MØTEPROTOKOLL Nes kontrollutvalg Dato: 11.10.2016 kl. 08:15 Sted: Formannskapssalen, Nes rådhus Arkivsak: 15/00022 Tilstede: Liv Gustavsen (leder), Siv Anita Hagen (nestleder), Øystein Smidt, Tone Roalkvam, Oddbjørn Nilsen Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Rådmann Johnny Pedersen (under sak 36/16 og sak 41/16) Økonomisjef Merete Noonan (under sak 36/16 og sak 41/16) Daglig leder Nina Neset, Romerike revisjon IKS (under sakene 38/16 45/16) Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind N. Grøndahl, Romerike revisjon IKS (under sak 36/16 og 37/16) Forvaltningsrevisor Hanne Tømte, Romerike revisjon IKS (under sak 36/16 og 37/16) Protokollfører: Rådgiver Kjell Nordengen, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 36/16 15/00069-12 Orientering fra administrasjonen 3 37/16 16/00007-9 Forvaltningsrevisjonsrapport spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder 4 38/16 15/00215-15 Orientering ved revisjonen 5 39/16 15/00060-16 Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) 6 1
40/16 15/00067-6 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 7 41/16 15/00062-8 Oppfølging av revisjonsbrev nr. 3 - Årsregnskapet 2015 Nes kommune 8 42/16 15/00070-1 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 9 43/16 15/00059-7 44/16 15/00059-8 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet - Nes kommune Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - Esvald Miljøpark KF 10 11 45/16 15/00214-16 Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet hevet kl. 11.40 Årnes, 11.10.2016 Liv Gustavsen Siv Anita Hagen Øystein Smidt Leder Nestleder Tone Roalkvam Oddbjørn Nilsen 2
Saker til behandling 36/16 Orientering fra administrasjonen 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 36/16 Skriv inn forslag til vedtak Rådmann og økonomisjef orienterte. Saken tas til orientering 3
37/16 Forvaltningsrevisjonsrapport spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 37/16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder til orientering. Prosjektleder forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisor orienterte. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder til orientering. 4
38/16 Orientering ved revisjonen 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 38/16 Saken tas til orientering Daglig leder RRi gjennomgikk rapport for revisjonsåret 2015/2016. Det ble også orientert om oppstillingsprosjekt på regnskapsrevisjonssiden. Saken tas til orientering 5
39/16 Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 39/16 Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon med følgende problemstillinger: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden 2010 2016. 4. Det legges til grunn en tidsramme med et utgangspunkt på 300 timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar 2017. Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon med følgende problemstillinger: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden 2010 2016 som et vedlegg. 4. Det legges til grunn en tidsramme med et utgangspunkt på 300 timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar 2017 Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide en plan for gjennomføringen av prosjektet. 6
7
40/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 40/16 Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Esval Miljøpark KF tas ut av planen. I Kanmer As er det en ordinær eierskapskontroll utvalget ønsker. Når det gjelder Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) er det bestilt en undersøkelse. Utvalget vil avvente utfallet av denne undersøkelsen før en tar stilling til ytterligere undersøkelser. Problemstillingene for en undersøkelse i Voksenopplæring Øvre Romerike vil være: 1. Hvordan er delegeringen gjennomført? 2. Hvordan sikrer Nes kommune at sitt ansvar blir ivaretatt i samarbeidet? 3. Hvordan fungerer tjenesten overfor brukerne? Utvalget vil gjennomføre en undersøkelse av problemstilling 1 og 2 før en tar stilling til om det også er aktuelt å gjennomføre en undersøkelse av problemstilling 3. Utvalgets innspill innarbeides i planen som legges frem for vedtak i neste møte. 8
41/16 Oppfølging av revisjonsbrev nr. 3 - Årsregnskapet 2015 Nes kommune 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 41/16 Rådmannens tilbakemelding om tiltak i forhold til avstemming av balanseposter tas til orientering. Daglig leder RRi og økonomisjef orienterte. Rådmannens tilbakemelding om tiltak i forhold til avstemming av balanseposter tas til orientering. 9
42/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 42/16 Det foreslåtte budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr 2 177 050 og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2017. Møtegodtgjørelse økes med kr 40 000 til kr 90 000. Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik: Tekst Budsjett 2017 Budsjett 2016 Møtegodtgjørelse 90 000 90 000 Arbeidsgiveravgift 12 690 12 690 Møteutgifter/servering 4 000 4 000 Kurs/opplæring 30 000 30 000 Reisegodtgjørelse 5 000 5 000 Abonnementer/medlemskap 2 000 2 000 Kjøp av tjenester 50 000 50 000 Sum kontrollutvalget 193 690 193 690 Sekretærfunksjonen 218 000 212 000 Revisjonen 1 811 000 1 850 000 Sum 2 222 690 2 255 690 Det foreslåtte budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr 2 222 690 og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2017. 10
43/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet - Nes kommune 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 43/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 11
44/16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - Esvald Miljøpark KF 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 44/16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 12
45/16 Eventuelt 1 Nes kontrollutvalg 11.10.2016 45/16 Skriv inn forslag til vedtak Tone Roalkvam tok opp at det har vært tilfeller der utvalgets saker ikke har kommet direkte til kommunestyret eller at saker kommer til kommunestyret i forholdsvis lang tid etter at de er oversendt. I forbindelse med det neste møtet ønsker utvalget bedriftsbesøk på Kanmer AS. Sekretær følger opp at utvalgets saker går direkte til kommunestyret innen rimelig tid. 13