MØTEPROTOKOLL Skedsmo kontrollutvalg Dato: 28.11.2016 kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 15/00008 Tilstede: Øyvind Skaarer, nestleder, ledet møtet Kaveh Abdali Elin Garcia Kjell Tore Wirum Møtende varamedlemmer: Forfall: Trine Wollum, leder. Forfall ble avklart sent, vara ble ikke innkalt. Andre: Rådmann Torstein Leiro møtte under sak 59. Fra Romerike revisjon møtte Avdelingsleder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oddny R. Nordvik og forvaltningsrevisor Hanne Tømte under alle sakene. Protokollfører: Mona Moengen, Rokus Innspill til protokollen fra forrige møte var sendt over fra Kjell Tore Wirum på epost før møtet. Wirum fremsatte forslag om at vedtakets punkt 1 i sak 51/16 strykes. Forslaget falt mot Wirums stemme. Utvalget vedtok følgende tillegg til protokoll fra møtet 24.10.16: Habilitetsspørsmålet ble behandlet i sak 51. Øyvind Skaarer var møteleder under behandlingen av habilitetsspørsmålet i denne saken. SAKSKART Side Saker til behandling 59/16 16/00111-1 Orientering om kommunens etiske regelverk 3 60/16 16/00043-9 61/16 16/00076-5 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2016-2020 Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen 4 5 62/16 16/00109-1 Erfaringer med kontrollutvalgsarbeidet så langt 6 1
63/16 16/00104-1 Angående behandling av protokoll, saksliste og saker 7 64/16 65/16 66/16 67/16 16/00029-15 16/00032-16 16/00033-12 15/00218-18 Henvendelse vedrørende ulovlig bruk av bygg 8 Orientering fra revisjonen 9 Referater 10 Eventuelt 11 Møtet ble hevet kl. 20.15 Skedsmo, 28.11.2016 2
Saker til behandling 59/16 Orientering om kommunens etiske regelverk 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 59/16 Rådmann Torstein Leiro orienterte om kommunens etiske regelverk, og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Etikk er tema på folkevalgtopplæringen. Det er særlig fokus på behandling av saker og folkevalgtes habilitet 3
60/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2016-2020 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 60/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for Skedsmo kommune 2016 2020 vedtas med de endringer som fremkom i møtet. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2016 2020. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. Avdelingsleder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oddny R. Nordvik innledet med en presentasjon av «Interkommunale sammenslutningsformer - Eierstyring - Selskapskontroll». Sekretariatsleder Mona Moengen presenterte den overordnede analysen og forslaget til plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget drøftet saken og kom med innspill som ble tatt inn i planen. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for Skedsmo kommune 2016 2020 vedtas med de endringer som fremkom i møtet. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2016 2020. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. 4
61/16 Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 61/16 Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber om at det etableres obligatorisk opplæring for Skedsmo kommunes representantskapsmedlemmer. Kommunestyret ber om at Skedsmo kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber om at det etableres obligatorisk opplæring for Skedsmo kommunes representantskapsmedlemmer. Kommunestyret ber om at Skedsmo kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. 5
62/16 Erfaringer med kontrollutvalgsarbeidet så langt 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 62/16 Saken legges frem uten forslag til innstiling. Utvalget drøftet saken. 6
63/16 Angående behandling av protokoll, saksliste og saker 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 63/16 1. Følgende merknad til protokollen fra møtet 5.9.2016 tas inn: Sakene ble behandlet i en annen rekkefølge: 37/16, 41/16, 43/16 45/16, 40/16, 39/16, 42/16, 38/16 46/16-47/16. 2. Eventuelt beholdes som egen sak. 3. Det opprettes ikke en fast sak med tittel Oppfølgingsliste. 4. Sakstittelen på sak 53/16 Selskapskontroll Nedre Romerike brann og redningsvesen, endres ikke. 5. Tittel på sak 54/16 beholdes, men endres i fremtidig behandling til Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2016-2020. Votering Det ble votert over forslagene. Forslag 1 ble enstemmig vedtatt. Forslag 2 falt mot stemmene fra Wirum og Garcia da leder brukte sin dobbeltstemme. Forslag 3 falt mot Wirums stemme. Forslag 4 falt mot Wirums stemme. Forslag 5 ble enstemmig vedtatt. 1. Følgende merknad til protokollen fra møtet 5.9.2016 tas inn: Sakene ble behandlet i en annen rekkefølge: 37/16, 41/16, 43/16 45/16, 40/16, 39/16, 42/16, 38/16 46/16-47/16. 2. Eventuelt beholdes som egen sak. 3. Det opprettes ikke en fast sak med tittel Oppfølgingsliste. 4. Sakstittelen på sak 53/16 Selskapskontroll Nedre Romerike brann og redningsvesen, endres ikke. 5. Tittel på sak 54/16 beholdes, men endres i fremtidig behandling til Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2016 2020. 7
64/16 Henvendelse vedrørende ulovlig bruk av bygg 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 64/16 Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget ønsker ikke å følge opp saken ytterligere nå, men kan komme tilbake til saksfeltet på et senere tidspunkt. 8
65/16 Orientering fra revisjonen 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 65/16 Revisor orienterte blant annet om arbeidet med forvaltningsrevisjon på eiendomsskatt som er i rute. RRi har hatt et vellykket frokostseminar om arbeidslivskriminalitet og varsling. 9
66/16 Referater 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 66/16 10
67/16 Eventuelt 1 Skedsmo kontrollutvalg 28.11.2016 67/16 Ingen forslag til vedtak fremmes Kjell Tore Wirum meldte inn sak Rutiner for protokoll med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets protokoll fra møtet skal formelt godkjennes i utvalget i påfølgende møte. Votering Forslaget ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalgets protokoll fra møtet skal formelt godkjennes i utvalget i påfølgende møte. 11