Institutt for Geovitenskap UiB Nr: 10.1 Plan for helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved Institutt for geovitenskap Referanse: 8.3.05, HE/OE/JBO Antall sider: 9 Fremlagt for instituttrådet: 28.2.05 1. Bakgrunn Denne planen beskriver hovedelementene i instituttets HMS arbeid. Planen er i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer gitt av myndighetene og UiB. I disse saker rapporterer instituttet til Universitetsdirektøren, gjennom det matematisk-naturvitenskapelige fakultet (MN), eller til Bedriftshelsetjenesten (BHT) når dette er påkrevd. En omfattende og detaljert beskrivelse av HMS arbeidet ved UiB finnes på hjemmesiden til BHT (http://www.uib.no/hms/portal/). BHT utgir også nyhetsbrevet Arbeidsmiljø spesielt rettet mot ledere, verneombud og tillitsvalgte ved UiB og Unifob. 2. Mål for HMS ved UiB (vedtatt av Det akademiske kollegium 25.04.96) HMS mål for UiB kan deles inn i: Mål fastsatt av Kollegiet og som gjelder all aktivitet ved UiB Lokale mål som de ulike enheter selv fastsetter Overordnet mål for arbeidsmiljø ved UiB Arbeidsmiljøet ved UiB skal: fremme kreativitet, læring, arbeidsevne, helse og trivsel være slik at medarbeidere og studenter ikke utvikler arbeidsrelatert sykdom eller rammes av arbeidsulykker være inkluderende også for medarbeidere og studenter som utvikler helsesvikt og redusert arbeidsevne være slik at alle medarbeidere og studenter blir behandlet med respekt, vist omsorg og gitt ansvar. Ulike former for maktmisbruk skal ikke tolereres For å få dette til må universitetet stille like høye kvalitetskrav til arbeidsmiljø og sikkerhet på arbeidsplassene som den primæraktivitet som skal utføres der. Dette er nødvendig pga. den nære avhengighet mellom disse forholdene. Kontinuerlig arbeid med å bedre kvaliteten på det samlede arbeidsmiljøet må integreres i det ordinære plan- og utviklingsarbeidet, dokumenteres og følges opp. Handlingsplan for utvikling av helse, miljø og sikkerhet ved UiB 2003-2005 Handlingsplan for utvikling av helse, miljø og sikkerhet ved UiB 2003-2005 (http://www.uib.no/hms/handbok/kapittel1/handlingsplan.html ) er UiB s overordnede plan for arbeidsmiljøutvikling i denne perioden. For perioden 2003-2005 er følgende områder pekt som satsningsområder: 1) bevisstgjøring og lederansvar, 2) psykososialt arbeidsmiljø, 3) verneombudets rolle som aktive støttespillere for enhetens ledere og ansatte, 4) ytre miljø, 5) helse og bygg, 6) særlig risikofylt arbeidsmiljø, 7) læringsmiljø. Lokale mål 1
De aktuelle arbeidsmiljøutfordringer varierer svært mye mellom de ulike enheter. Det lokale arbeidsmiljøarbeid må derfor tilpasses den enkelte enhet og de utfordringer som der aktuelle. Den enkelte enhet må med utgangspunkt i UiB s overordnede mål for arbeidsmiljø, handlingsplan for utvikling av helse, miljø og sikkerhet, kartlegging av eget arbeidsmiljø, utarbeide egne mål for enhetens arbeid innen dette feltet. De mål enheten setter er viktige for å kunne vurdere effekten av HMS-arbeidet ved enheten og vil være et viktig grunnlag når Handlingsplan for HMS utarbeides. Arbeidet med HMS skal integreres i det ordinære utviklings- og planarbeidet ved enheten og dokumenteres i virksomhetsplaner, budsjett og årsmelding. 3. IFG mål og ansvar Med bakgrunn i UiBs overordnete HMS plan omfatter denne planen de lokale mål ved Institutt for geovitenskap. HMS arbeidet støtter opp om instituttets strategiplan med visjonen Institutt for geovitenskap: en ledende nasjonal geofaglig forsknings- og utdanningsinstitusjon med spisskompetanse i den internasjonale forskningsfronten. HMS arbeidet er av særlig betydning for å oppnå strategiplanens delmål om å skape et trivelig og godt arbeidsmiljø for alle ansatte og studenter. Dette medfører at: instituttet vil arbeide for å skape et arbeidsmiljø hvor ansatte og studenter kan yte sitt beste instituttets ansatte skal motiveres til å være kvalitetsbevisste det psykososiale arbeidsmiljøet ved instituttet skal være inkluderende og preget av åpenhet, vennlighet, høflighet og god samarbeidsvilje instituttet skal ha et arbeidsmiljømiljø hvor ansatte eller studenter ikke utvikler arbeidsrelatert sykdom eller rammes av arbeidsulykker instituttet skal ha en god HMS kompetanse og tydelig organisering av HMS arbeidet instituttets ansatte skal ha veldefinerte arbeidsoppgaver arbeidsforhold vil legges til rette slik at det gis muligheter for videreutvikling og kompetanseheving ansatte og studenter skal vise respekt for hverandre. Instituttleder har det overordnede ansvar for HMS arbeidet ved instituttet. Ansvaret for koordinering av det daglig arbeidet er delegert til kontorsjef. Kontorsjef utpeker et rådgivende HMS utvalg (HMS-U) som ledes av HMS koordinator (HMS-K). Instituttets er lovpålagt å ha verneombud og vara-verneombud. Disse velges av og blant de fast ansatte for en periode av 2 år. I følge arbeidsmiljølovens 25-29 er verneombudets oppgaver beskrevet som: Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov (se vedlegg). Verneombudet representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av det lokale systemet for internkontroll (forebyggende HMS arbeid) for instituttet. Verneombudet og ledelsen ved instituttet skal samarbeide om gjennomføring av de praktiske HMS-aktivitetene ved instituttet. 2
4. Hovedelementer i HMS arbeidet HMS relaterte rutiner Hovedelementene i arbeidet er: årlig HMS runde og arbeidsplan HMS møter oppfølging av HMS rutiner risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) medarbeidersamtaler gjennomføring av tiltak fra runder og møter synlig- og bevisstgjøring av HMS arbeidet informasjon om aktuelle kurs, og utlysning av midler til etter- og videreutdanning internkontroll beredskapsplaner (f.eks. ved brann) For enkelte av instituttets aktiviteter er det, eller vil det bli, etablert spesielle prosedyrer eller rutiner. Disse inngår i instituttets prosedyrehåndbok som er utlagt på intranettsidene. Referanser til disse prosedyrene skal også finnes på instituttets HMS hjemmeområde. Rutiner av spesiell betydning for HMS arbeidet: Feltarbeid Laboratorievirksomhet Tokt Medarbeidersamtaler Ulike informasjonsrutiner (instituttseminar, infomøte, oppslagstavler, GEOVITEN) Trivselsundersøkelse og HMS runde Oppfølging av nytilsatte Regler for bruk av data og datasikkerhet Ulykker/nesten ulykker 5. Informasjon Det opprettes et HMS område på intranettsiden. Denne inneholder relevante dokumenter og prosedyrer eller henvisninger til disse. Løpende informasjon gis på på e-post, månedlige informasjonsmøter for alle ansatte, samt gjennom det interne nyhetsarket GEOVITEN som alle ansatte mottar. I tillegg skal instituttets offentlige brevjournal være tilgjengelig for alle ansatte. 6. HMS utvalg (HMS-U): mandat HMS-U oppnevnes av instituttledelsen og er et rådgivende organ i saker som angår helse, miljø og sikkerhet slik disse er definert ved UiB og i instituttets HMS rutine. Det presiseres at utvalget ikke overtar verneombudets rolle eller oppgaver, men at utvalg og ombud kan samarbeide hvor dette er naturlig. HMS-U rapporterer til instituttleder gjennom kontorsjef. 3
Utvalgets oppgaver: Kartlegge og overvåke HMS situasjonen ved instituttet, herunder at HMS-rutiner, årsplan og øvrige retningslinjer blir fulgt opp. Fremme forslag til årlig arbeidsplan for HMS arbeidet (årsplan). Fungere som postkasse og formidler i saker som føles vanskelige å ta opp direkte med instituttledelsen. Prioritere HMS tiltak og påse at disse gjennomføres. Fremme forslag om eventuelle oppdateringer av instituttets HMS relaterte rutiner. HMS-U har taushetsplikt i saker som angår enkeltpersoner. HMS-U skal ikke ta opp personalsaker som er under behandling av instituttet. Utvalget skal ha minst et møte i semesteret. Det sendes ut skriftlig innkalling og det føres et referat. Instituttledelsen mottar kopi av innkalling og referat. HMS-U kan ved behov holde møter for ansatte og studenter. HMS koordinator er leder av utvalget. Sammensetning og funksjonsperiode HMS utvalget bør bestå av 5-7 personer. Følgende områder eller funksjoner bør være representert: HMS koordinator, kontorsjef, verneombud, undervisnings- og forskningsaktiviteter felt-, tokt-, laboratorie- og verkstedsaktiviteter administrasjon åremålsansatte (stipendiat/post.doc/forsker) Det oppnevnes en studentrepresentant som kan innkalles i saker som angår disse. Funksjonsperioden er to år og følger valgperioden for verneombudet. HMS koordinator Oppgaver: Rådgiver for instituttledelsen, Lede HMS-U og ansvarlig for innkalling og referat. Koordinere det daglige HMS arbeidet ved instituttet. ROS (risiko- og sårbarhetsanalyse) ansvarlig. Chesskontakt (kjemikalieregister) og kontaktperson for farlig/problem avfall. Instituttets kontaktperson i rutinemessige HMS saker utad mot MN/BHT og internt mot ansatte og instituttledelse. Medvirke til å synliggjøre HMS arbeidet. Avgjøre saker som ikke krever behandling i HMS-U eller av instituttledelsen. I samarbeid med kontorsjef informere om HMS saker på infomøter og i GEOVITEN, samt oppdatere HMS nettsidene. HMS-K vil normalt ha samtaletid (1-2 timer) en gang i uken. 4
7. Årsplan for HMS arbeidet - milepæler For å systematisere HMS arbeidet utarbeides det en HMS årsplan. Endel elementer går igjen fra år til år (runder, møter m.m.), mens andre kan variere fra år til år. Følgende årsplan viser de sentrale milepæler for 2005. 5
Måned Arbeidsoppgave Ansvarlig Januar Godkjenning av årsplan KS Årsrapport til MN IL/KS/VO Opplæring av nytt verneombud (2.hver år) KS/HMS-K/BHT ROS-plan HMS-K Februar Plan HMS møte HMS-U/KS/IL Plan Medarbeidersamtaler IL/KS Plan for sosiale sammenkomster HMS-U/KS Mars Trivselsundersøkelse KS/HMS-U/VO Saksbehandling/innstilling arbeidsmiljøtiltak HMS-U/KS April Søknad arbeidsmiljøtiltak KS Søknad etter- og videreutdanning for teknisk og adm. personale Ansatte/KS Mai HMS møte HMS-U/VO/KS/IL Kontroll radioaktive kilder og peroksiddannende forbindelser HMS-K/BHT Juni Etterarbeid HMS møte HMS-U/KS/IL Juli August Oppdatering stoffregister og kjemikalieregister HMS-K Oppfølging HMS møte HMS-U/KS/IL Planlegge HMS runde HMS-K/KS/VO Søknad etter- og videreutdanning for teknisk og adm. personale Ansatte/KS September HMS runde KS/VO Møte med lab- og verkstedsansvarlige (ROS) HMS-K Møte med studenter HMS-K/Fagutvalg/VO Møte med stipendiater og post.doc. HMS-K/VO Oktober Sammendrag og forslag - oppfølging av (HMS)møter og HMS-runde HMS-U/KS/IL/VO November Møte med felt- og toktansvarlige (ROS) HMS-K Desember Forslag til årsplan for neste år HMS-U Forslag til HMS årsrapport for inneværende år HMS-U/KS ROS status HMS-U Søknad etter- og videreutdanning for teknisk og adm. personale Ansatte/KS KS: kontorsjef; IL: instituttleder, VO: verneombud 6
Vedlegg: Verneombudets oppgaver, arbeidsmiljøloven 25-27 25. Verneombud. 1. Ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Ved virksomhet med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud ved virksomheten. Hvis ikke annet er fastsatt om tiden for avtalens gyldighet, anses den som sluttet for to år, regnet fra den dagen den ble underskrevet. Direktoratet for arbeidstilsynet kan, etter en konkret vurdering av forholdene i virksomheten, fastsette at den likevel skal ha verneombud. Ved virksomhet med mer enn 10 arbeidstakere kan det velges flere verneombud. 2. Antall verneombud fastsettes i forhold til virksomhetens størrelse, arbeidets art og arbeidsforholdene for øvrig. Dersom virksomheten består av flere atskilte avdelinger, eller arbeidet foregår på skift, skal det i alminnelighet velges minst ett verneombud for hver avdeling eller hvert skiftlag. Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte. 3. Virksomhet med mer enn ett verneombud skal ha minst ett hovedverneombud, som har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet. Hovedverneombudet skal velges blant verneombudene eller andre som har eller har hatt tillitsverv ved virksomheten. 4. Arbeidsgiveren skal gi melding til det lokale arbeidstilsyn når verneombud er valgt. Hvem som til enhver tid fungerer som verneombud ved virksomheten, skal kunngjøres ved oppslag på arbeidsplassen. 5. Kongen gir nærmere regler om antall verneombud, om valg, herunder om vilkår for stemmerett og valgbarhet, om lokal fagforenings rett til å utpeke verneombud, og om verneombudenes funksjonstid. Endret ved lov 7 juni 1985 nr. 57. 26. Verneombudets oppgaver. 1. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov. 2. Verneombudet skal særlig påse: a) at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare, b) at verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand, 7
c) at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring, d) at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte, e) at meldinger om arbeidsulykker m.v. i henhold til 21 blir sendt. 3. Blir et verneombud kjent med forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, skal verneombudet straks varsle arbeidstakerne på stedet, og arbeidsgiveren eller dennes representant skal gjøres oppmerksom på forholdet dersom verneombudet selv ikke kan avverge faren. Arbeidsgiveren skal gi verneombudet svar på henvendelsen. Er det ikke innen rimelig tid tatt hensyn til meldingen, skal verneombudet underrette Arbeidstilsynet eller arbeidsmiljøutvalget. 4. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder utøvelse av internkontroll og etablering og vedlikehold av internkontrollsystemer, jfr. 16 a. Verneombudet skal gjøres kjent med alle yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker innenfor sitt område, om yrkeshygieniske rapporter og målinger, og om eventuelle feil eller mangler som er påvist. 5. Verneombudet skal gjøre seg kjent med gjeldende verneregler, instrukser, pålegg og henstillinger som er gitt av Arbeidstilsynet eller arbeidsgiveren. 6. Verneombudet skal delta ved Arbeidstilsynets inspeksjoner i virksomheten. 7. Kongen gir nærmere regler om verneombudets virksomhet, og om ombudets taushetsplikt. I reglene kan fastsettes at verneombudet skal utføre oppgaver som er tillagt arbeidsmiljøutvalget i henhold til 24, når virksomheten ikke har slikt utvalg. Myndigheten til å treffe vedtak etter 24 nr. 3 første ledd 3. punktum og nr. 4, kan ikke tillegges verneombudet. Endret ved lov 27 juli 1990 nr. 52. 27. Verneombudets rett til å stanse farlig arbeid. Dersom verneombudet mener at det foreligger en umiddelbar fare for arbeidstakernes liv eller helse, og faren ikke straks kan avverges på annen måte, kan arbeidet stanses inntil Arbeidstilsynet har tatt stilling til om arbeidet kan fortsette. Arbeidet må bare stanses i det omfang verneombudet anser er nødvendig for å avverge fare. Stansingen og grunnen til den skal omgående meldes til arbeidsgiveren eller dennes representant. Verneombudet er ikke erstatningsansvarlig for skade som påføres virksomheten som følge av at arbeidet stanses i henhold til bestemmelsen i første ledd. 28. Særskilte lokale eller regionale verneombud og arbeidsmiljøutvalg. 8
Innenfor bygge- og anleggsvirksomhet, ved laste- og lossearbeid og eller når særlige forhold gjør det påkrevd, kan Kongen bestemme at det skal være særskilte lokale arbeidsmiljøutvalg eller verneombud. Slike arbeidsmiljøutvalg eller verneombud kan få oppgaver, plikter og rettigheter som nevnt i 24, 26 og 27, i forhold til alle arbeidsgivere på arbeidsplassen. Kongen kan også bestemme at det skal være regionale arbeidsmiljøutvalgs- eller verneombudsordninger som skal omfatte flere virksomheter innenfor ett geografisk område. I regler som fastsettes etter denne paragraf, skal det gis særlige bestemmelser om hvordan arbeidsmiljøutvalgene eller verneombudene oppnevnes, hvilke oppgaver de skal ha, og hvordan utgiftene med deres virksomhet fordeles 9