1 Eilif Boligsameie Til seksjonseierne i Eilif Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Eilif Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Eilif Boligsameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Eilif Boligsameie avholdes onsdag 29. april 2015 kl. 18:00 i Kilentunet, Kilenveien 55, 1366 Lysaker Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra styret, bom for å redusere trafikk i eplehagen Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlem for 2 år B) Valg av valgkomité Lysaker 26.03.2015 Styret i Eilif Boligsameie Anders Hungnes Tautra /s/ Lenn Solheim /s/ Linn Åberg Unhjem /s/
3 Eilif Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Anders Hungnes Tautra Arnstein Arnebergs Vei 1 Styremedlem Lenn Solheim Arnstein Arnebergs Vei 1 Styremedlem Linn Åberg Unhjem Arnstein Arnebergs Vei 7 Valgkomiteen Andre Lind-Nilsen Pettersen Arnstein Arnebergs Vei 3 Lenn Solheim Arnstein Arnebergs Vei 1 Linn Åberg Unhjem Arnstein Arnebergs Vei 7 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Eilif Boligsameie Sameiet består av 84 seksjoner. Eilif Boligsameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 912450902, og ligger i Bærum kommune med følgende adresse: Arnstein Arneberg Vei 1 Arnstein Arneberg Vei 3 Arnstein Arneberg Vei 5 Arnstein Arneberg Vei 7 Arnstein Arneberg Vei 9 Gårds- og bruksnummer : 41 949 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Eilif Boligsameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.
4 Eilif Boligsameie Styrets arbeide Første driftsår for Eilif Boligsameie medførte vesentlig tid til etablering av et velfungerende sameie. Styret forventet at den totale arbeidsmengden ville bli redusert i 2014. Det har imidlertid vært nødvendig med tilsvarende arbeidsmengde i 2014. Dette er bakgrunnen for at styrehonoraret foreslås uendret fra 2013. Styrets arbeid har inkludert følgende: - 1 års befaringer av fellesområder - Vedlikehold og oppfølging av driftsavtaler (vaktmester, ventilasjon, brannalarm, kabel-tv, ol.) - Kommunikasjon med Skanska vedrørende diverse utfordringer etter overlevering Det har i 2014 som i 2013 vært utfordringer med blant annet ventilasjon, vann, gulv/parkett i leilighetene, garasjeport, heiser og brannalarm. Styret har fulgt opp disse sakene fortløpende med leverandør og Skanska. Utover oppgaver som i stor grad skyldes at sameiet er nyetablert, har styret blant annet gjort følgende: - Behandling av saker fra beboerne fortløpende. Styret mottar fremdeles svært mange henvendelser fra beboerne. Styret har frem til nå hatt et høyt servicenivå ovenfor beboerne i Arneberg Hage, noe vi mener har vært nødvendig og ønskelig i en etableringsfase. Dette har imidlertid ført til stor arbeidsbelastning på styremedlemmene. For at det skal være attraktivt for beboere å sitte i fremtidige styrer, mener vi det er nødvendig å redusere servicenivået noe fremover. - Innkjøp av utstyr og istandsetting av treningsrom og skibod/smørerom - Kommunikasjon med utbyggere av Fornebuporten, Trekanttomten, Øksenøyveien, Kilenkollen og Kilenåsen. - Attestering/godkjenning av innkommende fakturaer, og kommunikasjon med forretningsfører. - Håndtering av vannlekkasje - Gjennomgang av årsberetning og årsregnskap, samt forberede ordinært sameiemøte. - Jevnlige kontroller av feilparkering i parkeringsanlegget - To av medlemmene i Eilif representerer sameiet i Innabo Garasjesameie. - Tenning av julegran for beboerne 01/12.
5 Eilif Boligsameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 2 334 936. Av dette er andre inntekter kr 61 632 som består i hovedsak av refusjon fra forsikringsselskapet IF, samt viderefakturert nabosameiet samt garasjesameiet. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 2 376 576. Dette er kr 422 576 høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak tjenester fra Canal Digital 2013 som ble bokført i 2014, samt kostnader til fjernvarmepumpe også for 2013 bokført i 2014. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr 21 745 og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 750 064. Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for 2015. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
6 Eilif Boligsameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med noe høyere energikostnader enn for 2014. I tillegg er det budsjettert med fjernvarmekostnader kr 200 000. Forsikring Forsikringspremien for 2015 forventes å øke med 7 %. Premieendringen vil reflektere byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Eilif Boligsameie. Lån Eilif Boligsameie har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på 2 % økning av de ordinære felleskostnadene fra 01.07.2015. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Lysaker 26.03.2015 Styret i Eilif Boligsameie Anders Hungnes Tautra /s/ Lenn Solheim /s/ Linn Åberg Unhjem /s/
9 Eilif Boligsameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 2 225 616 745 065 2 225 616 2 282 000 Innbetalinger 47 688 0 0 0 Andre inntekter 3 61 632 420 000 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 2 334 936 1 165 065 2 225 616 2 282 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-16 920 0-12 000-17 000 Styrehonorar 5-120 000 0-84 000-120 000 Revisjonshonorar 6-4 500 0-4 000-5 000 Forretningsførerhonorar -116 210-38 033-115 000-120 000 Konsulenthonorar 7-31 996-1 843-5 000-18 000 Drift og vedlikehold 8-340 220-79 792-374 000-340 000 Forsikringer -212 672-135 394-190 000-227 000 Kommunale avgifter 9-418 243-91 712-450 000-450 000 Kostnader sameie 16-72 090 0 0-75 000 Energi/fyring 10-360 961-33 501-90 000-380 000 Kabel-/TV-anlegg -326 951 0-255 000-255 000 Andre driftskostnader 11-355 813-13 762-375 000-272 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -2 376 576-394 036-1 954 000-2 279 000 DRIFTSRESULTAT -41 640 771 029 271 616 3 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 12 19 905 793 0 0 Finanskostnader 13-11 -12 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 19 895 781 0 0 ÅRSRESULTAT -21 745 771 810 271 616 3 000 Overføringer: Til opptjent egenkapital 771 810 Fra opptjent egenkapital 21 745
10 Eilif Boligsameie BALANSE EIENDELER Note 2014 2013 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 260 7 769 Kundefordringer 128 5 126 Kortsiktige fordringer 14 119 577 29 988 Energi som avregnes 15 55 353 0 Driftskonto i OBOS-banken 76 340 1 053 295 Sparekonto i OBOS-banken 817 318 0 Sparekonto i OBOS-banken II 37 454 0 SUM OMLØPSMIDLER 1 106 430 1 096 178 SUM EIENDELER 1 106 430 1 096 178 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 750 064 771 810 SUM EGENKAPITAL 750 064 771 810 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 88 632 28 020 Leverandørgjeld 267 734 42 605 Energi som avregnes 0 36 028 Annen kortsiktig gjeld 0 217 715 SUM KORTSIKTIG GJELD 356 366 324 368 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 106 430 1 096 178 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Lysaker,26.03.2015, STYRET FOR EILIF BOLIGSAMEIE ANDERS HUNGNES TAUTRA /s/ LENN SOLHEIM /s/ LINN ÅBERG UNHJEM /s/
... 11 Eilif Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Bredbånd 119 952 Felleskostnader 1 934 400 Vedlikeholdsfond 37 200 Kabel-TV 134 064 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 2 225 616 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Viderefakturert Arnstein Boligsameie 2 709 Viderefakturet Inabo Garasjesameie 2 948 Korrigeringer på reskontro 128 IF2013 55 848 SUM ANDRE INNTEKTER 61 632
12 Eilif Boligsameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -16 920 SUM PERSONALKOSTNADER -16 920 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 120 000 I tillegg har styret fått dekket styremiddag for kr 3 000, jf. note 11. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 4 500 NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -8 000 OBOS Eiendomsforvaltning AS -5 738 Andre konsulenthonorarer -18 258 SUM KONSULENTHONORAR -31 996 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -12 035 Drift/vedlikehold VVS -58 813 Drift/vedlikehold elektro -7 325 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -55 322 Drift/vedlikehold heisanlegg -96 236 Drift/vedlikehold fyringsanlegg -16 535 Drift/vedlikehold brannsikring -18 938 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -44 789 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -30 226 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -340 220 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -289 643 Renovasjonsavgift -128 600 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -418 243
13 Eilif Boligsameie NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -146 507 Andre fyringskostnader -214 454 SUM ENERGI / FYRING -360 961 NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lyspærer og sikringer -3 241 Vaktmestertjenester -255 366 Renhold ved firmaer -26 096 Snørydding/gressklipping -7 854 Andre fremmede tjenester -4 965 Trykksaker -2 399 Andre kostnader tillitsvalgte -3 000 Andre kontorkostnader -345 Porto -4 394 Bank- og kortgebyr -2 401 Velferdskostnader -45 753 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -355 813 NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 1 893 Renter av sparekonto i OBOS-banken 17 572 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 440 SUM FINANSINNTEKTER 19 905 NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld -11 SUM FINANSKOSTNADER -11 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) 119 577 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 119 577 NOTE: 15 ENERGI SOM AVREGNES Fjernvarme -417 852 Innkrevd akonto 409 446 Administrasjonsgebyr fra Thechem -46 947 SUM ENERGI SOM AVREGNES 55 353
14 Eilif Boligsameie NOTE:16 KOSTNADER SAMEIE Akonto felleskostnader boder og teksnisk rom, Inabo garasjesameie 37 890 Felleskostnader gjesteparkering, Inabo garasjesameie 34 200 SUM KOSTNADER SAMEIE 72 090
15 Eilif Boligsameie 5. INNKOMNE FORSLAG A) Bom for å redusere trafikk i eplehagen Det foreslåes å settes opp en bom for å redusere trafikk i eplehagen. Formålet er redusere plagsomt støy for beboere og gjøre området mer barnevennlig. Bommen vil sette opp etter innkjøringen til Garasjen, se vedlagte plantegning. Vi har forhørt oss med Bærum Kommune og de har ingen motsigelser mot at en slik bom settes opp. Vi har også kontrollert med Skanska at foreslåtte løsning ikke skader grunnen, og da spesielt taket på garasjen. Det bygges derfor et eget fundament for bommen, slik at det ikke er risiko for å skade garasjen. I første omgang foreslås det å sette opp en bom. Siden innkjørselen er bred, vil det trolig fremdeles være mulig å kjøre forbi uten å åpne bommen. Dersom en bom ikke reduserer trafikk tilstrekkelig gis styret fullmakt til å sette opp ytterligere en bom som peker mot den første bommen. Bommen vil være manuell og vil ikke være låst. Bommen står oppe en periode etter at den er åpnet, før den lukkes automatisk. Det vil derfor være mulig å operere bommen for en person. Kostnadene for å sette opp den første bommen er 24 500 + mva. Dersom det viser seg nødvendig to bommer, koster dette ytterligere 17 500 + mva. Forutsatt at forslaget også blir godkjent i sameiemøte til Arnstein Boligsameie blir kostnadene delt etter gjeldende brøk.
16 Eilif Boligsameie
17 Eilif Boligsameie Orientering om sameiets drift Nøkler/skilt Nøkler kan bestilles hos styret ved Lenn Solheim. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 670094. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.