KOM ME I GANG MED F A G B O K F O R L A G E T S E - P O R T A L BRUKER VE IL EDNING VER SJO N 1.5 INNHOLD Innledning... 2 Forberedelse til nytt skoleår... 2 Første møte med e-portalen... 3 Administrere brukere... 4 Importere brukere... 4 Registrere enkeltbrukere... 5 Oppdatere brukere... 5 Slette brukere... 5 Flytte klasser... 7 Produkter... 8 Aktivere et produkt for skolen... 8 Aktivere brukere på et produkt... 8 Nyttige tips... 10 Endre passord... 10 Logge inn med Feide... 10 Videoer på Youtube... 10 Sortere lister... 10 1
INNLEDNING Fagbokforlagets e-portal er en felles innloggingsportal for alle digitale ressurser fra Fagbokforlaget. Fordeler med e-portalen: ett sted for administrering av alle brukere og produkter ett brukernavn og passord for alle våre produkter autentisering via FEIDE for både lærere og elever mulighet for automatisk synkronisering fra skoleadministrative systemer Denne veiledningen vil bli fortløpende oppdatert etter hvert som e-portalen oppdateres/utvides med ny funksjonalitet. FORBEREDELSE TIL NYTT SKOLEÅR Ved skolestart på høsten er det særlig tre ting skolen må gjøre i e-portalen: 1. Importer nye klasser, se s. 4 2. Flytt opp klasser og slett (deaktiver) elever som har sluttet ved skolen, se s. 7 3. Gi brukere (elever og lærere) tilgang til kurs og programmer, se s. 8 2
FØRSTE MØTE MED E-PORTALEN I Fagbokforlagets e-portal kan dere som brukere ha tre ulike roller: Skoleansvarlig/ressursperson, lærer eller elev. Hva du har tilgang til i e-portalen, er avhengig av hvilken rolle du har. Alle brukere kan logge inn på e-portalen for å kunne gå direkte videre til de ulike produktene som de har fått tilgang til fra skolen sin. Nå trenger man altså kun ett brukernavn/passord for innlogging på våre ressurser. Administratorer (skoleansvarlig/ressurspersoner) kan importere, opprette og slette brukere, de kan aktivere produkter for skolene, og de kan aktivere brukere på hvert enkelt produkt. Merk at det kan være flere administratorer på en skole. Lærere kan aktivere brukere på produktene, men kan ikke administrere andre brukere. Rollen er viktig ikke bare inne i e-portalen, men også for å styre hva ulike brukere har tilgang til i hvert enkelt produkt. Eksempel: Kartleggeren består av en elevmodul og en lærermodul. Elevmodulen er dessuten bare for elever fra 5. trinn til 1. VGS. Det betyr at elever på de trinnene kan få tilgang til Kartleggerens elevmodul, mens elever som går på andre trinn, ikke kan få tilgang til elevmodulen. Lærere får tilgang til begge modulene. Siden dette er noe som er ferdig satt opp i Kartleggeren, trenger ikke skoleadministratorer gjøre annet enn å aktivere Kartleggeren for brukerne, så blir tilgangen til de enkelte modulene automatisk styrt av rollen (og klassetrinnet) til brukerne. 3
ADMINISTRERE BRUKERE All administrasjon av brukerkontoer gjøres av skoleansvarlig og andre med rolle som ressurspersoner ved skolen. En «vanlig» lærerkonto gir foreløpig ikke tilgang til å administrere brukere. IMPORTERE BRUKERE Menyen Brukere gir en oversikt over alle registrerte brukere ved skolen. Rettighetsmessig er det tre rollenivåer: elev, lærer og ressursperson/skoleansvarlig. Disse vises adskilt i hver sin «boks». Klikk på Importer fra liste i menyen på venstre side. Dersom det er første gang importen skal gjennomføres, må importmalen lastes ned. Klikk på Hent Excel mal. Lagre malen på et sted der den er lett å finne igjen, for eksempel på skrivebordet. OBS! Importmalen består av to sider, en for elever og en for lærere. Begge sider må være med i Excel-filen som lastes opp, men det er ikke nødvendig å legge inn brukeropplysninger på begge. 1. Kolonneoverskrifter må være med i importen. 2. Alle felt skal fylles ut. 3. Personnummer (11 siffer) må fylles ut på alle brukere. 4. E-post er også brukernavnet. Det er obligatorisk for lærere, men valgfritt for elever. Dersom det ikke er oppgitt en e-postadresse for elevene, vil de bli tildelt et brukernavn. Vi anbefaler bruk av e-postadresse for lettere tilbakestilling av glemte passord. Inntil videre er også e-postadresse påkrevd for å kunne benytte nettkursene som inngår i Unik, Min vei, m.fl. 5. Klassetrinn velges fra egen nedtrekksliste. 6. Klassenavn er uten spesielle krav. Lagre Excel-arket når alle opplysningene er registrert. Lukk deretter Excel. Klikk på Bla gjennom og bla deg frem til filen med brukeropplysningene. Dersom filen har korrekt format, vil «boksen» bli grønn når filen er valgt. Klikk på Start import for å laste opp filen. Innholdet vil bli sjekket for feil/mangler, og ev. feilmeldinger vises. Klikk på Nullstill import for å avbryte dersom det er feil i importfilen. Rett opp eventuelle feil i Excel-filen og prøv på nytt. Klikk på Lagre import for å gjennomføre importen. Det er mulig å gjennomføre importen selv om det er noen feil/mangler i importfilen, men det kan resultere i at noen brukere ikke blir importert. 4
Når importen er gjennomført, sendes det automatisk en e-post til lærere med passordet. Elevene får ikke tilsendt passord selv om de er lagt inn med e-postadresser. REGISTRERE ENKELTBRUKERE I tillegg til å registrere brukere ved import er det også mulig å registrere enkeltbrukere. Gå til Brukere fra hovedmenyen for å registrere en bruker. 1. Klikk på Brukere. 2. Klikk på Ny bruker. 3. Fyll ut alle nødvendige felt i Legg til ny bruker: Personnummer: Alle brukere. Fornavn/Etternavn: Alle brukere. E-post: Kun påkrevd for administratorer/lærere, men anbefalt for elever også (e-postadressen blir brukernavnet dersom denne er registrert). Tilgangsnivå: Det må velges en rolle for den nye brukeren. Standardvalget er Elev. Klasse: Kun elever. 4. Klikk på Lagre for å opprette den nye brukeren. Passord genereres automatisk. OPPDATERE BRUKERE Det er mulig å oppdatere eksisterende brukere ved å gjennomføre en import som beskrevet i forrige avsnitt. Du kan bruke den samme importfilen på nytt med endringer på noen av brukerne, eller du kan lage en importfil med bare de brukerne som skal endres. Brukere der opplysninger er blitt endret, blir oppdatert, mens de andre brukerne blir værende uforandret. Vær nøye med at personnummer og e-post er riktig for å sikre at importrutinen klarer å matche brukerne med de som finnes i e-portalen. SLETTE BRUKERE Brukere ved skolen kan slettes (deaktiveres) fra menyvalget Brukere. Brukere som er deaktivert vil på et senere tidspunkt kunne hentes tilbake til skolen. Sletting av samtlige brukere i en klasse gjøres fra Flytt klasser. 5
1. Klikk på Brukere 2. Velg brukeren som skal slettes (deaktiveres) 3. Klikk på Deaktiver. 4. Bekreft at brukeren skal deaktiveres, klikk på Deaktiver bruker. 6
FLYTTE KLASSER Ved flytting av klasser klikk på Flytt klasser. Her presenteres oversikten over alle tilgjengelige elever som kan flyttes. 1. Dersom klassen du vil flytte elevene til, ikke eksisterer, må du først lage en ny klasse (med klassenavn/trinn) før klassen flyttes opp. Klikk på Ny klasse, fyll inn ønsket klassenavn og tilsvarende trinn og trykk Lagre. Etter det følges prosessen som beskrevet under, for å flytte elever til den nye klassen. 2. Velg trinn og klassenavn for den klassen som skal flyttes opp et trinn. Elevene i den valgte klassen vises nå på skjermen. Velg deretter nytt trinn og nytt klassenavn i nedtrekksmenyen under Ny klasse for elever. 3. Klikk på Flytt elever for å flytte elevene til ny klasse/nytt trinn. Det kun mulig å flytte elevene i en klasse om gangen. Skal klasser slås sammen må elevene flyttes til den nye klassen en klasse om gangen. 4. Klikk på Lagre endringer for å gjennomføre flyttingen. Klikk på Nullstill for å avbryte flyttingen. Deaktivering («sletting») av elevene i en klasse kan gjøres etter at «gammel» klasse er valgt og elevene vises i listen. Klikk på Deaktiver brukere for «slette». 7
PRODUKTER Under menyen Mine produkter finner hver enkelt bruker en oversikt over alle produktene man har tilgang til. «Produkter» betyr alle digitale ressurser fra Fagbokforlagets som krever innlogging. Produktene er delt inn tematisk i nettsteder, digitale bøker (d-bøker), apper og andre ressurser. AKTIVERE ET PRODUKT FOR SKOLEN Et produkt blir aktivert for skolen av Fagbokforlaget eller av administrator ved skolen etter at dere har kjøpt lisens på produktet. Når et produkt er aktivert for skolen, følger det med et visst antall brukeraktiveringer som kan brukes på skolen. Fordelingen av disse aktiveringene gjøres ved hver enkelt skole. Se avsnittet Aktivere brukere på et produkt lenger ned i denne veiledningen. En oversikt over hvilke produkter dere har lisens på ved skolen, finnes under Produkter i hovedmenyen. AKTIVERE BRUKERE PÅ ET PRODUKT Når et produkt er aktivert på skolen, må dere velge hvilke brukere som skal ha tilgang til produktet. Dette gjøres fra menyen Brukergrupper. Når du har valgt et produkt, kan du se hvilke grupper som er opprettet for dette produktet. Er det første gang brukere ved skolen skal få tilgang, må dere først opprette en ny brukergruppe for dette produktet. Klikk på Ny.. i boksen Brukergrupper for å lage en ny gruppe. Skriv inn navn på gruppen og velg en primærveileder. Øvrige lærere som legges til i gruppen sammen med elevene vil bli satt opp som sekundærveiledere. Bytte av primærveileder gjøres ved å slette eksisterende primærveileder fra gruppen. Første lærer som deretter legges inn i gruppen blir ny primærveileder. Sletting av en brukergruppe medfører at alle brukerne i gruppen mister tilgangen til det aktuelle produktet. NB! Kartleggeren støtter ikke flere brukergrupper. Alle brukere som har tilgang er i samme brukergruppe. 8
Aktiveringen av produktet for den enkelte bruker gjøres på følgende måte: 1. Velg produkt / produktgruppe i listen over Aktive produkter (1). 2. Velg en brukergruppe eller opprett en ny gruppe (2). 3. Dersom det er valgt en produktgruppe (her Veien inn komplett) velges hvilke kurs brukerne skal få tilgang til ved å klikke på Rediger.. (3). Bruk Ctrl eller Shift for å velge flere kurs / netressurser. Obs! 4. Boksen Kurs / nettressurs for valgt gruppe viser en oversikt over hvilke kurs / nettressurser som er valgt (4). 5. Klikk på Slett.. for å slette en brukergruppe. Alle brukere i gruppen vi da miste tilgangen til kurs / nettressurser som var tildelt gruppen (5). 6. Velg brukere som skal være med i gruppen. Lærere og elever kan gis tilgang samtidig (6). 7. Klikk på Lagre endringer for å gi valgte brukere tilgang til kurs / nettressurser (7). Obs! For enkelte produkter kan det ta noe tid før e-portalen får overført brukertilgangen til produktet. Planlegg for dette, slik at tilgangen gis helst dagen før det skal tas i bruk. Obs! Dersom det velges en produktgruppe, må det også velges hvilke kurs / nettressurser fra produktgruppen brukerne skal få tilgang til, ellers får ikke brukerne tilgang til noe (3 og 4). 9
NYTTIGE TIPS ENDRE PASSORD Under menyen Min profil vises opplysningene som er lagret om deg som bruker. Klikk på knappen Endre passord? for å endre passord. LOGGE INN MED FEIDE Mange skoler har allerede begynt å bruke Feide, og vil da ha mulighet for å la brukerne logge inn ved hjelp av Feide. Innlogging med Feide krever at personnummer (11 siffer) er registrert på brukeren. Alle brukere registrert i e-portalen etter at denne ble operativ august 2013 skal være registrert med personnummer, men for brukere som ble hentet inn fra Kartleggeren mangler dette. Disse brukerne kan oppdateres med nødvendige opplysninger ved hjelp av brukerimporten beskrevet på side 4. Vær nøye med å fylle ut importmalen med identiske opplysninger til det som allerede er registrert på brukerne for å unngå at det i stedet blir opprettet en ny bruker. VIDEOER PÅ YOUTUBE Vi har laget flere videoer som viser mange av funksjonene i e-portalen. Disse er lagt ut på http://youtube.no/fagbokforlaget. SORTERE LISTER Alle lister/oversikter i e-portalen kan sorteres på kolonneoverskrifter. Klikk på en kolonneoverskrift for å sortere på den aktuelle kolonnen. 10