Meeting Book: Nissedal kontrollutval (05.11.2018) Nissedal kontrollutval Date: 2018-11-05T09:00:00 Location: Møterom Teknisk eining Note: Meld fråfall til utvalssekretær Ingebjørg Liland på e-post: ingebjorg.liland@temark.no, eller tlf. 47034560, snarast mogeleg. Vara Victor B. Hansen innkallast for Kirsten Jensby til dette møtet. Innkallast: Sak 19/18 Økonomisjef Jarle Bruun Olsen, kl. 09:00 Sak 20/18 Rådmann Sverre Sæter, kl. 09:30 Sak 21/18 Plansjef Sveinung Seljås, kl. 10:00
Saksliste Møteinnkalling 4/18 Godkjenning av innkalling 05.11.2018 3 Møteprotokoll 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 4 Saker til behandling 19/18 Orientering om Nissedal kommune sitt budsjett for 2019 15 20/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" 16 21/18 Orientering om kommunens handtering av massetak 18 22/18 Orientering fra revisor 05.11.2018 21 23/18 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval 22 24/18 Referatsaker 05.11.2018 25 25/18 Eventuelt 05.11.2018 26
4/18 Godkjenning av innkalling 05.11.2018-18/00164-24 Godkjenning av innkalling 05.11.2018 : Godkjenning av innkalling 05.11.2018 Arkivsak-dok. 18/00164-24 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Godkjenning av innkalling 05.11.2018 Møteinnkalling 05.11.2018 vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling 05.11.2018 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling 05.11.2018 1
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 Arkivsak-dok. 18/00164-25 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 Protokoll frå møtet 24.09.2018 vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll frå møtet 24.09.2018 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll frå møtet 24.09.2018 1
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 Møteprotokoll Nissedal kontrollutval Dato: 24.09.2018 kl. 9:00-12:30 Sted: Vassbehandlingsanlegget i Treungen Arkivsak: 18/00164 Til stede: Inge Magnus Evja Kirsten Jensby Magne Fjelløy Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen Sekretær Ingebjørg Liland Ingebjørg Liland I samband med kontrollutvalsmøtet blei det gjennomført eit verksemdbesøk på vassbehandlingsanlegget i Treungen. Besøket med orientering fann stad frå klokka 09:00 til 10:45. Sentrale tema i orienteringa var: - Omvising og orientering om vassbehandlingsanlegget - Orientering om kommunens vann- og avløpssystem, herunder o Korleis kommunen sikrar at vassforsyninga er av tilstrekkeleg kvalitet (vasskvalitet, internkontroll, Ros, etc.) o Kommunens investeringar VA (budsjett, utfordringar) Teknisk sjef Kristin Kyrkjerud Vaa, driftsoperatør VA Stein Skåli, fagarbeidar Arnt Olav Storkås og fagarbeidar Bengt Nielsen deltok frå kommunen. Sakene på det ordinære sakskartet blei handsama frå klokka 11:00. Sakskart Side Møteinnkalling 3/18 18/00164-17 Godkjenning av innkalling 24.09.2018 3 1
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 Møteprotokoll 3/18 18/00164-18 Godkjenning av protokoll frå møte 23.04.2018 4 Saker til behandling 13/18 18/10888-1 Vurdering av prosjekt som står att på plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. 5 14/18 18/07390-1 Revisors sjølvstende - Nissedal kommune 6 15/18 18/10791-1 Overordna revisjonsstrategi 2018 - Nissedal kommune 7 16/18 18/10793-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 - Nissedal kommune 8 17/18 18/00177-9 Referatsaker 24.09.2018 9 18/18 18/00184-5 Eventuelt 24.09.2018 10 Nissedal, 24.09.2018 Inge Magnus Evja Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 Møteinnkalling 3/18 Godkjenning av innkalling 24.09.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 3/18 Møteinnkalling 24.09.2018 vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling 24.09.2018 vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 Møteprotokoll 3/18 Godkjenning av protokoll frå møte 23.04.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 3/18 Protokoll frå møtet 23.04.2018 vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll frå møtet 23.04.2018 vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 Saker til handsaming 13/18 Vurdering av prosjekt som står att på plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 13/18 Kontrollutvalet oppmodar at prosjektet «arkiv og dokumenthandtering» prioriterast i plan for forvaltningsrevisjon 2020 2023. Møtehandsaming Kontrollutvalet diskutera saken i møtet. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet oppmodar at prosjektet «arkiv og dokumenthandtering» prioriterast i plan for forvaltningsrevisjon 2020 2023. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 14/18 Revisors sjølvstende - Nissedal kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 14/18 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen kommenterte erklæring om sjølvstende. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 15/18 Overordna revisjonsstrategi 2018 - Nissedal kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 15/18 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Nissedal kommune 2018 takast til vitande. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen ga utvalet ein grundig gjennomgang av den overordna revisjonsstrategien for rekneskapsrevisjon for 2018, og svara på spørsmål frå medlemmene. Votering Samrøystes. Vedtak Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Nissedal kommune 2018 takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 16/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 - Nissedal kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 16/18 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Nissedal kommune med ei ramme på kr 673 700,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Møtehandsaming Sekretær la fram budsjett for kontroll og tilsyn for 2019 Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Nissedal kommune med ei ramme på kr 673 700,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 17/18 Referatsaker 24.09.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 17/18 Referatsakene takast til vitande. Møtehandsaming 1. Referatsaker Temark sin haustkonferanse 14. november i Bø Rapport etter tilsyn Samfunnstryggleik og beredskap Nissedal kommune Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt kommunens attendemelding til Fylkesmannen på lukking av avvik. 2. Saker behandla i kommunestyret PS 30/18 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksutgreiing 3. Innkommen post E-post frå Irene Homme Kontrollutvalet ber sekretariatet innhente informasjon om kommunens plan med skiltingen i Kommunen - status og plan for sluttføring. 4. Neste møte 05.11.2018, kl. 09:00 Orientering om budsjett for Nissedal kommune 2019 Møte- og arbeidsplan 2019 Orientering frå revisjonen Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Saksutgreiing Eigarskapskontrollrapport Eigarstyring Votering Samrøystes. Vedtak Referatsakene takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9
4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018-18/00164-25 Godkjenning av protokoll frå møte 24.09.2018 : Protokoll Nissedal kontrollutval 24.09.2018 18/18 Eventuelt 24.09.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Nissedal kontrollutval 24.09.2018 18/18 Møtehandsaming 1)Magne Fjelløy tok opp sak om massetak: Lite kontroll over massetak og med korleis massetak skjer i Vest-Telemark. Kontrollutvalet ønskjer å innkalle rådmannen for å greie om massetak i møte 05.11. Utvalet ønskjer svar på følgande spørsmål: Kva er status på oppfølginga av sak 50/17 i formannskapet? Korleis arbeider kommunen for å sørge for kompetanse når det gjelder massetak og korleis fangar dei opp aktiviteten på område. 2)Kirsten Jensby viste til artikkel i NRK der det skrivast at skulane i Telemark ikkje gjer nok i fire av fem mobbesaker. Kontrollutvalet ønsker at det settas opp ei sak med tema mobbing i skulen. Saka settast opp i siste møtet i 2018 eller fyrste møte 2019 avhengig av saksmengde i møta. 3) Inge Magnus Evja stilte spørsmål om kva rutinar kommunen har ved avslutning og overtaking av byggprosjekt. Dette kan stillast i samband med oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapporten om Saksutgreiing. Forslag til vedtak: Saken takast til vitande. Votering Samrøystes. Vedtak Saken takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10
19/18 Orientering om Nissedal kommune sitt budsjett for 2019-18/11877-1 Orientering om Nissedal kommune sitt budsjett for 2019 : Orientering om Nissedal kommune sitt budsjett for 2019 Arkivsak-dok. 18/11877-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Orientering om Nissedal kommune sitt budsjett for 2019 Saka vert teken til vitande Saksopplysningar: Kommunens budsjett skal ikkje behandlast av kontrollutvalet. Kontrollutvalet leverar bare sit eige forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon. På dette området har utvalet sjølvstendig innstillingsrett, dvs. det budsjettforslaget som kontrollutvalet har vedteke, skal gå uendra til formannskapet og vidare til kommunestyret. Det er likevel av stor betyding for kontrollutvalet å få informasjon om kommunens budsjettsituasjon for året og åra som kjem. Økonomisjef Jarle Bruun Olsen orienterer om rådmannens forslag til budsjettet 2019 for Nissedal kommune. 1
20/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" - 17/13590-20 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" Arkivsak-dok. 17/13590-20 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" Saka leggast fram utan forslag til vedtak i påvente av attendemelding frå rådmann. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama saka i møte 23.04.18 sak 9/18 og kommunestyret handsama saka i møte 24.05.18 sak 30/18 og fatta samrøystes følgande vedtak i tråd med kontrollutvalet si innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek rapporten "Saksutgreiing" til vitande, og ber rådmannen følgje opp revisjonens anbefalingar om å: vurdere fleire tiltak for å sikre forsvarleg utgreiing og rapportering av politiske saker, t.d. retningslinjer, malar/sjekklister og opplæring, sikre at prosjekterings- og byggenemnda er i tråd med kommunelova kapittel 6 og at den blir forankra i kommunens reglement, i samsvar med ynskt rolle og formål, etablere rutinar/retningsliner knytt til planlegging, gjennomføring og rapportering av investeringsprosjekt, sikre rapportering på gjennomføring av alle vedtak og rapportering utanom tertialrapporteringa i investeringsprosjekt, der det er naudsynt. Rådmannen skal komme attende til kontrollutvalet med ei skriftleg attendemelding innan utgangen av oktober 2018 om korleis rapport sine anbefalingar blir følgt opp. Saksopplysningar: Revisjonen har undersøkt følgande problemstillingar: I kva grad har kommunen tiltak for å sikre at saker til kommunestyret er forsvarleg utgreidde, særleg med omsyn til økonomiske konsekvensar? o I kva grad har desse tiltaka blitt følgde? I kva grad har kommunen tiltak for å sikre at politiske vedtak blir sett i verk? o I kva grad har politiske vedtak i sak om ny småskule ved Tveit blitt sett i verk? Har kommunen tilfredstillande rutinar for styring av investeringsprosjekt? Korleis er bygging av ny småskule ved Tveit blitt følgd opp? Funn i rapporten Problemstilling 1 Tiltak for å sikre at saker til kommunestyret er forsvarleg utgreidde. Kommunen har nokre tiltak for å sikre forsvarleg utgreiing av saker, men desse er ikkje tilstrekkelige for å sikre at sakene blir forsvarleg utgreidde. Saksframstillingsmalen er så lite detaljert, at den i seg sjølv i 1
2 20/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" - 17/13590-20 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" liten grad hjelper til å sikre at utgreiingane er dekkande, og saksgjennomgangen syner at nokre saksframlegg manglar informasjon som vanlegvis er naudsynte for at politikarane kan treffe rett vedtak ut frå eigen politisk ståstad. Kommunen har ikkje tiltak for opplæring i det å skrive saker. Revisjonen vurderar det slik at kommunen bør ha systematiske tiltak for å sikre god kompetanse i saksutgreiing, Dei tiltaka kommunen har for forsvarleg saksutgreiing har berre til ei viss grad blitt følgde. Tiltaka i økonomireglementet er ikkje følgt opp godt nok. Økonomiske konsekvensar av driftssakene er godt nok utgreidd, men ikkje i investeringssakene. Kravet i økonomireglementet om at konsekvensar for driftsbudsjettet skal bli omtalt i investeringssaker, er eit viktig tiltak for å sikre at alle økonomiske konsekvensar av ei investering blir omtalt. Dette tiltaket ville vore sterkare dersom saksutgreiingsmalen, ei sjekkliste eller liknande var med på å sikre at det vart omtalt i praksis. Problemstilling 2 Tiltak for å sikre at politiske vedtak blir satt i verk. Kommunen har eit system for å sikre iverksetting av politiske vedtak. Ansvar for gjennomføring av vedtak er plassert i organisasjonen, og det blir rapportert gjennom tertialrapporteringa og rådmannens gjennomgang av handlingsprogram og planstrategi med einingsleiarane. Kommunen har ikkje eit system for å sikre rapportering på vedtak som kjem utanom budsjett, handlingsprogram og planstrategi. Kommunen kunne nytta sakshandsamingssystemet eller anna saksoversikt for å sikre oppfølging av alle politiske vedtak. Fleire av vedtaka som gjeld ny småskule ved Tveit er sett i verk, men administrasjonen har gått utover sitt mandat ved å lyse ut og signere kontrakt som det ikkje var budsjettdekning for. Problemstilling 3 Styring av investeringsprosjekt. Kommunen har lite rutinar for styring av investeringsprosjekt. Etter revisjonens vurdering har ikkje kommunen rutinar som er eigna til å sikre god nok styring av investeringsprosjekt. Revisjonen har sett at investeringsprosjekta i kommunen blir gjennomført på forskjellige måtar og at dei politiske avgjerdspunkta er forskjellige, utan at det er klare årsaker til det., og at det kunne ha vore behov for fleire politiske rapporteringa- eller avgjerdspunkt enn det ein har praktisert. Revisjonen ser også at det er gjort feil som dei meiner kunne vore unngått med skriftlege føringar /rutinar og opplæring i desse. Funna i rapporten gav desse anbefalingane som rådmann er bedt om å følgje opp: vurdere fleire tiltak for å sikre forsvarleg utgreiing og rapportering av politiske saker, t.d. retningslinjer, malar/sjekklister og opplæring, sikre at prosjekterings- og byggenemnda er i tråd med kommunelova kapittel 6 og at den blir forankra i kommunens reglement, i samsvar med ynskt rolle og formål, etablere rutinar/retningsliner knytt til planlegging, gjennomføring og rapportering av investeringsprosjekt, sikre rapportering på gjennomføring av alle vedtak og rapportering utanom tertialrapporteringa i investeringsprosjekt, der det er naudsynt. Skriftleg attendemelding frå rådmann var ikkje klar ved utsending av sakspapira. Skriftleg attendemelding ettersendast så snart den er klar. I tillegg til den skriftlege attendemeldinga til kontrollutvalet vil rådmann Sverre Sæter komme og gi utvalet ei munnleg orientering i møte. Vurdering frå sekretariatet: Det er ei viktig oppgåve for kontrollutvalet å sjå til at funna i revisjonsrapportane og vedtak som gjerast i den forbindelse følgast opp og bidreg til forbetringar og organisasjonsutvikling. Saka leggast fram utan forslag til vedtak i påventa av rådmannen si attendemelding. Attendemeldinga vil danne grunnlag for kontrollutvalets vidare behandling av saka.
21/18 Orientering om kommunens handtering av massetak - 18/11856-1 Orientering om kommunens handtering av massetak : Orientering om kommunens handtering av massetak Arkivsak-dok. 18/11856-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Orientering om kommunens handtering av massetak Saka leggast fram utan tilråding. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama i møte 24.09.2018 sak 18/18, Eventuelt. Det var teke opp ei sak om kva kontroll kommunen har over massetak og korleis massetak skjer i Nissedal. Kontrollutvalet hadde ei sak som omhandla massetak i Nissedal kommune i møte 11.09.17, der såg dei på korleis kommunen følgde opp eit vedtak frå formannskapet king massetak. Dei ønskjer no å følgje opp dette vidare. Kontrollutvalet bad om at rådmannen vart innkalla for å svare på følgjande spørsmål: - Kva er status på oppfølginga av sak 50/17 i formannskapet? - Korleis arbeider kommunen for å sørge for kompetanse når det gjelder massetak og korleis fangar dei opp aktiviteten på område. Saksopplysningar: Formannskapet i Nissedal kommune fatta i sak 50/17 følgjande vedtak: Formannskapet ber rådmannen arbeide vidare med registrering av status for massetaka i kommunen. Rådmannen får fullmakt til å gjere nødvendige enkeltvedtak for å sørgje for at drift og avslutting av massetak skjer i lovlege former, jf. saksframstillinga. Kontrollutvalet fekk ei attendemelding på korleis kommunen føljer opp dette i møte 11.09.17, sak 19/17. Attendemeldinga ligg vedlagt saka. For rådmann kjem plansjef Sveinung Seljås i kontrollutvalsmøte for å gje ei attendemelding på status av oppfølginga av Formannskapets vedtak 50/17, og om korleis kommunen sørger for kompetanse når det gjeld massetak og korleis dei fangar opp aktivitet på området. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram saka utan tilråding då orientring vil bli gjeve i møte. Vedlegg: - Attendemelding 11.9.17: Massetak i Nissedal Status oppklaring i høve til kommunens myndighetsrolle 1
21/18 Orientering om kommunens handtering av massetak - 18/11856-1 Orientering om kommunens handtering av massetak : Notat - Massetak Nissedal
21/18 Orientering om kommunens handtering av massetak - 18/11856-1 Orientering om kommunens handtering av massetak : Notat - Massetak Nissedal
22/18 Orientering fra revisor 05.11.2018-18/00195-3 Orientering frå revisor 05.11.2018 : Orientering frå revisor 05.11.2018 Arkivsak-dok. 18/00195-3 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Orientering frå revisor 05.11.2018 Saka takast til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen orienterer utvalet om revisjonsarbeidet i Nissedal kommune. 1
23/18 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval - 18/11787-1 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval : Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval Arkivsak-dok. 18/11787-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2019 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar 2019: Måndag kl. 09:00: 11.2 29.4-9.9 11.11 Saksopplysningar: Sekretariatet legg med dette fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka vert vidare lagt fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Nissedal kommune har fire møter i året, fordelt på to møter på våren og to møter på hausten. Lengda på møta vert avgjort av talet saker/typen saker som skal opp i møtet. Kontrollutvalet har vald å leggje fram møte- og arbeidsplanen for kommunestyret, framfor å utarbeide ein samla plan for verksemda i valperioden. Møte- og arbeidsplanen er ein samla plan som etter behandling i kommunestyret tilfredsstill forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar av 15.06.04. Sekretariatet legg fram følgjande forslag til møtetidspunkt og forslag til agenda for 2019: Måndag 11. februar 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Orientering om kommunens handtering av mobbing i skulen Årsmelding 2018 for Nissedal kontrollutval Forvaltningsrevisor sin eigenvurdeing av sjølvstende Eigarskapskontroll Eigarstyring i Nissedal kommune Orientering frå revisor Referatsaker/Eventuelt 1
2 23/18 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval - 18/11787-1 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval : Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval Måndag 29. april 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Årsrekneskap for Nissedal kommune 2018 Årsrapport og årsregnskap 2018 frå skatteoppkrevjaren Referatsaker/Eventuelt Måndag 9. september 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Bestilling av risiko- og vesentlighetsvurdering forvaltningsrevisjon Innspel frå KU til analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2020 2023 Bestilling av risiko- og vesentlighetsvurdering kommunens eierskap Innspel frå KU til analyse og plan for eierskapskontroll 2020-2023 Evaluering av kontrollutvalets arbeidsform og saker Budsjett for kontroll og tilsyn 2020 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon for 2019 Revisor si eigenvurdering av sjølvstende Referatsaker/Eventuelt Måndag 11. november 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Opplæring om og arbeid med analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2020-2023 Opplæring om og arbeid med analyse og plan for eierskapskontroll 2020 2023 Orientering om budsjett for Nissedal kommune 2020 Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan for 2020 Orientering frå revisjonen i møte Referatsaker/Eventuelt Planen er rettleiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Forvaltningsrevisjonar og selskapskontroll Gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar vert lagde fram/handsama fortløpande Nye prosjekt vert bestilt tilsvarande. Fellesmøte/prosjekt med andre kontrollutval Vert halde/planleggast etter utvalas ynskje og behov som dukkar opp ila arbeidsåret. Kurs/konferansar Det stillast stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljøet og kommunens innbyggjarar. Endra regelverk gjer det nødvendig å leggje til rette for opplæring og kurs for alle medlemmer av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er nødvendig for å utføre dei oppgåver som gjeng fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust- og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årleg til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) eller Forum for kontroll og Tilsyn (FKT). Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå hele landet møtast og drøftar saker og arbeidsmetodar.
3 23/18 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval - 18/11787-1 Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval : Møte og arbeidsplan 2019 - Nissedal kontrollutval Aktuelle datoar: - NKRF sin Kontrollutvalskonferanse 30-31. januar 2019, på Gardermoen - Temark Vårkonferanse i april - Temark Haustkonferanse i november - Forum for kontroll og tilsyn, konferanse 4-5.juni 2019, i Kristiansand - November 2019: Obligatorisk kontrollutvalgsopplæring i regi av Temark, Agder/Telemark
24/18 Referatsaker 05.11.2018-18/00177-16 Referatsaker 05.11.2018 : Referatsaker 05.11.2018 Arkivsak-dok. 18/00177-16 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Referatsaker 05.11.2018 Referatsakene takast til vitande. Saksopplysningar: 1. Referatsaker - Temark sin haustkonferanse 14. november i Bø - NKRF sin kontrollutvalskonferanse 30-31. januar 2019 2. Neste møte 11.2.2019, kl. 09:00 - Orientering om kommunens handtering av mobbing i skulen - Årsmelding 2018 for Nissedal kontrollutval - Forvaltningsrevisor sin eigenvurdeing av sjølvstende - Eigarskapskontroll Eigarstyring i Nissedal kommune - Orientering frå revisor - Referatsaker/Eventuelt 1
25/18 Eventuelt 05.11.2018-18/00184-7 Eventuelt 05.11.2018 : Eventuelt 05.11.2018 Arkivsak-dok. 18/00184-7 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Nissedal kontrollutval 05.11.2018 Eventuelt 05.11.2018 Klikk her for å skrive inn tekst. 1