Innkalling til årsmøte Onsdag 28. februar 2018 kl.18:30 Sted: Dyrløkkeåsen skole, storstua. Ullerudfaret Vel https://ullerudfaretvel.wordpress.com E-post: post@ullerudfaretvel.com Årsmøtet behandler: 1) Konstituering a) Godkjenning av innkallingen og dagsorden b) Valg av møteleder c) Valg av referent d) Valg av to til å undertegne referatet 2) Årsmelding 3) Regnskap 4) Innkomne forslag a) Forslag fra styret b) Forslag fra medlemmer 5) Budsjett 6) Valg i hht. 5 Styret i Ullerudfaret Vel Drøbak 2. Februar 2018 Vedlegg: 1. Årsmelding 2. Budsjett og regnskap 3. Innkomne forslag 4. Innstilling fra valgkomiteen 5. Fullmaktsskjema
Vedlegg 1 Årsmelding 2017 Styret i 2017 har bestått av: Ullerudfaret Vel https://ullerudfaretvel.wordpress.com E-post: post@ullerudfaretvel.com Bente Arnesen Nr. 22-1 år Leder ( på valg) Svein Dybvik Nr 45-2 år Nestleder ( 1 år igjen) Monica Lillebakken Nr. 38-2 år Styremedlem (1 år igjen) Malin Skogheim Nr 37-2 år HMS ansvarlig (1 år igjen) Magnus Seip Nr 13-1 år Regnskap ( på valg) Revisor: Tore Rytterager Leder av valgkomité: Mette Byrkje Gjennomført styrearbeid: Det er avholdt seks styremøter Velavgift innevd i to terminer. Pr. 11.01.18 mangler innbetaling seks beboere, purring blir sendt. Videre er det åtte beboere som har betalt for sent (i 2018), det er da totalt 14 halvårsavgifter som ikke inngår i regnskapet. Ordning med bruk av inkassobyrå for inneving av velavgift har fungert veldig bra. Det er ført regnskap for 2017 samt utarbeidet budsjett for 2018. Revisjonsberetningen er ferdigstilt og følges vedlagt. To dugnader er utført med normalt oppmøte. Gjennomført HMS kontroller på alle lekeplassene. Tiltak og saker som har evd en del merarbeid : Bebyggelsesplan: Årsmøte 2016 bestemmer og gir styret mandat til å jobbe med å få endret bebyggelsesplan for Ullerudfaret vel. Målet er å få ryddet opp i feil, og få fjernet mulighet til å løfte tak med 80 cm, utvendig mål. Styret gir dette oppdraget (mail av 22.3.2017) til en egen arbeidsgruppe bestående av tre personer: Robert Lund, Svein Oddvik og Jon Ivar Paulsen (leder). Den 20.8.2017 mottar styret et referat fra arbeidsgruppen. Her refereres det til et møte med kommunen (21.6.2017). Kommunen ønsker et uttrykk for enighet blant beboerne i Ullerudfaret vel om en endring av bebyggelsesplanen. Arbeidsgruppen foreslår at dette skjer gjennom at alle medlemmene i Ullerudfaret vel signerer en undersiftsliste. Styret er av den oppfatning at det bør utarbeides et informasjonssiv som deles ut til medlemmene før undersifter innsamles. Dette for at alle medlemmene skal få en riktig oppfatning av hva det vil si at bebyggelsesplan endres. Arbeidsgruppen utarbeidet sivet (6.10.2017) og styret avholdt et møte med arbeidsgruppen (20.11.2017). Saken har ikke kommet videre etter dette.
Trefelling: Styret har gjennomført to befaringer med Frogn kommune (16.5.2017 og 25.10.2017) vedr søknad om trefelling på kommunens eiendom som grenser mot Ullerudfaret vel. Det er innvilget tillatelse for felling av 79 trær. Tillatelsen har en gyldighet på 3 år. Trefellingskart er lagt ut på Ullerudfaret vel sin nettside. Skjødselsplan: Frogn kommune har utarbeidet en skjødselsplan som de ønsker Ullerudfaret vel skal signere. Skjødselsplanen følges vedlagt. Styret mener det er riktig å fremme som sak for årsmøtet hvorvidt Ullerudfaret vel skal påta seg det arbeid som er besevet i planen. Dugnader og lekeplasser: Styret har sett nærmere på forsifter rundt dette med lekeplasser. På lekeplass i øst ble det bygget en ramme fylt med fallmasse. I henhold til forsiften er laget med fallmasse for tynt, i tillegg til at rammen er for liten. Det nye styret bør vurdere hva som eventuelt skal gjøres med lekeplassen på vårdugnaden. Lekeplass i nord. Her foreslår styret at huskestativ fjernes, og at et nytt og noe mindre lekeapparat kjøpes inn. Styret har satt midler til disse formål på neste års budsjett. Fiber: Styret behandlet spørsmål vedr. fiber på styremøte den 28.8.2016. Konklusjon ble at styret ikke har mandat til å inngå avtale med fiberselskap på vegne av medlemmene. Medlemmene står fritt til å velge leverandør av TV og bredbåndtjenester. Asfaltering av vei i Ullerudfaret etter graving av fiber: Styret var flere ganger i kontakt med entreprenør (Hadeland Maskinservice), da det tok lang tid før veien ble asfaltert. Da veien omsider ble asfaltert syntes asfaltarbeid å være noe dårlig utført. Styret har påklaget dette siftlig til Hadeland Maskinservice, som på sin side ikke besvarer henvendelsen. Drenering sør og sørvest for Ullerudfaret vel: Styret har søkt Frogn kommune om drenering sør og sørvest for Ullerudfaret vel. Dette for å unngå vannansamlinger i hager og på terrasser. Frogn Kommune har avslått søknaden. Avtale om snøbrøyting, strøing og feiing Styret har inngått en avtale med Hans Kristian Raanaas vedr. snøbrøyting, strøing og feiing til fast pris. Etter en vurdering av tidligere fakturaer, er styret kommet fram til at en fastprisavtale er rimeligere for Ullerudfaret vel.
Vedlegg 2: DRIFTSREGNSKAP 2017 Kont onr.: Navn: No te: Budsjett 2018 100 - Inntekter: 110 Vel-avgift à. 3 032 (2017) - 121 280 Budsjett 2017 Regnskap 2017 Regnskap 2016 - - - 124 312 104 604 119 764 120 Andre inntekter 4-21 224 - -7 687-53 100 - Sum Inntekter: - 142 504-124 312-112 291-119 817 200 - Utgifter: 210 Feste-avgift 26 435 27 000 26 435 26 435 220 Brøyting/strøing/Feiing 25 000 25 000 24 933 23 233 230 Velforbundet/VFO (inkl. forsiing) 900 900 828 828 240 Utgift i fbm. Inkasso - 1 750 - - 241 Lekeplass vedlikehold 10 000 10 000 6 514 17 196 250 Utgifter ifm Styrearbeid 1 000 1 000 - - 260 Sommerfest 1 000 1 000 - - 270 Vedlikehold utearealer 10 000 7 500 6 043 1 592 280 Container/papir-/avfall - - - - 281 Transport ifbm dugnad 500 500 - - 290 Diverse kostnader 500 500 240 240 295 Styrehonorar - 1 000 6 064-300 Avsetning - Asfaltfond 1 40 000 40 000 40 000 40 000 302 Avsetning - Veilysfond 3 6 000 6 000 6 000 6 000 310 Avsetning - Uforutsette utgifter 2 - - - - 400 Tap på fordringer - utestående - 3 016 - årsavg. 200 - Sum utgifter: 5 121 335 125 166 117 057 115 524 800 - Overskudd/underskudd før finans: -21 169 854 4 766-4 293 910 Finansinntekter - -1 400-1 621-1 390 920 Finanskostnader/gebyrer - 600 1 018 599 900 - Overskudd/underskudd: -21 169 54 4 162-5 084 BALA NSE - overskudd / + underskudd Eiend eler: Utestående årsavgift pr 31.12 21 224 9 364 Driftskonto - DNB pr. 31.12. 79 677 31 121 Kapitalkonto - DNB pr. 31.12. 295 669 293 022 Sum eiendeler: 396 570 333 507 På konto pr. 31.12 375 346 324 143 Egenkapital: EK pr. 01.01.: -60 508-57 058
Årets resultat (- 4 162-3 450 overskudd/+underskudd) EK pr 31.12. -56 346-60 508 Avsetning - Asfaltfond 1-281 000-241 000 Avsetning - Veilysfond 3-18 000-12 000 Avsetning - Uforutsette utgifter 2-20 000-20 000 Sum avsetninger - 319 000 Sum Avsetning, Egenkapital og gjeld - 375 346-273 000-317 275 NOTE R 1 Asfaltfond 40 000 2 Vedtak av 2002 - begrenset oppad til. 20 000 3 Veilysfond. Avsetning pr. år. 6000,-, inntil. 30.000,- er avsatt. 6 000 4 Høst 2017 innbetalt 6 stk og ubetalt 8 stk Januar 2018 5 Regnskapet uten Velavgift iht Noter 4, gir et underskudd på. 55,- Oversikt velavgift: Vår Høst 2 018 Utestående 39 30 6 8 59 124 45 480 9 096 12 128 104 604 21 224
Vedlegg 3: Innkomne forslag til saker til årsmøte A. Forslag fra styret på saker til årsmøte SAK 4 A1: Styret foreslår at årsmøtet tar stilling til hvorvidt Ullerudfaret vel skal signere skjødselsplan slik den foreligger fra Frogn Kommune. I korte trekk er skjødselsplan en avtale mellom Ullerudfaret vel og Frogn kommune om at Ullerudfaret Vel påtar seg vedlikehold av vegetasjon på kommunen sine områder som grenser til vellet. Skjødselsplan følger vedlagt i eget dokument. SAK 4 A2: Styret foreslår at årsmøtet diskuterer/tar stilling til hva som skal gjøres med lekeplassene. Fallsiing rundt huskestativer er ikke helt i henhold til forsift om sikkerhet ved lekeplassutstyr. I all hovedsak er tykkelse på støtsand for tynn, og i øst er også støtsandområdet for lite. B. Forslag fra medlemmer på saker til årsmøte SAK 4 B1: Innkommet forslag fra Svein Oddvik vedr. kollektivavtale for bredbånd og TV. Ref. vedlegg. SAK 4 B2: Innkommet forslag fra Svein Oddvik vedr. biloppstillingsplasser/p-plasser for C-hus. Det har blitt påpekt at styrevedtak fra 1995 om betaling av biloppstillingsplasser ikke har blitt iverksatt. Årsmøtet må ta stilling til hvorvidt man skal iverksette ekstra avgift (. 103,- pr. år) for p-plasser C- hus, eller man skal la det forbli slik det har vært i de siste 23 år. Hvis årsmøtet velger å øke velavgiften for C-hus, vil dette uansett ikke få tilbakevirkende aft.
Vedlegg 4: Forslag til nye styremedlemmer 2018 Sitter ett år til: Svein Dybvik Malin Skogheim Monica Lillebakken Nye medlemmer: Anita Gerber UF 33 Andreas Nordby UF 7 Elise Grønseth UF 51 Stein Nygård revisor for 1 år Valgkomitè: Mette Byrkje UF 26 leder for 1 år Kate Skøyum UF 32 2 år Elisabeth Kroge UF 20 2 år
Vedlegg 5: FULLMAKT Årsmøte 28.02.2018 På årsmøtet har hver husstand, og som har betalt sin siste forfalte Vel-avgift fullt ut, 1 en stemme. Huseier/beboer kan møte personlig eller ved siftlig fullmakt la seg representere av et annet medlem av foreningen som har betalt siste forfalte vel-avgift. Et medlem kan dog bare møte med kun 1 en fullmakt. Jeg gir med dette: i Ullerudfaret nr. fullmakt til å representere meg på årsmøtet i Ullerudfaret Vel den 28. februar 2018 Dato: Signatur: Ullerudfaret nr.