Møteprotokoll Songdalen kontrollutvalg Dato: 25.09.2018 kl. 10:00 Sted: Perrongen Arkivsak: 18/00117 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Espen Alf Halvorsen (leder), Solveig Nordkvist, Jan Cato Larsen Stein Vidar Eikholm Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen Økonomisjef Arild Andresen sak 17/18 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 4/18 18/00117-21 Godkjenning av møteinnkalling 25.09.2018 3 Møteprotokoll 3/18 18/00117-22 Godkjenning av protokoll fra møtet 09.05.2018 4 Saker til behandling 17/18 18/06150-3 Orientering om saksbehandling av startlån fra Husbanken 5 18/18 18/10208-1 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2018 6 1
19/18 18/10216-1 Budsjett kontroll, tilsyn og revisjon 2019 Songdalen kommune 7 20/18 18/00126-5 Orientering fra revisor 25.09.2018 8 21/18 18/00128-5 Eventuelt 25.09.2018 9 Songdalen, 25.09.2018 Espen Alf Halvorsen Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 4/18 Godkjenning av møteinnkalling 25.09.2018 1 Songdalen kontrollutvalg 25.09.2018 4/18 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 3/18 Godkjenning av protokoll fra møtet 09.05.2018 1 Songdalen kontrollutvalg 25.09.2018 3/18 Protokoll fra møte 09.05.2018 godkjennes. Protokoll fra møte 09.05.2018 godkjennes. 4
Saker til behandling 17/18 Orientering om saksbehandling av startlån fra Husbanken 1 Songdalen kontrollutvalg 25.09.2018 17/18 Økonomisjef Arild Andresen orienterte om ordningen med startlån fra Husbanken i Songdalen kommune og konsekvenser tapsdeling har for kommunen. Han svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Tilleggsforslag til fremsatt i møtet: Kontrollutvalget er bekymret for situasjonen og ber om at kommunestyret blir orientert om ordningen med startlån og mulige konsekvenser dette har. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget er bekymret for situasjonen og ber om at kommunestyret blir orientert om ordningen med startlån og mulige konsekvenser dette har. 5
18/18 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2018 1 Songdalen kontrollutvalg 25.09.2018 18/18 Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi 2018 til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen orienterte om overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2018 og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi 2018 til orientering. 6
19/18 Budsjett kontroll, tilsyn og revisjon 2019 Songdalen kommune 1 Songdalen kontrollutvalg 25.09.2018 19/18 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2019 i Songdalen kommune med en ramme på kr. 1 029 000. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretariatet gikk igjennom forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019. Revisjonen orienterte om delbudsjett for revisjon i 2019. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2019 i Songdalen kommune med en ramme på kr. 1 029 000. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 7
20/18 Orientering fra revisor 25.09.2018 1 Songdalen kontrollutvalg 25.09.2018 20/18 1. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen orienterte om den løpende revisjonen av kommunen. 2. Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om den pågående forvaltningsrevisjonen. 3. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen orienterte om brev nr. 1/2018 Oppsummering av årsregnskapet 2017 og kommunens svar til revisjonen. 4. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Morten Gahrsen orienterte om revisors årlige forespørsel til kommunen og rådmannens svar til revisjonen. 5. Revisjonen har fått en forespørsel fra rådmannen om å gjennomføre en analyse av ressurssituasjonen i Enhet for habilitering. Kontrollutvalget har ikke noen motforestillinger mot at revisjonen gjennomfører dette. 8
21/18 Eventuelt 25.09.2018 1 Songdalen kontrollutvalg 25.09.2018 21/18 1. Kontrollutvalget saker behandlet i kommunestyret a. Årsregnskap og årsmelding 2017 Songdalen kommune behandlet 30.05.2018 i kommunestyret. 2. Neste møte blir 04.12.2018 kl. 10.00 3. Eventuelt a. Bytte av fast sekretær for kontrollutvalget. Ny fast sekretær er Alexander Etsy Jensen. b. Kontrollutvalget diskuterte behandlingen av dispensasjonssøknader i byggesaker og i hvilket omfang det gis dispensasjon. Kontrollutvalget ønsker å bli orientert om dette i neste møte. 9