Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: 26.01.2012 kl. 10:00 12:15 (25.1.2012 seminar 09:00-14:30) Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Fylkesutvalgssalen Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Hans Bøe Gunnar Hynne Sigrid Angen Lina Homme Saker til behandling: 001/12-005/12 Arkivsak: 12/20 Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Jan-Åge Sneve Gundersen, KonSek Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (sak 3, 4) NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 001/12 Godkjenning av protokoll fra møte 9.12.2011 002/12 Referatsaker 003/12 Forvaltningsrevisjon saksbehandlingssystem - innretning 004/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 - overordnet analyse 005/12 Eventuelt I tilknytning til møtet ble det 25. januar avholdt workshops om plan for forvaltningsrevisjon med deltakere fra administrasjonen og politisk ledelse: Fra administrasjonen: Fra politisk ledelse: Odd Inge Mjøen, Harald Hegle, Ida Munkeby, Anne Elisabeth Djupvik, Herdis Floan, Harald Volan Randi Reese, Karin Bjørkhaug, Karianne Oldernes Tung, Henrik Kierulf, Olav Huseby, Ronny Kjeldsberg, Gunn Iversen Stokke
Sak 001/12 - Godkjenning av protokoll fra møte 9.12.2011 en godkjennes. en godkjennes. Sak 002/12 - Referatsaker Referatsakene tas til orientering Følgende referatsaker ble orientert: 1. Fylkestingets behandling av sak 177/11 Eierskapskontroll IKA Trøndelag, Access Mid-Norway og Museene i Sør-Trøndelag 2. Fylkestingets behandling av sak 178/11 Rullering av reglement for kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune Referatsakene tas til orientering. Sak 003/12 - Forvaltningsrevisjon saksbehandlingssystem - innretning Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 350 timer, med levering innen 10. mai 2012
Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 10. mai 2012 Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 10. mai 2012 Sak 004/12 - Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 - overordnet analyse Kontrollutvalget ber sekretariatet ta med seg innspill fra møtet og workshops og legge frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 i kontrollutvalgets neste møte. Kontrollutvalgets medlemmer kom med innspill til plan for forvaltningsrevisjon. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge deltok under behandlingen. Kontrollutvalget ber sekretariatet ta med seg innspill fra møtet og workshops og legge frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 i kontrollutvalgets neste møte. Sak 005/12 - Eventuelt Saken legges fram uten innstilling. Henvendelse fra kontrollutvalget i Snillfjord kommune angående overføring av timer for forvaltningsrevisjon ble fremlagt i møtet.
Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget gir sin tilslutning til forespørsel fra kontrollutvalget i Snillfjord, og godkjenner at 120 timer av ressurs for forvaltningsrevisjon kan overføres til Snillfjord i 2012 mot at tilsvarende ressurs overføres til STFK i 2013. Sekretariatet gis fullmakt til å inngå avtale som ivaretar dette. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget gir sin tilslutning til forespørsel fra kontrollutvalget i Snillfjord, og godkjenner at 120 timer av ressurs for forvaltningsrevisjon kan overføres til Snillfjord i 2012 mot at tilsvarende ressurs overføres til STFK i 2013. Sekretariatet gis fullmakt til å inngå avtale som ivaretar dette.