Gloppen kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Gloppen kommunehus, formannskapssalen Dato: 16.02.2017 Tid: Kl. 10:00 12:30 Faste representantar som møtte: Bjarne Bø Charlotte Rønne Holtan Frode Fagerli Ingrid Aske Jenny Sorterup Hysing Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/17 Skriv og meldingar 03/17 Prosjektrekneskap Nordstranda skule arbeidsplass for lærarar 04/17 Forvaltningsrevisjon: Administrativt nivå/stillingsheimlar rapport 05/17 Forvaltningsrevisjon: Felles prosjekt om IKT og Nordfjordnett tinging 06/17 Revisor sin eigenvurdering av ubundenskap for 2017 07/17 Årsmelding 2016 Gloppen kontrollutval 08/17 Møteplan 2017 for Gloppen kontrollutval 09/17 Oppfølgingsliste 1 2017 10/17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM sekretariat v/audhild Ragni Vie Alme Kommunerevisjonen i Nordfjord v/gunnar Ryste Rådmann Jan Kåre Fure i sakene 03 04/17 Underskrifter: Frode Fagerlid Bjarne Bø Ingrid Aske Jenny S. Hysing Charlotte Holtan
01/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. GLO 01/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 02/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande. SEKOM sekretariat v/audhild Ragni Vie Alme informerte om felles samling for kontrollutvala på Skei 15. juni. GLO 02/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert teke til vitande. Side 2
03/17: Prosjektrekneskap Nordstranda skule arbeidsplass for lærarar (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet viser til revisjonsrapport frå Kommunerevisjonen i Nordfjord datert 17.1.2017 for prosjekt 22271 Nordstranda skule arbeidsplass for lærarar, samt rådmannen si saksutgreiing, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. Rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka og informerte om prosjektet. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/gunnar Ryste møtte i saka. GLO 03/17 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til revisjonsrapport frå Kommunerevisjonen i Nordfjord datert 17.1.2017 for prosjekt 22271 Nordstranda skule arbeidsplass for lærarar, samt rådmannen si saksutgreiing, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. 04/17: Forvaltningsrevisjon: Administrativt nivå/stillingsheimlar rapport (Saka går vidare til kommunestyret). Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Administrativt nivå stillingsheimlar Gloppen kommune», frå Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert 27.1.2017. 1. Kommunestyret ber rådmannen følgje opp tilrådingane på side 4 og 5 i rapporten med særleg vekt på: Regelverk for oppretting, omgjering og avvikling av stillingar Oversyn stillingsheimlar 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.1.2018 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/gunnar Ryste møtte og gjekk gjennom rapporten. Rådmann Jan Kåre Fure møtte og kom med utfyllande informasjon i saka. Tilrådinga vart samrøystes vedteke, med endring av dato for endeleg rapport til 15.2.2017. Side 3
GLO 04/17 VEDTAK: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Administrativt nivå stillingsheimlar Gloppen kommune», frå Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert 15.2.2017. 1. Kommunestyret ber rådmannen følgje opp tilrådingane på side 4 og 5 i rapporten med særleg vekt på: Regelverk for oppretting, omgjering og avvikling av stillingar Oversyn stillingsheimlar 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.1.2018 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. 05/17: Forvaltningsrevisjon: Felles prosjekt om IKT og Nordfjordnett tinging Gloppen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Felles prosjekt om IKT og Nordfjordnett av Kommunerevisjonen i Nordfjord, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Er samarbeidet organisert på ein måte som sikrar kommunen nødvendige tenester på området? Får kommunen dei tenestene som vedtekter, avtaler eller liknande føreset? Kva gjer kommunen for å følgje dette opp? Kommunerevisjonen i Nordfjord legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/gunnar Ryste møtte. Kontrollutvalsleiaren informerte om at det var tilsett ny dagleg leiar i Nordfjordnett, og driftssikkerheit/operativ drift er blitt mykje betre, difor er ikkje dette prosjektet like aktuelt no. Nytt framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ynskjer å ta prosjekt 4. Planarbeid, i Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som sitt neste forvaltningsrevisjonsprosjekt, og SEKOM sekretariat førebur sak om tinging til neste møte 29. mai Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. GLO 05/17 VEDTAK: Kontrollutvalet ynskjer å ta prosjekt 4. Planarbeid, i Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som sitt neste forvaltningsrevisjonsprosjekt, og SEKOM sekretariat førebur sak om tinging til neste møte 29. mai. Side 4
06/17: Revisor sin eigenvurdering av ubundenskap for 2017 Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor for Gloppen kommune, Markvard Sunde, si eiga vurdering av revisor sin ubundenskap datert 19.1.2017, til vitande. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/gunnar Ryste møtte i saka. GLO 06/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor for Gloppen kommune, Markvard Sunde, si eiga vurdering av revisor sin ubundenskap datert 19.1.2017, til vitande. 07/17: Årsmelding 2016 Gloppen kontrollutval (Saka går vidare til kommunestyret). Årsmelding 2016 frå Gloppen kontrollutval vert godkjent. GLO 07/17 VEDTAK: Årsmelding 2016 frå Gloppen kontrollutval vert godkjent. Side 5
08/17: Møteplan 2017 for Gloppen kontrollutval Møteplan 2017 for Gloppen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl. 10.00 : 16. februar 13. mars 30. mai 7. september 24. oktober 4. desember Nytt framlegg til vedtak: Møteplan 2017 for Gloppen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl. 10.00 : 16. februar 29. mai 7. september 24. oktober 4. desember Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. GLO 08/17 VEDTAK: Møteplan 2017 for Gloppen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl. 10.00 : 16. februar 29. mai 7. september 24. oktober 4. desember Side 6
09/17: Oppfølgingsliste 1 2017 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. GLO 09/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 10/17: Eventuelt Det vart ikkje teke opp saker under eventuelt. GLO 10/17 VEDTAK: Side 7