Brukermanual Kreditorweb for purreinkasso-kunder
Innholdsfortegnelse Pålogging 3 Hjem 3 Byrå med tilgang til flere klienter 5 Profil 5 Melding 7 Inkassolister (faktura klar for overføring til inkasso) 9 Melding - Nye spørsmål 9 Inkassoliste med Automatikk 9 Inkassoliste uten Automatikk 9 Reskontroposter - Purretjeneste 10 Søk 10 Ny faktura 13 Kunderegister 15 Transaksjoner 16 Journaler 17 Inkasso 18 Søk 18 Ny sak 20 Registrer Betaling 23 Hvordan gi beskjed om Purre- eller Inkassostopp 24 Rapporter 26 Statistikk 26 Rapporter 27 Forproduserte rapporter 28 Personvern og sikkerhet 29 1
Pålogging 2 https://inkasso.visma.com/apticprod/client/ Her logger du deg på med brukernavn og passord som du får oppgitt av Visma Collectors AS. Hjem Ved å trykke på Endre så henter du opp den informasjonen du vil ha på din side.
Her kan du velge mellom statistikker på saker og søkefunksjoner. Dra og slipp ønskede felter inn under Vis. 3
Byrå med tilgang til flere klienter 4 Dersom du er regnskapsfører og har tilgang til flere klienter vil du kunne velge disse ved å trykke på pilen i feltet for klient. Feltet finner dere under de forskjellige fanene.
Profil 5 Her endrer du brukerinformasjon som telefonnummer, e-post og passord.
Melding 6 Nye meldinger Her kommer en varsling dersom du har uleste meldinger fra Visma. Trykk på denne og du får opp alle nye meldinger. Meldingen blir liggende her helt til du trykker på Markert som lest.
Trykk på saksnummer og du kommer rett inn på saken og fanen Conversations. Her kan du velge å svare eller avslutte dialogen. 7
8 Inkassolister (faktura klar for overføring til inkasso) Melding - Nye spørsmål Her kommer en varsling inkasso. med antall dersom du har nye krav som er klare for å overføres til Trykk på denne og du får opp alle krav som ligger klar for overføring til inkasso; Inkassoliste med Automatikk Her vil du få opplistet alle saker som ligger klare for å overføres til inkasso. Du få valget Avslutt De faktura som ikke blir satt på Avslutt overføres til inkasso på torsdag. Inkassoliste uten Automatikk Her vil du få opplistet alle saker som ligger klare for å overføres til inkasso. Du får alternativene Overfør eller Avslutt Ingen krav overføres til inkasso før du velger Overfør
Reskontroposter - Purretjeneste 9 Søk Her kan du søke opp alle fakturaer registrert hos Visma Collectors. Du kan også filtrere dine søk til å gjelde kun forfalte, ubetalte eller lignende ved å velge aktuelle statuser i rubrikkene ovenfor. Dersom du klikker på faktura (blå skrift) du vil se nærmere på får du opp et oversiktsbilde (se bilde neste side).
10 Faktura: Her har du forskjellige faner du kan velge for mer informasjon om fakturaen. Historikk: Her kan du se hvilke brev som er sendt, samt hva som er påløpt av renter og gebyr. Trykker du på pilen i venstre marg får du opp enda mer informasjon.
11 Conversations: Her kan du sende melding til Visma Collectors: For å skrive ny melding trykk på Legg til konversasjon. Denne meldingen legger seg i forfallslisten til Visma.
12 Ny faktura Registrer faktura for Purreinkassotjeneste Alle felter merket med gult må fylles ut. Bruk riktig datoformat på alle datofelt: DD.MM.ÅÅÅÅ Faktura Kunde Tjeneste: Her må en velge Receivable ledger Kundenummer: Dette MÅ fylles inn Person-/org.nr: Dette bør fylles inn Telefon: Dette bør fylles inn E-post: Dette bør fylles inn Postnr og sted: Dette MÅ fylles inn Gjeldsinformasjon Fakturatype: Velg Faktura eller Kreditnota Rentesats: Sett inn verdi 0,00 - Ikke legg inn endringer her! Rentetype: Her må en velge Forsinkelsesrente 365 dager - Ikke legg inn endringer her! Fakturalinjer Ikke legg til fakturalinjer her Legg inn Beløp(inkl. moms)
Dersom du har flere fakturaer for registrering, velg Ny faktura for å fortsette eller Klar for å avslutte. Når du er ferdig med registreringen, trykk Godkjenn journal og sakene oversendes Visma. 13
Kunderegister 14 Ved å trykke på Kunderegister får du opp bildet under. Trykk på den kunden du vil endre og opplysningene blir oppdatert i vårt system. Trykk på den kunden du vil endre du får deretter opp et nytt bilde. Her må du trykke endre for å få lagt inn de nye korrekte opplysningene. Trykk deretter lagre.
Transaksjoner 15 Ved å trykke på Registrere Transaksjon kan du registrere en direktebetaling/kontantbetaling mot faktura. Når du trykker lagre,og registreringen er korrekt, må du godkjenne bunt, slik at den blir overført til Visma Collectors.
Journaler 16 Her ligger journaler som ikke er godkjente enda Det kommer en varsling med antall dersom du har journaler liggende som ikke er godkjente.
Inkasso 17 Søk Her kan du søke på fakturanummer eller navn. Hvis du kun skriver inn deler av fakturanummer eller navn og benytter % foran eller bak søkeordet vil du få opp de treff som inneholder det du har søkt på. Vil du se nærmere på en sak, klikk på Saksnr. Alt med blå skrift kan åpnes.
18 Sak I dette bildet kan du se; Sak - diverse saksinformasjon Debitor Gjeldsposter - Hvilke krav(fakturanummer) saken gjelder Avgifter - Kostnader påløpt saken Sikkerhet - pant Betalinger Historikk Hvilke brev som er sendt Hvilke tiltak som er gjort Conversations - Dialog mellom klient og Visma
Ny sak 19 Benyttes kun dersom du selv har sendt gyldig inkassovarsel på faktura. Alle felter merket med gult må fylles ut. Bruk riktig datoformat på alle datofelt: DD.MM.ÅÅÅÅ Sak Ikke legg inn noen endringer her. Debitor Person-/org.nr: Dette bør fylles inn Juridisk type: Næring = Juridisk person / Privat = Fysisk Person Mobiltelefon: Dette bør fylles inn E-post: Dette bør fylles inn Postnr og sted: Dette MÅ fylles inn Kundenummer: Dette bør fylles inn Gjeldsposter Fakturanummer: Dette MÅ fylles inn Opprinnelig hovedstol: Fylles inn dersom denne er ulik resterende hovedstol. Gjenstående hovedstol: Dette MÅ fylles inn Rentesats: Sett inn verdi 0,00 - Ikke legg inn endringer her! Rentetype: Her må en velge Forsinkelsesrente 365 dager - Ikke legg inn endringer her! Purredato: Sett inn inkassovarseldato her - Dette MÅ fylles inn
20
21 Nytt krav gir mulighet for å registrere flere fakturaer på en sak. Kreditnota Det er dessverre ikke mulig å registrere Kreditnota her enda, vi jobber med å få dette på plass. Last opp Legg ved kopi av faktura. Klikk Klar når du er ferdig. Dersom alt er registrert korrekt trykk Godkjenn bunt eller registrer Ny sak (Add collection account)
Registrer Betaling 22 NB. Denne kan benyttes, men vi foretrekker at dere sender melding om innbetalinger via Conversations. Dette for å sikre en bedre og mer effektiv saksbehandling.
Hvordan gi beskjed om Purre- eller Inkassostopp Søk opp aktuell faktura under Reskontroposter eller Inkasso etter hvor langt fakturaen har kommet. 23 Klikk på Fakturanummeret for å gå inn på aktuell faktura.
Trykk på Conversations og skriv en melding til oss vedrørende fakturaen. Emnefeltet må fylles inn med fakturanummer og kort beskrivelse av hva saken gjelder. Eksempel: Faktura 1007 - PurreStopp. 24
Rapporter 25 Statistikk Her kan du se diverse statistikk over fakturaene dere har registrert hos oss. Statistikkene får du se direkte inne i Kreditorweb. Disse statistikkene kan du også ha på forsiden hvis du ønsker det. Se tidligere side under Hjem.
Rapporter 26 Her finner du diverse rapporter som kan tas ut i Excel eller PDF, samt at de kan vises direkte i Kreditorweb. Eksempel på rapporter du kan ta ut her er oppdragsbekreftelser, oversikt over aktive inkassosaker eller fakturagrunnlag.
Forproduserte rapporter 27 Her får du opp alle rapporter som er produsert (generert og utsendt av Visma Collectors): Sett inn Alle, Kreditor referanse og trykk på Vise og du vil få opp alle rapporter. Disse kan hentes opp i PDF. Hvis du ønsker å filtrere søket til en spesifikk rapport kan du gjøre dette under Rapporttype. Det er under denne fanen du vil finne remitteringsbilag som blir sendt under Rapporttype: Klientkonto avregning.
Personvern og sikkerhet 28 Alle medarbeidere i Visma Collectors AS har lovbestemt taushetsplikt etter inkassoloven 28. Brudd på taushetsplikten er straffesanksjonert med bøter og fengselsstraff etter inkassoloven 32. Teknisk er tilgangen til vår webportal sikret med unik brukeridentifikasjon og passord, og bruk at kryptert kommunikasjon mellom bruker og oss. Alle personopplysninger som behandles i vår webportal, behandles i tråd med Personopplysningsloven av 14. april 2000 og gjeldende bransjenorm for behandling av personopplysninger i inkassobransjen. Har du ytterligere spørsmål om bruk av personopplysninger i Visma, besøk gjerne våre konsernsider om personvern https://www.visma.com/privacy/.