Innlevering 3 IBE 250 Ingrid Vermøy, 090859 Kai A. Olsen er professor i informatikk ved Høgskolen i Molde og ved Universitetet i Bergen, han er også professor ved universitetet i Pittsburgh. Per Sætre er førsteamanuensis. Han har erfaring fra Høyskolen i Molde, og fra CERN. Begge har over tretti år med erfaring med IT i bedrifter. Olsen har laget IT-systemer til flere norske firma, og Sætre opptrer som konsulent for norsk industri. Olsen har gitt ut bøker og mange artikler om IT i bransjer, og begge har vært rådgivere for både norske og utenlandske firma. I 2007 skrev de artikkelen «ERP for SMEs is proprietary software an alternative?» sammen, og den ble trykt i Business Process Managment Journal i mars det samme året. I de siste årene har det vært solgt mye standard ERP-systemer til bedrifter rundt om kring i verden. Disse systemene passer bedre til store bedrifter, enn for små og mellomstore bedrifter. Grunnen til dette er at standard ERP-systemer kan legge en bestemt struktur på et selskap, og det kan true de dynamiske egenskapene til mange små og mellomstore bedrifter. SMB blir som regel mer effektive i sitt arbeid om de får mer tilpasset programvare. Nisjebedrifter er også et unntak, de stoler på sine særegenheter, og deres evne til å følge kundenes krav på en fleksibel måte. I artikkelen foreslår Olsen og Sætre et alternativ basert på proprietær programvare. Systemer som er laget innad i bedriftene, fører til at systemene blir mer tilpasset til selskapet. Men egenutvikling er ofte ikke å betrakte som et alternativ. Ledere i bedrifter husker hvordan tidligere programvare-prosjekter tok knekken på virksomheter, på grunn av at det var tidkrevende og kostbart. Artikkelen «ERP for SMEs is proprietary software an alternative?» tar for seg hvordan programvareutvikling idag er svært forskjellig fra hvordan den var for tjue til tretti år siden. Egenutvikling av programvare kan foregå ved at man lager hele programmet fra bunnen av eller at man bruker deler av et standardprogram. De to skribentene har mange erfaringer fra egenutvikling av programvare, og disse erfaringene blir presentert i «ERP for SMEs is proprietary software an alternative?». Det forfatterne ønsker å få fram er at i dag hvor man får programvare fra esker kan det være lett å glemme de muligheter som man har. SMB overlevelse strategi er å være innovative, fleksible og effektive, og å sette ut enkle oppgaver og konsentrere seg om de komplekse oppgaver. En viktig konkurransefaktor for små og mellomstore bedrifter vil være å tilpasse seg endringene som kunder eller leverandører ønsker, siden SMB ofte er en svak del i en forsyningskjede. De fleste SMB
utnytter den fleksibiliteten som kommer fra å ha færre bestillinger, kunder, og ansatte. Det er viktig for disse bedriftene at de beholder fleksibiliteten når nye IT-systemer blir implementert i bedriften. Det er viktig med egenutvikling av programvare for at ikke ferdigutviklet programvare skal tvinge bedriften inn i en bestemt struktur, og dermed svekke dens konkurransefortrinn. Egenutviklete program dekker bedriftenes behov og gjør at firma styrker sin konkurranseevne. Olsen og Sætre mener små og mellomstore bedrifter vil være i stand til å utnytte datamaskinen på den måten det var ment, som en programmerbar maskin. Når man lager programvare er det viktig at selskap tar hensyn til sin forretningsstrategi. Dette nevner Olsen og Sætre i artikkelen sin. Skribentene mener dette blir enda viktigere når en bedrift bytter fra automatisering av enkle prosesser til systemer som integrerer beste praktisk og kjerneprosesser. For mange selskaper beskriver kjernen i IT-systemet selve selskapet. IT systemene bør håndtere den daglige driften, og ledelsen må få frem sine ideer og politikk gjennom systemet. IT systemet automatiserer noen prosesser og informere folk, mens ledelsen definerer langsiktige strategier og tar vare på kunderelasjoner på et høyt nivå. På denne måten kan ledelsen heller konsentrere seg om noen få hovedpunkter, isteden for alt. Det store spørsmålet når man skal velge et IT-system til SMB, og som er et av hovedpunktene i artikkelen, er om man skal drive virksomheten med systemer som andre har, eller om man skal utvikle sin egen programvare. Når man lager egen programvare kan denne brukes til å styrke selskapet, ved å ordne systemer som er tilpasset til dets markeder, kunder og produkter. En annen stor fordel er at programvaren kan oppdateres når det trengs, uten at man er avhengig av programvareleverandører. Om man lager B2B program er det viktig at man er klar over at det kan være vanskelig å lage fellese standarder for flere bedrifter. Det som da går an er å lage et fleksibelt system som kan ta imot mange typer dokumenter. Små og mellomstore bedrifter kan ikke kreve at leverandører eller kjøpere har de samme systemene og formatene som de. Derfor er det viktig å lage systemer som kan takle de fleste formater. Den tiden og kostnaden som går med på å utvikle program, kan fort tjenes inn igjen om programmet forbedrer fleksibiliteten og effektiviteten til bedriften. Med gode datasystem blir både bedriften og de som har tilknytting til bedriften mer effektive, og desto mer fleksible de er desto bedre er det for alle parter. Leverandører og kunder kan få et bedre forhold til organisasjonen, ved at de får et bra inntrykk av bedriften med tanke på hva de leverer og hvilken service de tilbyr. En god egenutvikling fungerer også godt innad i bedrifter. Det blir lettere for ansatte å kjenne seg igjen med et system som har blitt utviklet internt i bedriften. Dermed blir også opplæringstiden kortere. Funksjonaliteten i et egenprodusert programvare vil
gjenspeile kravene til brukerne. Når man innfører et nytt IT-system vil det alltid være krevende for de som bruker systemet å bli vandt med det, enten det er egenprodusert eller ferdigvare. En kan derimot kjenne seg bedre igjen med en egenprodusert vare, siden den er bygd opp for bedriften, og dens prosesser og kjernevirksomhet. IT-systemer inneholder forbedringer fra den manuelle prosessen, og det er disse brukerne trenger å sette seg inn i. I tillegg til at mennesker bruker tid på å lære seg systemer, trenger de som lager programmene en del tid på å få de best mulig. Når systemet først er laget er det ikke mye som skal til for å rette opp mangler eller gjøre forbedringer. Det er å utvikle selve grunnprogrammet som tar tid. Når man begynner å lage egenprodusert programvare til bedrifter er det viktig at man setter seg inn i bedriftens funksjonalitet, kjerneprosesser og terminologi. Jobben tar mye tid, men kan hjelpe bedriften med å forstå sine prosesser og bedriftens mål bedre. Utviklerne sjekker hvordan forretningsprosessen fungerer, og om noe kan forbedres. Forbedringene blir tatt med i systemet, etter å ha blitt diskutert i organisasjonen. Man må også sette seg ned å diskuterer terminologien i organisasjonen, og bli sikker på at alle tolker ord som ordre, og betalingsfrist på samme måte. Forskjellige tolkninger av ord og faguttrykk kan føre til store missforståelser innad og utad i bedriften, noe som igjen kan føre til at feil oppstår. Feil i organisasjoner eller forretningsprosesser kan være skjebnesvangert for firma. Egenprodusert programvare gir full frihet til bedriften, og om arbeiderne vet mye om organisasjonen sin vil det å lære seg programmene enklere. Suksessen til en programvare bestemmes av hvor godt systemet fungerer, og ikke så mye om hvor godt det tjener selskapet står det skrev i artikkelen. Dette utsagnet kan man finne motsetninger mot. En bedrift vil ikke få suksess med et program som ikke tjener bedriften. Et firma er alltid ute etter å tjene penger, så et program som ikke tjener bedriften vil være til liten nytte. Det stemmer derimot at det er viktig at systemet fungerer. Det er samme hvor godt et system er om det driver å kræsjer eller at det ofte oppstår feil. Ansatte kan bli forsinket med det de holder på med, og det vil bli forsinkelseskostnader for bedriften. Sætre og Olsen konkluderer med at alle bedrifter har behov for å ha kontroll over de sentrale ITfunksjonene, altså kjernefunksjonene. I SMB vil dette enklest bli oppfylt ved egenprodusert utvikling av programvare. Systemet blir laget på grunnlag av selskapet, og selskapet får tilgang til å gjøre de funksjonene som de trenger. Skribentene hevder det at egenutvikling gir et konkurransefortrinn. De bedriftene som har utviklet systemer selv, kan komme bedre ut enn de som kun har et standardprogram. Videre nevner de at organisasjoner som implementerer standard ERPsystemer ikke er interessert å konkurrere på IT, men de som satser på IT-systemer ønsker å øke
konkurransekraften ved bruk av IT. Det er der forfatterne er uenige med Carr. Nicholas Carr skrev i 2003 artikkelen «IT doenst matter». I artikkelen påstår Carr at IT ikke fører til noen konkurransefortrinn, på grunn av at IT har blitt så standard at alle bedrifter har det. Hovedforskjellen på disse artiklene er synet personene har på bruken av IT. Carr tenker på IT som en selvfølge, og at IT har blitt et behov. Carr mener det ikke er vits å tenke strategisk når de gjelder IT, fordi det ikke er noe å vinne. Sætre og Olsen er svært uenige med Carr. De mener IT kan være et konkurransefortrinn for en del bedrifter. Små og mellomstore bedrifter, og nisjebedrifter, kan nyte godt av egenproduserte IT-systemer. Grunnen til at disse kan få et konkurransefortrinn med god programvare, er at de har særegne oppgaver som kanskje ikke passer helt sammen med et standardprogram. Standardprogram kan være for store og komplekse for SMB. Om man isteden lager er system som er fleksibelt og som passer bedriften sine prosesser, vil organisasjonen bli mer effektiv, og systemet vil passe perfekt til bedriften sin forretningsprosess. Mange toppledere er redd for IT-utvikling på grunn av at det er kostbart og tar tid. På 80-tallet prøvde mange firma seg på egenutvikling, mange feilet og tapte penger. Det lederne ikke tenker på er at IT-utvikling er dyrt, med det er billigere idag enn det var før, siden vi har fått mange moderne verktøy. Itillegg til å ha bedre verktøy, trenger man ikke idag å bygge programmer helt fra bunnen av. Programmerere har den fordelen at de kan bygge nye programmer ved å programmerer noen funksjoner selv, og hente andre fra standardprogram. Selv om det endelige systemet er satt sammen av mange komponenter, vil brukerne se systemet som en enhet. Man har altså tre valg når det gjelder IT-systemer. Man kan gjøre som Carr anbefaler, å installere helt vanlige standardprogram, eller man kan gjøre som Sætre og Olsen anbefaler (for SMB) å drive med egenutvikling. Når det gjelder egenutvikling har man to valg. En bedrift kan programmere programmet fra bunnen av, eller de kan kan hente deler fra andre program. Argumentene i artikkelen høres fornuftig ut, og jeg må si meg enig med forfatterne. Det er viktig for små og mellomstore bedrifter å ha et konkurransefortrinn, og de kan få dette ved egenprodusert programvare. Programvaren som skribentene lagde er et godt bevis på at system kan gjøre bedriften mer effektiv, og fleksibel. De klarte å lage et system som økte effektiviteten med 25% sammenlignet med et tidligere manuelt system, programmet var laget til en bedrift som lager propellblader. En slik bedrift som har gode program og som fungere godt i praksis, blir foretrekt foran bedrifter som ikke blir framstilt i et godt lys. Det er viktig at programvare alltid er
oppegående, og ikke nede for telling. Om systemer kræsjer eller det oppstår feil i de, kan det være problematisk for både bedriften og de i som er tilknyttet organisasjonen. Tid og penger går tapt, noe som er svært kritisk for en bedrift som prøver å få størst mulig overskudd. Det er små og mellomstore bedrifter, eller nisjebedrifter, det er viktig å utvikle egne programvarer for. Disse bedriftene trenger fleksible system på grunn av omgivelsene sine og for at de skal bli mer effektive. Som oftest har ikke mindre firma bruk for alle funksjonene i et stort standardsystem, og om det blir mindre funksjoner å forholde seg til så blir det mindre å sette seg inn i for de som skal bruke systemet. For store bedrifter derimot kan det lønne seg å høre på Carr. Store systemer tar som regel lang tid å skape, og det er kanskje ikke så mye å hente i forhold til å ha et standardsystem. Kostnadene som går med på å lage et stort system kan fort bli vanskelig å tjene inn igjen. Bedrifter må altså se an sin situasjon og velge den løsningen som passer best for de. Om organisasjonen kan bli forbedret med egenutvikling bør ikke ledelsen holde igjen, fordi de er skeptiske. Man må huske på at verden og teknologien har blitt forandret, og når det gjelder teknologien har den blitt viktigere og bedre enn det den var tidligere. Kilder Carr, N. (2003) IT doesn't matter, Harvard Business Review, May 2003 Olsen, K.A., Sætre, P. (2007) ERP for SMEs is proprietary software an alternative?