tvtøte dato/tid Tirsdag 13. september 2016, kl. 13.00-16.00 Møtested Møterom r<rom 336», Kommunehuset på Gol Med lemmer/varamedlemmer Leder Tore Dag Skjerdal, nestleder Tore Ness, medlem Sigrun Eng til stede i møtet Forfall Andre til stede i møtet Revisjo nssjef Åge Sa ndsengen (Kom m u n erevisjon IKS), ordfører Heidi Granli, rådmann Hege Mørk, kommunalsjef helse- og omsorg Aud TorilSøbæ, personalleder Helene Holand Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 07-1O{2OL6 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 07l2OL6 Kontrollutva lgets budsjett for 2Ot7 08l2Ot6 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 0el2aL6 Opod raesavtale kontrollutvalgssekreta riat 1o/2076 Sykefravær lnnkallingen og sakslisten : Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte 13.05.2015: Protokoll fra møte 13.06.2016 ble formelt godkjent og signert. Drøftine om lukkine av møte: Det ble drøftet om møtet skulle lukkes under orientering fro ordfører og rådmann og sak 08/20L6, hvor det sksl føres risikosamtaler med ordfører, rådmann og revisor. Det onses nødvendig å lukke møte under drøfting av risiko for å oppnå åpen dialog, Lukkes med hjemmel i koml. j1 nr.s, jf, offl. 24. Enstemmig vedtak. OrienterinF ordfører: Orientering fra ordfører med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen. Orienterins rådmann: Orientering fra rådmann med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen. Herunder forvaltning av kommunale eiendommer, samt PPT øvre Hallingdal etter fo rva lt n i ngsrev isjons ra ppo rte n. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Postboks 12-3561 Hemsedal E-post: hanne(o hweneen. no E-post kommune: hanne.wenqen @gol. kommune. no Mobil:91 60 51 08. Org.nr'. 917 356 246
Kontrollutvalget i 6ol kommune Sak0T 2OLG 20t7 Dokumenter: lngen Saksooplvsninger: Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal f6lge formannskapets innstitling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget i følge kommuneloven 77, nr.!o. Nedenfor følger en oversikt og utgifter på kontroll og tilsyn (k-utvalg, sekretariat og revisjon) for Gol kommune 2075 og20l6: Oppgave Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 20L6 Hittill i at Budsiett forslag 20L7 Kommentar Drift av sekretariat 25 000 78740 Kommuneloven 77, pkt. 10 Forskrift om kontrollutvalg 20 Drift av kontrolluwalg, godtgjørelse, kurs m.m Kommuneloven 40 til 42 og 77 Regnskapsrevisjon 285 902 300 000 165 645 Kommuneloven 76, siste ledd og 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 4. Forskrift om revisjon kap.2. Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 175 950 12s 000 57 805 Kommuneloven 77 pkt.4. Forskrift om kontrollutva lg kap. 5. Kontrolluwalg 43 048 50 000 47 1.90 Forskrift om kontrolluvalg kap.5. Andre særskilte oppgaver 130 853 39 445 Omfatter bl.a. rådgivning, bistand, særattestasjoner m.m. A konto t halvår 250 000 Totalt drift og revisjon 500 000 635 753 500 000 578 825 Totaltramme 18 597 565 A konto kr. 250.000 ført regnskapsrevisjon Konilollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Postboks 12-3561 Hemsedal E-post: hanne(ohwengen.no E-post kommune: hanne.wenqen @gol.kommune. no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
MøTERPROTOKOTL Forslag til vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvatget blir tildelt budsjettramme på kr. 600 000,-.. Budsiettrammen skal dekke kontrollutvolgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvolg av 75.06.2004. Behandling/vurderins i møtet: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg tilvedtak: Kontrollutvolget blir tildelt budsjettromme på kr. 600 000,-.. Budsiettrommen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg øv 75.06.2004 Sak 08/2016 elan for eiqnle14lqryglv Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i koml. 51,17. offl. 2a. selskapskontroll Dokumenter: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og overordnet analyse for Gol kommu ne, ettersendes fra revisjonen. Saksooplysninger: Kontrollutvalget skalføre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang ivalgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for giennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: o Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens Økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. o Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll), og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordnet analyse for Gol kommune, og deretter plan for gjennomf6ring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 20L6-2020. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Postboks 72-3561 Hemsedal E-post: hanne(dhwengen.no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil:91 60 51 08. Org.nr: 917 356 246
Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før 3t.t2.2o16. Kontrollutvalget i Gol har itidligere møtet drøftet risikoområder med rådmann og ordf6rer, informasjonen er innarbeidet i overordnet analyse. Plan for giennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble grundig drøftet i kontrollutvalget ijunimøtet. I dagens møte legger Kommunerevisjon IKS frem plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse for Gol kommune' Forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til fremtagt overordnet analyse og plan for giennomføring ov fo rv o ltn i n gsrevisi o n og se I skopskontrol l. plonen oversendes kommunestyret med følgende forsolg til vedtak: plon for gjennomføring av forvoltningsrevisjon og selskapskontroll 20L5-2a20 godkiennes. Kontrollutvolget gis futtmakt tit å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Behandlins/vurderine i møtet: Kontrollutvalget slutter seg titfremlogt overordnet onalyse og plan for giennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Med tiilegg om awikshåndtering. Planen oversendes kommunestyret med følgende forsolg tilvedtak: plan Jor gjennomføring ov forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 20L6-2020 godkiennes. Kontrollutvatget gis fullmokt tit å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig.,dokumenter: Oppdragsavta le kontrol I uwa lgssekreta riat Saksopplvsninger: Hanne Heen Wengen, gjennom sitt enkeltmannsforetak, er engasjert som sekretariat for kontrollutvalget i Gol. Qvrige kontrolluwalg i Hallingdal har også engasjert Wengen. Sekretariatet har arkiv på IKT-Hallingdal sin plattform. Kommunene er bedt om å arkivere alle saksdokumenter fra kontrollutvalget i sitt arkivsystem, for å tilfredsstille utvalgets arkivplikt iht. arkivloven. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Postboks 12-3551 Hemsedal E-post: ha nne@hwengen'no E-post kommune: hanne'wengen @ gol kommune no Mobil:91 60 51 08, Org.nr: 917 356 246
Sekretariatets oppgaver vil være som tidligere, men Wengen skal i noe større grad delta i saksforberedelsene, heru nder inn hente informasjon fra råd ma nnen. Forslae til vedtak: Ko ntrollutva lget god kje n ner oppd ragsavta len. Behandline/vurderine i møtet: Kontrollutvalget godkjenner og signerer oppdragsavtalen. Sak 10/2016 Utvikling i 'avær Dokumenter i saken: lngen. Saksopplvsnineer Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake ijobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. Redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær. Redegjørelse for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. Herunder samarbeid med NAV, fastlege mv. Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. Forslae til vedtak Kontrol I utva lget tor rå d m a n n e ns ori e nte ri n g ti I ette r retn i n g. Behandlins møtet: Rådmann og personaleder orienterte om ovennevnte punkter og kontrollutvalget stilte spørsmål tilknyttet dette. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Postboks 72-3561 Hemsedal E-post: hanne@ hwengen. no E-post kommune: hanne.wengen @eol. kommune.no Mobil:91 60 51 08. Org.nr: 917 356 245
MøTERPROTOKOtt Kontrollutvolget tor rådmannens og personaleders orientering til etterretning. Drøft ings-/orienteri ngssaker: Orientering fra kommunalsjef for helse og omsorg; Aud TorilSøbærundt vedr. leteaksjonen etter savnet person fra Helsetunet, hvor vedkommende ble funnet omkommet' Kommunalsjefen orientert om rutiner og beredskap. Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Annet: Diverse: - Gol kommune, v/kontrollutvalget har mottat brev fra Petterbråten vel, datert 12.A9'2016, med informasjon vedr. saksbehandling Petterbråten ll boligfelt' Kontrollutvalget ba revisjonen se på saken og komme med tilbakemelding om dette er en sak KU bør se nærmere På. Neste møte: - Onsdag 15. november 2016, kl. L3.00-16.00. Skiema møteeodtsiørelse: - Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Go1,13.09.2016 h^-rl,r-,t /a( /l/un Tore Ness nestleder Sigrun Eng medlem Møteprotokollen er sendt: ljtvolgsmedlemmer, postmottok,, ordfører, rådmonn, Kommunerevision IKS Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Postboks L2-3561 Hemsedal E-post: hanne@hwengen. no E-post kommune: ha nne.wengen @eol. kommune no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356 245