God ressursstyring Erfaringer! Avdeling for Hjertesykdommer Hjertepoliklinikken Hjertepoliklinikken Avdeling for Hjertesykdommer Ahus Konstituert avdelingssjef Gry Christel Knutzen
Vi har lært:
UTFORDRINGENE vi hadde : Økende ventetid og ventelister på flere områder Pasienter som ikke møter til timen Mangel på rom og utstyr (Intern logistikk) Opplevelse av krevende drift Menneskelig nær faglig sterk
Vi begynte med noe som var konkret, og så jobbet vi med det Og Så skapete vi omforent bilde av situasjonen FOKUS
Hovedtrekk i prosessen med utgangspunkt i klinisk aktivitet: Hva produserer vi (tall) Ventetider Bruk av rom Når gjør vi de forskjellige undersøkelsene Hvor lang tid er satt av til de forskjellige undersøkelsene Menneskelig nær faglig sterk
Planlegging og organisering av personell: Når starter vi arbeidet om morgenen Når avsluttes dagen Når er det matpause Når er det møte virksomhet Menneskelig nær faglig sterk
Planlegging og organisering... Hvem gjør hva med pasienten Er det oppgaver i dag legen har/gjør som spl kan overta SMS sendt ut Kartlegge timebooking Arbeidsplan for leger forutsigbarhet Menneskelig nær faglig sterk
Vi har gjort: Fra henvisning til time Henvisninger Henvisningsmottak Vurdering Brev til pasient rett / ikke rett Innkalling til time SMS Pasient konsultasjon Avklaring ny kontroll / avslutning
Stort etterslep på henvisninger som ikke var vurdert- skal være null! Rask gevinst 400 350 Antall henvisninger (eksterne og interne) som venter på vurdering av lege - hjertepoliklinikk 300 250 200 150 100 50 0
11 Pasientperspektivet: Lang vurderingstid
A3 løsning Vurdering av henvisninger 1) Definer problem og konsekvenser 3) Beskriv mål og løsning Problem: Vurdering av henvisning gjøres ikke fortløpende gjennom uken, men i skippertak. Konsekvenser: - Det bygger seg opp en kø av henvisninger som venter på vurdering - Pasienten får lang vurderingstid Mål: 1) Kortsiktig mål: komme ned i ventetid på 5 dager Løsning: To leger vurderer henvisninger hver dag fra kl 8.00-9.00. Oppstart 1/1-2014 Snitt: 22 eksterne innkommende henvisninger per dag Interne henvisninger Vurderingstid 10,3 dager - Henvisningsmottaket får ujevn arbeidsflyt - Timebooking tilpasses slik at det alltid holdes av rom for pasienter med «rett til behandling» 2) Redusere antall interne henvisninger til kontroll (de unødvendige henvisningene) Informasjonsmøte med kollegaer om når det er nødvendig med en kontroll og når det ikke er nødvendig. Eget henvisningsark som fastlegen må fylle ut 2) Finn årsakene til problemet 1) Det er har vært en lege som har vurdert samtlige henvisninger. Vurderingene har blitt gjort i bolker fordelt over 2-3 dager. Tungt og ressurskrevende for en lege å vurdere samtlige henvisninger (8-12 timer hver uke) Redusere antall henvisninger: 2) For mange unødvendige interne henvisninger (Lege burde avvise pasient eller sende pasienten til fastlege for kontroll) 3) Uvesentlig og dårlig informasjon i henvisningene fra enkelte fastleger. Må sende henvisning i retur og etterspørre mer informasjon. 4) Lag handlingsplan Tiltak Ansvar Frist To leger vurderer henvisninger daglig Nerdrum 1/1-14 Internt kurs for kontroll-rutiner (redusere antall) Nerdrum 1/2-14 Heng opp kontroll-rutiner på legerom (bevisstgjøre legene på rutinene) Internt kurs og oppslag for indremedisin leger som jobber på akutten. (for mange henvises til hjerte) Nerdrum 1/2-14 Nerdrum 2014 Følg opp at vurderingstiden faktisk går ned HSØ sørger for at fastlegene har eget henvisningsark til avd. for hjertesykdommer Sykehuspartner Sykehuspa rtner 1/2-14 1/2-14
13 Pasientperspektivet: Forbedring!
Pasientperspektivet: Forbedring, men Vinterferie n.? 14
Venteliste nyhenviste 1600 Utredning 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Uke2 Uke6 Uke 10 Uke 17 Uke 19 Uke 23 Uke32 Uke 36 Uke 40
God utvikling, men fortsatt en vei å gå 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Hjerte Lang ventetid
Antall Alle konsultasjoner: + 26 % 18 000 16 000 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 - (Alle) 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 2013 2014
Antall Sum DRG poeng: + 49 %. Dette tilsvarer 3.5 mill. i økt inntekt som også var estimert som potensial ved inngangen i året 450 400 350 300 250 200 150 100 50 - (Alle) 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 2013 2014
Antall Ekkokardiografi: + 28.4 % 3 500 Ekkokardiografi 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500 2013 2014-1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40
Antall AKG: + 15.1 % 1 200 AKG 1 000 800 600 400 200 2013 2014-1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40
Antall 24 t EKG: + 15 % 2 000 1 800 1 600 1 400 1 200 1 000 800 600 400 200-24 t EKG 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 2013 2014
Venteliste AKG og 24 timers EKG 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 Venteliste 24t EKG (-90 %) Venteliste AKG (-60%) 0 4 9 14 19 24 29 34
. Jevnere aktivitet mellom ukedager 14,00 % (Alle) 12,00 % 10,00 % 8,00 % 6,00 % 4,00 % 2,00 % 2013 2014 0,00 % mandag tirsdag onsdag torsdag fredag
Vi avdeling for Hjertesykdommer ser at God ressursstyring er en kontinuerlig prosess da forutsetningen alltid er i endring Fokus 24 Menneskelig nær faglig sterk