere at tiltakene er gjennomført i tråd med forutsetningene. Det er fastsatt særskilte retningslinjer for resultatkontroll i skogbruket. Resultatene av denne kontrollen skal rapporteres til Fylkesmannen på særskilte skjema for resultatkontroll. Fylkesmannens vurdering: Kontroll av tiltak ved bruk av skogfond og NMSK tilskudd har lenge vært en del av den kommunale skogforvaltningen. Det gis i tillegg føringer om resultatkontroll og foryngelseskontroll. Feltkontrollene dekker derfor flere formål. Fylkesmannen har ved flere anledninger angitt at kommunen bør kontrollere 10 % av alle tiltak under NMSK ordningen og at dette er forventet nivå. I dette kan bl.a. resultatkontrollen inngå. Lyngdal kommune har et etterslep i forhold til å nå 10 % i 2016 og 2017. Kommunen utførte likevel noen kontroller ved resultatkontroll og vi betrakter dette ikke som et avvik. Kommunen har fått nye ressurser ved skogforvaltningen og vil etter eget utsagn komme i mål med kontrollene og har en plan for dette. Vi legger til grunn at kommunen innen kort tid vil komme i mål på dette punktet. Side 6 av 6