Nyhetsbrev 1 for A4.2 IKT-prosjektet, desember 2018 Nye Drammen er nå godt i gang med å etablere en felles plattform for kommunenes IKT-tjenester. De tre kommunene har rundt 150 fag- og støttesystemer som skal samordnes eller fases ut, og prosjektet har fått navnet A4.2. Så langt går prosjektet etter plan. Den 15. november 2018 markerte et viktig skille i arbeidet, da prosjektstyret denne dagen godkjente alle styringsdokumenter, inkludert budsjett på 94 millioner. Det pågår nå et arbeid for å lage beslutningsnotater for alle systemer som skal samordnes. Beslutningsnotatene skal drøftes med tillitsvalgte, og ferdigstilles i januar måned. Det arbeides også med en opplæringsstrategi som skal ivareta planer for opplæring. Organisering av prosjektet A4.2 IKT-prosjektet ledes av en prosjektleder som rapporterer til et hovedprosjektstyre som blant annet består av rådmenn fra alle tre kommunene og prosjektrådmannen. For å sikre høyest mulig gjennomføringsevne er hovedprosjektet delt i seks delprosjekter. Delprosjektene dekker områdene arkiv og saksbehandling (D1), administrasjon (D2), helse og velferd (D3), oppvekst og utdanning (D4), tekniske tjenester (D5) og IKT-plattform (D6). Hvert delprosjekt ledes av en delprosjektleder som har ansvaret for å planlegge og delegere oppgaver i delprosjektet, overvåke aktiviteter, sikre fremdrift, samt styring av alle aspekter i det respektive delprosjektet. Delprosjektene har i tillegg egne prosjektstyrer, og både tillitsvalgte og verneombud er representert i delprosjektstyrene. Alle delprosjektene har også etablert et eller flere leveranseteam (arbeidsgrupper) Disse har ansvar for tildelte oppgaver og ledes av en teamleder, som rapporterer til delprosjektleder. For å håndtere det overordnede ansvaret for kommunikasjon, test, opplæring og endringer har prosjektet etablert en prosjektstab.
Prosjektorganisering A4.2 Prosjektstyret Elisabeth Enger, leder av prosjektstyret Erik Brun-Pedersen, prosjekteier Prosjektleder Arne Nedregård Trond Julin, Hans Petter Christensen, Truls Hvidstein, Gro Bolstad, Sverre Gjerdal Prosjektstab for kommunikasjon, test, opplæring og endringer D1 Saksbehandling og arkiv D2 Administrative systemer D3 Helse og velferd D4 Oppvekst og utdanning D5 Teknisk D6 Harmonisering Svein Olaf Bennæs Eric M Haugen Anja Sæther Aulie Ingunn Ryghseter Trond J. Botheim Robert Tenold Hvordan kan du følge prosjektet? På lik linje som andre pågående prosjekter i etableringen av den nye kommunen, vil IKT-prosjektet A4.2 komme til å berøre ansatte og innbyggere i de tre kommunene i varierende grad. Behovet for kommunikasjon og informasjon er følgelig stort også i dette prosjektet. Det er derfor en målsetning å nå de ulike målgruppene med enhetlig, hensiktsmessig og kvalifisert informasjon. Det er videre et mål at folk skal vite hvor man kan finne informasjonen man trenger. For å få til dette vil prosjektet benytte intranett for å nå ansatte i de tre kommunene, samt Workplace. I tillegg vil IKT-prosjektet informere i kanalene som Nye Drammen allerede har etablert som for eksempel www.nyedrammen.no og www.facebook.com/sammeni2020 Nyhetsbrev vil bli delt i de nevnte kanalene, og dette nyhetsbrevet er det første i rekken av jevnlige nyhetsbrev frem mot 2020. Det enkelte delprosjekt vil i tillegg sikre informasjon til ansatte innenfor de ulike områdene som hver av delprosjektene dekker. Her vil prosjekteiere for delprosjektene ha en viktig rolle. Prosjektet vil også delta på samlinger og møter i de respektive kommunene der det er naturlig, hensiktsmessig og viktig med deltagelse. Hvilke arenaer har prosjektet deltatt på i desember? I desember har prosjektleder Arne Nedregård og prosjekteier for hovedprosjektet Erik Brun-Pedersen møtt alle virksomhetsledere i Drammen og Svelvik for å informere om prosjektet. Den 22. januar vil prosjektet også møte alle virksomhetsledere i Nedre Eiker. I tillegg har prosjektet gjennomført en samling for medlemmene i alle prosjektstyrene i A4.2 Den 15. januar er alle som har definerte oppgaver i et eller flere av leveranseteamene (arbeidsgrupper) invitert til en felles samling i kompetansesenteret i Drammen. Dette gjør vi for å bli kjent på tvers av delprosjektene, men også for å skape en felles forståelse av arbeidet som skal gjøres frem til 2020. Det er forventet ca. 100 mennesker på denne samlingen.
Nyheter fra delprosjektene D1 - Saksbehandling og arkiv Delprosjekt 1 er en videreføring av prosjektet «Min sak» som har innført det nye systemet for saksbehandling og arkiv, Public 360 i kommunen. Delprosjekt 1 skal også sørge for at systemene for håndtering av historiske data, løsning for mediearkiv og innsynsløsningen for politikere og innbyggere også tilrettelegges for Nye Drammen. De neste fire ukene skal prosjektleder for D1 organisere delprosjektet. Samtidig skal innholdet delprosjektet gjennomgås med teamlederne, videre skal det planlegges og utarbeides et endelig styringsdokument for delprosjektet. Hvis alt går etter planen vil man ved inngangen av mars være i gang med arbeidet som skal utføres i delprosjekt 1. Prosjekteier og prosjektstyret for delprosjekt 1 er ikke avklart ennå. D2- Administrative systemer Delprosjekt 2 har som oppgave å få på plass UBW som er systemet for regnskap, lønn og personal. Arbeidet med å få på plass dette startet rett etter sommeren ved at arbeidsgrupper utarbeidet anbefalinger som er viktige for den detaljerte planen som skal foreligge i januar 2019. I delprosjekt 2 er det flere leveranser på administrative systemer som blant annet sørger for: At ansatte kan rapportere arbeidstid og legge opp turnusplaner. At ansatte i kommunen får lønn. At kommunen kan kjøpe varer og tjenester, samt betale regningene sine. At innbyggere og virksomheter får god oppfølging ved henvendelser til kommunen. At kommunen håndtere kriser og uønskede hendelser. Prosjekteier for D2 er Direktør for administrasjon og administrativ effektivisering, Kirsti Aas Olsen. For å sikre leveransene i D2 er det etablert fem leveranseteam med medlemmer fra alle de tre kommunene. Alle teamene møtes regelmessig, og teamlederne har i tillegg presentert leveransene sine for prosjektstyret for D2. D3-Helse og velferd Digitale løsninger innen helse og velferd er kritiske, og har stor påvirkning på innbyggernes liv og helse. Digitale løsninger på dette området prioriteres høyt og skal være driftssikre fra første dag i den nye kommunen. Delprosjekt 3 har ansvar for å gjøre følgende: Etablere Gerica som fagsystem innen pleie og omsorg Etablere Socio som fagsystem for NAV Anskaffe rammeavtale for velferdsteknologi Etablere HSPro som fagsystem for helsestasjon og skolehelsetjenesten Harmonisere øvrige fag- og administrative systemer Direktør for omsorg i Nye Drammen, Hege T. Rokke er prosjekteier for delprosjekt 3. Delprosjektleder og prosjekteier har regelmessig kontakt i tillegg til prosjektstyremøtene.
For å sikre at arbeidet i delprosjekt 3 blir gjennomført er det etablert 5 leveranseteam med medlemmer fra alle tre kommuner. Alle teamene møtes regelmessig, som regel ukentlig, for å sikre fremdriften. D4-Oppvekst og utdanning Leveransene og oppgaver i delprosjekt 4 dekker sektorene skole, barnehage, flyktningetjenesten, voksenopplæringa, barnevernet, sosial- og barnevernsvakta og pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT). Flere av leveransene har som mål å samordne de fagspesifikke systemene til bruk i den nye storkommunen. Det er høy aktivitet i alle leveranseteamene. Leveranseteamet for anskaffelse av nytt oppvekstadministrativt system har ferdigstilt konkurransegrunnlaget og det ble sendt til utlysning den 18. desember. Et oppvekstadministrativt system skal blant annet ivareta administrasjon av elever i skole og barn i barnehage, samt tjenester til foresatte i den nye storkommunen. Videre er sosial- og barnevernsvakta i dialog med leverandør om kontrakt på nytt saksbehandlingssystem, og forventes å ta dette i bruk på nyåret i 2019. Det arbeides også i et av leveransteamene med porteføljen av pedagogisk programvare og applikasjoner til nettbrett for skolesektoren i Nye Drammen. Dette leveranseteamet har som mål å levere en anbefaling til prosjektstyret for D4 i mars 2019. Arbeidet forankres i alle de tre kommunene underveis. Direktør for utdanning i Nye Drammen, Karen Tone Børsum, er prosjekteier for delprosjekt 4. Prosjekteier og prosjektleder har tett dialog om leveransene i delprosjekt 4. D5 Tekniske tjenester Delprosjekt 5 startet i oktober, noe senere enn de øvrige delprosjektene i IKT-prosjektet. Samtidig er delprosjektet likevel godt i gang med å identifisere systemene som skal støtte kommunale tjenester som vann og avløp, eiendomsdrift, vei, natur, idrett, plan og byggesak, samt kart- og geodatatjenester. I de tre kommunene er det er mange ulike systemer i bruk for tekniske tjenester. Leveranseteamene for kart og geodata, plan- og bygge sak og vann og avløp er først ut, og innen kort tid komme fram til løsninger for forvaltningssystemene for sine respektive områder. Prosjektstyret ledes av prosjekteier kommunaldirektør Sten Petter Aamodt, og samarbeidet er godt etablert. D6-Harmonisering I delprosjekt 6 arbeides det med en teknisk plattform for alle brukere i den nye storkommunen. Så langt har det delprosjektet sett nærmere på hva som er beste praksis hos andre kommuner og selskaper for å sikre en bærekraftig teknisk plattform i den nye storkommunen. Delprosjektet har også anskaffet infrastruktur som blant annet servere og lisenser. Det har blitt gjennomført en workshop for å sikre at den nye plattformen dokumenteres hensiktsmessig og riktig. Det er viktig å beskrive IKT-plattformen med integrasjoner, avhengigheter og risiko for å sikre en bærekraftig plattform. Av den grunn vil det også etableres et samarbeid med Lørenskog kommune for å utveksle erfaringer på nettopp arkitektur og dokumentasjon. Delprosjekt 6 har en viktig rolle med å understøtte det tekniske arbeidet som foregår i de øvrige delprosjektene i A4.2 IKT-prosjektet.
Prosjekteier for D6 er Torun Johansen fra D-IKT, og prosjektleder og prosjektstyret møtes regelmessig. Neste nyhetsbrev for A4.2 IKT-prosjektet kan forventes medio januar 2019. Heidi Kristin Ringstad, Kommunikasjonsansvarlig for A4.2 IKT-prosjektet Mobil: 97551311 E-post: heidi.kristin.ringstad@drmk.no