KONTROLLUTVALGET I KVITSØY KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Kvitsøy Møtenr.: 4 Møtedato: 07.09.2016 Utvalgssaksnr.: 22/16-32/16 Disse møtte: Leif Ydstebø Tor Arild Torgersen Torill Ramstad Christian Haaland Hege Ask Forfall / varamedlemmer: Liv Nesse Amundsen/Hege Ask Andre tilstede: Fra Kvitsøy kommune, Rådmann Andreas Polster (sak 23/16) Fra Rogaland Revisjon, Oppdragsleder Tore Kristensen og Revisor Selma Karaduman Fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Førstekonsulen Leni Tande Side Saker til behandling 22/16 16/00168-7 Godkjenning av protokoll fra møte den 01.06.16 2 23/16 16/00060-3 Orientering fra administrasjonen: Rådmann 2 24/16 16/00073-12 Regnskapsoversikt pr. 31.07.16 - kontroll og tilsyn 3 25/16 16/00069-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 3 26/16 14/00051-13 Oppfølging av rapport: Lyse AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 4 27/16 16/00067-16 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 4 28/16 16/00064-7 Møteplan for 2017 5 29/16 16/00167-4 Revisors uavhengighetserklæring 2016 6 30/16 16/00066-2 Overordnet analyse - Plan for selskapskontroll 2016-2019 6 31/16 16/00066-3 Plan for selskapskontroll 2017-2020 7 32/16 16/00286-9 Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. august 2016 7 Referat-/meldingssaker 6/16 16/00065-2 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Samfunnssikkerhet og beredskap 8
Innkallingen ble godkjent uten merknader. 22/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 01.06.16 FORSLAG TILVEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte den 01.06.16 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte den 01.06.16 23/16 Orientering fra administrasjonen: Rådmann Kontrollutvalget tar gjennomgangen til Rådmann til orientering. Rådmann orienterte. Kontrollutvalget tar gjennomgangen til Rådmann til orientering.
24/16 Regnskapsoversikt pr. 31.07.16 - kontroll og tilsyn Kontrollutvalget i Kvitsøy tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr.31.07.16 til orientering. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr.31.07.16 til orientering. 25/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Kontrollutvalget i Kvitsøy foreslår et samlet budsjett til kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 388 350,- eksl.mva. Kontrollutvalget i Kvitsøy foreslår et samlet budsjett til kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 388 350,- eksl.mva.
26/16 Oppfølging av rapport: Lyse AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. 27/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Kvitsøy vedtar Plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg 10.
Kommunestyret i Kvitsøy vedtar Plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg 10. 28/16 Møteplan for 2017 Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar følgende møteplan for 2017: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 15.02.2017 15:00 Onsdag 26.04.2017 15:00 Kan bli endret Onsdag 31.05.2017 15:00 Onsdag 13.09.2017 15:00 Onsdag 22.11.2017 15:00 Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar følgende møteplan for 2017 Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 15.02.2017 15:00 Onsdag 26.04.2017 15:00 Kan bli endret Onsdag 31.05.2017 15:00 Onsdag 13.09.2017 15:00 Onsdag 22.11.2017 15:00
29/16 Revisors uavhengighetserklæring 2016 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Kvitsøy tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering. 30/16 Overordnet analyse - Plan for selskapskontroll 2016-2019 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar Overordnet analyse Plan for selskapskontroll 2016-2019 til orientering. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar Overordnet analyse Plan for selskapskontroll 2016-2019 til orientering.
31/16 Plan for selskapskontroll 2017-2020 KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Kvitsøy vedtar den fremlagte Plan for selskapskontroll for 2017 2020. Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioriteringer av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kommunestyret i Kvitsøy vedtar den fremlagte Plan for selskapskontroll for 2017 2020. Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioriteringer av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. 32/16 Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. august 2016 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering Utvalget bestiller i dette møtet et mandat til forvaltningsrevisjon med område/tema: Anskaffelse av tjenester IKT. Forutsetning for bestillingen er at kommunestyret vedtar Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2010. Utvalget kom med noen stikkord til mandatet: - avtaler av IKT tjenester - hvilke tjenester kjøpes mot det faktiske behov - brukerundersøkelse - ressursbruk
Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med tilføyelse om bestilling av mandat. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering Utvalget bestiller i dette møtet et mandat til forvaltningsrevisjon med område/tema: Anskaffelse av tjenester IKT. Forutsetning for bestillingen er at kommunestyret vedtar Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2010. REFERAT-/MELDINGSAKER 6/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Samfunnssikkerhet og beredskap Tilsynsrapporten ble tatt til orientering. EVENTUELT Orientering fra administrasjon Til neste møtet ønsker utvalget å invitere økonomisjefen for å orientere om sitt arbeids og ansvarsområde. De ønsker å høre litt om følgende punkter: - arbeids- og ansvarsområde - økonomisk planlegging, hvilken strategi legges - innspill til mandatet Anskaffelser av tjenester IKT - oversikt over kostnadene på IKT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur