Arkivsak-dok. 15-15 Saksbehandler: Ingunn O. Bjerkelo Behandles av: Møtedato: Sandnes Eiendomsselskap KF 2. mars 2015 STATUS BYGGEPROSJEKTER FEBRUAR 2015: Saken gjelder: I denne saken legges frem status på byggeprosjekter vedtatt gjennom økonomiplan og oppdrag gitt av rådmannen. Oversikt over prosjekt som håndteres av prosjektavdelingen følger som eget vedlegg (Vedlegg 1). Nærmere beskrivelse av hvert prosjekt følger som egne rapporter (Vedlegg 2). Forklaringer: Prosjektoversikten viser at prosjektene har ulik status. De er delt inn i fire faser: - ØP, dvs. de er ikke påstartet - Prosjektering, utredning tomt eller regulering, dvs. de er under ulike stadier frem til bygging - Bygging; entreprenør er i gang med bygging - Garantifase, dvs. etter overtakelse før sluttbehandling av byggeregnskap Avvik i forhold til fremdrift og/eller økonomi er markert med gult eller rødt. De som er markert med gult har usikkerhet knyttet til seg, mens de som er røde er identifiserte avvik iht. plan.
Generelt: Sandnes eiendomsselskap KF har mange anbudskonkurranser som pågår eller skal utlyses i løpet av 1. kvartal 2015. Dette medfører at en har hatt behov for innkjøpskompetanse ut over det vi har tilgjengelig internt og en har etter dialog med innkjøpsavdelingen i Sandnes kommune valgt å bruke ekstern konsulentbistand til dette arbeidet via rammeavtaler. I løpet av våren vil en benytte ekstern bistand i 8-10 anbudskonkurranser. Anskaffelse innen bygg og anlegg skjer etter Lov og forskrift om offentlig anskaffelser. En har vurdert at anskaffelser innen dette området er et særområde fordi det ofte dreier seg om kostbare anskaffelser der feil vil kunne være svært kostnadsdrivende, men også fordi feil i disse anskaffelsene kan gi store forsinkelser i byggeriene som igjen vil gå ut over tjenesteproduksjonen i Sandnes kommune. I tillegg bruker en entrepriseformer og konkurransegrunnlag en i hovedsak kun bruker i konkurranser innen området bygg og anlegg. Byggeprosjektavdelingen har hatt en gjennomgang av forsikringsordningene en har for byggeprosjektene inkl. anskaffelser gjennom anbudskonkurranser. I forkant av anbudskonkurranser gjennomført i Sandnes eiendomsselskap KF, har en kalkulert prosjektene. Til kalkuleringsarbeidene benyttes Holte kalkulasjonsnøkkel justert for forventet byggeindeks for neste 12 mnd. I konkurransene legges det inn forbehold som bl.a. gir en mulighet til å avlyse konkurransene hvis en ikke får tilbud som ligger innenfor budsjettramme for prosjektet. Hvis en velger å lyse ut anbudskonkurransene med vesentlig lavere bevilgning enn hva kalkylene tilsier vil eiendomsselskapet selv være ansvarlig for å dekke evt. erstatningskrav som fremkommer i en eventuell klagesak som kommer pga. av avlysning i konkurransen. Forsikring vil ikke dekke krav som kommer fordi en benytter faglig uforsvarlig lave budsjetter som grunnlag for avlysing av konkurranser. Byggeinstruks for Sandnes eiendomsselskap KF justert ift. økonomireglement for Sandnes kommune og delegasjonsreglement for utvalgene legges fram som egen sak. Benchmarkingsbase for undervisningsbygg er opprettet og opplæring i bruk av systemet vil bli gitt for avtalepartene i mars. Stavanger kommune arrangerte i februar et seminar, «rett bygg på rett sted til rett tid og rett pris». Her deltok både representanter fra offentlige og private byggherrer, konsulentbransjen og entreprenører. Temaene standardisering vs. spesialisering av bygg, industrialisering av byggerier og bruk av modulbygg ble belyst. Dette var en nyttig gjennomgang og et godt utgangspunkt for videre dialog i byggebransjen. Sandnes eiendomsselskap KF har i strategidokument under årsmål initiert et tilsvarende arrangement i vår, men har vurdert at dette vil komme for nær opp mot overforstående arrangement og velger heller å sette opp et arrangement til høsten der agenda vil være oppfølgingstema fra Stavanger kommunes arrangement. Møter med rådmannen angående bestilling av oppdrag som ønskes utført er avholdt i begynnelsen av januar. Formell bestilling av oppdragene er mottatt i dag, 23. februar 2015. I tiden som følger vil en gå gjennom prosjektene for å kvalitetssikre at prosjektenes innhold, framdrift og økonomi er tråd med rådmannens bestilling. Eventuelle avvik vil bli tatt opp i styremøte i april 2015.
Status pr. februar 2015: Vedr prosjekter som er i rute mht. fremdrift og økonomi, se vedlagte oversikt hvor disse er markert grønt Følgende prosjekter omtales spesielt på bakgrunn av avvik: Prosjekt 30002 - Figgjo skole, sanering/nybygg tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet til framdrift og økonomi. Prosjekt 30004 utendørsanlegg skoler avvik i framdrift. Plan over tiltak gjennomgås i uke 9, arbeidene igangsettes deretter ihht. til prioritert rekkefølge. Prosjekt 30015 - Skeiane ungdomsskole tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet til omfang og framdrift. Prosjekt 30006- Giske ungdomskole avvik varslet tidligere (januar 2015) usikkerhet knyttet til kostnader. Anbudskonkurranse er avholdt og tilbud evalueres uke 9-10. En forsøker å ferdigstille K2 til styremøte 2. mars. Prosjekt 30007- Utvidelse Buggeland skole avvik varslet tidligere (januar 2015) usikkerhet knyttet til kostnader. K0 legges fram for styrebehandling 2. mars. Prosjekt 30009 Ny U18 Bogafjell Tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet til kostnader. K0 planlegges lagt fram for styrebehandling i april 2015. Prosjekt 30010 Skaarlia skole (ny B14 skole) K0 legges fram for styrebehandling 2. mars. Usikkerhet knyttet til kostnader. Prosjektbevilgning er redusert i ØP ift. 4B-kalkyle. Prosjekt 30012 Sandved skole, utvidelse tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet til framdrift og kostnader. Prosjekt 30015 Sviland skole, rehabilitering fasade Tidligere varslet (august 2014). Avvik ift. Framdriftsplan. Prosjekt 30014 Sørbø skole, havarert bygningsautomatikk etter lynskade - Tidligere varslet (desember 2014) Prosjekt 35001 Hommersåk barnehage tidligere varslet (desember 2014). Avklaringer rundt tomt pågår. Prosjekt 35002 Asperholen barnehage, riving og bygging av ny 6 avd barnehage- tidligere varslet (januar 2015) det vises til egen sak som legges fram for styrebehandling 2. mars. Prosjekt 35005 Vatne barnehage, ny 6 avd. barnehage Tidligere varslet avvik (august 2014) ift. framdriftsplan. Det er gitt avslag på byggesak med bakgrunn i støysoneproblematikk. Det blir gjort vurderinger av om det er hensiktsmessig å gå i ny dialog med fylkesmannen om saken. Prosjekt 35006 Kleivane barnehage ny barnehage tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet til kostnader.
Prosjekt 4305901 Sandvedhaugen barnehage, regulering uteområde - avvik på framdrift. Forventes ferdigstilt 3 mnd. etter planlagt ferdigstillingstidspunkt. Anbudskonkurranse pågår nå. Ekstern innkjøpsassistanse via rammeavtale. Prosjekt 4413899 Sandnes helsesenter, rehabilitering- Bygget er tatt i bruk. Plan for sluttarbeidene som følge av forsinkelser i elektroarbeidene ligger i prosjektrapport. Sluttfakturering gjenstår. Noe usikkerhet knyttet til merarbeid som følge av forsinkelsen i prosjektet Prosjekt 26005- Omgjøring kjøkken ÅseBOAS- tidligere varslet (januar 2015) Prosjekt 21001- Nytt avlastningssenter med barnebolig- tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet til framdrift. Prosjekt 21005 Foreldreinitiativ 2, boliger. Tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet til framdrift. Prosjekt 21008 og prosjekt 21029-9 nye omsorgsboliger for mennesker med funksjonsnedsettelser og boliger for funksjonshemmede ca 10 stk tidligere varslet (januar 2015) usikkerhet knyttet tomtevalg/kostnader. De 2 prosjektene må ses i sammenheng. Prosjekt 4413504- Boliger til brukere med store særskilte behov Vatne tidligere varsle, avvik ift. framdrift. Bygget er tatt i bruk, prosjektet avsluttes og byggeregnskap klargjøres. Prosjekt 21014 Rusvern Soma nybygg. Tidligere varslet kostnadsavvik (september 2014) og avvik ift. framdrift (januar 2015). Prosjekt 21017 Boligtiltak Welhavens vei Tidligere varslet avvik i framdrift(september 2014. K0 behandlet i BS i desember 2014. Prosjekt 25002 Boliger Syrinveien, 6 boenheter Forsinkelser i framdrift pga. utsatt reguleringsplanbehandling (4 mnd. utsettelse, planlegges nå lagt fram for behandling i mars 2015) Prosjekt 41011 Nytt produksjonskjøkken på Vatne- Tidligere varslet avvik (august 2014) ift. kostnadsavvik. Prosjektet er midlertidig stanset og sendt til avd. eiendomsutvikling i Sandnes eiendomsselskap KF for nærmere utredning. Prosjekt 60008- Iglemyr svømmehall og idrettshall- tidligere varslet (januar 2015) ift. kostnader og usikkerhet knyttet til framdrift. I bestilling fra rådmannen mottatt 23. februar 2015 sier rådmannen at det fremmes ny sak til BS for avklaring av innhold i prosjektet. Fram til en slik avklaring skal Sandnes eiendomsselskap KF forholde seg til den opprinnelige innhold i bestillingen fra BS. Prosjekt 60005- Riskahallen Tidligere varslet (januar 2015) ift. framdrift. Prosjekt 10001,10002,10003 Nytt rådhus usikkerhet knyttet til kostnader. Frikjøpsavtalekostnader økt fra 209` til 300`NOK samt endelig løsning ift. valg i arkitektkonkurransen. Prosjekt 10014,10013,10016 Ny hovedbrannstasjon, øyeblikkelig hjelp og ambulansesentral avvik ift. framdriftsplan lagt fram for behandling i alle IKS-kommunene. Dette skyldes store forsinkelser i kommunens behandling av saken, siste kommune, Stavanger behandlet saken i september 2014. Revidert framdriftsplan der ferdigstillingstidspunkt er satt til februar 2017 er akseptert av de tre leietakerne av bygget og er lagt til grunn i anbudskonkurranse. En evaluerer tilbudene i konkurransen i uke 8-10 og forsøker å legge fram K2 for styrebehandling 2. mars.
Prosjekt 10010 Skeianetunet rehabilitering. Tidligere varslet avvik (august 2014) ift. Framdrift. Prosjekt 15004 Møllermesterbolig, taklekkasje. Tidligere varslet avvik (august 2014) ift. Framdrift. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Sandnes Eiendomsselskap KF, 23.02.2015 Torbjørn Sterri daglig leder Vedlegg: Prosjektstatus oversikt Rapporteringsskjema prosjekt