Kontrollutvalget MØTEINNKALLING



Like dokumenter
Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

MØTEINNKALLING. Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor. : KONTROLLUTVALGET Møtedato : kl. 17.

Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Melhus kommune. Møteprotokoll. Møtested: Rådhuset, møterom Bergljot Behandlede saker: 34/ /2009. Møtedato: Fra: Til: 21.

Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN BARNEVERN ORIENTERING OM INNRETNING OG FRAMDRIFT I FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT INNEN BYGGESAK

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

MØTEPROTOKOLL. Møtedato: Møterom Øst - Rådhuset Arkivsak: Møtende medlemmer

MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget

MØTEINNKALLING. Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor. : KONTROLLUTVALGET Møtedato : kl. 17.

Saksframlegg. Ark.: 216 A24 Lnr.: 8726/16 Arkivsaksnr.: 16/1634-1

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE SAKSPROTOKOLL

Melhus kommune. Møteprotokoll

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

PROTOKOLL. Møtedato: Tidspunkt: Møtested: Formannskapssalen Fra utvalgssaksnr: 1 Til utvalgssaksnr: 7

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET"

Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /10 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON - KVALITET I SKOLEN

MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget Oppland fylkeskommune. Dato: kl. 9:00-13:30 Møterom Valdres Oppland fylkeskommune Arkivsak:

Revidert plan for forvaltningsrevisjon

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV

Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN Selbu kommune. Vedtatt i kommunestyrets møte , sak 68/14.

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Møtedato: 29. november 2011 Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, møterom på kommunehuset

FRØYA KOMMUNE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer Sten Kristian Røvik leder

FRØYA KOMMUNE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer Thor Pettersen (leder) Sten Kristian Røvik Iren Hårstad

Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til

KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 12. DESEMBER 2008 KL PÅ MØTEROM 3, RÅDHUSET

MØTEINNKALLING. Møtedato: Møtetid: Møtested: Hudiksvall, Namsos Rådhus

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik

MØTEINNKALLING MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Møteprotokoll. NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

kontrollsekretær E-post: Dir.tlf Mobil

KONTROLLUTVALGET I NES KOMMUNE MØTEINNKALLING

Plan for forvaltningsrevisjon

NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid

OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget

MØTEINNKALLING. Side1. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Naustet, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Utsira kommune. Plan for forvaltningsrevisjon Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS

Kontrollutvalget i Bardu kommune

SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. DATO: Onsdag 21.mars 2012 TID: Kl STED: Møterom Herredshuset

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Rendalen kommune

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

MØTEINNKALLING. Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor. Møtedato: kl Arkivsak:

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Fredag 17. desember 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Møterom Fjergen

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget har møte i Lille møterom, 2.etg. Rådhusplassen kl

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

Nærøy kommune Arkiv: 217 Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Marit Pedersen Dato:

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Tirsdag 15. november 2011 Tid: Kl. 14:30 Sted: Stjørdal rådhus, Formannskapssalen MERK STED

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE

Nes kommune Møteprotokoll Kontrollutvalget

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

TILLEGGSSAKSLISTE. Berlevåg kommune. Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: 18.00

KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 15. FEBRUAR 2008 KL I NØRESALEN, HOVEVEIEN 9

Holtålen kommune. Torill Bakken. Berit Grønli, nestleder Åge Bergan Petter Almås. Varamedlem: Per Langeng

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel. Elisabeth Bjørhusdal (sign.) Kontrollsekretær

VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget

Plan for kontroll og tilsyn. Plan for forvaltningsrevisjon

Møteprotokoll Kontrollutvalget Aremark

Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Namsos - Namdalshagen

Plan for kontroll og tilsyn. Plan for forvaltningsrevisjon

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE

Stor-Elvdal kommune. Møteinnkalling

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rømskog

Kontrollutvalget i Larvik Dato: :00 Sted: Romberggt. 4, møterom Tjølling Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil

REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS

SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE

MØTEINNKALLING. Kontrollutvalget. Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Namdalshagen - Kamme Greiff

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Selbu kommune

HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

Kontrollutvalget i Lund kommune Møteinnkalling

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Plan for forvaltningsrevisjon

MØTEPROTOKOLL. Tid Kl

Transkript:

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 12.05.2010 kl. 12:00 Møtested: Fylkeshuset, møterom Thullit Andre opplysninger: Saker til behandling SAKLISTE 28/2010 Godkjenning av møtebok 2 29/2010 Referatsaker 4 30/2010 Rapport fra brukerundersøkelse om TT-ordningen 7 31/2010 Rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjekt - Ivaretar STFK elevenes rett til opplæring ved lærerfravær? 32/2010 Planlegging av forvaltningsrevisjonsarbeidet i 2010 15 33/2010 Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak - pr mai 2010 18 34/2010 Eventuelt 20 11

Saker til behandling SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 28/2010 Godkjenning av møtebok Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.05.2010 28/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 13. april 2010 godkjennes 2

Saksutredning: Godkjenning av møtebok Protokoll fra kontrollutvalgets møte 13. april 2010 godkjennes VEDLEGG Protokoll fra kontrollutvalgets møte 13. april 2010 3

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 29/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.05.2010 29/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering 4

Saksutredning: Referatsaker Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende referatsaker legges fram for kontrollutvalget: 1. Kontrollutvalget er viktig i etikkarbeidet. Artikkel i Kommunal Rapport 22. april 2010. 2. Dårlig kontroll med kommuneselskaper. Artikkel www.aftenposten.no 3. Sak FU-156/2010 Bru til Linesøya. Avtale med Mesta as om fullføring av prosjektet 5

6

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 30/2010 Rapport fra brukerundersøkelse om TT-ordningen Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.05.2010 30/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 200825638 Kontrollutvalget tar den framlagte rapporten fra brukerundersøkelse om TT-ordningen til orientering. Utvalget ber om å bli holdt informert om oppfølgingen av den gjennomførte undersøkelsen. 7

Saksutredning: Rapport fra brukerundersøkelse om TT-ordningen Kontrollutvalget tar den framlagte rapporten fra brukerundersøkelse om TT-ordningen til orientering. Utvalget ber om å bli holdt informert om oppfølgingen av den gjennomførte undersøkelsen. VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken 1. Rapport fra brukerundersøkelse av TT-ordningen. Sør-Trøndelag fylkeskommune, april 2010 Uttrykte vedlegg i saksmappen Sak KU-65/2009: Gjennomføring av brukerundersøkelse transportordningen for funksjonshemmede BAKGRUNN Transporttjenesten for funksjonshemmede har siden 1988 vært fylkeskommunenes ansvar. Ordningen er ikke lovpålagt, men eksisterer i samtlige fylker, med variasjoner i hvordan den forvaltes. Sør-Trøndelag fylkeskommune har egne retningslinjer for TT-ordningen som regulerer inndelingen i ulike brukergrupper og mengde reiser de kan få tildelt. Omfanget av ordningen fastsettes årlig i forbindelse med vedtak av fylkeskommunens budsjett. Tjenesten er ikke en lovfestet rettighet for brukerne. Som resultat ev vedtatte retningslinjer er det i Sør-Trøndelag ca 7000 brukere som omfattes av ordningen. Disse er fordelt på 5 ulike brukergrupper (jfr vedtak i fylkesutvalget, sak FU-352/2008): Brukergruppe 1 14 reiser pr. år Standardbruker Brukergruppe 2 120 reiser pr. år Blind/sterkt svaksynt Brukergruppe 3 120 reiser pr. år Rullestolbruker med sammenleggbar rullestol Brukergruppe 4 120 reiser pr. år Rullestolbruker med behov for spesialtransport (har egen bil dekket av NAV) Brukergruppe 5 200 reiser pr. år Rullestolbruker med behov for spesialtransport (ikke egen bil) SAKSUTREDNING Retningslinjene var sist gjenstand for endringer i forbindelse med innføringen av elektroniske kort for TT-ordningen, gjeldende fra 1. januar 2010. 8

I forbindelse med fylkesutvalgets vedtak av endringer, sak FU-351/2008, ble det forutsatt av ordningen skulle evalueres etter 1 år for å vurdere eventuelt behov for endringer. Komitè for Samferdsel, areal og miljø har fulgt opp fylkesutvalgets vedtak om gjennomføring av brukerundersøkelse. I november 2009 behandlet komitèen sak om opplegget for evaluering av ordningen, sak 44/2009. Fylkestinget behandlet samme sak i desember 2009 og oppnevnte politiske representanter til arbeidsgruppa som ble nedsatt for å være støtte i administrasjonens arbeid med evalueringen. Kontrollutvalget har de senere år hatt oppmerksomhet mot TT-ordningen, noe som førte til at området ble prioritert i plan for forvaltningsrevisjon for 2008. Det var i planen pekt på at en undersøkelse kunne vurdere om brukerhensyn ble ivaretatt, om organiseringen av ordningen var hensiktsmessig og om den fungerte i tråd med retningslinjene. Da fylkestingets og kontrollutvalgets interesse for en undersøkelse rettet mot denne ordningen var så vidt sammenfallende vurdere kontrollutvalget det fornuftig å stille til disposisjon ressurser for å gjennomføre brukerundersøkelsen. Revisjon Midt-Norge IKS har dermed utført undersøkelsen, i samarbeid med arbeidsgruppa. På bakgrunn av formålet med brukerundersøkelsen skulle denne: 1. Gi svar på hva som fungerer med TT-ordningen, med vekt på de elektroniske kortenes funksjonalitet 2. Peke på årsaker til at en stor del av innehaverne av TT-kort ikke benytter ordningen 3. Få innspill fra saksbehandlerne i kommunene, for å bidra til en mer treffsikker ordning Den delen av undersøkelsen som var rettet mot brukerne ble gjennomført som telefonintervju. For å få innspill fra saksbehandlerne i kommunene ble det gjennomført en elektronisk spørreundersøkelse. Kort om hovedtrekkene i resultatene i undersøkelsen Det er i hovedsak tilfredshet med påliteligheten og service hos drosjene som kjører TTtransport. Enkelte unntak er det imidlertid som har opplevd store problemer. Reisene brukes i stor grad i tråd med formålet, dvs til fritidsreiser (ikke reiser som dekkes gjennom NAV). På spørsmål om behov for endringer i forhold til eksisterende regelverk oppgir ca 40 % av brukerne at de har behov for økt turlengde, mens ca 50 % sier de har behov for flere turer. Ca 40 % uttrykker at de ønsker å bruke kortet til turer utenfor fylkesgrensen. Bortimot 60 % av de spurte mener at søknadsskjemaet er enkelt å forstå. Av de resterende brukerne har mange svart vet ikke, noe som kan komme av at det er lenge siden de fylte ut skjema eller at andre har gjort det for dem. Resultatene viser videre at dersom man er usikker på utfylling av søknadsskjema er det under halvparten som vet hvor de skal henvende seg for å få svar. En konsekvens av ordningen med elektroniske kort ser ut til å være at flere av brukerne ikke klarer å holde oversikt over hvor mange turer de har tilgjengelig. Mange kjenner heller ikke til hvor de kan få nødvendig informasjon om disponible turer på eget kort. 70 % av brukerne mener at TT-kortet er enkelt å bruke. Til sammen tilsier disse resultatene at det er et udekket behov for tilrettelagt informasjon om ordningen til brukerne. 9

Når det gjelder årsaker til at noen ikke benytter TT-ordningen er det få brukere som er intervjuet i denne undersøkelsen. Ut fra informasjonen som har kommet fram er det helsemessige årsaker, eller fordi de kjører selv eller sammen med andre som gjør at de spurte ikke benytter seg av ordningen. Med bakgrunn i resultatene fra den elektroniske spørreudersøkelsen til saksbehandlerne i kommunene ser det ut til å være bred oppfatning om at retningslinjene er klare og entydige. 5 av de 23 spurte saksbehandlerene sier at de får spørsmål om utfylling av søknadsskjemaet, og et fåtall (3 av 23) bruker tid på å forklare informasjon fra fylkeskommunen til brukerne. Dette kan tyde på at mange av brukerne ikke har behov for mer informasjon eller at de henvneder seg til andre for å få svar på spørsmålene sine. Et flertall av saksbehandlerne har vært i kontakt med Rogaland taxi, som administrerer ordningen, i løpet av 2009 (17 av 23) og med fylkeskommunen (14 av 23). Det ser ut til å være tilfredshet med kontakten med begge disse partene, med hensyn til å tilfredsstillende svar innen rimelig tid. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Den gjennomførte brukerundersøkelsen ser ut til å gi nyttig informasjon om styrker og svakheter ved dagens TT-ordning. Undersøkelsen anses for å være et nyttig bidrag i den pågående prosessen, ledet av en egen arbeidsgruppe som skal foreslå eventuelle endringer i ordningen. Arbeidsgruppen sitt forslag til endringer vil bli behandlet i SAM-komitèen og fylkestinget. Da nye/endrede retningslinjer blir gjeldende fra 1. januar 2011 forutsettes fylkestingets endelige vedtak å bli fattet senest desember 2010. Evalueringsrapporten foreslås derfor ikke oversendt fylkestinget på nåværende tidspunkt. Kontrollutvalget anbefales å merke seg innholdet i den foreliggende rapporten og følge med på den videre politiske prosessen med vurdering av eventuelle endringer. 10

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 31/2010 Rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjekt - Ivaretar STFK elevenes rett til opplæring ved lærerfravær? Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.05.2010 31/2010 Fylkestinget 21.06.2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 200914034 Kontrollutvalget anbefales å merke seg innholdet i den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten, og oversende den til fylkestinget med følgende anbefaling: Fylkestinget merker seg innholdet i framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om ivaretakelse av elevers rett til minste årstimetall i forbindelse med lærerfravær. Fylkestinget ber fylkesrådmannen fortsatt ha fokus på arbeidet med etablering og etterlevelse av rutiner for å ivareta elevenes rettigheter i slike situasjoner. Fylkestinget ber om å bli holdt oppdatert om dette arbeidet, senest innen utgangen av 2010. 11

Saksutredning: Rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjekt - Ivaretar STFK elevenes rett til opplæring ved lærerfravær? Kontrollutvalget anbefales å merke seg innholdet i den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten, og oversende den til fylkestinget med følgende anbefaling: Fylkestinget merker seg innholdet i framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om ivaretakelse av elevers rett til minste årstimetall i forbindelse med lærerfravær. Fylkestinget ber fylkesrådmannen fortsatt ha fokus på arbeidet med etablering og etterlevelse av rutiner for å ivareta elevenes rettigheter i slike situasjoner. Fylkestinget ber om å bli holdt oppdatert om dette arbeidet, senest innen utgangen av 2010. VEDLEGG Trykte vedlegg Rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjekt: Ivaretar STFK elevenes rett til opplæring ved lærerfravær? Utrykte vedlegg Rundskriv Udir 8-2009 Kunnskapsløftet BAKGRUNN Fylkeskommunen har som skoleeier plikt til å tilby elevene i videregående opplæring forskriftsfestet minste årstimetall i hvert enkelt fag. Læreplaner for de respektive fagene tallfester hvilket årstimetall som gjelder i det enkelte fag. Skolene legger årsplaner for undervisningen, og skal derigjennom sørge for at minste årstimetall oppfylles hvert år. Opplæringslova gir bestemmelser om skoleeiers plikt til å ha et system for å følge opp lovkrav: 13-10. Ansvarsomfang Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat skole etter 2-12 har ansvaret for at krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte, under dette å stille til disposisjon dei ressursane som er nødvendige for at krava skal kunne oppfyllast. 12

For å møte krav i opplæringslova har fylkesrådmannen utarbeidet felles retningslinjer for de videregående skolene, for å sikre at elevene minimum får det årstimetallet som er nedfelt i opplæringslov og forskrift. I henhold til disse retningslinjene skal skolen ha 3 prosedyrer: Prosedyre for å sikre elevene opplæring ved lærers fravær Prosedyre for å sikre elevene opplæring i eksamensperioden Prosedyre for å sikre elevene opplæring relatert til fagspesifikke læreplaner på alternative dager. SAKSUTREDNING I plan for forvaltningsrevisjon for 2009 var et av de prioriterte prosjektområdene elevenes rett til opplæring ved lærerfravær. Bakgrunnen for at dette forholdet ble satt søkelys på var sammensatt. Erfaringer fra enhetsbesøk gjennomført i forbindelse med finansiell revisjon hadde ved flere anledninger vist at skolene ikke hadde tilfredsstillende rutiner for registrering av lærerfravær. Et spørsmål som ble stilt i forlengelsen av denne erfaringen var om manglende registrering kunne utgjøre en fare for manglende ivaretakelse av elevene dette hadde konsekvenser for. I et felles nasjonalt tilsyn i 2008 pekte Fylkesmannen på at Sør-Trøndelag fylkeskommune på mange områder hadde et system som var tilrettelagt for å ivareta krav til årstimetall i sin planlegging, mens det på andre områder ikke ble vurdert å være tilstrekkelig. Fylkesmannens tilsyn var avgrenset til å fokusere på planleggingssystemet, mens oppfyllelse og oppfølging av kravene ikke var en del av tilsynet. Det ble derfor stilt spørsmål rundt elevenes rettigheter i forbindelse med fravær om undervisningstilbudet tilfredsstiller krav i opplæringslov og forskrift, slik at elevene ikke blir skadelidende ved læreres fravær. På bakgrunn av disse forholdene ble det bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på ivaretakelse av undervisningen ved lærerfravær skjer dette på en tilfredsstillende måte, ved bruk av vikarer eller på andre måter? Hvordan følger skolene opp retningslinjene for sikring av årstimetall? Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført undersøkelsen, våren 2010. Formål og problemstillinger i undersøkelsen Hensikten med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke hvordan fylkeskommunen ivaretar ansvar for å gi lovbestemt og tilfredsstillende opplæring til elevene ved lærerfravær. Følgende problemstillinger var utgangspunkt for undersøkelsen: Ivaretar STFK elevenes rettigheter til opplæring ved lærerfravær? Har STFK etablert prosedyrer for å sikre elevenes opplæring? Kan skolene dokumentere at elevenes krav på opplæring er ivaretatt ved lærerfravær? For å belyse problemstillingene ble det sendt en henvendelse pr. e-post til rektorene ved de videregående skolene. Supplerende informasjon er hentet inn gjennom intervjuer og gjennomgang av det elektroniske kvalitetssystemet ESK. 13

Kort om hovedresultatene i undersøkelsen Undersøkelsen viser at de fleste skolene har etablert prosedyrer for å sikre elevene opplæring, men med noen unntak; 23 av 25 har rutiner for opplæring ved lærerfravær, 22 av 24 har rutiner for eksamensperioder, 19 av 24 har rutiner for alternative dager. Informasjon om rutinene oppgis i hovedsak å bli kommunisert gjennom det elektroniske kvalitetssystemet ESK. Gjennomgang av dokumenter i systemet viser imidlertid at det fortsatt er et fåtall som har lagt ut rutinene sine der. For over lavparten av skolene viser det seg at elever som ikke er trukket ut til eksamen ikke gis opplæring, noe som er brudd på opplæringslova og interne retningslinjer. På spørsmål om dokumentasjon på at krav til at årstimetallet innfris blir det for de fleste skolene vist til planleggingen av skoleåret. Med bakgrunn i at noen skoler mangler prosedyrer for å ivareta årstimetallet, og at enkelte prosedyrer er vurdert å ikke gi tilstrekkelig anvisning for hva som skal gjøres ved fravær kan ikke skolene sies å ha tilfredsstillende dokumentasjon for at årstimetallet oppfylles. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Den gjennomførte undersøkelsen om ivaretakelse av elevenes rett til å få oppfylt årstimetall ved lærerfravær viser at fylkeskommunen beveger seg i riktig retning, men ennå ikke kan sies å ha en tilfredsstillende situasjon. Fylkesrådmannen har pålagt de enkelte skolene om å sørge for etablering og etterlevelse av rutiner, uten at alle skolene er i mål med dette enda. Intensjonene om å kommunisere rutiner ved hjelp av det elektroniske kvalitetssystemet ESK er tilstede, men i praksis bare gjennomført i liten grad. Med bakgrunn i at ESK er tenkt å inneholde styrende dokumenter på alle nivå i fylkeskommunen anses det for å være av stor betydning at skolene faktisk legger dokumentene inn i systemet, slik at de gjøres tilgjengelig og kjent. Kontrollutvalget anbefales å merke seg innholdet i den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten, og oversende den til fylketinget med følgende anbefaling: Fylkestinget merker seg innholdet i framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om ivaretakelse av elevers rett til minste årstimetall i forbindelse med lærerfravær. Fylkestinget ber fylkesrådmannen fortsatt ha fokus på arbeidet med etablering og etterlevelse av rutiner for å ivareta elevenes rettigheter i slike situasjoner. Fylkestinget ber om å bli holdt oppdatert om dette arbeidet, senest innen utgangen av 2010. 14

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 32/2010 Planlegging av forvaltningsrevisjonsarbeidet i 2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.05.2010 32/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000389 Med bakgrunn i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 og drøftinger i møtet vedtar kontrollutvalget oppstart av følgende prosjekter: Kontrollutvalget ber om få seg forelagt en sak i neste møte, der innretning og rammer for de vedtatte prosjektene spesifiseres. 15

Saksutredning: Planlegging av forvaltningsrevisjonsarbeidet i 2010 Med bakgrunn i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 og drøftinger i møtet vedtar kontrollutvalget oppstart av følgende prosjekter: Kontrollutvalget ber om få seg forelagt en sak i neste møte, der innretning og rammer for de vedtatte prosjektene spesifiseres. VEDLEGG Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011, vedtatt i Fylkestinget 28. april 2010 BAKGRUNN Kontrollutvalget har utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon, som ble vedtatt i fylkestinget 28. april 2010. Planen for forvaltningsrevisjon som nå er utarbeidet skal være førende for kontrollutvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon de neste to årene. Dette er første gang kontrollutvalget vedtar plan som strekker seg over to år. Ved å åpne for toårige planer gis utvalget anledning til å se planlegging og gjennomføring av prosjekter i et lengre perspektiv, noe som er en fordel både for utvalget selv og Revisjon Midt-Norge IKS, som er fylkeskommunens valgte revisor. SAKSUTREDNING I gjeldende plan for forvaltningsrevisjon er følgende prosjektområder prioritert: Område 1 Samferdsel Forhold mellom STFK og Statens Vegvesen styringslinjer, dialog, rapportering 2 Anskaffelser (fokus på prosjekter i skolebruksplan) Gjennomføres anskaffelser i tråd med bestemmelser i regelverket? Etiske problemstillinger 3 Skolebruksplan Brukermedvirkning 4 Regional utvikling VRI (virkemidler for regional utvikling, FoU og innovasjon) Måloppnåelse, samarbeid/organisering 5 Salg av elevarbeider i videregående skole Rutiner/regler 16

6 IKT-kompetanse blant pedagogisk personale i videregående opplæring Oppfølging av plan for kompetanseutvikling 7 Museumskonsolidering Etableringsprosess ivaretakelse av fylkeskommunens interesser 8 KOSTRA Kvalitetssikring av innrappportert tallmateriale 9 Inntak til videregående skoler Rutiner, informasjon/dialog med søkere 10 Skolebruksplan Midtre Gauldal videregående skole samspillmodell Reserve Saksbehandlingssystem Bruk av systemet, opplæring Ivaretakelse av lovbestemmelser ift arkiv, offentlighet m.v. Reserve Voksenopplæring Ivaretar tilbud og organisering fylkeskommunens plikter ift de aktuelle gruppene? Det er til dette møtet ikke utarbeidet noen bestilling av nye forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det legges derimot opp til en drøfting i utvalget, av tidsperspektiv for gjennomføring av prosjektene. Videre oppfordres det til å gi innspill til de aktuelle prosjektområdene, med henblikk på kommende bestillingssaker som skal legges fram. For å ikke få unødige forsinkelser i den videre framdriften av forvaltningsrevisjonsarbeidet er det av stor betydning at kontrollutvalget gir tydelige føringer for oppstart av prosjekter framover. Med tanke på at planen nylig er behandlet i fylkestinget er det naturlig å ta utgangspunkt i den vedtatte prioriteringsrekkefølgen på prosjektene. Dersom kontrollutvalget ønsker å iverksette prosjekter i en annen rekkefølge bør dette begrunnes. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 gir føringer for hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som skal gjennomføres i kommende toårsperiode. Kontrollutvalget anbefales å drøfte framdrift for bestilling av prosjekter. Sekretariatet anbefaler at vedtatt rekkefølge for prioritering følges, med mindre kontrollutvalget gir særskilt begrunnelse for å gjøre endringer. Kontrollutvalget bes videre komme med innspill til de ulike prosjektområdene, og da spesielt for områdene som er høyest opp på prioriteringslista. På bakgrunn av drøftinger i møtet er det en fordel om kontrollutvalget kan fatte vedtak om iverksetting av 1-2 prosjekter, slik at revisjonsselskapet vet hvilke prosjekter i fylkeskommunen de skal arbeide med framover. En ny sak om innretning på prosjektene som skal startes opp først kan da legges fram for kontrollutvalget i neste møte. 17

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 33/2010 Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak - pr mai 2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.05.2010 33/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 200807298 Kontrollutvalget slutter seg til framlagte oversikt over status for oppfølging av saker behandlet i utvalget. I saker der fylkestingets vedtak ikke vurderes som tilfredsstillende fulgt opp bes rådmannen om en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget, om årsak og videre oppfølging. 18

Saksutredning: Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak - pr mai 2010 Kontrollutvalget slutter seg til framlagte oversikt over status for oppfølging av saker behandlet i utvalget. I saker der fylkestingets vedtak ikke vurderes som tilfredsstillende fulgt opp bes rådmannen om en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget, om årsak og videre oppfølging. VEDLEGG Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget status pr mai 2010 SAKSUTREDNING For å tydeliggjøre oppfølging av egne vedtak framlegges det her en oversikt over status for saker behandlet i kontrollutvalget. Vedlagte oversikt viser saker som fortsatt er under arbeid, og ikke er å anse som avsluttet blant saker som er behandlet i kontrollutvalget i perioden oktober 2007 mai 2010. Oversikten legges fram som grunnlag for drøfting i møtet KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET KONKLUSJON Med bakgrunn i framlagte oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget i perioden oktober 2007 mai 2010 anbefales kontrollutvalget å drøfte oppfølgingen av vedtakene 19

SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 34/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 12.05.2010 34/2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: 201000460 Ingen innstilling 20

Saksutredning: Eventuelt Ingen innstilling 21