PROTOKOLL FRA STYREMØTE I HELSE STAVANGER HF STAD: MØTETIDSPUNKT: St. Svithun hotel, møterom Gløden 23.03.2018 kl.08.00-12.00 Styremøte var åpent for publikum og presse DELTAKERE FRA STYRET Stener Kvinnsland Grethe Høiland Ole Kristian Hetland Unn Therese Omdahl Nina Langeland Knut Vassbø Egil Olsen Aud H. Riise Mette Øfstegaard Lars Kåre Selland Kleppe Styreleder Nestleder FORFALL FRA STYRET Ivar Eriksen DELTAKER FRA BRUKERUTVALGET Jan Torgersen leder DELTAKERE FRA ADMINISTRASJONEN Inger Cathrine Bryne Adm. direktør Anne Sofie Øye Gjerde Referent og representanter fra adm. direktørs ledergruppe
Styremøte 23.03.2018 SAKLISTE UNDERLAG Sak 16/18 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 17/18 Godkjenning av protokoll Vedlagt Sak 18/18 Årsplan styresaker 2018 Vedlagt Sak 19/18 Administrerende direktørs orientering til Styret nr.2/2018 Vedlagt Sak 20/18 Virksomhetsrapportering per februar 2018 Vedlagt Sak 21/18 Årsregnskap og Styrets beretning 2017 Vedlagt Sak 22/18 Styringsdokument 2018 Vedlagt Sak 23/18 Årlig gjennomgang av styrende dokumenter for Vedlagt Styret i Helse Stavanger HF, inkl. etiske retningslinjer for Styret Sak 24/18 Arealplan med mulighetsstudie Våland 2023 Vedlagt Sak 25/18 SUS2023 Endringsprosedyrer Vedlagt Sak 26/18 Fullmakter i utbyggingsprosjekt i gjennomføringsfasen Vedlagt Sak 27/18 Kostnadsstyring SUS2023, oppfølging av Vedlagt sak 12/18 SUS2023 Kvartalsrapport Sak 28/18 Orientering om tilsynssak PBU Vedlagt Sak 29/18 Salg av Bjaalandsgate 5, gnr 22, bnr 210 i Stavanger Vedlagt kommune Sak 31/18 Eventuelt LUKKET DEL Sak 30/18 Forhandlingsfullmakt for gjennomføring av lønnsoppgjøret 2018.03.26 Dokumentet er unntatt offentlighet ihht. Offentleglova 23, første ledd, og møtet lukkes under gjennomgangen, jf. helseforetakslovens 26a nr. 4. Under behandling av sak 27/18 vil PNS kostnadsstruktur med nedbrutt kostnadsestimater bli delt ut og gjennomgått i møtet. Dokumentet er unntatt offentlighet jf. offentleglova 23, første ledd, og møtet lukkes under gjennomgangen, jf. helseforetakslovens 26a nr. 4.
Sak 16/18 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes. Mette Øfstegaard etterlyser referat fra styremøtet 21.02.2018. Styreleder informerte at det er besluttet å kun føre protokoll fra styremøter i Helse Stavanger på lik linje som ved de øvrige foretakene i Helse Vest. Sak 17/18 Godkjenning av protokoll fra styremøte 21.02.2018 Protokollen godkjennes. Sak 18/18 Årsplan styresaker 2018 Styremøtet 15. juni flyttes til 19. juni. Styremøtet 23. oktober flyttes til 26. oktober. Vedtak Styret tar ajourført årsplan styresaker 2018 til etterretning med følgende endringer av møtedatoer: Styremøtet 15. juni flyttes til 19. juni. Styremøtet 23. oktober flyttes til 26. oktober. Sak 19/18 Administrerende direktørs orientering til Styret nr. 2/2018 Adm. direktør Inger Cathrine Bryne presenterte hovedpunktene i ADs orientering til styret: 1. Ny regional plan for internrevisjon Det vises til vedlagte notat. Adm. direktør vil legge fram sak om internrevisjon med gjennomgang av prosjekter som avsluttes våren 2018 og innspill til videre revisjonstema i styremøtet 15. juni-18. Internrevisor i Helse Vest vil være tilstede i dette møtet. 2. Barselomsorg Helse Stavanger Det vises til vedlagte notat. SUS2023 har ikke planlagt for færre senger for barselkvinner enn hva som finnes i dag, og det vil kun være enerom som har plass til en pårørende. Kvinner skal kunne velge å reise hjem tidligere, og det skal være trygt. Det settes nå i gang et prosjekt: «Framtidig barseltjeneste i Helse Stavanger HF sitt opptaksområde» Sammen med kommunehelsetjenesten skal Helse Stavanger legge til rette for et tilbud der mor og barn har mulighet for å reise tidligere hjem fra sykehuset dersom de ønsker det. Det er en forutsetning at det faglige tilbudet skal være godt både i spesialisthelsetjenesten og den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Prosjektet skal være ferdig i løpet av 2018. Lars Kåre Kleppe ønsker mer informasjon om prosjektet. Adm. direktør vil legge frem prosjektets mandat i styremøtet 9. mai.
3. Regional plan for revmatologi Det vises til vedlagte notat. 4. Status konsekvensutredning spesialisert rehabilitering i Helse Stavanger Prosjektgruppen arbeider nå med å ferdigstille prosjektrapporten. Prosjektgruppen har sett på: Kartlegging av dagens drift Kompenserende tiltak ROS-analyse Kostnadsberegninger Styringsgruppen har satt av to møter til å behandle prosjektrapport, 11. og 23. april 5. Oversikt over tilsyn for februar 2018 Det vises til vedlagte notat. 6. Oversikt over aktuelle høringer per 14.03.2018 Det vises til vedlagte notat. 7. Oversikt over nye relevante lover, forskrifter og myndighetskrav i perioden Ingen endringer siden sist. 8. Meldinger Referat fra møtet i Brukerutvalget den 21.02.2018 Referat fra møtet i FAMU den 20.02.2018 Protokoll fra møtet i Styret i Helse Vest RHF den 08.02.2018 og 21.02.2018 Det vises til vedlagte notater. Styret tar adm. direktørs orientering til Styret nr. 2/2018 til orientering. Sak 20/18 Virksomhetsrapportering per februar 2018 Adm. direktør Inger Cathrine Bryne presenterte saken.
Medarbeidere: Det har vært 2 alvorlige hendelser i psykiatrien hvor medarbeidere har blitt utsatt for vold. Foretaket vil forsterke tiltak for sykefravær, og det jobbes med dette i FAMU, vernetjenesten og bedriftshelsetjenesten. Lønn: Et høyt antall pasienter inn samtidig med at kommunene har hatt problemer med å ta i mot utskrivningsklare pasienter er et moment som har ført til et høyere lønnsavvik. Fristbrudd: Går sakte nedover. Det er de samme avdelingene som har hatt utfordringer. Man håper at rekruttering av 2 leger i barneklinikken vil føre til ytterligere nedgang av fristbrudd. Korridorpasienter/utskrivningsklare: Helse Stavanger har her fortsatt store utfordringer, og man er nå tilbake til tidligere høye antall utskrivningsklare pasienter. Adm. direktør er glad for at kommunene vil være med på å diskutere sesongvariasjoner slik at når influensaen rammer vil også kommunene evt kunne øke kapasiteten. Økonomi: Februar 2018 viser et negativt avvik på ca. 13,7 mill kr. Akkumulert pr februar har foretaket et negativt avvik på ca. 4,9 mill kr. Driftsinntektene er ca. 27,5 mill kr høyere enn budsjettert. o Skyldes i hovedsak gevinst ved salg av leilighetene i Solåsveien (ca. 19,6 mill kr) o Øvrig positive avvik ligger på aktivitet/behandlingsrelaterte inntekter. Lønnsavviket utgjør ca. 16,8 mill kr o Gjelder i hovedsakelig variabel lønn Merforbruk knyttet til varekostnader utgjør ca. 12,7 mill kr. o Omfatter hovedsakelig medikamentkostnader og gjestepasientkostnader Styret tar rapportering fra virksomheten per februar 2018 til orientering.
Sak 21/18 Årsregnskap og Styrets årsberetning 2017 Revisor Ellen Marvik fra BDO redegjorde for revisjon av årsregnskap for 2017. Revisjonen viste tilfredsstillende rutiner på alle punkter. Økonomi og finansdirektør Bjørn Munthe redegjorde for årsresultat 2017. Resultatet er 6 mill. under fjoråret. Det er positive avvik på inntektene, spesielt aktivtetsbaserte. Men kostnadsavvikene er større. Positive avvik på kostnadene til avskrivinger og finans er med på å forbedre resultatet. Styret godkjenner årsregnskapet for 2017 og Styrets årsberetning. Sak 22/18 Styringsdokument 2018 Styringsdokument 2018 ble også behandlet i fellesmøtet med Styret i Helse Vest RHF. Helse Vest RHF legger vekt på å følge opp det som står om mål og andre oppgaver for 2018 i oppdragsdokumentet fra Helse- og omsorgsdepartementet. De tre overordnede styringsmål for 2017 blir videreført, og Helse Stavanger HF skal innrette virksomheten sin med tanke på å nå disse målene i 2018: 1. Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttingen. 2. Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling. 3. Bedre kvalitet og pasientsikkerhet Administrerende direktør vil gjennom måneds-, tertials- og halvårsrapportering og øvrige styresaker jevnlig rapportere til Styret om foretakets arbeid med å følge opp mål og krav i styringsdokumentet 2018. Styret legger styringsdokumentet 2018 Helse Stavanger HF til grunn for styring og oppfølging i 2018. Sak 23/18 Årlig gjennomgang av styrende dokumenter for Styret i Helse Stavanger HF, inkl. etiske retningslinjer for Styret Styret er kjent med og tar til orientering følgende dokumenter fastsatt av eier: a) Vedtekter for Helse Stavanger HF b) Styreinstruks for Helse Stavanger HF c) Instruks for administrerende direktør i Helse Stavanger HF d)veilederen «Styrearbeid i regionale helseforetak» e) Regjeringens eierpolitikk, jf. Meld. St. 27 (2013-2014). Et mangfoldig og verdiskapende eierskap f) Retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i foretak og selskaper med statlig eierandel
g) Etiske retningslinjer for foretaksgruppen Helse Vest Styret tar til orientering følgende dokument fastsatt av adm. direktør: h) Stillingsbeskrivelse og fullmaktsmatrise for ledere på nivå 2, 3 og 4 i Helse Stavanger HF Sak 24/18 Arealplan med mulighetsstudie Våland 2023 Spesialrådgiver Arne Ragård redegjorde i saken. Arealplanen med 3 alternative løsningsmodeller ble også presentert for Styret i seminar 20.02.2018. Prosjektgruppen har anbefalt at alternativ B legges til grunn for videre arbeid. Styret ønsker en videre kontinuerlig utbygging av Ullandhaug etter byggetrinn 1, dette vil være en premiss for endelig beslutning om videreføring av Vålands bygningsmasse. Endelig beslutning om hvilke bygg innenfor somatikk Våland, samt leieavtaler som skal videreføres og for hvor lenge skal tas innen 2020. Frem til da arbeides det videre med konsekvenser for både drift og økonomi jf. alternativ B. Dette alternativet kan utvides jfr alternativ C dersom forholdene krever det. Ny og oppdatert sak legges frem for styret i første kvartal 2019. Sak 25/18 SUS2023 Endringsprosedyrer SUS2023 har etablert en endringsprosedyre som beskriver prosessen for å behandle endringsforslag som medfører enten tillegg til funksjonsprogrammet eller er innenfor funksjonsprogrammet. Formålet med prosedyren er å sikre en strukturert og enhetlig behandling av alle endringsforslag og alle godkjente endringer i SUS2023. Endringer vil bli behandlet fortløpende i Styret. Vedtak 1. Endringsprosedyren innebærer at alle endringsforslag som har en kostnadskonsekvens over 10 mill. inkl. mva. skal framlegges til Styret for behandling. Etter styregodkjenning vil endringsbeløpet bli finansiert av usikkerhetsavsetningen som disponeres av Styret. 2. Styret tar saken til orientering.
Sak 26/18 Fullmakter i utbyggingsprosjekt i gjennomføringsfasen Helse Vest RHF har utarbeidet retningslinjer for fullmakter i utbyggingsprosjekt i gjennomføringsfasen som gjelder for alle helseforetak i Helse Vest. Retningslinjene har betydning for de fullmakter som kan gis adm. direktør og prosjektdirektør ved inngåelse av kontrakter i SUS2023. Vedtak 1. Helse Vest RHF sine retningslinjer «Fullmakter i utbyggingsprosjekt» (040/18) vedtatt av Styret i Helse Vest den 7. mars 2018, tas til etterretning og legges til grunn for fullmaktsstyring i utbyggingsprosjekter i Helse Stavanger HF. 2. Adm. direktør gis fullmakt til å inngå kontrakter på en verdi inntil NOK 300 mill. inkl. mva i SUS2023, kontrakter over denne grensen skal godkjennes av Styret. 3. Prosjektdirektør i SUS2023 gis fullmakt til å inngå kontrakter til en verdi av inntil NOK 50 mill. inkl. mva. Sak 27/18 Kostnadsstyring SUS2023, oppfølging av sak 12/18 SUS2023 Kvartalsrapport Prosjektdirektør Kari Gro Johanson redegjorde i saken. Styret etterlyste i styremøtet 21.02.2018 en mer detaljert nedbryting av kostnadsestimatet enn den overordnede tabellen som var inkludert i kvartalsrapporten. Under gjennomgang av detaljestimatet ble møtet lukket siden dette var leverandørsensitiv informasjon. Vedtak Styret tar saken til orientering. Sak 28/18 Orientering om tilsynssak PBU Helse Stavanger HF har mottatt brev fra Fylkesmannen i Rogaland med avgjørelse i tilsynssak knyttet til ulovlig bruk av tvang i klinikk psykisk helsevern barn, unge og rusavhengige. Saken omhandler bruk av ulovlig tvang i form av beltelegging og isolasjon av pasient under 16 år samt mangelfull dokumentasjon av tvangsbruk både før og etter at pasienten fylte 16 år. Styret ber om en samlet sak angående psykisk helsevern som omhandler tiltak i klinikkene for å bruk av tvang og sikre korrekt dokumentasjon. Styret ber om at det i samme sak redegjøres for vold og trusler mot medarbeidere, samt tiltak for å forebygge dette. Saken legges frem for styret i september 2018. Styret ser svært alvorlig på denne saken og ber om å bli fortløpende orientert om forbedringsarbeidet. Det legges inn fast rapportering i virksomhetsrapporten over bruk av tvang også i BUPA. Styret tar forøvrig saken til orientering.
Sak 29/18 Salg av Bjaalandsgate 5, gnr 22, bnr 210 i Stavanger kommune Forvaltningsseksjonen er bedt om å tilrettelegge for salg av Bjaalandsgate 5, og det bes om fullmakt til salg. 1. Styret i Helse Stavanger HF gir sin tilslutning til salg av boligeiendommen Bjaalandsgate 5, gnr 2, bnr 210 i Stavanger kommune. 2. Styret i Helse Stavanger HF oversender saken til foretaksmøtet for Helse Stavanger HF med forespørsel om samtykke til salg, jf helseforetakslovens 31, jf vedtektenes 9, siste punkt.
Ref. Anne Sofie Øye Gjerde 09.04.2018 Stener Kvinnsland Styreleder Grethe Høiland Nestleder Ole Kristian Hetland Nina Langeland Ivar Eriksen Unn Therese Omdal Knut Vassbø Egil Olsen Aud H. Riise
Mette Øfstegaard Lars Kåre Kleppe