MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Tysdag 13. februar 2018 kl. 13.00-14.35 Stad: Fjell Rådhus, møterom 340 Møteleiar: Medlem som møtte: Medlem som ikkje møtte: Kristian Johannessen Svein Lie, Audhild Solsvik, Helene W. Berger Anders Fjell Frå kommunen: Lennart Fjell (frå kl. 13:55 til kl. 14:20) Frå revisjonen: Kari Gåsemyr (frå kl. 13:00 til kl. 13:50) Saksliste: 01/2018 Innkalling og saksliste 02/2018 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2018 03/2018 Orientering frå kulturavdelinga og brev frå Stein Erik Jonasson av 14.1.2018 04/2018 Årsrapport for 2017 frå Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden kommune 05/2018 Eventuelt Leiar: Kristian Johannessen Trengereidvegen 64, 5382 Skogsvåg Telefon: 917 00 359 E-post: kristian@garlid-johannessen.com Sekretariat: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS v/advokat Eiliv Engelsen Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen Telefon: 55 56 82 68 / E-post: een@svw.no
01/2018: INNKALLING OG SAKSLISTE Kontrollutvalet gjekk gjennom innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. 02/2018: FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR 2018 Kommunestyret vedtok i møte den 24.11.2016 følgjande plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2016-2020: "Kommunestyret godkjenner Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020 med slik prioritering og tidfesting: 1. Tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT - år 2017 2. Plan- og byggesaksbehandling - år 2018 3. Kontrakts- og leverandøroppfølging - år 2019 Kommunestyret viser til plan for selskapsrevisjon for 2012 2016. Planen den gangen prioriterte foruten FjellVAR AS og Sotra Brannvern IKS, Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi. Kommunestyret ser ikke behovet for å gjennomføre selskapskontroll for Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi i denne perioden. Finansiering av forvaltningsrevisjon i perioden 2017 2020 skjer gjennom årlege budsjettløyvingar." Det følgjer av forskrift om kontrollutval ved kommunar og fylkeskommunar 9 at: "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap." Kontrollutvalet vil i møte setje i gang innleiande arbeid rundt forvaltningsrevisjon og/eller selskapskontroll for 2018. Revisjonsselskapet vil også møte for å kunne gi rettleiing og svare på eventuelle spørsmål kontrollutvalet måtte ha om potensielle revisjonsprosjekt. Saka vert fremja for diskusjon i kontrollutvalet, og utan innstilling frå sekretariatet. Kontrollutvalet gjekk gjennom vedtaket til kommunestyret av 24.11.2016 med prioriterte prosjekt for 2018. Basert på både vedtaket og dagens situasjon var det semje i kontrollutvalet om å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon i 2018 på plan- og byggesakshandsaming. Kontrollutvalet drøfta difor moglege tema Side 2 av 5
og problemstillingar innanfor plan- og byggesakshandsaming med utgangspunkt i den overordna analysen som vart vedteke i sak 21/2016. Revisjonsselskapet svarte på spørsmål og delte erfaringar frå tidlegare forvaltningsrevisjonsprosjekt innanfor kommunal plan- og byggesakshandsaming. Det var semje i kontrollutvalet om at revisjonsselskapet utarbeider eit forslag til prosjektplan til neste møte i kontrollutvalet. Kontrollutvalet understrekte særleg at forvaltningsrevisjonsprosjektet må ta omsyn til den komande kommunesamanslåinga. Det var difor ønskeleg at revisjonsselskapet både gjekk gjennom tidlegare gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt i Øygarden og Sund kommune, og at prosjektplanen har eit fokus på forhold som er nyttige også etter kommunesamanslåinga. Det var deretter gjort følgjande samrøystes vedtak: Kontrollutvalet ber revisjonsselskapet Deloitte AS om å utarbeide forslag til ein prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for 2018 på plan- og byggesakshandsaming. Prosjektplanen skal leggjast fram til neste møte i kontrollutvalet den 10. april 2018. Det vert særskilt påpeikt at forvaltningsrevisjonsprosjektet for 2018 skal ta omsyn til den komande kommunesamanslåinga mellom Fjell, Sund og Øygarden kommune. 03/2018: ORIENTERING FRÅ KULTURAVDELINGA OG BREV AV 14.1.2018 FRÅ STEIN ERIK JONASSON Skriv/dokument: Brev av 12.1.2018 frå Fjell kommune til Stein Erik Jonasson Brev av 14.1.2018 frå Stein-Erik Jonasson til kontrollutvalet Kontrollutvalet vedtok følgjande i sak nr. 30/2017: "Kontrollutvalet vil be kultursjefen i Fjell kommune om å gi ei orientering om kva rutinar som gjeld ved mottak og oppfølging av varsel, inkludert rutinar som skal sikre dialog på tvers av avdelingar, om kritikkverdige forhold i avdelinga og/eller kommunen." Etter at orientering frå kulturavdelinga er gjeven, vil kontrollutvalet gjennomgå ytterlegare mottatte brev av 12.1.2018 frå Fjell kommune til Stein Erik Jonasson og brev av 14.1.2018 frå Stein Erik Jonasson til kontrollutvalet i høve saksforholdet som vart handsama i sak nr. 30/2017. Det er i brevet av 14.1.2018 gjort gjeldande at Fjell kommune framleis bryter gjeldande lover og reglar, og det er bedt om at kontrollutvalet set i verk forsvarleg undersøking. Særleg er det påpeikt at gjerdeklyv som er brukt utgjer ulovleg stengsel for allmenn ferdsel etter friluftslova 13. Vidare er det i brevet av 14.1.2018 også bedt om at sekretariatet til kontrollutvalet vurderer varslar si grunngjeving for at gjerdeklyv utgjer ulovleg stengsel for allmenn ferdsel. Sekretariatet er fullt ut underlagt kontrollutvalet, og kontrollutvalet må difor vurdere om det er ønskeleg med ei vurdering frå sekretariatet. Side 3 av 5
Saka vert fremja for diskusjon i kontrollutvalet, og utan innstilling frå sekretariatet. Kontrollutvalet handsama saka todelt. Den første delen av saka gjaldt rutinar for handsaming av varsel om kritikkverdige forhold i kulturavdelinga og/eller kommunen. Den andre delen av saka gjaldt innhaldet i saka som er reist av Stein Erik Jonasson overfor kulturavdelinga i Fjell kommune. I den første delen av saka orienterte Fjell kommune v/kultursjef Lennart Fjell kontrollutvalet om rutinane som gjeld ved mottak, og oppfølging, av varsel om kritikkverdige forhold i kulturavdelinga og/eller kommunen. Det vart også orientert om korleis varselet vart følgt opp i den konkrete saka, og det vart erkjent at varselet ikkje var følgd opp på tilfredsstillande måte. Årsaka var samansett av misforståing med avdeling for plan og utbygging, kapasitet i avdelinga grunna store arrangement i september 2017 og fråvær hos sakshandsamar. I den andre delen av saka gjekk kontrollutvalet gjennom brev av 12.1.2018 frå Fjell kommune til Stein Erik Jonasson, og brev av 14.1.2018 frå Stein Erik Jonasson til kontrollutvalet. I forkant av møte hadde kontrollutvalet også fått tilsendt ny e-post av 12.2.2018 frå Stein Erik Jonasson med særskilte spørsmål som det var ønskeleg at Fjell kommune v/lennart Fjell svara på. Kontrollutvalet overleverte spørsmåla til Lennart Fjell. Fjell kommune v/kultursjef Lennart Fjell orienterte kontrollutvalet om handsaminga av den konkrete saken i kommunen. Det vart vist til at punktet som går på skilting fortløpande vert utbetra gjennom supplering av informasjon på eksisterande skilt. Vidare vart det vist til at kommunen er usamd med varslar i punktet som går på stengsler, og at kommunen har fått bekrefta frå Bergen og Hordaland turlag at gjerdeklyvet som er nytta er tilfredsstillande. Det vart også understrekt at kommuneadvokaten har vurdert saka to gonger. Kontrollutvalet fann orienteringane i begge deler av saka tilfredsstillande. Det var semje i kontrollutvalet om å ikkje gjera ytterlegare undersøkingar rundt varslingsrutinane i den første delen av saka. Det var vidare semje i kontrollutvalet om at den andre delen av saka heller ikkje gir grunnlag for ytterlegare undersøkingar frå kontrollutvalet. Etter kontrollutvalet sitt syn er det fleire punkt som raskt kan avklarast mellom kommunen og varslar, eksempelvis status for utbetringsarbeid av skilt. Attståande punkt vil dermed vera forhold som kommunen og varslar er usamde om på fagleg grunnlag i den konkrete saka, eksempelvis grunnlaget for gjerde og utforming av gjerdeklyv. Kontrollutvalet støtter seg her til vurderingane frå kommuneadvokaten, og det er ser ikkje grunnlag for ytterlegare undersøkingar i regi av kontrollutvalet eller utgreiingar frå sekretariatet. Kontrollutvalet ønsker i alle høve at Fjell kommune v/lennart Fjell gjev kontrollutvalet ei skriftleg orientering om saka, slik at varslar får svar på alle spørsmål som er stilt. Dette inkluderer spørsmål om søknadsplikt. Det vart deretter gjort følgjande samrøystes vedtak: Kontrollutvalet vil ikkje gjere ytterlegare undersøkingar rundt varsel om kritikkverdig/ulovleg skilting og stengsler i Fjell kommune, handsama i sak 30/2017 og sak 03/2018. Side 4 av 5
Kontrollutvalet reknar munnleg orientering frå Fjell kommune v/kultursjef Lennart Fjell i møte den 13. februar 2018 som tilfredsstillande, og kontrollutvalet vil gjennomgå etterfølgjande skriftleg orientering frå Fjell kommune v/kultursjef Lennart Fjell om saka med svar på spørsmål som varslar har stilt. 04/2018: ÅRSRAPPORT FOR 2017 FRÅ KEMNEREN I FJELL, SUND OG ØYGARDEN KOMMUNE Skriv/dokument: Årsrapport for 2017 frå Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden datert 19.1.2018 Kontrollutvalet har mottatt kopi av årsrapport for 2017 frå Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden kommune datert 19.1.2018. Årsrapporten skal seie noko om korleis oppgåvene skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll er ivareteke ved kemnerkontoret. Kontrollutvalet tek årsrapport for 2017 frå Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden datert 19.1.2018 til orientering. Kontrollutvalet gjekk kort gjennom årsrapporten for 2017 frå Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden datert 19.1.2018. Det var ingen merknader til årsrapporten. Det var deretter gjort følgjande samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tek årsrapport for 2017 frå Kemneren i Fjell, Sund og Øygarden datert 19.1.2018 til orientering. 05/2018: EVENTUELT Kontrollutvalet evaluerte kort folkevaldopplæring for kontrollutval halde 29.-30. januar 2018. Møte vart heva kl. 14.35. Tidspunkt for neste møte i kontrollutvalet vart sett til tysdag 10. april 2018 kl. 13. Bergen, 13. februar 2018 ***** Eiliv Engelsen Sekretariat Side 5 av 5