Temark www.google.no Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Årsberetning 2012 www.temark.no Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 4 3833 Bø
Innledning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) yter tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I 2012 har vi vært 4 ansatte (3 årsverk) som betjener 18 utvalg i Telemark. Fra 01.07.2012 overtok vi sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Hjartdal kommune. Området kontroll og tilsyn er hele tiden under utvikling. Siste rapporten fra Kommunal- og regional-departementet (KRD) kom i 2011 med Kontrollutvalgsboken, Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Veilederen tar for seg kommunestyrets kontrollansvar, arbeidet i kontrollutvalget, synliggjøringen av utvalget og utvalgets arbeid. I tillegg de forskjellige kontroll- og revisjonsformene. Det er et økende engasjement innenfor internkontroll, etikk og habilitet. KS øker sitt engasjement innenfor fagfeltet. Flere av kontrollutvalgene har gått over til edokumenter/»papirløs politiker» og bruker lesebrett (ipad). Kontrollutvalgets medlemmer mottar da egne saker, kommunestyret, formannskapet og sakskartene fra de hovedutvalgene de abonnerer på. Det forutsetter at ordførere, rådmenn og ledergruppa henter inn også kontrollutvalgets sakskart. For oss har ikke arbeidsdagen blitt enklere, men den har blitt annerledes. Representantskapet For valgperioden 2011-2015 har eierkommunene valgt følgende: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Tor Tollefsen Tom Markus Bø Anne Carine Nilsen Per Oddvar Marheim Drangedal Karianne S. Reiten Oddvar Haugland Hjartdal Fyresdal Erik Skjervagen Siw Berve Kviteseid Torstein Tveito Gunnar Ruud Kragerø Kåre Preben Hegland Henriette Fluer Nissedal Halvor Homme Øyvind Tveit Nome Lars Arne Oldernes Gry Anette R. Amundsen Notodden Gunnar Landvik Håkon Sørby Porsgrunn Knut Bjaaland Edvard Garmo Sauherad Jarl Olav Rugtveit Helge Aarnes Seljord Solveig Abrahamsen Jon Svartdal Siljan Gunn Berit Rygg Holmelid Jan Olav Hagen Tinn Kjetil østrup Djuve Gunnar Odd Hagen Tokke Steinar Mandt Siv Reidun Einebærholm Vinje Halvor Lognvik Øystein Høgetveit Telemark fylkeskommune Bjørg Kyrkjebø Staaland Erling Dahl Representantskapets leder er Tor Tollefsen med Bjørg Kyrkjebø Staaland som nestleder. Hjartdal kommune søkte om å bli medeier i Temark. Saken har vært opp i alle kommunestyrene og fylkestinget. Fra 17.12.2012 er Hjartdal kommune medeier. 2
Representantskapet har i 2012 hatt 2 møter, 03.05.2012 og 19.11.2012. I tilknytning til representantskapsmøtene har vi arrangert konferanser for kontrollutvalgene og representantskapet vårt. Styret Nytt styre ble valgt for perioden 2012 2015. Styret 2012-2015 Personlig varamedlem leder Jørund A. Ruud Sigbjørn Moldvik nestleder Unni Brekka Kiøsterud Torleif Vikre medlem Olav Kasland Bergit Myrjord Styret har i 2012 hatt 3 møter og behandlet 15 saker. I tillegg har daglig leder orientert om selskapets drift på hvert møte. Evaluering Representantskapet hadde bestilt en evaluering av Temark. Styret mottok rapporten fra Telemarksforskning/ BDO (revisjons- og konsulentselskap) i juni 2012. Formålet med evalueringen var å få innsikt i følgende tre hovedproblemstillinger: 1. Fyller Temark den rollen som var tiltenkt ved opprettelsen av selskapet (selskapsavtalen)? 2. Får eierkommunene det de betaler for sett opp mot andre måter å organisere/utføre sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget/ene. 3. Oppfyller Temark de kvalitetskravene som stilles til sekretariatet? Hovedformålet med oppdraget var hvorvidt sekretariatsfunksjonen er optimalt organisert for eierkommunene, og konsulentene skal i sin leveranse beskrive fordeler og ulemper knyttet til dagens organisering. Totalt fikk vi en score på 4,85 av 6 mulige. Styret følger opp rapporten i 2013 og vil igangsette forbedringer på de områder som de mener er nødvendige. Bl.a. er det behov for oppdatering og ajourføring av strategiplanen. Hvordan skal Temark utvikle seg framover? Selskapets virksomhet Vi er sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I tillegg til møtene i kontrollutvalgene har vi deltatt og vært arrangør av konferanser og fellesmøter/kveldsmøter for kontrollutvalgene som har vært arrangert i vest-, midt- og nedre Telemark. Kontrollutvalgene Vi har prioritert tjenestene til kontrollutvalgene. Det er utarbeidet følgende verktøy for det enkelte kontrollutvalget: o Møte- og arbeidsplan o Plan for forvaltningsrevisjon o Plan for selskapskontroll o Budsjett for kontrollutvalget 3
Vårt inntrykk er at kontrollutvalgene følger godt med i forvaltningen og det praktiske liv i sine kommuner og det som rører seg der. De har også god kontakt med kommunestyret, ordfører og rådmann. For året samlet er følgende møter avholdt i kontrollutvalgene i 2012. Kommune nummer: Kommune: Sekretær Antall møter planlagt Antall møter gjennomført 0800 Telemark f.k. Marianne Lundeberg 9 8 0805 Porsgrunn Øystein Bergh 8 9 0807 Notodden Marianne Lundeberg 6 6 0811 Siljan Øystein Bergh 4 4 0814 Bamble Øystein Bergh 6 6 0815 Kragerø Øystein Bergh 6 8 0817 Drangedal Margit Haugerud 5 4 0819 Nome Margit Haugerud 5 5 + 1* 0821 Bø Marianne Lundeberg 5 5 + 1* 0822 Sauherad Margit Haugerud 5 6 + 1* 0826 Tinn Beate Marie Dahl Eide 5 5 0827 Hjartdal Øystein Bergh 0 3 0828 Seljord Marianne Lundeberg 4 4 0829 Kviteseid Marianne Lundeberg 4 5 0830 Nissedal Beate Marie Dahl Eide 4 4 0831 Fyresdal Marianne Lundeberg 4 4 0833 Tokke Beate Marie Dahl Eide 4 4 0834 Vinje Beate Marie Dahl Eide 4 4 *) fellesmøte I 2012 hadde 2 av våre ansatte hele eller deler av året svangerskapspermisjon som er blitt dekt opp med vikarer. For nærmere informasjon vises til årsmeldingen fra det enkelte kontrollutvalget. Den faglige siden har vært prioritert. Vi opplever at kontrollutvalgene gir oss gode tilbakemeldinger og at vi yter de tjenestene som forventes av oss. Konferanser I tilknytning til representantskapsmøtene våre har vi arrangert konferanser. På Vårkonferansen, 03.05.2012 tok vi opp følgende tema: Sak Datalagring Tinn kommune v/ Rune Lødøen, rådmann Tinn Tinn kommune - Eierskapskontroll i kommunale selskap, v/ Beate Marie Dahl Eide, Temark Kontrollutvalget og rollen til kontrollutvalget v/ Finn Tallakstad, medlem av kontrollutvalget og tidligere ordfører. Hvordan få til en god forvaltningsrevisjon? v/ Kirsti Torbjørnson, fagansvarlig forvaltningsrevisor. Åpen post Oppsummering v/ Jan Gunnar Knudsen, tidligere leder av representantskapet i Temark 4
Ca 40 personer deltok. På Høstkonferansen, 19.11.2012, var tema: Evalueringsrapport Temark IKS v/kjetil Lie, Telemarksforskning Habilitet v/ Stein Elseth, Fylkesmannen i Telemark Åpen post/media v/bjarne Bakken, leder av kontrollutvalget og tidligere ordfører Oppsummering, v/ Jørund Ruud, styreleder Temark Ca 60 personer deltok på konferansen. Lokale samlinger Det har vært arrangert kveldsmøter hvor selskapskontroll og forvaltningsrevisjon har vært tema. I 2012 har det vært arrangert et møte i Midt-Telemark. Lederne i kontrollutvalgene i Grenland har hatt 2 kveldsmøter i 2012. Alle felles prosjekter/selskapskontroll har vært diskutert. Vi har bistått og deltatt på andre fellesmøter hvor det har vært tatt opp egne temaer. Det gjelder bl.a. i tilknytting til selskapskontroll hvor bedriften har presentert sin virksomhet før revisjon har gjennomført selskapskontroll. Habilitet Selskapet og ansatte yter kun tjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene. Vi mener vi tilfredsstiller kravene og intensjon i kommuneloven og Forskrifter for kontrollutvalg. Forskrifter for kontrollutvalg, 20. Sekretariat: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. De fleste ansatte har registrert seg i styrevervregistret. For ansatte som har engasjement utenom jobben har vi hensyntatt det ved fordeling av sekretæroppdragene. Økonomi Regnskapet er ført av Telemark fylkeskommune. For regnskapsåret 2012 ble det et merforbruk (underskudd) på kr 158 644 mot et merforbruk (underskudd) på kr 116 249 året 5
før. Representantskapet gjennomførte en evaluering av oss som ikke var budsjettert. I tillegg har vi fått en økning på kjøp av administrative tjenester (inkluderer avgifter på tilganger til det enkelte datasystemet) utover budsjettet. Selv med vikarer og permisjoner har vi hovedsakelig holdt oss innenfor lønnsbudsjettet. Øvrige kostnader er under budsjett eller med mindre avvik. DRIFTSREGNSKAP 2012 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Overføringer med krav til motytelse 1 009 005 0 1 023 469 Andre overføringer 2 361 459 2 659 000 2 130 516 Sum driftsinntekter 3 370 464 2 659 000 3 153 985 Driftsutgifter Lønnsutgifter 2 307 440 1 624 000 2 299 406 Sosiale utgifter 569 255 472 000 565 471 Kjøp av varer og tj som inngår i 497 678 557 000 365 694 tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter 89 550 39 000 39 600 tj.produksjon Overføringer 87 305 0 37 400 Sum driftsutgifter 3 551 227 2 692 000 3 307 570 Brutto driftsresultat -180 763-33 000-153 586 Netto driftsresultat -155 519 0-116 249 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk -158 644 0-116 249 Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse med noter. For mer informasjon viser vi til Årsregnskap 2012. Kunnskap Vi har deltatt på følgende aktiviteter for kontrollutvalgene. Norges kommunerevisorforening (www.nkrf.no ) er aktive og tilbyr kurs og konferanser for sekretærer og kontrollutvalg. De har egen konferanse for kontrollutvalg hvor vi deltok. En opplæring av høy kvalitet. Temark er medlem. Videre har de egen sekretariatsamling. Her har vi deltatt. Forum for kontroll og tilsyn (www.ffkt.no ) er en interesseorganisasjon for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretærer. Forumet er tiltenkt rollen som møteplass og felles fora for å videreutvikle kontrollutvalgene. De har konferanse for politikere og sekretærer i tillegg til egen sekretariatsamling for sekretærene. Temark er medlem. 6
Vi har fått til et uformelt forum mellom de kommunale sekretariatene fra Telemark, Vestfold, Buskerud, Akershus fylkeskommune og Østfold. Vi møtes 2 ganger i året. Her diskuterer vi problemstillinger av felles interesse. Vi utveksler erfaringer og får frem beste praksis. I forbindelse med evalueringen har vi fått tilbakemelding på manglende ajourføring av strategiplanen vår. Den må ajourføres i 2013. Og i den sammenheng må vi ta en vurdering av «møteplasser for kompetanse». Vi registrerer at det er nye og flere aktører med tilbud innenfor våre fagområder. Vi bestreber oss på å delta der kontrollutvalgene deltar. Kontorer Fra å være en desentralisert organisasjon har vi nå klart å samlokalisere mer og mer av vår virksomhet. Dette har forbedret arbeidsmiljøet vårt og vi får bedre kontakt mellom de ansatte. Daglig leder har ukentlig kontordag i Bø. I januar 2013 flyttet vi til Hellandtunet, Bø. Vi har i dag følgende leieavtaler. o Bø, Hellandtunet, 3 kontorer, arkiv/gjestekontor og adgang møterom o Porsgrunn, Porsgrunn kommune, 1 kontor Ansatte og arbeidsmiljø Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS består av: Tittel Navn Telefon Epost Merkn. Daglig leder Øystein 976 46 606 oystein.bergh@temark.no Bergh Rådgiver Beate Marie Dahl Eide 917 39 893 beatemarie.dahleide@temark.no Valgt inn i fylkestinget Rådgiver Line Bosnes 906 56 426 line.bosnes@temark.no Tilbake 01.01.2013 Saksbehandler Margit Haugerud Sluttet 31.01.2013 Saksbehandler Marianne 901 14 543 marianne.lundeberg@temark.no Vikar Lundeberg Selskapet har avtale med bedriftshelsetjenesten i Midt-Telemark. SAMT, Bø (www.samt.no ) I 2012 har sykefraværet vært 0,6 % mot 15,2 % i 2011. En har hatt fødselspermisjon hele året og en deler av året. Arbeidsmiljøet i selskapet er etter styrets vurdering godt. Miljøaspektet Selskapets virksomhet tilsier at det ytre miljø ikke påvirkes. Virksomhetens avfall kildesorteres i samsvar med kommunale renovasjonsregler og rutiner ved Hellandtunet, Bø. 7
Avsluttende betraktninger En av de fast ansatte har hatt fødselspermisjon og en annen i deler av året. I tillegg har vi en ansatt som er politisk aktiv. Det er krevende for en arbeidsgiver med 3 årsverk. Våre 2 vikarer i 2012 har gjort en fantastisk jobb og tatt alle utfordringer på en sporty måte. Den ene av vikarene sluttet i januar 2013 når den fast ansatte kom tilbake. I tillegg til det faglig har vi i 2012 hatt en løpende oppgradering på sak & arkivsystemet. Antall saker i utvalgene har økt med 92 saker fra 2011 til 2012. Kontakt med andre sekretariater gir oss impulser for forbedringer og å videreutvikle fagmiljøet. Vi mener forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Temark, 21.03.2013 Jørund A. Ruud Bergit A. Myrjord Line Bosnes styreleder Varamedlem Fung. daglig leder/sekretær 8
TELEMARK KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS ÅRSREGNSKAP 2012 Driftsregnskap 2012 Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjetRegnskap i fjor Overføringer med krav til motytelse 1 009 005 0 0 1 023 469 Andre overføringer 2 361 459 2 659 000 2 659 000 2 130 516 Sum driftsinntekter 3 370 464 2 659 000 2 659 000 3 153 985 Driftsutgifter Lønnsutgifter 2 307 440 1 624 000 1 624 000 2 299 406 Sosiale utgifter 569 255 472 000 472 000 565 471 Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 497 678 557 000 557 000 365 694 Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 89 550 39 000 39 000 39 600 Overføringer 87 305 0 0 37 400 Sum driftsutgifter 3 551 227 2 692 000 2 692 000 3 307 570 Brutto driftsresultat -180 763-33 000-33 000-153 586 Finansinntekter Renteinntekter og utbytte 25 926 33 000 33 000 37 337 Sum eksterne finansinntekter 25 926 33 000 33 000 37 337 Finansutgifter Renteutgifter og låneomkostninger 682 0 0 0 Sum eksterne finansutgifter 682 0 0 0 Resultat eksterne finanstransaksjoner 25 244 33 000 33 000 37 337 Netto driftsresultat -155 519 0 0-116 249 Interne finanstransaksjoner Bruk av disposisjonsfond 116 249 0 0 55 946 Sum bruk av avsetninger 116 249 0 0 55 946 Overført til investeringsregnskapet 3 125 0 0 - Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk 116 249 0 0 55 946 Sum avsetninger 119 374 0 0 55 946 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk -158 644 0 0-116 249 9
Investeringsregnskap 2012 Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjetRegnskap i fjor Kjøp av aksjer og andeler 3 125 0 0 2 538 Dekning av tidligere års udekket 0 0 1 979 Sum finansieringstransaksjoner 3 125 0 0 4 517 Finansieringsbehov 3 125 0 0 4 517 Dekket slik: 0 0 Overført fra driftsbudsjettet 3 125 0 0 Bruk av disposisjonsfond 0 0 4 517 Sum finansiering 3 125 0 0 4 517 Balanseregnskap 2012 Noter Regnskap 2012Regnskap 2011 EIENDELER Anleggsmidler 791 002 573 582 Herav: Aksjer og andeler 3 9 079 5 954 Pensjonsmidler 4,6 781 923 567 628 Omløpsmidler 1 331 938 1 561 801 Herav: Kortsiktige fordringer 1 235 789 95 744 Premieavvik 4 14 759 15 894 Kasse, postgiro, bankinnskudd 1 081 390 1 450 163 SUM EIENDELER 2 122 940 2 135 383 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital 505 672 666 959 Herav: Disposisjonsfond 5 546 840 663 089 Bundne investeringsfond 5 500 000 500 000 Regnskapsmessig merforbruk -158 644-116 249 Kapitalkonto 6-382 524-379 881 Langsiktig gjeld 1 173 526 953 463 Herav: Pensjonsforpliktelser 4,6 1 173 526 953 463 Kortsiktig gjeld 443 742 514 961 Herav: Annen kortsiktig gjeld 2 349 976 415 876 Premieavvik 4 93 766 99 085 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 122 940 2 135 383 10