MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Stad: Herøy Rådhus, Møterom 1 Dato: 26.09.2018 Tid: 14.15 17.15 Medlemer som møtte: Gerhard Furø Stian Elvesæter Oddbjørg Karen Remøy Ove Kåre Remøy Kristin Helsem Sævik Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Forfall: Varamedlemer som møtte: Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS) møtte: Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå Herøy kommune møtte: Olaus Jon Kopperstad Rådmann I sak 28 og 29 Renathe Rossi-Kaldhol Kommunalsjef helse- og I sak 28 omsorg Jan Vidar Dammen- Kommunalsjef stab I sak 28 Hjelmeset Ann Kristin Eiken Personal- og organisasjonsleiar I sak 29 Side 1 av 11
Gerhard Furø Leiar Kristin Helset Sævik Medlem SAKLISTE SAK 22/18 SAK 23/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE SAK 24/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 25/18 MELDINGAR SAK 26/18 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 SAK 27/18 SAK 28/18 SAK 29/18 SAK 30/18 SAK 31/18 SAK 32/18 TILSYNSRAPPORT KOMMUNAL BEREDSKAPSPLIKT ETISKE PRINSIPP ORIENTERING KOMMUNAL SEKTOR ORIENTERING OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS ÅRSBERETNING OG REKNESKAP 2017 FOR FOSNAVÅG KONSERTHUS AS BUDSJETTKONTROLL OG FINANSRAPPORT Side 2 av 11
22/18 033 14.09.2018 26.09.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Kristin Helsem Sævik. 23/18 049 14.09.2018 26.09.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 15.05.2018, med korrigering om at Kristin Helsem Sævik hadde gitt melding om avbod til siste møte. Møteprotokollen frå møtet 15.05.2018. I møtet Det var klarlagt at Kristin Helsem Sævik hadde meldt avbod, slik at det var feil i protokollen den 15.05.2018. 24/18 033&58 14.09.2018 26.09.2018 IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Herøy kommune si heimeside - https://innsyn.ssikt.no/heroy/dmb# Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret 24.05 19.06 23.08 20.09 Formannskapet 15.05 29.05 12.06 03.07 14.08 11.09 Side 3 av 11
Maritim og teknisk komite 11.06 13.08 10.09 Administrasjonsutvalet Arbeidsmiljøutvalet 15.05 11.06 05.09 Eldrerådet 11.06 Komite for næring, kultur og idrett 11.06 13.08 10.09 Komite for helse og omsorg 07.06 06.09 Komite for oppvekst 06.06 05.09 Plan og byggenemnd Råd for msk med nedsett funksjonsevne13.06 Ungdomsrådet Valnemnd 19.06 20.09 Valstyret Herøy Kulturhus Klageutvalet SSR IKS STYRE Sendt til leiar SSR IKS RE Sendt til leiar 25/18 033&17 17.09.2018 26.09.2018 IBM MELDINGAR 1. Kontrollutvalet gjer merksam på at eit folkevalt organ berre kan treffe vedtak dersom minst halvparten av medlemane er til stades. Jf kommunelova 33. 2. Kontrollutvalet tek meldingane elles og orienteringa til vitende. 1. Møteprotokoll frå Plan og byggenemnd 09.05.2018 med tilbakemelding frå eigedomsleiar og advokat Kjetil Kvammen 2. Uttale frå barnevernsleiar til oppslag i Bodøposten av 23.04.2018 Bakgrunnsstoff til rådmannens uttale til kontrollutvalet 3. Melding om vedtak: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats 4. Melding om vedtak: Årsmelding for kontrollutvalet 2017 5. Melding om vedtak: Godkjenning av kommunerekneskapen for 2017 6. Melding om vedtak: Disponering av det rekneskapsmessige mindreforbruket for 2017 I møtet Det vart stilt spørsmål vedkomande møteprotokoll frå Plan- og byggenemnda sitt møte 09.05.2018 der kun to medlemer var til stades. Det kan stillast spørsmål til om det i realiteten var gjort vedtak. Utvalet meiner likevel at ein skal gjere merksam på regelverket for å gjere vedtak i folkevalt organ. Jf. Melding 1 Dagleg leiar i Vest kontroll orienterte om situasjonen for Vest kontroll etter 01.01.2020. Side 4 av 11
26/18 151 22.08.2018 26.09.2018 JS BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr. 50.000,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for 2019. Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2019 pålydande kr. 50.000,-. Dette er auke i høve til 2018. Årsaka er kursopplæring lokalt, regionalt og nasjonalt for dei nye kontrollutvala/kontrollutvalsmedlemane som vert valde hausten 2019. Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn Side 5 av 11
med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. 27/18 099 14.09.2018 26.09.2018 IBM TILSYNSRAPPORT KOMMUNAL BEREDSKAPSPLIKT 1. Kontrollutvalet tek tilsynsrapport Kommunal beredskapsplikt til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen kome med tilbakemelding på oppfølging av avvika. 1. Tilsynsrapport frå Fylkesmannen, av 05.06.2018 Saksopplysning Fylkesmannen utførte tilsyn med kommunen si beredskapsplikt 11.04.2018. Føremålet med tilsynet er å sjå til om Herøy kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet avdekte to avvik. Tre forhold er kommentert som merknad. Avvik nr. 1 Herøy kommune sin heilskaplege ROS-analyse oppfyller ikkje alle forskriftskrava til innhald. Avvik nr. 2 Herøy kommune har ikkje med utgangspunkt i den heilskaplege ROS-analysen fastsett langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleik- og beredskapsarbeidet. Merknad nr. 1 Kommunen bør: Lage ny ROS-analyse i tråd med forskriftskrava, gjerne med utgangspunkt i analysen frå 2015. Vi anbefaler ei politisk behandling av akseptkriteria før ein går vidare med arbeidet. Lage prioritert handlingsplan etter funn i ROS-analysen. Med bakgrunn i den prioriterte handlingsplanen, forankre langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap i overordna planar i kommunen (samfunnsdel). Side 6 av 11
Merknad nr. 2 Kommunen bør: Revidere beredskapsplanen ved neste korsvegen med utgangspunkt i funn/tiltak i handlingsplan til ROS-analysen, for å imøtekome forskriftskrava. Merknad nr. 3 Kommunen bør: Vurdere å utarbeide eit styringsdokument som kan fungere som operativ overbygning, oversikt og ramme for kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap eit bindeledd mellom strategiske planar og ROS-analyser, beredskapsplanverk og aktivitet. Eitt av dei gitte avvika kan handterast gjennom eit slikt dokument. Det same gjeld andre konkrete forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men der kommunen har forbetringspotensial for eksempel: Forankre rutinar for faste møte i kriseleiinga og ev. beredskapsrådet Tydelegare rutinar for gjennomføring av opplæring og øvingar Tydelegare rutinar for evaluering både av øvingar og reelle hendingar Viser til rapporten for meir informasjon. 28/18 030&18 14.09.2018 26.09.2018 IBM ETISKE PRINSIPP - ORIENTERING 1. Kontrollutvalet registrerer rådmannen/administrasjonen/politikarane sitt arbeid med utarbeiding og implementering av etiske prinsipp for alle tilsette og alle politikarar i kommunen. 2. Ut frå den grundige orienteringa som rådmannen har gitt på tilhøve som er omtala i Vestlandsnytt 21.08 og 21.09.2018 registrerer utvalet at dette gjeld få enkeltsaker som er løyste ut frå Arbeidsmiljølova sitt regelverk og gjeldande avtaleverk (Hovudavtalen) i kommunal sektor. 3. Med bakgrunn i framkomne opplysningar ser ikkje kontrollutvalet grunnlag for forvaltningsrevisjon på område etikk. Vestlandsnytt 21.08.2018: Lesarinnlegg av Bjørn Martin Aasen Herøy kommune og etiske prinsipp Viser til lesarinnlegg av Bjørn Martin Aasen i Vestlandsnytt 21.08.2018 og 21.09.2018. Rådmannen er innkalla for å gjere greie for påstandane som var sett fram i avisa. I møtet Rådmann Olaus-Jon Kopperstad, kommunalsjef stab Jan Vidar Dammen-Hjelmeset og kommunalsjef Helse og omsorg Renathe Rossi-Kaldhol møtte. Det vart innleiingsvis orientert om etableringa av dei etiske retningslinene og korleis ein jobbar med å få desse gjort kjent for alle tilsette og politikarane i kommunen. I dette også varslingsmuligheita etter krava i arbeidsmiljølova. Side 7 av 11
Det vert vist til kommunestyresak 5/18. Utvalet ville og ha orientering om konkrete saker som var omtala i Vestlandsnytt av Bjørn Martin Aasen. Leiaren tok opp spørsmålet om det var nødvendig å lukke møtet. Debatten om evt. lukking av møtet vart halden for lukka dører. Dørene vart så opna og kontrollutvalet røysta over forslaget om lukking. Med heimel i kommunelova 31 nr 4 vart det samrøystes vedteke å drøfte saka no under orienteringa og drøftinga for lukka dører. Grunngjevinga er at saka gjeld personsensitive opplysningar. Møtet vart så stengt kl. 15.10. Rådmannen og kommunalsjefane orienterte grundig om sakene. Etter orienteringa og drøftinga vart møtet opna igjen kl. 16.00. Kommunalsjefane Renathe Rossi-Kaldhol og Jan Vidar Dammen-Hjelmeset forlet møtet. 29/18 030&18 14.09.2018 26.09.2018 IBM KOMMUNAL SEKTOR - ORIENTERING Orienteringa vert teken til vitende. Ingen. Rådmannen er kalla inn for å orientere om status i kommunal sektor. I møtet Rådmann Olaus-Jon Kopperstad og personal- og organisasjonsleiar Ann Kristin Eiken møtte for å orientere og svare på spørsmål. Leiaren tok opp spørsmålet om det var nødvendig å lukke møtet. Debatten om evt. lukking av møtet vart halden for lukka dører. Dørene vart så opna og kontrollutvalet røysta over forslaget om lukking. Med heimel i kommunelova 31 nr 4 vart det samrøystes vedteke å drøfte saka no under orienteringa og drøftinga for lukka dører. Grunngjevinga er at saka gjeld personsensitive opplysningar. Møtet vart så stengt kl. 16.20. Det vart orientert og stilt spørsmål Møtet opna igjen kl. 16.35 Side 8 av 11
30/18 217 17.09.2018 26.09.2018 IBM OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS Kontrollutvalet tek tilbakemelding vedkomande forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats til vitende, og ser på oppfølginga som avslutta. Ingen. Etter forskrift om kontrollutval 12, ligg det til kontrollutvalet å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til forvaltningsrevisjonsrapportar vert følgde opp. Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Herøy kommune gjorde i sak 07/17 vedtak om eit forvaltningsprosjekt kring tidleg innsats og PPT. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om kommunen følgjer lov, forskrift og retningsliner med omsyn til å identifisere barn med vanskar, gjennomføring av spesialpedagogisk hjelp i barnehagar, og om ein kjem tidleg i gong med spesialundervisinga/tilrettelagt undervisning i grunnskulen. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapport Tidleg innsats Herøy kommune, datert 05.03.2018. Denne var handsama i kontrollutvalssak 13/18, og vidare i kommunestyret 24.05.2018 i K-sak 51/18 der det vart gjort følgjande vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet - Tidleg innsats, Herøy Kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS, datert 05.03.2018). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Overgangsplanen skal innehalde rutinar knytt til overføringsmøter mellom kontaktlærar og barnehage. Kommunen skal vurdere om det er hensiktsmessig og utarbeide felles strategi-/kvalitetsplan for heile oppvekstsektoren. Kommunen skal setje i verk tiltak for å oppfylle minimumskrava i rettleiar m.h.t. antal timar leksehjelp ved alle skulane. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 20.08.2018. Side 9 av 11
Anbefaling 1 Tilbakemelding frå rådmannen v/ kommunalsjef oppvekst, av 31.07.2018 Handlingsplanen for overgang barnehage/skule har fått eit tilleggspunkt: «Dersom det i vårhalvåret ikkje er avgjort kva for lærar klassa til det enkelte barn skal ha, skal rektor kalle inn til samarbeidsmøte med barnehagen i august». Den opphavlege handlingsplanen vart tilsendt i samarbeid med revisjonen. Kommentar frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS v/alf Marius Grønnevik, av 31.08.2018 Kommunen har gitt tilbakemelding om at overgangsplanen no er revidert og inneheld rutinar for overføringsmøter mellom kontaktlærar og barnehage. Ein ser på overføringssamtalane der kontaktlærar er involvert som spesielt viktige og i dei tilfelle ein ikkje har fått på plass, eller har anledning til å gjennomføre desse på våren har kommunen no fått på plass ei rutine der kontaktlærar så raskt som råd etter skulestart skal gjennomføre overføringssamtaler med barnehagane. Anbefaling 2 Tilbakemelding frå rådmannen v/ kommunalsjef oppvekst, av 31.07.2018 Om det er hensiktsmessig å ha felles strategi-/kvalitetsplan for heile oppvekstsektoren, vert å vurdere i samband med revisjonar av av gjeldande dokument for høvesvis barnehage og skule. Det er allereie ein god samanheng i overordna mål og strategiar for barnehage og grunnskule, og god samhandling i arbeidet med å utvikle gode barnehage- og elevmiljø. Kommentar frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS v/alf Marius Grønnevik, av 31.08.2018 Tolkar tilbakemeldinga slik at eventuell utarbeiding av felles strategi-/kvalitetsplan vil bli vurdert i samband med revidering av gjeldande dokument for barnehage og skule, men at kommunen vurderer dagens situasjon som tilfredstillande med god samanheng og samhandling mellom barnehage og skule. Anbefaling 3 Tilbakemelding frå rådmannen v/ kommunalsjef oppvekst, av 31.07.2018 Kommunen har sikra at alle grunnskular har ressursar til å tilby leksehjelp i tråd med opplæringslova. Det er vidare innhenta rapportar om korleis leksehjelpa vert tilbydd og planlagt organisert, og kontrollert at dette er i tråd med opplæringslova. Leksehjelp er frivillig, og der er ikkje gratis skyss i samband med dette tilbodet. Vi kan derfor ikkje vite om det vert ei påmelding som tilseier at leksehjelpa vert gjennomført i tråd med tilbod og plan. Kommentar frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS v/alf Marius Grønnevik, av 31.08.2018 Ut i frå tilbakemeldinga har kommunen sikra at grunnskulen tilbyr no leksehjelp i tråd med opplæringslova Side 10 av 11
31/18 026 17.09.2018 26.09.2018 IBM ÅRSBERETNING OG REKNESKAP 2017 FOR FOSNAVÅG KONSERTHUS AS Kontrollutvalet tek årsberetning og rekneskap 2017 for Fosnavåg konserthus AS til vitende. Årsberetning 2017 med rekneskap Kontrollutvalet skal i samsvar med Kommunelova 77,5 og Forskrift om kontrollutval 13 sjå til at det vert ført kontroll med kommunens interesse i selskap. Vi legg difor fram årsberetning og rekneskap. Viser til vedlegg for utfyllande informasjon. I møtet Kontrollutvalssekretariatet sjekkar opp om Holum er tilsett i Fosnavåg konserthus AS eller Herøy kommune, og gir tilbakemelding. Utvalet ber også om å få revisjonsmeldinga. 32/18 212 17.09.2018 26.09.2018 IBM BUDSJETTKONTROLL OG FINANSRAPPORT Kontrollutvalet tek budsjettkontroll per 31.03.2018 og 30.04.2018 og finansrapport per 30.04.2018 til vitende. 1. Budsjettkontroll per 31.03.2018 2. Budsjettkontroll per 30.04.2018 3. Finansrapport per 30.04.2018 Viser til budsjettkontroll per 31.03.2018 og 30.04.2018 og finansrapport per 30.04.2018 som ligg ved. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 11 av 11