Spranget fra store IKT prosjekter til forretningsdrevet og smidig utvikling November 2018 // Lean konferansen Kristian Munthe, NAV og Jarle Strømmen, EY
2,8 millioner brukere 15 200 kr i sekundet 1/3 av statsbudsjettet 60 stønader og ytelser 15 sentrale saksbehandlingsløsninger 12 sentrale registre 70 andre applikasjoner 950 000 sykemeldte 210 000 virksomheter 3 500 000 sykmeldinger NAV er en av Norges mest komplekse virksomheter med et stort antall fagområder
Det var flere faktorer som medførte at vi valgte å gå en ny vei på sykefraværsområdet
Hypotese «Ved å sette sammen alle som behøves for å lansere en tjeneste i et rom klarer vi raskt å lansere nye tjenester som brukeren vil ha»
Hva er målet? Samarbeide med brukerne for mer målrettede tjenester ANSTRENGELSE VERDISKAPNING Levere mer for mindre Utvikling tett knyttet til forretning
Hvordan jobber vi? Tverrfaglig og forretningsdrevet Fokus på små leveranser Samlokalisert og autonomt
«Vi løser det jeg trodde var umulig, det er fordi vi ikke planlegger for mye» Morten, produkteier
«Dette oppleves som et litt annerledes NAV som ellers kan oppleves som utilgjengelig. Her har vi opplevd det motsatte» HR-ansvarlig Vera Eilertsen, Lovisenberg sykehus
Så hva er dette, hvor kommer det fra og er det egentlig noe nytt?
Mange av de tradisjonelle IKT-prosjektene har feilet, dette gjør at en leter etter nye veier I følge en studie vil mer enn fire av fem transformasjonsinitiativer ikke møte forventingene 84% av selskaper feiler med digitale transformasjoner Forbes 88% av selskaper går i gjennom en digital transformasjon, men bare 25% vet hvorfor. Gartner
Usikkerhet om behov Først noen oppklaringer Selv om en benytter mye prinsipper fra Lean startup, betyr det ikke at dette er lean startup Det er ikke slik at alle typer utvikling bør benytte denne formen for metodikk Innovasjon Brukernære tjenester Infrastruktur Bok: The Lean Startup. Eric Ries (2011)
Overordnet går en fra kontroll til å delegere ansvar Tradisjonell utvikling Smidig utvikling Beslutninger Visjon Krav Prioriteringer Virksomhetsledelse Virksomhetsledelse Budsjett Informasjon og kontekst Frister Mellomledelse Tillit Mellomledelse Utvikling Utvikling
Dette medfører en praktisk endring i hvordan en jobber Fra prosess Fra hieraki Fra oppgaveoppdeling Fra detaljplanlegging Til mennesker Til autonomi Til samarbeid Til eksperimentering
For og lykkes må både teamet og menneskene være riktig Det smidige teamet Tverrfaglig Samlokalisert Stabilt over tid Dedikerte ressurser Ansvar for prosess og kvalitet Menneskene Tilpasningsdyktige Like samarbeid Selvstendige Nysgjerrige og kreative Like usikkerhet og risiko Et team bestående av ulike kompetanser og personligheter er avgjørende Kilde team: https://blog.crisp.se/2017/01/03/jimmyjanlen/transforming-the-pyramid-to-an-agile-org Kilde individ: https://brage.bibsys.no/xmlui/bitstream/handle/11250/182098/haugvaldstad_marina.pdf?sequence=1
Over teamene etableres et forretningsområde med ansvar for å skape innsikt, teametablering og prioritering Forretningsområder Områdeledelse Skaper innsikt i sitt område, etablerer det overordnede målbildet, prioriterer, overvåker at teamene går i riktig retning og sikrer tilpasning på tvers der hvor det er behov Linje PO PO PO PO Linjeledelsen har fremdeles et ansvar for sitt område og for å sørge for faglig utvikling for sine ansatte Team Team Team Team
Veien videre for Nav
Læringskultur ORGANISASJON TO BE LAGE PROSSESER UTFORSKE LÆRE NYE LØSNINGER AS IS MÅLE Organisasjonsutvikling Forretningsutvikling Produktutvikling LANGSOMT RASKT
Etablering av produktområder som får ansvar for å definere hvordan de kan realisere visjonen til NAV innen sitt område OMRÅDELEDELSE PRODUKTTEAMENE BRUKERNE INNSIKT, ANALYSE, KOORDINERING
Produktområdene blir ansvarlig for å definere hvor en skal og igangsette team som skal levere løsningene som realiserer retningen OMRÅDELEDELSEN Utforme mål og produktstrategi for området Definere styringsparametere og følge opp på disse Ha helhetlig oversikt over brukerreisen og smertepunkter Koordinere mot andre produktområder Kommunikasjon og innføring i tett samhandling med produktteamene og øvrig organisasjon PRODUKTTEAMENE Levere størst mulig verdi til brukerne innenfor rammer og føringer fra områdeledelsen Utvikle, produksjonssette, forvalte og videreutvikle teamets leveranser Bistå i innføringsaktivteter i tett samarbeid med produktteam og fylkesnivå Håndtere avhengigheter til andre team Skaffe ressurser
Våre erfaringer Skapt raskere verdi gjennom hyppigere og små leveranser Redusert risiko gjennom kontinuerlig produksjon og tidlig brukervalidering Mindre «waste» gjennom tidlig tilbakemelding fra brukerne Mer engasjerte medarbeidere gjennom at de får mer ansvar og raskt ser resultatene av sitt eget arbeid Gått fra IT-prosjekt til digital forretningsutvikling ved å integrere digitalisering som del av forretningen
Sett dem sammen Sett dem fri Foto: Marko Pekić / Unsplash
Hvordan skalere smidig utvikling i en organisasjon?
Overgang til smidig utvikling påvirker mye Styring og kontroll Hvordan tilpasser vi PMO- og porteføljestyring til smidige leveranser? Hvordan passer smidige team inn i vårt tradisjonelle organisasjonsstruktur? Personale og lederskap Hvilken metodikk for prosjekt- og programstyring er relevant? Hva må vi tenke på fra et endringsledelsesperspektiv? Hvordan sikrer vi internkontroll? Hvordan skal vi styre og rapportere resultater og utvikling? Hvordan skaper vi den riktige kulturen? Hva er relevante prinsipper for lederutvikling? Hvordan påvirkes budsjettprosesser og finansielle modeler? Hvordan sikrer vi profesjonell individuell utvikling? Hvordan skal vi jobbe med markedsføring? Må vi endre hvordan vi arbeider med våre eksterne leverandører? Eksternt Hvordan avgjør vi hva vi skal kjøpe eksternt og hva vi skal utvikle selv?
Det er svært viktig å håndtere den smidige arbeidsformen sammen med annen utvikling, drift og forvaltning Hensikt & strategi Dynamisk lag Smidig organisering Kultur Smidige arbeidsmetoder Rask respons til endringer i sluttbrukeres behov Forutse og tilpasse til markedstrender Innovasjon i produktutvikling Stabilt lag Stabil og pålitelig kjernekompetanse Kostnadseffektiv og lean verdikjedestyring Kvalitetssikring og kort reaksjonstid på kundeforespørsler
Eksempel på tiltak vi benytter for å hjelpe organisasjoner på en smidig reise KOMPETANSE Kurs i smidig utvikling med simulering METODE Designsprinter som strategisk virkemiddel VERKTØY Online brukertestverktøy og bruk av sosiale medier
Takk for oss Kristian Munthe Avdelingsdirektør Ytelsesfag Arbeids- og velferdsdirektoratet Kristian.munthe@nav.no Jarle Strømmen Senior manager EY Jarle.strommen@no.ey.com