Styremøte Innkalling med sakspapirer kl 08.30 15.30 Sted: Røkenes Gård - Afrikarommet
Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord HF Observatør fra brukerutvalget for Sykehusapotek Nord HF Deres ref.: Vår ref.: 2013/90 Dato: 24.09.2013 Innkalling til styremøte i Sykehusapotek Nord HF I henhold til tidligere avtalt møteplan og i samråd med styreleder, innkalles med dette til styremøte i Sykehusapotek Nord HF onsdag kl 8.30-15.30. Møtet avholdes på Røkenes Gård i Harstad. Styremøtet vil ved behov bli lukket for offentligheten for behandling av saker og/eller orienteringer som er unntatt offentlighet. Saksdokumenter er vedlagt. Forfall meldes Sykehusapotek Nord HF på telefon 77 62 62 56 eller på e-post til Sykehusapotek.Nord@unn.no. Med vennlig hilsen Anne Helen Hansen styreleder Espen Mælen Hauge direktør Postadresse: Fakturaadresse: Telefon: 77 62 62 56 Saksbehandler: Sykehusapotek Nord HF Postboks 6147 Sykehusapotek Nord HF c/o Fakturamottak Telefaks: Internett: 77 62 66 69 www.sykehusapotek-nord.no Helge K. Pettersen Telefon: 77 66 96 26 9291 TROMSØ Postboks 4226 8608 Mo i Rana E-post: Org.nummer: sykehusapoteket.tromso@unn.no MVA 983 974 937 NO Saksbehandlers e-post: helge.k.pettersen@unn.no
Godkjenning av innkalling og saksliste Styresak nr: 30 2013 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen I samråd med styreleder er følgende saksliste satt opp til styremøtet : Sak 30-2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Side 1 Sak 31-2013 Godkjenning av protokoll fra styremøte 30. mai 2013 Side 2 Sak 32-2013 Rapport 2. tertial 2013 Side 9 Sak 33 2013 Bærekraftanalyse budsjett 2014-2021 Side 27 Sak 34 2013 Styrets møteplan 2014 Side 41 Sak 35 2013 Tilgjengelighet til publikumsavdelingene Side 44 Sak 36 2013 Ressurssituasjonen i HF-ledelsen Side 48 Sak 37-2013 Informasjonssaker Side 53 1. Medarbeiderundersøkelsen (MU) 2013 2. Seniorpolitikk i Helse Nord, et utviklingsprosjekt 3. Sykehusapotek Nords deltakelse i øvelse Barents Rescue 4. Orientering om samarbeidsavtale med Helse Finnmark HF 5. Grossistanbud 2015 Sak 38 2013 Evaluering av direktør (u.off. jf. Offl 23, 1. ledd) Side 54 Sak 39 2013 Tema 2013 pasientsikkerhet Side 55 Sak 40 2013 Eventuelt Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den. Espen Mælen Hauge direktør 1
Godkjenning av protokoll fra styremøte 30. mai 2013 Styresak nr: 31 2013 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner protokoll fra styremøtet 30. mai 2013. Espen Mælen Hauge Direktør 2
Protokoll Møtetype: Styremøte i Sykehusapotek Nord HF Tidspunkt: 30. mai 2013 kl 10.00-15.00 Møtested: Tilstede: Forfall: Møterom L7.209 Medisin og helsefag, Universitetet i Tromsø Anne Helen Hansen, styreleder Børge Wahl, styrets nestleder Kristin Larssen, styremedlem Alf Lorentzen, styremedlem Svein Iversen, styremedlem Anne Lise Reiersen, vara styremedlem Bjørg Helene Jenssen, styremedlem Sissi Lundblad, styremedlem Fra administrasjonen: Espen Mælen Hauge, direktør Helge K. Kjerulf Pettersen, økonomisjef Observatør: Dag Utnes, leder av brukerutvalget Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 21, 28, 22, 23, 24, 26, 25, 27 og 29. Sak 21/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 30. mai 2013. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 30. mai 2013. 3
Sak 22/13 Godkjenning av protokoll fra styremøte 20. mars 2013 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 20. mars 2013. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 20. mars 2013.. Sak 23/13 Rapport 1. tertial 2013 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial 2013. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial 2013. Sak 24/13 Bærekraftanalyse budsjett 2014-2021 Direktørens innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar denne saken som styrets innspill til plan- og budsjettarbeidet i Helse Nord for 2014-2021. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF ber om en samlet investeringsramme i perioden på 39 millioner. 4
Styremedlem Alf Lorentzen fremmet følgende forslag til nytt vedtaks punkt: 3. Styret for Sykehusapotek Nord HF viser til at forventet utvikling i pensjonskostnader og mulig redusert omsetning som følge av samhandlingsreformen, vil gi betydelige utfordringer i forhold til et resultatkrav på 0. Styret viser også til usikkerheten vedrørende kostnadene som følger av nye produksjonslokaler. Direktørens innstilling med styremedlemmets tillegg ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar denne saken som styrets innspill til plan- og budsjettarbeidet i Helse Nord for 2014-2021. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF ber om en samlet investeringsramme i perioden på 39 millioner. 3. Styret for Sykehusapotek Nord HF viser til at forventet utvikling i pensjonskostnader og mulig redusert omsetning som følge av samhandlingsreformen, vil gi betydelige utfordringer i forhold til et resultatkrav på 0. Styret viser også til usikkerheten vedrørende kostnadene som følger av nye produksjonslokaler. Sak 25/13 Oppfølging av anbefalinger gitt i internrevisjonsrapport 7/2012 fra Helse Nord Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar direktørens redegjørelse for hvordan anbefalingene i internrevisjonsrapport 7/2012 er fulgt opp til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar direktørens redegjørelse for hvordan anbefalingene i internrevisjonsrapport 7/2012 er fulgt opp til orientering. 5
Sak 26/13 Tilslutning til vedtak om nye bygg ved NLSH HF og UNN HF inkl. produksjonslokaler for sykehusapotek Direktøren fremmet følgende innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF er tilfreds med det pågående samarbeidet mellom helseforetakene i regionen for å følge opp avvikene i Statens legemiddelverks tilsynsrapporter. Styret er likevel bekymret for at standarden på sykehusapotekenes produksjonslokaler kan gå utover kvaliteten på egenproduserte legemidler dersom det ikke snarest mulig blir etablert nødvendig finanisering av slike lokaler i samarbeid mellom foretakene og det regionale helseforetaket. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF støtter UNN-styrets vedtak i sak 37-2013 nr. 1 som godkjenner idé- og konseptrapport for UNNs PET-senter, inklusive produksjonslokaler for Sykehusapoteket i Tromsø. 3. Styret for Sykehusapotek Nord støtter de vurderinger og vedtak som adm.dir. og styret ved Nordlandssykehuset HF fremmer overfor styret i Helse Nord RHF om behovet for og finansiering av nye lokaler for hele Sykehusapoteket i Bodø og anbefaler RHF-styret om å gi sin godkjenning. Direktøren fremmet følgende reviderte innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF forventer at standarden på lokalene som leies ut til Sykehusapotek Nord oppfyller apoteklovgivningens krav til produksjonslokaler, og at disse har en hensiktsmessig lokalisering i forhold til sykehusenes og sykehusapotekenes drift. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF støtter de vurderinger og vedtak som adm.dir. og styret ved Nordlandssykehuset HF fremmer overfor styret i Helse Nord RHF om behovet for og finansiering av nye lokaler for hele Sykehusapoteket i Bodø og anbefaler RHF-styret om å gi sin godkjenning. Direktørens reviderte innstilling ble enstemmig vedtatt. 6
Endelig vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF forventer at standarden på lokalene som leies ut til Sykehusapotek Nord oppfyller apoteklovgivningens krav til produksjonslokaler, og at disse har en hensiktsmessig lokalisering i forhold til sykehusenes og sykehusapotekenes drift. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF støtter de vurderinger og vedtak som adm.dir. og styret ved Nordlandssykehuset HF fremmer overfor styret i Helse Nord RHF om behovet for og finansiering av nye lokaler for hele Sykehusapoteket i Bodø og anbefaler RHF-styret om å gi sin godkjenning. Sak 27/13 Informasjonssaker 1. Nasjonal brukerundersøkelse sykehusapotek 2. Sykehusapotek Nords deltakelse i øvelse Barents rescue 3. Seniorpolitikk i Helse Nord, et utviklingsprosjekt 4. Medarbeiderundersøkelsen (MU) 2013 5. Evaluering av legemiddelinnkjøpssamarbeidet 6. Referat brukerutvalg Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Sak 28/13 Tema 2013: Pasientsikkerhet Avdelingsleder Nina Bjæring Brox ved avdeling for farmasifaglig rådgivning ved Sykehusapoteket i Tromsø presenterte arbeidet ved Universitetssykehuset Nord-Norge om innføring av generisk ordinering. Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar presentasjonen til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. 7
Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar presentasjonen til orientering. Sak 29/13 Eventuelt 1. Endring av møteplan 2. Evaluering av møtet Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF flytter styreseminar og styremøte fra 26.-27. september 2013 til 1.-. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF flytter styreseminar og styremøte fra 26.-27. september 2013 til 1.-. 8
Rapport 2. tertial 2013 godkjenning Styresak nr: 32-2013 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Vedlegg: Rapport 2. tertial 2013 Resultatrapport til Helse Nord RHF Målekort (u.off. 23 første ledd) I henhold til oppdragsdokumentet skal Sykehusapotek Nord HF utarbeide en rapport per tertial. Det skal rapporteres særskilt på personal, herunder utviklingen i sykefravær, økonomisk resultat, bemanningsutvikling og risikostyring. Rapporten skal behandles av styret før oversendelse til Helse Nord RHF Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 2. tertial 2013. Espen Mælen Hauge direktør 9
Rapport 2. tertial 2013 Innhold: 1 Økonomi... 2 1.1 Inntekter... 3 1.2 Varekostnader... 5 1.3 Lønns- og personalkostnader... 6 1.4 Andre driftskostnader... 6 1.5 Resultat... 6 1.6 Prognose... 6 1.7 Investeringer... 6 2 Personal... 7 2.1 Årsverksutvikling... 7 2.2 Faste stillinger og deltid... 8 2.3 Sykefravær... 8 3 Risikostyring og internkontroll... 9 3.1 Status vedrørende risikostyring... 9 3.1.1 Ventetid i publikumsavdelingene... 9 3.1.2 Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll... 10 3.1.3 Aktivitetsnivå og økonomisk resultat... 10 10
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 2 av 11 1 Økonomi Regnskapet for 2. tertial 2013 viser et overskudd på 2,09 millioner. For samme periode i 2012 var resultatet et underskudd på 0,41 millioner. Det er budsjettert med et overskudd på 1,10 millioner per 2. tertial, slik at resultatet er 0,98 millioner høyere enn budsjettert. Resultat august Budsjett august Avvik Resultat hittil i år Budsjett hittil i år Avvik Resultat 2012 Endring Inntekter 27 684 28 504-820 226 772 234 991-8 219 223 007 3 765 Varekostnader 22 138 22 617-479 180 714 186 750-6 035 179 658 1 056 Dekningsbidrag 5 546 5 887-341 46 058 48 242-2 184 43 349 2 709 Lønns- og personalkostnader 3 782 4 312-530 36 194 38 028-1 834 34 990 1 204 Andre driftskostnader 882 1 270-388 8 403 9 647-1 244 9 300-898 Finansinntekter 82 67 15 626 536 90 535 91 Resultat 964 373 591 2 087 1 103 984-407 2 494 Regnskapet for august 2013 viser et overskudd på 0,96 millioner. Det er budsjettert med et overskudd på 0,37 millioner, slik at resultatet er 0,59 millioner høyere enn budsjettert. 1500 000 1000 000 500 000 Regnskap 2013 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett 2013 Regnskap 2012 Akkumulert budsjettavvik -500 000-1000 000 Figuren over viser resultat per måned for 2012 og 2013, samt budsjett per måned i 2013 og akkumulert budsjettavvik hittil i år. Resultatet har variert mindre fra måned til måned i 2013 enn det gjorde i 2012. Etter 1. tertial var resultatet noe lavere enn budsjettert, mens det har vært bedre enn budsjettert alle månedene deretter. 11
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 3 av 11 1.1 Inntekter Inntektene er 8,2 millioner lavere enn budsjettert, og 3,8 millioner høyere enn på samme tid i 2012, dette tilsvarer en økning på 1,7 %. Regnskap hittil i år Budsjett hittil i år Avvik Regnskap 2012 Endring i kroner Endring % Sykehusekspedisjon og produksjon 131 225 136 531-5 306 130 545 680 0,5 % Publikumssalg 87 738 89 359-1622 85 986 1 752 2,0 % Rådgivning og klinisk farmasi 5 650 6 429-779 5 191 459 8,9 % Annet 2 159 2 672-513 1 285 874 68,0 % Sum inntekter 226 772 234 991-8 219 223 007 3 765 1,7 % Omsetningen er lavere enn budsjettert for alle forretningsområder. Avviket er størst for salg til sykehus. Salget til sykehusene har bare økt med 0,5 % i forhold til i 2012. Salg av medikamenter til sykehusene 14000 000 12000 000 10000 000 8000 000 6000 000 4000 000 2000 000 2012 2013 Akkumulert endring 0-2000 000-4000 000 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August NLSH UNN Omsetningen av medikamenter til Universitetssykehuset Nord-Norge er uendret i forhold til samme periode i fjor. I Tromsø har det vært en økning på 1,5 %, i Harstad har det vært en reduksjon på 3,8 %, mens det er en reduksjon på 7,2 % i Narvik. Antall leverte pakninger (eks. endoser) er uendret i forhold til i 2012. Det har vært en liten økning i gjennomsnittsprisen på leverte pakninger. Dette medfører en liten omsetningsøkning. Omsetningen av medikamenter til Nordlandssykehuset er redusert med 1,7 %. I Bodø har det vært en reduksjon på 4 %, mens det har vært en økning på 22 % i Lofoten og 1 % i Vesterålen. Antall leverte pakninger til Nordlandssykehuset er redusert med 6,8 %. Reduksjonen i antall pakninger har blitt kompensert noe av at gjennomsnittsprisen på leverte pakninger har økt med 6,2 %. 12
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 4 av 11 Reduksjonen i salget til sykehusene er forårsaket av at aktiviteten i sykehusene er lavere planlagt, og lavere enn forrige år. Antall DRG-poeng på UNN hittil i år er redusert med 1 % i forhold til i fjor, mens reduksjonen er på 2 % for NLSH. Salg av H-resepter fra publikumsavdelingene er ikke inkludert i disse tallene. Publikumsavdelingene Omsetningen i publikumsavdelingene har økt med 2,0 % i forhold til samme periode i 2012. Tromsø har en økning på 5,5 %, Harstad på 26,4 % mens Bodø har en reduksjon på 6,2 %. I Tromsø har antall solgte pakninger gått opp med 3,3 % mens antall ordinasjoner har økt med 1,2 %. Dette vil si at det er flere pakninger per resept og at gjennomsnittsprisen på pakningene som selges har økt. I Bodø har det vært en reduksjon i antall pakninger på 5,7 %, mens antall ordinasjoner er redusert med 7,1 %. Gjennomsnittsprisen per pakning har altså økt noe. Det antas at byggearbeidene ved NLSH forklarer mye av reduksjonen i omsetning. I Harstad har antall pakninger økt med 13,9 %, mens antall ordinasjoner har økt med 9,3 %. Det har altså både vært en økning i kunder og en økning i gjennomsnittsprisen på solgte medikamenter. Rådgivning og klinisk farmasi Rådgivning og klinisk farmasi er lavere enn budsjettert, men har økt i forhold til i 2012. Økningen kommer av at det nå leveres rådgivning til Helgelandssykehuset. Det har tatt lengre tid enn forutsatt i budsjettet å få begge stillingene på Helgeland besatt. Dette gjør at rådgivningsinntektene er lavere enn budsjettert. Rådgivning til kommuner har også vært noe lavere enn budsjettert. Normalt er aktiviteten mot kommunene høyest på høsten. 13
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 5 av 11 1.2 Varekostnader Vareforbruket er på 85,8 % per 2. tertial, noe som er 0,4 prosentpoeng høyere enn budsjettert. For samme periode i 2012 var vareforbruket på 85,7 %. 50 000 45 000 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Budsjett 2013 15 000 10 000 5 000 0 Bodø Harstad Tromsø Totalt Figuren over viser dekningsbidraget (inntekter-varekostnader) per apotek og totalt per 2 tertial 2012 og 2013, samt budsjett for 2. tertial 2013. Dekningsbidraget er 2,1 millioner lavere enn budsjettert, og 2,8 millioner høyere enn i 2012. Dersom salget av medikamenter hadde vært som budsjettert ville dekningsbidraget vært om lag 1 million høyere. Dersom vareforbruket hadde vært som budsjettert ville dekningsbidraget vært ytterligere 0,2 millioner høyere. For Sykehusapoteket i Tromsø er vareforbruket 0,5 prosentpoeng høyere enn budsjettert. Vareforbruket har økt med 0,4 prosentpoeng i forhold til 2. tertial 2012. Dekningsbidraget er 0,2 millioner lavere enn budsjettert og 1,6 millioner høyre enn i 2012. Det er hovedsakelig lavere salg av rådgivning til kommuner enn budsjettert og en økning i vareforbruket i publikumsavdelingen som gjør at dekningsbidraget er noe lavere enn budsjettert. For Sykehusapoteket i Bodø er vareforbruket 0,5 prosentpoeng høyere enn budsjettert. Vareforbruket har økt med 0,5 prosentpoeng i forhold til i 2012. Vareforbruket er uendret for salg til publikum, mens det har økt for salg til sykehusene. Dette kommer av økning i gjennomsnittsprisen per pakning. Dekningsbidraget er 1,7 millioner lavere enn budsjettert som følge av redusert omsetning og økt vareforbruk. For Sykehusapoteket i Harstad er vareforbruket 0,1 prosentpoeng lavere enn budsjettert og 0,4 prosentpoeng lavere enn i 2012. Dekningsbidraget er 0,2 millioner lavere enn budsjettert, og 0,1 millioner lavere enn i 2012. Budsjettavviket kommer av lavere omsetning mot sykehusene enn budsjettert. Reduksjonen i forhold til 2012 kommer av at UNN har overført rådgivningstimer fra Harstad og Narvik til Tromsø. 14
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 6 av 11 1.3 Lønns- og personalkostnader Lønns- og personalkostnadene er 1,8 millioner lavere enn budsjettert. Dette kommer av lavere lønnsoppgjør enn budsjettert, vakante stillinger og høyere svangerskaps- og sykelønnsrefusjoner enn budsjettert. I tråd med Helse Nords føringer var det budsjettert med et lønnsoppgjør på 4,0 %. Lønnsoppgjøret i Sykehusapotek Nord ble på 3,5 %. Dette medfører reduserte kostnader på 0,3 millioner på årsbasis. Som følge av endring i parametrene for beregning av pensjonskostnader har Sykehusapotek Nord har fått en oppdatert pensjonsberegning. Denne viser at pensjonskostnadene i 2013 blir 0,5 millioner høyere enn budsjettert. Pensjonskostnadene er ført i henhold til denne. Per august gir dette et budsjettavvik på 0,3 millioner. I forhold til i 2012 har lønns- og personalkostnadene økt med 1,2 millioner. 0,6 millioner av økningen kommer av økningen i pensjonskostnader. Resten av økningen er forårsaket av generell lønnsøkning. 1.4 Andre driftskostnader Andre driftskostnader er 1,2 millioner lavere enn budsjettert. Kostnader til reparasjoner og vedlikehold og lisenser er noe høyere enn budsjettert. Øvrige kostnader er lavere enn budsjettert. Dette gjelder særlig kostnader til utstyr, reisekostnader og annen kostnad. 1.5 Resultat Resultatet per 2. tertial er 1,1 millioner høyere enn budsjettert. Dekningsbidraget er 2,1 millioner lavere enn budsjettert, dette oppveies av at lønnskostnader og andre driftskostnader til sammen er 3,1 millioner lavere enn budsjettert. 1.6 Prognose Prognosen er satt til et overskudd på 0,5 millioner. Vakante stillinger har nå blitt besatt, og det er stor usikkerhet forbundet med salgsutviklingen i 3. tertial. Dette gjør at prognostisert resultat ikke settes høyere. 1.7 Investeringer Per august har det påløpt investeringskostnader på 0,24 millioner. Dette gjelder anskaffelse isolator til Sykehusapoteket i Tromsø og kostnader i forbindelse med planlagt flytting og ombygging i Harstad. 15
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 7 av 11 2 Personal 2.1 Årsverksutvikling Faste månedsverk 92 90 88 86 84 82 2011 2012 2013 80 78 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren over viser utviklingen i faste månedsverk tre siste år. Gjennomsnittlig antall faste månedsverk har økt med 0,3 fra 2. tertial 2012 til 2. tertial 2013. Per 2. tertial er bemanningen stort sett i tråd med budsjettet. Antall faste månedsverk har økt med tre fra juli til august. Dette kommer av at en vakant stilling er besatt, at en ansatt er tilbake fra permisjon, og at en person er ansatt i svangerskapsvikariat. Som en følge av skifte av personalsystem høsten 2012 får vi nå også statistikk over variable månedsverk: Variable månedsverk 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2012 2013 16
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 8 av 11 Vikarer brukes primært i forbindelse med ferieavvikling. Figuren viser at bruken av variable månedsverk er høyest i juli. 2.2 Faste stillinger og deltid Sykehusapotek Nord har 12 ansatte som jobber i deltid. Ingen av disse jobber ufrivillig deltid. Årsakene til deltidsarbeidet er familiesituasjon, alder, kombinasjon med andre jobber og helsesituasjon. De aller fleste ansatte har faste stillinger i foretaket. De som ikke har faste stillinger er vikarer for ansatte i permisjon eller har midlertidige stillinger som er eksternt finansiert. 2.3 Sykefravær Sykefraværet for Sykehusapotek Nord HF per juli 2013 var på 8,0 %. For samme periode i fjor var fraværet på 8,2 %. Egenmeldinger S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær Per juli 2012 1,6 % 0,1 % 0,8 % 2,0 % 3,7 % 8,2 % Per juli 2013 1,3 % 0,1 % 0,9 % 2,1 % 3,6 % 8,0 % Endring -0,3 % 0,0 % 0,1 % 0,1 % -0,1 % -0,2 % I forhold til samme periode i 2012 har det vært små endringer i fraværet. Egenmeldte fravær er noe redusert. Figuren under viser utviklingen i fravær per måned. 012 % 010 % 008 % 006 % 004 % 002 % 000 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Fravær 2012 Fravær 2013 En rekke tiltak for å redusere fraværet har blitt iverksatt de siste årene. 17
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 9 av 11 HMS-organiseringen er vitalisert og apotekenes samarbeidsutvalg tydeliggjort (omtrent tilsvarende sykehusenes KVAM-grupper), og dermed er temaet arbeidsmiljø forankret der dette hører hjemme og der det sikres best påvirkning, det vil si hos de ansatte selv og deres nærmeste ledere. Sykehusapotek Nord følger IA-systemet, men har avbyråkratisert saksbehandlingen. Det handler først og fremst om å bry seg og komme i god dialog med den syke om hva begge partene i samarbeid kan gjøre for å få til eventuell tilrettelegging. Godt tilrettelagte kompetansehevingstiltak og muligheter for kurs og faglig utvikling gir motivasjon og arbeidslyst. Sykehusapotek Nord gjennomførte i mai Helse Nords arbeidsmiljøundersøkelse. 3 Risikostyring og internkontroll Kravet til risikostyring fremgår av Oppdragsdokumentet 2013 punkt 10.2: Risiko og krav endres over tid. Prosessen for intern styring og kontroll må derfor følges opp for å sikre at styret og ledelsen har rimelig grad av sikkerhet for at helseforetakets målsettinger vil bli oppfylt. Helse Nord RHF har identifisert tre hovedmål for risikostyringen for 2013: 1. Fristbrudd skal unngås, og ventetiden skal ned for de som i dag venter for lenge. 2. Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokus på alle nivå. 3. Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Helseforetakene skal: Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. 3.1 Status vedrørende risikostyring Per 1. tertial har Sykehusapotek Nord gjennomført risikovurdering av de relevante overordnede målsettingene. Denne ble lagt fram for styret i forbindelse med rapporteringen per 1. tertial. Siden risikovurderingen ble gjennomført er følgende tiltak iverksatt eller under iverksettelse: 3.1.1 Ventetid i publikumsavdelingene Ventetiden for reseptekspedering i publikumsavdelingene er et område det jobbes med å redusere. For publikumsavdelingen i Harstad anses ikke ventetid å være et problem. Dette apoteket er så lite at det ikke er installert køsystem, slik at det er vanskelig å registrere ventetiden her. 18
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 10 av 11 For Sykehusapoteket i Bodø er ventetiden som følger: Ventetid 0 5 min 5-10 min 10-15 min 15-20 min > 20 min 2. tertial 2012 69 % 20 % 8 % 2 % 1 % 2013 79 % 16 % 4 % 1 % 0 % Tabellen viser at ventetiden i 2013 har vært lavere enn for 2. tertial 2012. Dette har sannsynligvis sammenheng med at aktiviteten ved Sykehusapoteket i Bodø er redusert i forhold til i 2012. For Sykehusapoteket i Tromsø er ventetiden som følger: Ventetid 0 5 min 5-10 min 10-15 min 15-20 min > 20 min Per 2. tertial 2012 29 % 21 % 16 % 12 % 22 % Per 2. tertial 2013 37 % 23 % 16 % 10 % 14 % Ventetiden i Tromsø er betydelig lengre enn i Bodø. I Bodø er det så godt som ingen som venter i mer enn 20 minutter. Per 2. tertial 2013 har 14 % av kundene (3 478 personer) ventet mer enn 20 minutter på å bli ekspedert. I forhold til i 2012 har ventetiden gått ned i Tromsø. Færre personer venter lenge på å bli ekspedert, samtidig som flere kunder venter mindre enn 10 minutter. Det fokuseres fortsatt på å redusere ventetiden. Det viktigste tiltaket for å oppnå redusert ventetid er ombygging av publikumsavdelingen. 3.1.2 Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll Følgende styringsvariabler ble identifisert: 1. Antall arbeidstimer klinisk farmasøytiske tjenester skal øke: Sykehusapotek Nord har fått tildelt midler fra Helse Nord øremerket klinisk farmasi. Dette vil bidra til en midlertidig økning av arbeidstimer til klinisk farmasi i alle helseforetakene i Helse Nord. 2. Produksjonslokaler skal samsvare med krav i apoteklovgivningen: Ny isolator er under anskaffelse i Tromsø. Ellers er nye produksjonslokaler under planlegging i Bodø, Harstad og Tromsø. 3. Økt bruk av DocMap blant ansatte og ledere: Internkontrollprosjektet i Sykehusapotek Nord fortsetter. Det ryddes opp i prosedyrer, ansatte og ledere får opplæring og systemet er gjort mer brukervennlig, både med hensyn på å finne relevante opplysninger og på å melde og behandle avvik. 3.1.3 Aktivitetsnivå og økonomisk resultat Følgende styringsvariabler ble identifisert: 1. Aktivitetsnivået må styres for å oppnå budsjettert resultat: Tønsys (system for elektronisk bestilling fra sykehusavdeling til apotek) er tatt i bruk i Bodø og Tromsø. Dette har økt kapasiteten til å levere apotekstyrt legemiddellager. Salget av handelsvarer øker i tråd med målsetningen. Det er fortsatt nødvendig å øke aktiviteten i publikumsavdelingene, særlig i Bodø der det er nedgang i aktiviteten som følge av ombygging av Nordlandssykehuset. 19
Rapport 2. tertial 2013 Sykehusapotek Nord HF Side 11 av 11 2. Et økonomisk resultat i tråd med budsjett: Varelagrene vurderes for å unngå kassasjon, verdien av varer med lav omsetning går gjennomgående ned i foretaket, dette gir utslag på kassasjonen. Antall ASL-kunder er økt. Bemanningen vurderes kontinuerlig for å holde lønnskostnadene under kontroll. 20
Økonomirapportering til Helse Nord RHF 2013 Sykehusapotek Nord HF Periode: Aug Tall i mill kr August Akkumulert per August Akkumulert per Årsestimat vs årets budsjett Årsestimat vs fjorårets resultat Årsestimat Endring Endring Årsbudsjett 2013 per Avvik i Årsresultat Estimat -13 vs Endring i Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % ift 2012 i % 2013 August kr 2012 resultat -12 % Andre driftsinntekter 27,7 28,5-0,8-3 % 226,7 234,8-8,1-3 % 4,0 2 % 351,5 344,3-7 332,8 11,5 3 % Sum driftsinntekter 27,7 28,5-0,8-3 % 226,8 234,8-8,0-3 % 4,1 2 % 351,5 344,3-7 332,8 11,5 3 % Varekostnader knyttet til aktivitet 22,1 22,6-0,5-2 % 180,6 186,7-6,0-3 % 1,2 1 % 279,2 274,1-5 268,3 5,8 2 % Innleid arbeidskraft 0,0 0,0 0,0 0 % 0,1 0,0 0,1 0 % 0,1 0 % 0,0 0,0 0 0,2-0,2-100 % Lønn til fast ansatte 2,7 2,8-0,2-6 % 25,8 26,8-0,9-3 % 0,4 2 % 41,6 40,2-1 39,3 0,9 2 % Vikarer 0,2 0,0 0,2 0 % 0,6 0,0 0,6 0 % 0,4 236 % 0,0 0,7 1 0,4 0,3 100 % Overtid og ekstrahjelp 0,0 0,1-0,1-98 % 0,1 0,2-0,1-59 % -0,1-41 % 0,3 0,2 0 0,2 0,0 15 % Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 1,0 1,0 0,0 4 % 8,3 8,1 0,3 4 % 0,6 7 % 12,1 12,5 0 11,7 0,8 7 % Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -0,5 0,0-0,5 7590 % -1,6-0,3-1,4 533 % -0,2 13 % -0,3-2,0-2 -2,0 0,0 1 % Annen lønnskostnad 0,4 0,4 0,0-5 % 3,0 3,2-0,2-7 % 0,2 9 % 5,1 5,1 0 4,8 0,3 7 % Sum lønn og innleie ekskl pensjon 2,7 3,3-0,6-17 % 27,9 29,9-2,0-7 % 0,9 3 % 46,8 44,2-3 42,7 1,5 3 % Avskrivninger 0,0 0,0 0,0-12 % 0,4 0,4 0,0-7 % -0,1-23 % 0,6 0,6 0 0,7-0,1-15 % Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 % Andre driftskostnader 0,8 1,2-0,4-31 % 8,0 9,2-1,2-13 % -0,8-9 % 13,7 13,3 0 12,8 0,5 4 % Sum driftskostnader 26,8 28,2-1,4-5 % 225,3 234,3-8,9-4 % 1,7 0,8 % 352,3 344,7-8 336,2 8,5 2,5 % Driftsresultat 0,9 0,3 0,6 188 % 1,5 0,6 0,9 157 % 2,4 260 % -0,8-0,4 0-3,5 3,1-88 % Finansinntekter 0,1 0,1 0,0 22 % 0,6 0,5 0,1 19 % 0,1-20 % 0,8 0,9 0 0,8 0,1 6 % Finanskostnader 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % 0,0 0,0 0 0,0 0,0-100 % Finansresultat 0,1 0,1 0,0 22 % 0,6 0,5 0,1 17 % 0,1-17 % 0,8 0,9 0 0,8 0,1 6 % Ordinært resultat 1,0 0,4 0,6 158 % 2,1 1,1 1,0 89 % 2,5 647 % 0,0 0,5 1-2,6 3,1-119 % 21
Bærekraftsanalyse budsjett 2014-2021 Styresak nr: 33 2013 Møtedato: 30. mai 2013 Saksbehandler: økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Ref. tidligere sak: 24 2013 Bærekraftanalyse budsjett 2014-2021 5 2013 Budsjettregulering og investeringsoversikt 27-2011 Anskaffelse av lagerautomat Vedlegg: Budsjettbrev 2 budsjett 2014 I henhold til budsjettbrev 1 Plan 2014 2021, inkludert rullering av investeringsplan, skulle helseforetakene utarbeide bærekraftsanalyser for perioden 2014 2021. Denne analysen ble styrebehandlet i de enkelte foretakene innen 6. juni 2013. I styresak 72-2013 Plan 2014-2017, inkludert rullering av investeringsplan vedtok styret i Helse Nord RHF at: Helseforetakene må oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 16. september 2013, med de endringer i rammebetingelsene som følger av denne saken. Siden Sykehusapotek Nord HF ikke har styremøter i perioden 30. mai 2. oktober behandles saken i møte 2. oktober. Dette er meddelt Helse Nord. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar denne saken som styrets innspill til plan- og budsjettarbeid i Helse Nord for 2014-2021. Espen Mælen Hauge direktør 27
Saksfremlegg Investeringsplan og periodisering av årlig investeringsramme I styresak 73 2013 i styret til Helse Nord RHF fikk Sykehusapotek Nord følgende investeringsrammer: 2013: 3 millioner 2014: 3 millioner 2015: 23 millioner 2016: 3 millioner I tillegg har Sykehusapotek Nord kr 3,4 millioner i ubrukte investeringsmidler fra tidligere år. Total investeringsramme for 2013-2016 blir da 35,4 millioner. I styresak 73 2013 har Helse Nord RHF tilpasset investeringsplanen i henhold til Sykehusapotek Nords innspill. Sykehusapotek Nord har ikke fått investeringsmidler for perioden 2017-2021. Revidert investeringsplan er som følger (tall i millioner): 2013 2014 2015 2016 Ombygging Harstad 0,5 2,5 Bytte av pc-er pga w indow s 7 0,2 Opprusting publikum Tromsø 1 Nye lokaler lab Tromsø 10 Nye lokaler lab Bodø 10 Lagerautomat Tromsø 3,5 Isolator Tromsø 0,5 0,5 Isolatorer Harstad og Bodø 1,5 Annet 0,5 0,5 3 Sum investeringer 2,2 5 24 3 De foreslåtte investeringene er i tråd med tidligere vedtak i styret for Sykehusapotek Nord (sak 5-2013 og 27-2011), men periodiseringen av disse er endret som følge av at det tar lengre tid å få etablert nye lokaler enn tidligere forutsatt. De foreslåtte investeringene vil medføre økte kostnader, hovedsakelig som følge av økte avskrivninger (tall i hele tusen). Avskr.tid 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Ombygging Harstad 20 75 150 150 150 150 150 150 150 Bytte av pc'er pga windows 7 3 67 67 67 Opprusting publikum Tromsø 8 125 125 125 125 125 125 125 125 Ombygging lab Tromsø 20 250 500 500 500 500 500 500 Ombygging lab Bodø 20 250 500 500 500 500 500 500 Lagerautomat Tromsø 8 219 438 438 438 438 438 438 Isolatorer Tromsø 8 90 125 125 125 125 125 125 125 Isolatorer Harstad og Bodø 8 93 188 188 188 188 188 188 188 Annet 10 50 100 250 400 400 400 400 400 Sum avskrivninger investeringsplan 0 500 1 474 2 343 2 426 2 426 2 426 2 426 2 426 Avskrivninger inv. 2002-2013 568 500 400 300 200 100 100 100 100 Sum avskrivninger 568 1 000 1 874 2 643 2 626 2 526 2 526 2 526 2 526 28
Tiltak for å oppnå balanse De planlagte investeringene gjør at det vil være nødvendig å gjennomføre tiltak for å oppnå balanse. Tiltak Risiko 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Prisøkning kurer og effektivisering Harstad 2 100 160 160 160 160 160 160 160 Økt omsetning PU-Tromsø 2 700 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 Prisøkning kurer og effektivisering Tromsø 2 320 640 640 640 640 640 640 Prisøkning kurer og effektivisering Bodø 2 500 500 500 500 500 500 Besparelser/økt inntekt automat 1 250 500 500 500 500 500 500 Økt pris isolatorproduksjoner Harstad og Bodø 2 150 240 240 240 240 240 240 240 Økt antall kurer Tromsø - kommuner med videre 2 250 250 250 250 250 250 250 250 Økt omsetning PU-Bodø etter ombygging og flytting 3 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 Omdisponering av farmasøyt til ek-cyt-prosjekt 1 300 Sum tiltak risiko 1 1 450 490 740 740 740 740 740 740 Sum tiltak risiko 2 2 1 050 1 730 2 550 2 550 2 550 2 550 2 550 2 550 Sum tiltak risiko 3 3 0 0 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 Sum tiltak 1 500 2 220 4 790 4 790 4 790 4 790 4 790 4 790 De ulike risikokategoriene som er benyttet er: 1. Usannsynlig at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan 2. Lav sannsynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan 3. Middels sannsynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Tiltakene som er listet opp gir indikasjoner på hvordan investeringene kan finansieres. I forbindelse med ombygging og nybygging av produksjonslokaler og anskaffelser av produksjonsutstyr, forutsettes det både effektivisering av driften som følge av nye lokaler og medfinansiering fra sykehusene. Økt bruk av isolatorer gir økt holdbarhet på de produserte produktene, noe som gjør at de kan selges til nye kunder. Ombygging og modernisering av publikumsavdelingene forventes å gi effekt i form av økt salg, både av medikamenter og handelsvarer, og dermed bedre resultat. I forbindelse med investering i lagerautomater og lignende frigjøres det tid som kan brukes til å øke andelen apotekstyrt legemiddellager i sykehusene eller annet inntektsøkende arbeid. Tiltakene som er spesifisert over er ikke tilstrekkelige for å oppnå et resultat i balanse for 2014 og 2015. Ytterligere tiltak med resultateffekt på 0,9 millioner i 2014 og 1,4 millioner i 2015 er nødvendig. Hva disse tiltakene vil innebære må avklares i forbindelse med utarbeidelse av budsjett 2014, men det vil utvilsomt bli svært utfordrende å oppnå resultatkravet de nærmeste årene. 29
Bærekraft Bærekraftsanalyse Sykehsapotek Nord HF (mill kr) 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Budsjetterte driftsinntekter 2013 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 Samhandling -2,5-2,5-2,5-2,5-2,5-2,5-2,5-2,5 Kapitalkompensasjon prosjekt x Effekt x Sum driftsinntekter 351,5 359,5 370,3 381,4 392,8 404,6 416,8 429,3 442,1 Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger 351,8 362,3 373,2 384,4 395,9 407,8 420,0 432,6 445,6 Sum avskrivninger 0,6 1,0 1,9 2,6 2,6 2,5 2,5 2,5 2,5 Netto rente -0,8-0,9-0,6-0,3-0,5-0,7-1,0-1,2-1,4 Totale kostnader 351,6 362,5 374,5 386,7 398,0 409,6 421,6 434,0 446,7 Prognose, avvik fra budsjett inneværende år 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Økonomisk Resultat 0,5-2,5-3,7-4,8-4,7-4,5-4,3-4,2-4,1 Vedtatt resultatkrav 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avvik fra resultatkrav, før effekter av vedtatte tiltak 0,5-2,5-3,7-4,8-4,7-4,5-4,3-4,2-4,1 Tiltaksplan Risiko 1 0,0 0,5 0,5 0,8 0,8 0,9 0,9 0,9 0,9 Risiko 2 0,0 1,1 1,8 2,8 2,9 3,0 3,0 3,1 3,2 Risiko 3 0,0 0,0 0,0 1,6 1,7 1,7 1,8 1,8 1,9 Sum effekter tiltaksplan 0,0 1,5 2,4 5,2 5,4 5,6 5,7 5,9 6,1 Uløst omstilling 0,5-0,9-1,4 0,5 0,7 1,1 1,4 1,7 2,0 Bærekraftsanalysen forutsetter en vekst i inntekter på 3,0 % og en lønns- og prisvekst på 3,0 %. Analysen er satt opp i henhold til modell som benyttes i Helse Nord. I sak 24-2013 var veksten satt til 3,5 %. Utgangspunktet for analysen er budsjetterte inntekter i 2013. For perioden 2014-2021 er samhandlingsmidlene som Sykehusapotek Nord har fått fra Helse Nord tatt ut siden dette var midler gitt for 2013. Økningen i avskrivningene som følge av nye investeringer er større enn reduksjonen som følge av at tidligere gjennomførte investeringer er ferdig avskrevet. Dette medfører en økning i avskrivninger fra 0,6 millioner i 2013 til 2,5 millioner i 2018. Netto renteinntekt reduseres i 2015 og 2016 for så å øke igjen. Dette skjer som en følge av at investeringene disse årene fører til redusert likviditet (se nedenfor). Prognosen for 2013 viser et overskudd på 0,5 millioner. Dette overskuddet er videreført som redusert utfordring i de kommende årene. Resultatkravet i henhold til Helse Nord-styresak 73-2013 er 0 i hele perioden. 30
Likviditet Likviditetsberegning 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Avskrivninger/nedskrivninger 1 1 2 3 3 3 3 3 3 Diff pensjonskostnad/premie 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter 5 5 6 7 7 7 7 7 7 Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Investeringsbudsjett vedtatt investeringsplan -2-5 -24-3 0 0 0 0 0 Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter -2-5 -24-3 0 0 0 0 0 Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbet ved opptak av lån prosjekt x 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Innbet ved opptak av lån prosjekt y 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Avdrag lån 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Netto kontantstrøm fra finansieringsaktviteter 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Netto endring i kontanter 2 0-18 4 7 7 7 7 7 IB 01.01 22 24 24 6 10 17 23 30 36 UB 31.12 24 24 6 10 17 23 30 36 43 Dersom Sykehusapotek Nord oppnår et resultat i henhold til resultatkrav i hele perioden vil det ikke være nødvendig å ta opp lån for å finansiere investeringene. Resultatet fra operasjonelle aktiviteter (den daglige driften) fører til at likviditetsbeholdningen øker med fra 5 til 7 millioner hvert år. Likviditetsbeholdningen vil reduseres til 6 million i 2015 som følge av de planlagte investeringene, for så å øke til 43 millioner ved utløpet av 2021. Direktørens vurderinger Bærekraftsanalysen viser at Sykehusapotek Nord vil ha problemer med å oppnå et budsjettert resultat på kr 0,- de nærmeste årene. Årsaken til at det har blitt slik er hovedsakelig den store økningen i personalkostnader som følge av de økte pensjonskostnadene de seneste årene. Til tross for dette vil det være nødvendig å gjennomføre betydelige investeringer de neste årene, hovedsakelig for å få produksjonslokaler som tilfredsstiller kravene som stilles til produksjon i apotek, men også for å kunne bedre driften i foretaket. Investeringer i produksjonslokaler forutsettes hovedsakelig betalt med økte priser til sykehusene, mens anskaffelse av lagerautomat og opprusting og ombygging av publikumsavdelingene skal bidra til bedre drift gjennom økt omsetning og mer effektiv drift. Det vil være viktig å øke omsetningen i publikumsavdelingene i perioden. Dette for å sikre en tilstrekkelig inntektsvekst. 31
Det er ikke et mål å øke omsetningen til sykehusene, da et viktig mål for Sykehusapotek Nord er å tilby legemiddelforsyning med høy kvalitet, til lavest mulig pris. Økte inntekter til Sykehusapotek Nord som følge av økt salg til sykehusene vil medføre økte kostnader for sykehusene, og dermed økte kostnader for Helse Nord som helhet. Det vil dog være nødvendig at sykehusene betaler en betydelig del av de nødvendige investeringene i produksjonslokaler og produksjonsutstyr for å sikre en kvalitet i tråd med myndighetspålagt krav, og en bærekraftig økonomi i Sykehusapotek Nord. 32
Helseforetakene i Helse Nord SENDES KUN PER E-POST Deres ref.: Vår ref.: 2013/163-9/ 123 Saksbehandler/dir.tlf.: Jan-Petter Monsen, 75 51 29 19 Sted/dato: Bodø, 13.06.2013 Budsjettbrev 2 - Planforutsetninger 2014-2017 Styret i Helse Nord behandlet i møte 20. juni 2013 styresak 72-2013 Plan 2014-2017, inkl. rullering av investeringsplan. Dette brevet redegjør for budsjettpremisser 2014-2017, investeringsplan 2014-2021 og krav til budsjettprosessen for budsjett 2014. Inntektsrammer, investeringsrammer, resultatkrav og prioriteringer for 2015-2021 er gjenstand for årlig rullering. For utfyllende informasjon vises det til styresak, utredning og endelige vedtak som følger vedlagt. Helseforetakene må oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 16. september 2013, med de endringer i rammebetingelsene som følger av vedlagte plan 2014-2017. I denne forbindelse bes det om at helseforetaksstyrene orienteres om føringer og premisser i Plan 2014-2017. Helse Nord RHF vil ettersende ytterligere konkrete premisser for oppdatering av bærekraftsanalysene i eget notat, herunder fremskrivning av inntektsrammer. Tidligere år har Helse Nord RHF utarbeidet egne saker med investeringsplanen, budsjettpremisser og midlertidig oppdragsdokument. Plan for Helse Nord 2014-2017, med rullering av investeringsplan 2014-2021 forener alle disse, og Plan 2014-2017 erstatter dermed midlertidig oppdragsdokument (MOD) for 2014. Mål, aktivitet og prioritering Styret i Helse Nord RHF vurderer Helse Nords viktigste mål for planperioden å være: 1. Realisere kvalitetsstrategien 2. Utvikle helsetjenesten og prioritere i tråd med føringer 3. Implementere samhandlingsreformen 4. Sikre tilstrekkelig og kvalifisert personell 5. Økonomisk kontroll og konsolidere økonomisk handlingsrom 6. Oppgradere og utvikle bygg og utstyr i samsvar med faglig utvikling Vedlagte Plan for Helse Nord 2014-2017, med rullering av investeringsplan 2014-2021 redegjør for Helse Nords strategi og tiltak for å realisere målene. Helse Nord RHF Sjøgata 10 Postadresse: Telefon: 75 51 29 00 E-post: postmottak@helse-nord.no 8038 Styremøte Bodø Sykehusapotek 8038 Bodø Nord HF Telefaks: 75 51 29 01 Internett: www.helse-nord.no Org.nr: 883 658 752 33
Side 2 av 8 Aktiviteten skal tilpasses krav i årlige oppdragsdokumenter om ventetider, fjerning av fristbrudd. Prioritering av fagområder og tjenestetilbudet skal være i tråd med føringer i regionale fagplaner og nasjonale føringer. Det er fortsatt et mål å vri tilbudene fra inneliggende behandling til poliklinisk behandling og dagbehandling. Indremedisinske tilbud og ø-hjelp skal tilpasses i henhold til gjennomføring av samhandlingsreformen. Tiltakene innen kronikerbehandling ses i nær sammenheng med behov som følger av samhandlingsreformen. Omstillingen innen psykisk helsevern skal fullføres, slik at distriktspsykiatriske senter (DPS) blir satt i stand til å ivareta alle allmennpsykiatriske funksjoner. Omleggingen gjelder også nye funksjoner, herunder akuttfunksjoner gjennom døgnet og rusbehandling. Økonomisk bærekraft De foreløpige bærekraftsanalysene viste at helseforetakene står ovenfor store omstillingsutfordringer, når nye bygg tas i bruk. Styret i Helse Nord RHF har derfor besluttet å styrke helseforetakenes rammer på bekostning av sentrale reserver. Konkret er følgende vedtatt: Kapitalkompensasjon for større prosjekter er økt (sentralt overskudd redusert). Dette styrker driften i helseforetakene på kort sikt, men medfører at vi på lengre sikt reduserer investeringsambisjonene. Helseforetakenes rammer gis en generell styrking. Resultatkrav for UNN og NLSH er redusert. Helgelandssykehusets resultatkrav er skjerpet med bakgrunn i helseforetaksstyrets ønske om å styrke økonomien for å kunne videreutvikle helseforetaket på lang sikt og øke investeringsnivået på kort sikt. Kapitalkompensasjon Styret har vedtatt å holde tilbake deler av Helse Nords inntekter for å finansiere økte kostnader som følge av investeringer og oppgradering av bygg, utstyr og anlegg. Inntektene fordeles gradvis til helseforetakene (kapitalkompensasjon) etter hvert som avskrivningene fra de store byggeprosjektene belaster regnskapene. Følgende justeringer er vedtatt: Kapitalkompensasjon til NLSH Vesterålen reduseres fra 20 mill kr til 10 mill kr i 2014 som følge av senere innslag av avskrivninger. Opprinnelig planlagt nedtrapping av kompensasjon til NLSH Bodø fjernes (-8 mill kr) og kompensasjonen beholdes på 76 mill kr i perioden 2017-2021. Kapitalkompensasjon til UNN A-fløy flyttes fra 2017 til 2019 og økes med 10 mill kr til 20 mill kr. Kapitalkompensasjon til Helse Finnmark Kirkenes økes med 5 mill kr til 25 mill kr. Det legges inn 12,5 mill kr i 2018 som følge av forventet innslag av avskrivninger. 34
Side 3 av 8 Kapitalkompensasjon (1000 kr) 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Nordlandssykehuset Bodø 22 000 36 000 76 000 76 000 76 000 76 000 76 000 Nordlandssykehuset Vesterålen 10 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 UNN Narvik 21 000 UNN Tromsø - - 20 000 20 000 20 000 Helse Finnmark Kirkenes 12 500 25 000 25 000 25 000 Helse Finnmark Hammerfest Sum 10 000 42 000 56 000 96 000 108 500 141 000 141 000 162 000 Endring i helseforetakenes inntektsrammer Oppdaterte planpremisser gir et estimert økonomisk handlingsrom i størrelsesorden 180 mill kroner i 2014 stigende til 400 mill kroner i 2017. Det er satt av 45 mill kroner i 2014 stigende til 70 mill kroner i 2017 til å følge opp faglig utvikling. Disse vil prioriteres i løpet av videre budsjettprosess. For å styrke driftsøkonomien i helseforetakene fordeles 30 mill kroner i 2014 stigende til 160 mill kroner i 2017. Det vises til vedlagte plan 2014-2017 for nærmere beskrivelser for disponeringer og endringer i helseforetakenes inntektsrammer. Resultatkrav 2014-2017 Planleggingen av budsjett 2014-2017 skal skje med utgangspunkt i de økonomiske styringsmål som er fastsatt av styret. I sum er det vedtatt et budsjettert overskudd på 457 mill kr for foretaksgruppen i 2014. Resultatkrav pr helseforetak for 2014-2017 er fastsatt slik: Resultatkrav i planperioden (i 1000 kr) 2014 2015 2016 2017 Helse Nord RHF inkl IKT 367 000 335 000 321 000 281 000 Helse Finnmark HF 15 000 25 000 37 000 40 000 UNN HF 40 000 40 000 40 000 40 000 Nordlandssykehuset HF 25 000 5 000 5 000 5 000 Helgelandssykehuset HF 10 000 15 000 20 000 20 000 Sykehusapotek Nord HF 0 0 0 0 Sum 457 000 420 000 423 000 386 000 Budsjettet som vedtas av helseforetakenes styrer innen desember 2013 skal være i tråd med vedtatt resultatkrav. Det er helt nødvendig at helseforetakene og Helse Nord RHF realiserer planlagte resultatkrav. Dersom ikke resultatkravene realiseres som forutsatt, må gjennomføringen av investeringsplanen justeres. Økonomisk bærekraft og plan for omstilling I RHF-styremøtet 30. oktober 2013 skal styret behandle rammer og premisser for 2014. I denne saken vil adm. direktør redegjøre for helseforetakenes langsiktige økonomiske bærekraft og plan for å nå resultatkravet. I samme møte vil det bli gjort vurderinger om endringer i lånemulighetene gir grunnlag for å justere investeringsplanen. Helseforetakene må derfor oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 16. september 2013, med de endringer i rammebetingelsene 35
Side 4 av 8 som følger av vedlagte plan 2014-2017. Ytterligere premisser for oppdatering av bærekraftsanalysene, herunder fremskrivning av inntektsrammer fra Helse Nord RHF ettersendes i eget notat. Følgende skal inkluderes i helseforetakets tilbakemelding 16. september: Oppsummering av omstillingsutfordring 2014-2021 Oppdatert bærekraftsanalyse Oppsummering av identifiserte tiltak med effekter og risikovurdering i henhold til mal Oversikt over identifiserte omstillingstiltak: o planlagt dato for iverksettelse beregnet økonomisk effekt i 2014 og påfølgende 3 år med risikovurdering o evt. konsekvenser for pasienter og ansatte o om tiltaket medfører et investeringsbehov og hvordan dette håndteres innenfor vedtatt investeringsramme o om tiltaket berører andre parter (andre HF, primærhelsetjenesten etc.) o om tiltaket er i strid med føringer i oppdragsdokument o om tiltaket må avklares med RHF o om tiltaket er styrebehandlet Helseforetakets budsjettopplegg skal drøftes med tillitsvalgte. Basisrammer Regulering for pris- og lønnsvekst vil videreføres til helseforetakene i tråd med statsbudsjettet. Før pris- og lønnsvekst er følgende rammer tildelt for 2014: 36
Side 5 av 8 Basisramme 2014 (1000 kr) RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Vedtatt ramme 2013 1 141 202 372 000 1 405 829 4 475 756 2 691 186 1 139 848 11 225 820 Nasjonal inntektsmodell - estimat -42 000-42 000 Forventet realvekst 104 000 104 000 Reserver og avslutning prosjekter RHF -48 000 48 000 0 Endringer gjestepasientoppgjør mellom regioner 2 000-2 000 0 Liverpool Care Pathway 1 600-1 600 0 Engangsbevilgning radiologi MR SSJ 1 000-1 000 0 HDO nødnett 31 000-31 000 0 Kapitalkompensasjon Vesterålen -10 000 10 000 0 Kreftplan -2 000 314 775 564 347 0 Lungeplan -2 500 395 965 705 435 0 Nyreplan -2 500 395 965 705 435 0 Revmatologi -1 000 1 000 0 Pasientsikkerhet 1 450-1 450 0 Styrking regionale kompetansesentra -250 250 0 Miljøgiftsenter -800 800 0 Nasj.komp.senter for klinisk pasientsikkerhet -1 400 1 400 0 Svalbard, bortfall av gjestepasientinntekter -1 200 1 200 0 Nasjonal komp.tjeneste for barn og unge med funksjonsneds. 2 500-2 500 0 Nasjonal komp.tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk. -2 500 2 500 0 Tromsø 7 undersøkelse -3 000 3 000 0 Drift av nasjonale registre, nakke/rygg-register og HISREG -1 700 1 700 0 Brystrekonstruksjon -8 900 6 811 1 633 456 0 Fagansvarlig helsefaglærlinger -2 000 500 500 500 500 0 Samarbeidsprosjekt e-læring i hjemmerespiratorbehandling -250 250 0 Nytt Ambulansehelikopter Hålogaland 10 000-10 000 0 Samhandlingsreform - Ø-hjelp -990-3 306-1 940-1 064-7 300 Inntektsmodell psykisk helsevern -3 603-6 146-6 346 16 096 0 Inntektsmodell TSB -4 749 158-3 896 8 488 0 Styrking HF (inntektsmodell somatikk) -20 000 20 000 0 Kompensasjon kostnadsføringer FIKS -8 000 1 232 3 501 2 038 1 229 0 Kompensasjon FIKS deltakelse -10 000 1 345 4 544 2 648 1 463 0 Prosjekter RHF 20 000-20 000 0 Utredning utvikling Helgelandssykehuset -2 000 2 000 0 Styrking forskning 3 000-3 000 0 Sum basisramme 2014 1 152 002 345 800 1 400 668 4 495 223 2 699 197 1 187 631 11 280 520 Øvrig ramme 2014 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Omlegging arbeidsgiveravgift 749 49 826 25 775 76 350 Sykestueprosjekt 8 565 8 565 Kvalitetsregistre 29 787 29 787 Tilskudd til turnustjeneste 151 757 1 754 1 268 772 4 701 SUM 30 687 9 322 51 579 27 043 772 119 403 Øremerket tilskudd 2014 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum NST 33 781 33 781 Senter for antibiotikaresistens (nasjonal tjeneste) 3 426 3 426 NMK (nasjonal tjeneste) 0 0 Nasjonal komp.tjeneste for barn og unge med funksjonsneds. 2 066 2 066 Nasjonal komp.tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk. 2 066 2 066 Nasjonal kompetansetjeneste for døvblinde 40 219 6 781 47 000 Ufordelt kompetansesentra 582 582 Rusmestringsenhet Fengsel 1 032 768 1 800 Rusmestringsenhet Fengsel - Forskning resultatbasert 67 500 67 500 Forsøksordning tannhelsetjenester - Barn som pårørende 331 2 788 557 325 4 000 SUM 110 367-331 49 875 1 325 325 162 222 Planrammer for perioden 2014-2017 per helseforetak fremkommer i eget skriv om detaljerte budsjettpremisser. Investeringsplan Oppdaterte investeringsrammer for planperioden fremgår av vedtak 9 i styresaken. Det gjøres oppmerksom på at rammer inntil p50 er tillagt helseforetakets rammer, mens rammer opptil 37