Ullevål stadion 27.08.2018 Referat fra forbundsstyremøtene Fredag 24.08.18 kl. 10.00 18.00 Møterom US-2011 Tilstede fra styret: Torgeir Røinås Pedersen (TRP) Atle Nilsen (AN) May Brit Osaland (MBO) Terje Selnes (TS) Siv Langerød-Erichsen (SLE) Rikke Bjerke (RB) Nina Fjellet (NF) Stian Syvertsen (SS) til 14.30 (deltok ikke på FS-27, FS-28, FS-29 og FS-32. Deltok på deler av FS-31.) Forfall fra styret: Ingen Tilstede fra komiteene: Ingen Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren (ØL) Hermod Buttedahl på sak FS-25/18-20 Siv Kleiberg (SK) på FS-26/18-20
Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 10/18-20 Regnskap med prognose pr. 30.06.2018 O-sak 11/18-20 Status Mysoft O-sak 12/18-20 Orienteringer fra generalsekretær Styresaker FS-23/18-20 Redaksjonskomite Strategiseminar 2019 FS-24/18-20 Nasjonale konkurranser troppsgymnastikk for barn 2019 FS-25/18-20 Revidering av bestemmelse for delegasjoner og samlinger FS-26/18-20 GDPR FS-27/18-20 Budsjettrammer 2019 FS-28/18-20 Stillingsutlysning FS-29/18-20 Innføring av ansattes representant til NGTFs styre FS-30/18-20 Oppfølging av regionaliseringsprosessen FS-31/18-20 Oppnevning av tekniske komiteer, perioden 01.09.18-31.08.20 FS-32/18-20 NM-veka 2019
Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble meldt inn en sak under eventuelt. Den ble gitt følgende nummer og tittel: FS-32/18-20 NM-veka 2019 Orienteringssaker O-sak 10/18-20 Regnskap med prognose pr. 30.06.2018 Generalsekretæren orienterte om det framlagte regnskapet. Det ble ikke gjort noen grundig gjennomgang nå basert på at det var kort tid mellom forrige avstemte regnskap og dette pr. 30.06.18. Det vil gjøres en grundig gjennomgang med tilhørende prognose i møtet i september. Den gjennomgangen vil basere seg på avstemt regnskap pr. 31.08.18. Tas til etterretning. O-sak 11/18-20 Status Mysoft Forbundsstyret ble gjort kjent med status fra loggen over hendelser i løpet av den påmeldingsperioden vi nå er inne i, og de tiltak og vurderinger som ligger til grunn fra administrasjonens side. Styret ser det som sentralt at man fortsatt har fokus på å bistå lagene med tett oppfølging i de nærmeste ukene. Medlemssystemet Mysoft følges opp med en grundigere utredning i neste møte O-sak 12/18-20 Orienteringer fra generalsekretær Styret ble orientert om aktuelle saker innen ulike saksområder. Tas til orientering. Styresaker FS-23/18-20 Redaksjonskomite Strategiseminar 2019 Forbundsstyret er godt fornøyd med arbeidet som har vært gjort fram mot årets strategiseminar, og ser det som viktig at det videreføres en redaksjonskomite. Strategiseminaret anses som en sentral møteplass i arbeidet med å implementere forbundets strategiske plan, og styret ser det derfor som viktig at de er førende for innholdet i seminaret. Innhold og innretning bør klargjøres i god tid fra styrets side, slik at redaksjonskomiteen kan iverksette planene på en god måte. Redaksjonskomiteens mandat er som følger: Sette sammen et program som ivaretar mål og hensikt med seminaret, og som ivaretar de tilbakemeldinger som tidligere evalueringer har gitt, herunder: - Vurdere aktuelle lokaliteter for arrangementet som ivaretar både hensynet til hensiktsmessige møtelokaler og tilrettelegging for sosialt samvær. - Vurdere bruk av eksterne foredragsholdere. - Vurdere vektingen og gjennomføringen av separatmøter, herunder også møte for kretsledere og kretsansatte, opp mot behovet for og nytten av felles agenda for hele møtet.
- Vurdere helheten i programmet innenfor tidsrammen fredag ettermiddag til og med søndag. Redaksjonskomiteen gis det endelige ansvar for utforming av kjøreplan og innhold i seminaret, basert på at de innhenter innspill fra forbundsstyret, tekniske komiteer og kretser i sitt forberedende arbeid. Som redaksjonskomité for Strategiseminar 2019 oppnevnes Terje Selnes og Stian Syvertsen fra forbundsstyret, en kretsleder, en komiteleder, samt to fra administrasjonen. FS-24/18-20 Nasjonale konkurranser troppsgymnastikk for barn 2019 TKTR distribuerte utlysning for nasjonal konkurranse i troppsgymnastikk 29. mai med søknadsfrist 18. juni. Det var kun Holmen Tropp og Turn som søkte for Rola Turnfest 25.-26.mai 2019. Holmen Tropp og Turn tildeles nasjonal konkurranse i troppsgymnastikk for 6-10 åringer i 2019. FS-25/18-20 Revidering av bestemmelse for delegasjoner og samlinger Forbundsstyret gikk igjennom de reviderte bestemmelsene og det framkom noen endringer. Det ble også drøftet mulige opplæringstiltak knyttet til dette temaet, samt gjort en vurdering av konkurranser eller aktiviteter som ikke direkte reguleres av disse bestemmelsene. Forbundsstyret anbefaler at kretser og lag også gjør disse gjeldende i de tilfeller hvor de har ansvaret, og at de også informeres om og benyttes i tilfeller hvor det er lag som deltar internasjonalt uten at de formelt representerer Norge. Bestemmelser for representasjon i regi av forbundet vedtas med de tilføyelser som ble gjort i møtet. FS-26/18-20 GDPR Forbundsstyret drøftet de framlagte dokumentene. Saksframlegget om «Sikkerhetsmål og -strategi» ble gjennomgått og vurdert. Det framkom innspill på at man også må gjøre en vurdering av de ulike utfordringene GAP-analysene vil avdekke, slik at man kan prioritere det viktigste først i det videre arbeidet. Det gjøres ved å kategorisere avvikene på en skala i forhold til høy, middels eller lav risiko. Klubbene anbefales å følge de råd som gis fra NIF/idrettskretser i deres interne arbeid. Dokumentet «Sikkerhetsmål og -strategi» vedtas med de korrigeringer og presiseringer som framkom i møtet. Generalsekretæren defineres som sikkerhetsansvarlig. Innholdet i dokumentet «Dagens situasjon som grunnlag for risikovurdering ansatte og tillitsvalgte, IT, fysisk lagring», tas til etterretning som bakgrunn for arbeidet med GAP-analysen innenfor området.
Sammen med den foreløpige GAP-analysen skal det legges fram en oversikt over antatte budsjettvirkninger knyttet til GDPR, både i form av utstyr/investeringer og personell i neste møte. FS-27/18-20 Budsjettrammer 2019 Generalsekretæren gikk igjennom de tall som er lagt inn som grunnlag for den økonomiske utviklingen i forbundet. Dette var på samme bakgrunn som langtidsbudsjettet som ble presentert på forbundstinget, men nå med en del oppdaterte tall på inntektssiden. Styret diskuterte fordeler og ulemper ved å gi en ramme pr. avdeling, og konkluderte på at de ønsker at budsjettet fortsatt skal være basert på at man utarbeider planer for hva som skal gjøres i henhold til målene i strategisk plan, og at man så knytter budsjettbehovene opp til dette. Basert på den forventede utviklingen innen forbundets økonomi, med forbehold om årets resultat og eventuelle utfordringer på kostnadssiden framover, så forventes det en disponibel omsetning i 2019 på totalt 56,6 millioner, og 58,7 millioner i 2020. Tilsvarende tall for 2018 er 55,2 millioner. Styret diskuterte den videre utviklingen innen administrativ stab, uten at man konkluderte endelig. Det holdes imidlertid av midler til stillinger i tråd med signaler som ble gitt under forbundstinget. Dette innebærer at det ikke vil være rom for vesentlige endringer i de enkelte avdelingsbudsjettene. Avdelingene må gå i gang med sitt plan og budsjettarbeid, basert på at man tar hensyn til variasjoner innen antall mesterskap i de grener hvor det er aktuelt, samt at man nå harmoniserer egenandeler på utøvere til samlinger. Budsjett 2019 forventes å vise en omsetning på ca. 56,6 millioner. Avdelingene må presentere planer og budsjett for aktiviteten slik at man vurderer tiltakene opp mot målene i strategisk plan. Det må tas i betraktning at det er lite rom for vesentlige endringer i de enkelte avdelingsbudsjettene. Egenandeler på samlinger må harmoniseres mellom grenene, og variasjonene i antall mesterskap fra år til år må hensyntas. Budsjettarbeidet gjennomføres i henhold til følgende framdriftsplan: 28.08.18 Vedtak om føringer fra styret Uke 36-41 Budsjettarbeid i avdelingene 19.10.18 Planer og overordnet budsjettforslag ferdigstilles 26.10.18 Styret behandler planer og overordnet budsjettforslag Uke 44-48 Budsjettarbeid, presiseringer og korrigeringer i avdelingene 03.12.18 Justerte budsjettforslag ferdigstilles 10.12.18 Styret behandler budsjett 2019 FS-28/18-20 Stillingsutlysning Styret diskuterte den foreslåtte utlysningsteksten knyttet til en planlagt stilling innenfor kompetanse og Rytmisk Gymnastikk. Styret hadde noen tillegg som ble tatt inn i utlysningsteksten. Stillingen opprettes som et engasjement i ett år, med mulighet for forlengelse.
Det opprettes en stilling bestående av en del kompetansearbeid og en del oppfølging av arbeidet innen de tekniske delene av Rytmisk Gymnastikk. Stillingen lyses ut som ett års engasjement med mulighet for forlengelse. FS-29/18-20 Innføring av ansattes representant til NGTFs styre Forbundsstyret var positive til at det legges til rette for at ansatte i NGTF har en representant i styret med fulle rettigheter. Dette krever en lovendring, og styret vil derfor ikke innføre en mellomløsning nå, men foreslå den nødvendige lovendringen på neste forbundsting. Generalsekretæren utarbeider forslag til lovendring som klargjøres fram mot neste forbundsting. FS-30/18-20 Oppfølging av regionaliseringsprosessen Forbundsstyret behandlet i forrige styreperiode (FS-96/16-18) regionalisering av NGTF, og i protokollen fra det møtet finner vi følgende: Forbundsstyret er av den oppfatning at vi bør opprette regioner som i hovedsak samsvarer med fylkeskommunene og/eller idrettskretsene, men også slik at der hvor vår administrasjon har fått opprettet en god region må dette søkes videreført. Forbundsstyret vil igangsette en prosess slik at man i løpet av kommende tingperiode har redusert antall politiske enheter slik at man er mer i tråd med det offentlige Norge, og har en mer effektiv og robust administrasjon i regionene. Kretsene har gått i gang med arbeidet basert på dette og de prosesser som ellers foregår i norsk idrett og norsk offentlig organisering. Styret ser behovet for at man konkluderer på hva som vil være ønsket organisering av NGTFs kretser / regioner, og at man også er tydelig på hvilke konsekvenser dette vil ha for den politiske styringen av de nye enhetene. Det er viktig at de kretser som arbeider med sammenslåing og overgang til region også tar høyde for at de må organisere kretstingene slik at de er samlokalisert for å kunne videreføre prosessen. Generalsekretæren innhenter status på arbeidet i kretsene. Styret gjennomfører telefonmøte mandag 3. september for gjennomgang av innkommet informasjon og klargjøring av videre arbeid. Saken tas til endelig beslutning fredag 28.09.18. Intensjonen da er å fastsette virketidspunkt og organisering. FS-31/18-20 Oppnevning av tekniske komiteer og arbeidsgrupper, perioden 01.09.18-31.08.20 Forbundsstyret drøftet de utarbeidede forslagene, og konkluderte på sammensetning i de tilfeller hvor det var klart. I de øvrige komiteene ble det konkludert på en framdriftsplan.
Følgende komiteer oppnevnes for perioden 01.09.2018 31.08.2020 Teknisk komite turn kvinner LEDER: Anne Torill Nordli, Hammer Turn Siv Rita Eikeskog, Stavanger Turnforening Antonio Egri, Oslo Turnforening Ann Helen Bjørnstad, Ås Turnforening Teknisk komite turn menn LEDER: Børge Johansen, Tromsø Turnforening Rune Karlsen, Oslo Turnforening Odin Nilsen, Stavanger Turnforening Asbjørn Sorteberg, Fredrikstad Turnforening Videre framdrift er at det kalles inn til møte for å avklare konstituering av komiteen i møtet. Teknisk komite Rytmisk Gymnastikk LEDER: Kristin Gilbert, Hammer Turn Marit Sørensen, Skjeberg Turnforening Hilde Dalen, Haugesund Turnforening Ida Lindtveit Røse (01.09.18-31.08.19), Kolbotn IL Siri Kornstad, Bergens Turnforening Teknisk komite Troppsgymnastikk LEDER: Kjetil Folkvord, Oslo Turnforening Brian Carlsen, Drammens Turnforening Tron Lunde, Tranby Turn Jan Magne Cederstrøm, Sandnes Turnforening Siw Zunder, Oslo Turnforening Arbeidsgruppe Gymnastikkhjul LEDER: Helge Sæthre, Gran IL Turngruppe Silje Bjørgengen, Eidskog IL Turngruppe Erik Normann Larsen, Spydeberg IL Turngruppe Marie Kubberød, Norrøna IL Gymnastikk- og Turn Breddekomite LEDER: Heidi Marie Taksdal, Klepp IL Wenche Havnaas, Stokke IL Turn Margrete Morken, Skjåk IL Turn Solveig Johansen Nygård, Oslo Turn Inger Lise Olsen, Fredrikstad Turnforening Jorun Marie Dahle Hals, Trondhjems Turnforening Komite for Utstyr og Anlegg LEDER: Ole Ivar Folstad, Trondhjems Turnforening Morten Karolius, Finnsnes IL Turn Vibeke Trøa, Malvik Turn og RG Mats Celius Oshaug, Melbo Turnforening Veslemøy Viervoll (til 31.12.18), Klemetsrud IL Turngruppe
NGTFs Hederskomite, samt arbeidsgruppe for utdanning og klubbutvikling vil oppnevnes i styremøtet 28.09.18 FS-32/18-20 NM-veka 2019 Årets arrangement har gitt mediainteresse omkring de idretter som deltok, og styret ønsker at man tar kontakt med NRK for avklaring av muligheter for framtidig deltagelse, gjerne i 2019 dersom det er aktiviteter som kan legges til det tidspunktet og det området. Administrasjonen kontakter NIF/NRK for avklaringer innen neste møte. Øistein Leren (sign.) Generalsekretær