Kriseberedskapsplan for NTNU i Gjøviks studenter i utlandet Formålet med kriseberedskapsplanen er at NTNU i Gjøvik skal være best mulig forberedt dersom en krise skulle ramme NTNUs studenter som oppholder seg i utlandet, og at man ved hjelp av vedtatte prosedyrer skal kunne reagere og håndtere situasjonen på en profesjonell og hensiktsmessig måte. I Enhet for Internasjonalisering sin beredskapsplan, defineres prosedyrer for universitetets studenter før og under utenlandsoppholdet. Dersom en krisesituasjon skulle oppstå, vil den kreve rask respons fra NTNU, og det er derfor viktig at ansatte og studenter er kjent med prosedyrene. Gjennom registrering av studentenes utenlandsopphold får NTNU i Gjøvik muligheten til å reagere raskt dersom en krisesituasjon skulle inntreffe. Planen synliggjør hvilket ansvar NTNU i Gjøvik har for ulike kategorier av NTNU i Gjøviks studenter i utlandet, og hvor ansvaret ligger internt ved NTNU i Gjøvik. Beredskapsplanen gjelder også for internasjonale studenter som studerer ett eller to semester (utveksling) ved NTNU i Gjøvik som en del av sin grad. 1
Contents Forklaring... 3 Hva er en krise?... 3 Om beredskapsplanen... 3 1. NTNU i Gjøvik studenter: ansvar og rettigheter... 4 1A Studenter som er på delstudium ved avtaleinstitusjoner... 4 Studentens ansvar... 4 Enhet for Internasjonaliserings ansvar... 4 Avdelingen/seksjonens ansvar... 5 1B Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis... 5 Studentens ansvar... 5 Avdelingen/seksjonens ansvar... 5 Enhet for Internasjonaliserings ansvar... 6 1C Free movers med forhåndsgodkjenning fra NTNU i Gjøvik... 6 Studentens ansvar... 6 Enhet for Internasjonaliserings ansvar... 6 1D Studenter på privat utenlandsopphold... 7 2A Gruppereiser organisert av NTNU i Gjøvik... 7 Avdelingen/seksjonens ansvar... 7 Kontaktpersonens ansvar... 7 Deltakernes ansvar... 7 Enhet for Internasjonaliserings ansvar... 8 2B Studentorganisert gruppereise... 8 Avdelingen/seksjonens ansvar... 8 Deltakernes ansvar... 8 Kontaktpersonens ansvar... 8 Enhet for Internasjonaliserings ansvar... 9 3 Internasjonale utvekslingsstudenter ved NTNU i Gjøvik.... 10 Studentens ansvar... 10 Enhet for Internasjonaliserings ansvar... 10 Avdelingen/seksjonens ansvar... 10 2
Forklaring Hva er en krise? Med krise forstår vi følgende hendelser som involverer studenter eller ansatte ved NTNU i Gjøvik. Plutselig dødsfall Alvorlig ulykke Alvorlig sykdom Brann og eksplosjon Alvorlig bekymring for ansatt eller student (f.eks. suicid) Andre alvorlige hendelser som vold, savnede studenter, opptøyer, terrorhandlinger, krigslignende tilstander, epidemier og naturkatastrofer Strafferettslige forhold som involverer NTNU, eller som rammer NTNUs omdømme Situasjoner som studenter oppfatter som truende Bekymringsmeldinger for studenter Ikke alle kriser er livstruende eller akutte. Den som blir kjent med, eller oppdager en krisesituasjon må vurdere om det er nødvendig å tilkalle nødetatene (brannvesen, politi, ambulanse), eller om det er tilstrekkelig å varsle NTNUs ledelse. NTNU skal ikke overta nødetatenes ansvar, men skal i samarbeid med disse sørge for best mulig beredskap og oppfølging på lokalt plan. Beredskapsplanen skal hjelpe oss med dette. Om beredskapsplanen Denne beredskapsplanen er et vedlegg til NTNU i Gjøviks «BEREDSKAPSPLAN for kriser, brann, ulykker og alvorlige hendelser». Denne overordnede beredskapsplanen for NTNU i Gjøvik beskriver ansvarsfordeling internt. Dersom det er uoverensstemmelser mellom denne og beredskapsplanen for NTNU i Gjøvik vil det være NTNU i Gjøviks plan som er den gjeldende. 3
1. NTNU i Gjøvik studenter: ansvar og rettigheter Med NTNU i Gjøvik-student menes en semesterregistrert student med gyldig studierett ved NTNU i Gjøvik. NTNU i Gjøvik-studenter i utlandet deles inn i 6 kategorier med ulikt ansvar og ulike rettigheter i forhold til NTNU i Gjøvik: 1. Enkeltstudenter A. Studenter som er på delstudium ved avtaleinstitusjoner (utveksling/study abroad). B. Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis. C. Free-movers med forhåndsgodkjenning fra NTNU i Gjøvik D. Studenter på privat utenlandsopphold 2. Studentgrupper A. Gruppereiser organisert av NTNU i Gjøvik B. Studentorganisert gruppereise 3. Internasjonale studenter ved NTNU i Gjøvik Beredskapsplanen omfatter NTNU i Gjøvik-studenter på utenlandsopphold av kategoriene 1A-B-C og 2A-B, samt internasjonale studenter på delstudium ved NTNU i Gjøvik, kategori 3. 1A Studenter som er på delstudium ved avtaleinstitusjoner Dette er studenter som tar et delstudium i utlandet ved en av NTNU i Gjøviks avtaleinstitusjoner. Studentene kan reise alene eller i grupper. Oppholdet er alltid forhåndsgodkjent. Studentene skal ha en administrativ koordinator ved Enhet for Internasjonalisering og en faglig kontaktperson ved avdeling/seksjon. NTNU i Gjøvik vil ikke sende studenter til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Studentens ansvar Levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til den administrative koordinatoren ved NTNU i Gjøvik Vite hvem som er administrativ koordinator ved Enhet for Internasjonalisering og faglig kontaktperson på avdeling/seksjon, slik at disse kan kontaktes ved behov Holde NTNU i Gjøvik oppdatert på adresse/e-postadresse/telefon i utlandet Registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales Tegne forsikring for utenlandsopphold myndigheter og vertsinstitusjonen Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Enhet for Internasjonaliserings ansvar Definere studentens administrative koordinator Vurdere sikkerheten ved utvekslingsstedene 4
Avklare ansvar ved mottakerinstitusjon ved forhandling av avtale Gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise Gi beskjed om at studenter må tegne forsikring for utenlandsopphold Samle inn og arkivere opplysningsskjema/egenerklæring for studenter Registrere utenlandsoppholdet i Felles Studentsystem (FS) Oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/epostadresse/telefon i utlandet m.m. Kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner. Dette koordineres eventuelt med avdeling/seksjon Samarbeide med vertsinstitusjonen i håndteringen av krisesituasjoner Være i telefonberedskap for studentene. Avdelingen/seksjonens ansvar Definere studentens faglige kontaktperson ved avdelingen/seksjonen Samarbeide med Enhet for Internasjonalisering om å kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner Samarbeide med Enhet for Internasjonalisering og vertsinstitusjonen i håndteringen av krisesituasjoner. 1B Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis Dette er studenter som er i utlandet på datainnsamling/feltarbeid/kurs/praksis som er Forhåndsgodkjent ved NTNU i Gjøvik. Studenter som får forhåndsgodkjenning for datainnsamling/feltarbeid/praksis og har tilknytning til en avtaleinstitusjon kan registreres som utvekslingsstudenter og tilhører kategorien 1A. Studentens ansvar Levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til avdelingen/seksjonen Vite hvem ved avdelingen/seksjonen som kan kontaktes ved behov Holde Enhet for Internasjonalisering ved NTNU i Gjøvik oppdatert på adresse/epostadresse/telefon i utlandet Registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales Tegne forsikring for utenlandsopphold myndigheter og vertsinstitusjonen Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Følge gjeldende feltinstrukser Avdelingen/seksjonens ansvar Informere studentene dersom det finnes særskilte feltinstrukser ved /seksjonen og/eller vertsinstitusjonen Definere studentens kontaktperson ved avdelingen/seksjonen dersom veileder ikke kan fungere som dette Informere Enhet for Internasjonalisering om datainnsamlingen/feltarbeidet/kurset/ praksisen 5
Enhet for Internasjonaliserings ansvar Gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise Gi beskjed om at studenter må tegne forsikring for utenlandsopphold Samle inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter Registrere utenlandsoppholdet i FS Oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/epostadresse/ telefon i utlandet m.m. Arkivere opplysningsskjema/egenerklæring for studenter Kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 1C Free movers med forhåndsgodkjenning fra NTNU i Gjøvik Dette er studenter som tar delstudium i utlandet ved et universitet hvor de har ordnet studieplassen selv. Utvekslingen er ikke organisert gjennom en NTNU i Gjøvik-avtale, men vil likevel være forhåndsgodkjent. Dersom opplegget ikke er forhåndsgodkjent, vil det falle inn under kategori 1D. Merk at det kun er studieopplegget som godkjennes, og ikke stedet eller utvekslingen for øvrig. Studentene får ikke samme oppfølging og støtte som de som reiser til avtaleinstitusjoner, men kan om nødvendig henvende seg til Enhet for Internasjonalisering. Studentens ansvar Levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter Holde NTNU i Gjøvik oppdatert på adresse/e-postadresse/telefon i utlandet Vite hvem ved NTNU i Gjøvik som kan kontaktes ved behov Registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette anbefales Tegne forsikring for utenlandsopphold myndigheter og vertsinstitusjonen Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Enhet for Internasjonaliserings ansvar Gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise Gi beskjed om at studenter må tegne forsikring for utenlandsopphold Samle inn og arkivere opplysningsskjema/egenerklæring for studenter Registrere utenlandsoppholdet i FS Oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/epostadresse/ telefon i utlandet m.m. Kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 6
1D Studenter på privat utenlandsopphold Dette er studenter på utenlandsopphold som ikke er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved NTNU i Gjøvik, og som heller ikke er en gruppereise av kategorien 2A eller 2B. Denne gruppen studenter har dermed intet ansvar eller rettigheter overfor NTNU i Gjøvik relatert til utenlandsoppholdet. 2A Gruppereiser organisert av NTNU i Gjøvik I motsetning til kategori 2B er dette en gruppereise hvor NTNU i Gjøvik har hovedansvaret for både det faglige innholdet og de praktiske rammene rundt reisen. Representanter fra NTNU i Gjøvik vil alltid delta på turen. Avdelingen/seksjonen ved NTNU i Gjøvik er ansvarlig for at oppholdet organiseres og gjennomføres på en trygg og forsvarlig måte. Det vil ikke bli arrangert reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. En representant fra NTNU i Gjøvik som deltar på gruppereisen skal utnevnes til kontaktperson. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, NTNU i Gjøvik, ambassader/konsulat og andre. Avdelingen/seksjonens ansvar Utnevne en representant fra NTNU i Gjøvik som deltar på gruppereisen til kontaktperson og vite hvordan denne kan nås Sende gruppeskjema, opplysningsskjema/egenerklæring for studenter, samt reisedetaljer fra gruppen til Enhet for Internasjonalisering før gruppen reiser ut Beholde kopi av gruppeskjema og reisedetaljer fra gruppen Kontaktpersonens ansvar Informere avdelingen/seksjonen om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse Være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området Sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av opplysningsskjema/ egenerklæring for studenter, og levere alle skjemaene til avdelingen/seksjonen før avreise Vite hvem ved NTNU i Gjøvik som kan kontaktes ved behov Gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise Gi beskjed om at studenter må tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig myndigheter Ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon Deltakernes ansvar Vite hvem som er gruppens kontaktperson og hvordan denne kan nås Levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til kontaktpersonen Vite hvem ved NTNU i Gjøvik som kan kontaktes ved behov Tegne forsikring for utenlandsopphold myndigheter og vertshøgskolen 7
Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Enhet for Internasjonaliserings ansvar Arkivere skjemaene Kontakte grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 2B Studentorganisert gruppereise Dette er gruppereiser organisert av studenter, og med en tematikk som er relevant for studieprogrammet. Enkelte av disse studieturene får økonomisk støtte fra NTNU i Gjøvik, og på noen av dem deltar NTNU i Gjøvik-ansatte. Det dreier seg likevel om studentorganiserte opplegg der høgskolen ikke har ansvar for å vurdere sikkerheten. NTNU i Gjøvik skal ikke støtte reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Det skal utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, NTNU i Gjøvik, ambassader/konsulat og andre. I tillegg skal det utnevnes en kontaktperson ved avdelingen/seksjonen. Denne skal ikke være deltaker på reisen. Avdelingen/seksjonens ansvar Definere kontaktperson ved avdelingen/seksjonen Ta imot gruppeskjema, opplysningsskjema/egenerklæring for studenter, informasjon om kontaktperson, samt reisedetaljer for gruppen Sende gruppeskjema, opplysningsskjema/egenerklæring for studenter, samt reisedetaljer for gruppen til Enhet for Internasjonalisering før gruppen reiser ut Beholde kopi av gruppeskjema og reisedetaljer fra gruppen Deltakernes ansvar Utnevne en kontaktperson blant deltakerne i gruppen og vite hvordan denne kan nås Levere inn opplysningsskjema/egenerklæring for studenter til gruppens kontaktperson Vite hvem som er kontaktperson ved avdelingen/seksjonen og hvem ved NTNU i Gjøvik som kan kontaktes ved behov Tegne forsikring for utenlandsopphold myndigheter og vertshøgskolen Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Kontaktpersonens ansvar Informere avdelingen/seksjonen om hvem som er kontaktperson og hvordan denne kan nås Informere avdelingen/seksjonen om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse Være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området Sørge for utfylling av gruppeskjema og innsamling av opplysningsskjema/ egenerklæring for studenter, og levere alle skjemaene til avdelingen/seksjonen før avreise 8
Vite hvem som er kontaktperson ved avdelingen/seksjonen og hvem ved NTNU i Gjøvik som kan kontaktes ved behov Gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise Gi beskjed om at studenter må tegne forsikring for utenlandsopphold, enten kollektiv eller personlig myndigheter Ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon Enhet for Internasjonaliserings ansvar Arkivere skjemaene Kontakte grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner 9
3 Internasjonale utvekslingsstudenter ved NTNU i Gjøvik. Dette er studenter som tar et delstudium ved NTNU i Gjøvik gjennom en av våre avtaleinstitusjoner. Studentene kan reise alene eller i grupper. Oppholdet er alltid forhåndsgodkjent. Studentene skal ha en administrativ koordinator ved Enhet for Internasjonalisering og en faglig kontaktperson på avdeling ved NTNU i Gjøvik, samt en administrativ koordinator og en faglig kontaktperson ved sin hjemmeinstitusjon. Studentens ansvar Levere inn søknadsskjema for internasjonale studenter via sin hjemmeinstitusjon til NTNU i Gjøvik Vite hvem som er administrativ koordinator ved Enhet for Internasjonalisering og faglige kontaktperson på avdeling/seksjon hjemme og ved NTNU i Gjøvik, slik at disse kan kontaktes ved behov Holde NTNU i Gjøvik oppdatert på adresse/e-postadresse/telefon, registreres i Studentweb Registrere seg hos politiet ved ankomst / gyldig oppholdstillatelse i Norge Ha gyldige forsikring for utenlandsopphold Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Enhet for Internasjonaliserings ansvar Definere studentens administrative koordinator Avklare ansvar ved mottakerinstitusjon ved forhandling av avtale Gi studentene generell veiledning og råd Registrere delstudiet i FS Oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/epostadresse/telefon m.m. Samarbeide med hjemmeinstitusjonen i håndteringen av krisesituasjoner Avdelingen/seksjonens ansvar Definere studentens faglige kontaktperson ved avdelingen/seksjonen. Samarbeide med Enhet for Internasjonalisering og vertsinstitusjonen i håndteringen av krisesituasjoner. 10