SØNDRE LAND KOMMUNE MØTEPROTOKOLL side 1 Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtedato: 13.04.2015 Tid: 17:00 21.20 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre): Innkalling: Merknader: Behandlede saker: Alle * tilstede: unntatt: (autokorr.) Rune Selj (H), Finn Øksne (Felleslista/SP) og Torger Odden (AP). I tillegg møtte heller ikke Gerd Myklebust Wang og Roger Kongolo Matungulu (begge fra Felleslista/KrF) Kari Engelien Bjørlien (H), Gudbrand Engelien (Felleslista/SP) og Oddbjørn Solhaug (AP) Rådmann og kontorsjefen, samt kommunalsjefene. Videre møtte leder av kontrollutvalget i forbindelse med behandlingen av sakene 12-14/15. Dessuten møtte kommuneoverlegen under behandlingen av sak 17/15. Innkallingen og sakslisten ble godkjent (inkl. tilleggsliste og interpellasjoner). 23 av 25 representanter var til stede. Til å skrive under protokollen ble følgende utpekt: Torgeir Søfferud og Jon Odden Sakene 12 19/15 (inkl. tilleggslisten) Orienteringssaker Innledningsvis ble det gitt en presentasjon/orientering om årsrapporten for 2014 vedr. Opptur-prosjektet ved prosjektleder Gunnhild Hagberg- Karlsen dette som oppfølging av behandlingen av handlingsplanen i møtet den 16.02.2015. Presentasjonen sendes ut. Videre ble det bli gitt en orientering om flyktningarbeidet i kommunen ved flyktningkonsulent Eli Johanne Ormberg - dette etter anmodning fra Søndre Land SV. Ordføreren foreslo at orienteringen og spørsmålene som er fremkommet, følges opp som egen sak i komiteen for Helse, omsorg velferd for evt. videre behandling i kommunestyret. Presentasjonen sendes ut sammen med protokollen. Avslutningsvis orienterte ordfører om bl.a. status i følgende pågående større investeringsprosjekter og andre aktuelle saker: Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: 2860 HOV HOVTelefaks:
Svingen barnehage Hov Helsehus Ungdommens hus Bolig for unge funksjonshemmede Odnes Hovli sykehjem Selvkostområdet Samlokalisering for hjemmesykepleien og hjemmetjenesten Driftsresultatet for TOPRO Rekruttering av ny rådmann FV 247 Tildeling av krigsmedalje (Halvor Hammerstad) Interpellasjoner Interpellasjon fra Søndre Land AP vedr. arbeidsmiljøloven I tillegg til sakslisten, ble det behandlet interpellasjon fra Søndre Land Arbeiderparti med forslag om at kommunestyret vedtar følgende i forbindelse med regjeringens forslag til endringer i arbeidsmiljøloven: Ved eventuelle endringer i Arbeidsmiljøloven, i tråd med regjeringens forslag, vil Søndre Land kommune fortsatt følge lovens bestemmelser slik de lyder i dag. Representant Jon Odden (AP) redegjorde nærmere for bakgrunnen for interpellasjonen. Det ble deretter foretatt avstemming, og forslaget til vedtak vedr. interpellasjonen fra Søndre Land Arbeiderparti ble vedtatt med 17 mot 6 stemmer. Ved eventuelle endringer i Arbeidsmiljøloven, i tråd med regjeringens forslag, vil Søndre Land kommune fortsatt følge lovens bestemmelser slik de lyder i dag Spørsmål fra Søndre Land SV vedr. barnehageopptaket/grime barnehage Etter at møteinnkallingen var sendt ut, har Søndre Land SV bedt om at saken vedr. opptak til barnehagene for barnehageåret 2015-2016 og spørsmålet om fortsatt drift ved Grimebarnehage jfr. vedtaket i formannskapets møte 25.03.2015, sak 32/15 tas opp til behandling i kommunestyrets møte. Representant Hans Ingwald Gamst (Felleslista/V) ba om å få sin habilitet vurdert da han har et barn som det er søkt opptak for i Grime barnehage, og fratrådte møtet under behandlingen av habilitetsspørsmålet. Side 2 av 12
Rådmannen redegjorde for sin vurdering mht habilitetsspørsmålet. Deretter ble det foretatt votering av habilitetsspørsmålet, og det ble gjort enstemmig vedtak om at representant Hans Ingwald Gamst kan erklæres habil til å behandle saken, og tiltrådte møtet i den videre behandlingen av saken. Det ble fra enkelte representanter fremmet kritikk mht at den varslede interpellasjonen ikke er sendt kommunestyret i forkant av møtet. Ordføreren beklaget at dette ikke var gjort. Ordføreren fremmet deretter spørsmålet om hvorvidt kommunestyret vil foreta realitetsbehandling av saken i dette møtet. Forslaget om realitetsbehandling ble vedtatt med 17 mot 6 stemmer, dvs. minst 2/3- flertall. Rådmannen redegjorde for tidligere behandling av saken og viste i den forbindelse til kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2015 spørsmålet om å fastsette en nedre grense for Grime barnehage i tilknytning til hovedopptaket ble oversendt til formannskapet for videre behandling. Formannskapet gjorde i møte 11.02.2015, som sak 13/15 (oppfølging av budsjettvedtaket i kommunestyret) vedtak om at spørsmålet om å opprettholde drift ved en enkelt barnehage pga for få barn, tas opp i formannskapet til individuell behandling når situasjonen oppstår. Vedtaket i formannskapets møte 25.03.2015, sak 32/15 ble referert: 1. Formannskapet tar orienteringen om søkningen til barnehagene for barnehageåret 2015 2016 til etterretning. 2. Retten til barnehageplass etter barnehagelovens 12a må oppfylles. Merutgift utover budsjett på ca. kr. 300 000 dekkes innenfor kommunalområde oppvekst sitt budsjett. 3. Det gis tilbud i Grime barnehage barnehageåret 2015/2016. Det bevilges kr.700 000,- ekstra til kommunalområde Oppvekst. Dette finansieres ved at det i forbindelse med revideringen etter 1.tertial reduseres avsetninger til fond tilsvarende. Det jobbes videre med å undersøke alternativ plassering av barnehagen. Kostnader ved dette må finansieres ved omprioriteringer på opprinnelig investeringsbudsjett for 2015 i forbindelse med revideringen etter 1. tertial. Det bevilges kr.700 000,- ekstra til kommunalområde Oppvekst. Dette finansieres ved at det i forbindelse med revideringen etter 1.tertial reduseres avsetninger til fond tilsvarende. Det jobbes videre med å undersøke alternativ plassering av Side 3 av 12
barnehagen. Kostnader ved dette må finansieres ved omprioriteringer på opprinnelig investeringsbudsjett for 2015 i forbindelse med revideringen etter 1. tertial. Rådmannens opprinnelige innstilling ble også referert: 1. Formannskapet tar orienteringen om søkningen til barnehagene for barnehageåret 2015 2016 til etterretning. 2. Retten til barnehageplass etter barnehagelovens 12a må oppfylles. Merutgift utover budsjett på ca. kr. 300 000 dekkes innenfor kommunalområde oppvekst sitt budsjett. 3. Det gis ikke tilbud i Grime barnehage barnehageåret 2015 2016. Representant Jon Odden (AP) redegjorde for at Arbeiderpartiet har endret standpunkt mht det vedtaket som ble gjort i formannskapsmøtet 25.03.2015, og fremmet forslag om at kommunestyret isteden ga tilslutning til rådmannens opprinnelige innstilling i saken. I den påfølgende debatten fremkom det ulike synspunkter både mht ulemper og fordeler ved å opprettholde driften i Grime barnehage det kommende barnehageåret. Ordføreren fremmet deretter forslag til nytt vedtak i tråd med rådmannens opprinnelige innstilling i saken. Forslaget ble vedtatt med 20 mot 3 stemmer. 1. Formannskapet tar orienteringen om søkningen til barnehagene for barnehageåret 2015 2016 til etterretning. 2. Retten til barnehageplass etter barnehagelovens 12a må oppfylles. Merutgift utover budsjett på ca. kr. 300 000 dekkes innenfor kommunalområde oppvekst sitt budsjett. 3. Det gis ikke tilbud i Grime barnehage barnehageåret 2015 2016. Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Sted, dato Side 4 av 12
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 14/345 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2014 13/15 14/1821 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OVERHOLDELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORT FRA 2012 14/15 15/151 EIERSKAPSPOLITIKK 15/15 12/272 ARBEIDSGIVERSTRATEGI FOR SØNDRE LAND KOMMUNE 16/15 15/410 FLYSLIPP - ARRANGEMENT 17/15 14/723 FASTSETTING AV LOKAL FORSKRIFT OM ÅPEN BRENNING OG BRENNING AV AVFALL I SMÅOVNER I SØNDRE LAND KOMMUNE 18/15 15/500 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE 13.04.2015 19/15 14/364 KOMMUNEREFORMEN Side 5 av 12
12/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2014 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. Behandling: Leder for kontrollutvalget, Rolv Ludvigsen, orienterte nærmere om årsrapporten. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. 13/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OVERHOLDELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORT FRA 2012 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens konklusjoner: Kommunen har i samarbeid med anskaffelsesenheten satt i verk forebyggende tiltak for å sikre at anskaffelsesregelverket følges. Kommunen har ikke satt i verk egne kontrolltiltak rettet mot anskaffelsesregelverket eller tiltak som sikrer at anskaffelsene blir sett i sammenheng. Omfanget av rammeavtaler har økt, noe som bidrar til at regelmessige anskaffelser følger regelverket. Det foreligger brudd anskaffelsesregelverket for 7 av 12 kontrollerte anskaffelser, både når det gjelder konkurransekravet og protokollplikten. 2. Kommunestyret uttrykte etter tilsvarende gjennomgang i 2012 bekymring, og ba den gang rådmannen om å iverksette tiltak for å sikre at kommunen overholder regelverket på området (jf. k.sak 64/2012). Undersøkelsen (stikkprøven) utført i 2014 viser at det fortsatt er et forbedringspotensial, men at det jobbes med å etablere rammeavtaler på flere/nye områder. Det antas at dette vil forbedre kommunens etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser mht. konkurransekravet og protokollplikten. Side 6 av 12
3. Kontrollutvalget bes om å vurdere en ny oppfølging/stikkprøve i 2016/2017, som en del av utvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens konklusjoner: Kommunen har i samarbeid med anskaffelsesenheten satt i verk forebyggende tiltak for å sikre at anskaffelsesregelverket følges. Kommunen har ikke satt i verk egne kontrolltiltak rettet mot anskaffelsesregelverket eller tiltak som sikrer at anskaffelsene blir sett i sammenheng. Omfanget av rammeavtaler har økt, noe som bidrar til at regelmessige anskaffelser følger regelverket. Det foreligger brudd anskaffelsesregelverket for 7 av 12 kontrollerte anskaffelser, både når det gjelder konkurransekravet og protokollplikten. 2. Kommunestyret uttrykte etter tilsvarende gjennomgang i 2012 bekymring, og ba den gang rådmannen om å iverksette tiltak for å sikre at kommunen overholder regelverket på området (jf. k.sak 64/2012). Undersøkelsen (stikkprøven) utført i 2014 viser at det fortsatt er et forbedringspotensial, men at det jobbes med å etablere rammeavtaler på flere/nye områder. Det antas at dette vil forbedre kommunens etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser mht. konkurransekravet og protokollplikten. 3. Kontrollutvalget bes om å vurdere en ny oppfølging/stikkprøve i 2016/2017, som en del av utvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon. 14/15 EIERSKAPSPOLITIKK 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering, og har merket seg at kommunens vedtatte eierskapspolitill ikke fullt ut er implementert overfor de undersøkte selskapene Sølve AS (100% eierskap), Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS (50% eierskap), Topro AS (15,7/% eierskap) og GLT-Avfall IKS (8,5% eierskap) 2. Kommunestyret ber ordfører og rådmann om å følge opp rapportens anbefalinger, jfr. Rapportens kapittel 9: Side 7 av 12
I henhold til den felles eierskapspolitikken bør kommunene sammen vurdere om det er behov for å inngå en eieravtale/aksjonæravtale i GLT-Avfall, Topro AS og Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS. Når det gjelder Topro AS er det flere eiere utenom de fem kommunene, og de andre eierne bør i utgangspunktet involveres i spørsmålet om inngåelse av en eieravtale. I selskaper som ikke har etablert valgkomité (gjelder GLT-Avfall IKS), bør en slik komité komme på plass. Alle valgkomitéer bør ha skriftlige retningslinjer som de arbeider etter (gjelder Sølve AS og Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS). Det bør etableres utbyttepolitikk for den konkurranseutsatte delen av GLT- Avfall. At selskapet eventuelt ikke er i posisjon til å betale utbytte hvert år, er neppe noe argument for ikke etablere en utbyttepolitikk. I selskaper der det utnevnes politikere til styrene (GLT-Avfall IKS) er det viktig at dette gjøres ut fra en vurdering av selskapenes kompetansebehov. Viktig i denne sammenhengen er at det er/blir opprettet en valgkomité som kan foreta denne vurderingen. Det er en fordel om det er fastsatt retningslinjer for denne komitéen, der behovet for relevant kompetanse i styret kommer tydelig fram. Sølve AS, Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS og Topro AS bør gjennomføre en nærmere vurdering av om selskapene er unntatt fra offentlighetslovens regelverk, jf 2 i loven. Eierne bør ta initiativ til at det utarbeides styreinstruks i Topro AS. Styrene i alle selskapene bør innføre rutiner slik at det sikrer at det settes opp en årlig plan for styrets arbeid herunder evaluering av seg selv og daglig leder. Samtidig bør styret sende en tilbakemelding til valgkomiteen, hvor det framgår hvilken kompetanse det er behov for i styret. Kommunestyret tar til orientering at GLT Avfall IKS ikke har etablert egne etiske retningslinjer for selskapet, men at dette er under vurdering. Kommunestyret mener det er viktig at alle kommunale selskaper har egne etiske retningslinjer, og ber ordfører/rådmann følge opp dette overfor selskapet. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering, og har merket seg at kommunens vedtatte eierskapspolitill ikke fullt ut er implementert overfor de undersøkte selskapene Sølve AS (100% eierskap), Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS (50% eierskap), Topro AS (15,7/% eierskap) og GLT-Avfall IKS (8,5% eierskap) Side 8 av 12
2. Kommunestyret ber ordfører og rådmann om å følge opp rapportens anbefalinger, jfr. Rapportens kapittel 9: I henhold til den felles eierskapspolitikken bør kommunene sammen vurdere om det er behov for å inngå en eieravtale/aksjonæravtale i GLT-Avfall, Topro AS og Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS. Når det gjelder Topro AS er det flere eiere utenom de fem kommunene, og de andre eierne bør i utgangspunktet involveres i spørsmålet om inngåelse av en eieravtale. I selskaper som ikke har etablert valgkomité (gjelder GLT-Avfall IKS), bør en slik komité komme på plass. Alle valgkomitéer bør ha skriftlige retningslinjer som de arbeider etter (gjelder Sølve AS og Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS). Det bør etableres utbyttepolitikk for den konkurranseutsatte delen av GLT- Avfall. At selskapet eventuelt ikke er i posisjon til å betale utbytte hvert år, er neppe noe argument for ikke etablere en utbyttepolitikk. I selskaper der det utnevnes politikere til styrene (GLT-Avfall IKS) er det viktig at dette gjøres ut fra en vurdering av selskapenes kompetansebehov. Viktig i denne sammenhengen er at det er/blir opprettet en valgkomité som kan foreta denne vurderingen. Det er en fordel om det er fastsatt retningslinjer for denne komitéen, der behovet for relevant kompetanse i styret kommer tydelig fram. Sølve AS, Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS og Topro AS bør gjennomføre en nærmere vurdering av om selskapene er unntatt fra offentlighetslovens regelverk, jf 2 i loven. Eierne bør ta initiativ til at det utarbeides styreinstruks i Topro AS. Styrene i alle selskapene bør innføre rutiner slik at det sikrer at det settes opp en årlig plan for styrets arbeid herunder evaluering av seg selv og daglig leder. Samtidig bør styret sende en tilbakemelding til valgkomiteen, hvor det framgår hvilken kompetanse det er behov for i styret. Kommunestyret tar til orientering at GLT Avfall IKS ikke har etablert egne etiske retningslinjer for selskapet, men at dette er under vurdering. Kommunestyret mener det er viktig at alle kommunale selskaper har egne etiske retningslinjer, og ber ordfører/rådmann følge opp dette overfor selskapet. 15/15 ARBEIDSGIVERSTRATEGI FOR SØNDRE LAND KOMMUNE Kommunestyret godkjenner den framlagte Arbeidsgiverstrategi for Søndre Land kommune. Side 9 av 12
Behandling: I debatten fremkom det ulike synspunkter og innspill bl.a. relatert til rekruttering av lærlinger og rekrutteringskompetanse uten at det ble fremmet konkrete endringsforslag. Ordføreren foreslo at innkomne innspill følges opp administrativt. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret godkjenner den framlagte Arbeidsgiverstrategi for Søndre Land kommune. 16/15 FLYSLIPP - ARRANGEMENT 1. Kommunestyret vedtar å støtte arrangementet med inntil kr. 80.000. Dersom det mottas bevilgning fra andre eksterne kilder reduseres innvilget beløp forholdsmessig ut fra faktiske utgifter. Tilskuddet utbetales 50 % i forskudd etter skriftlig utbetalingsanmodning, resterende beløp utbetales mot framlagt regnskap. 2. Utgiften belastes post 14703.15050.3850 og finansieres av Fritt disposisjonsfond: Saldo pr. 20.3.15: 697.002 kroner reduseres til 617.002 kroner. 3. Det bør velges en arrangementskomité/arbeidsgruppe bestående av personer oppnevnt av formannskapet. Dersom det skal være med noen fra administrasjonen må disse utpekes av rådmannen. 4. Formannskapet oppnevner følgende til å sitte i arrangementskomiteen: Finn Øksne, Jon Odden og Ole Christian Dalby. Behandling: Ordføreren redegjorde for saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Side 10 av 12
1. Kommunestyret vedtar å støtte arrangementet med inntil kr. 80.000. Dersom det mottas bevilgning fra andre eksterne kilder reduseres innvilget beløp forholdsmessig ut fra faktiske utgifter. Tilskuddet utbetales 50 % i forskudd etter skriftlig utbetalingsanmodning, resterende beløp utbetales mot framlagt regnskap. 2. Utgiften belastes post 14703.15050.3850 og finansieres av Fritt disposisjonsfond: Saldo pr. 20.3.15: 697.002 kroner reduseres til 617.002 kroner. 3. Det bør velges en arrangementskomité/arbeidsgruppe bestående av personer oppnevnt av formannskapet. Dersom det skal være med noen fra administrasjonen må disse utpekes av rådmannen. 4. Formannskapet oppnevner følgende til å sitte i arrangementskomiteen: Finn Øksne, Jon Odden og Ole Christian Dalby. 17/15 FASTSETTING AV LOKAL FORSKRIFT OM ÅPEN BRENNING OG BRENNING AV AVFALL I SMÅOVNER I SØNDRE LAND KOMMUNE Forslag til forskrift vedtas ikke. Det utarbeides i stedet kortfattede råd og retningslinjer. Erfaringene evalueres etter en periode på f.eks. to år. Behandling: Kommuneoverlege Jens Mørch orienterte om bakgrunnen for saken. Innstillingen ble vedtatt med 16 mot 7 stemmer. Forslag til forskrift vedtas ikke. Det utarbeides i stedet kortfattede råd og retningslinjer. Erfaringene evalueres etter en periode på f.eks. to år. 18/15 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYRETS MØTE 13.04.2015 Kommunestyret tar referatsakene til etterretning. Side 11 av 12
Behandling: Iht innkallingen, var det følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte 16.02.2015 2. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.02.2015 3. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 16.03.2015 4. Kontrollrapport 2014 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Det fremkom ingen merknader, og innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret tar referatsakene til etterretning. 19/15 KOMMUNEREFORMEN Kommunestyret legger vurderingen av styrker, svakheter, muligheter og trusler til grunn for den videre prosessen knyttet til kommunereformen. Behandling: Ordføreren orienterte innledningsvis om bakgrunnen for saken, og opplyste samtidig om at det blir gjennomført en innbyggerundersøkelse om kommunereformen. Videre opplyste ordføreren om at kommunereformen også blir tema i felles regionrådsmøte 29. mai. Rådmannen gjorde oppmerksom på en skrivefeil i innstillingen, og refererte den korrekte innstillingen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret legger vurderingen av styrker, svakheter, muligheter og trusler til grunn for den videre prosessen knyttet til kommunereformen. Side 12 av 12