Balanserte anskaffelser gjennom dialog AVVIKSOPPFØLGING KARINA STEHL INNKJØPSSJEF PLAN OG ANALYSE KONSERNINNKJØP
NSB-konsernet er et nordisk transportkonsern Persontog Buss Gods Reiseliv Årsomsetning: 7 880 mill. kr 3 232 årsverk Årsomsetning: 5 850 mill. kr 5 243 årsverk Årsomsetning: 980 mill. kr 446 årsverk Fortsatt vekst i antall reisende på Flåmsbana og andre turiststrekninger Total spend: ~6 mrd. inkl. ca 1 mrd. på konsernavtaler og ekskl. avtaler med Norske tog (leie av tog) og Entur (salgs- og billettsystemer)
NSB Konserninnkjøp er involvert i ca. 600 kontrakter, hvorav 85 er konsernavtaler (samkjøp) NSB Konserninnkjøp jobber bl.a. med Alle konsernavtaler (inngåelse og oppfølging) Alle anskaffelser i NSB Persontog Anskaffelser for de øvrige forretningsområdene etter avtale Styring og ledelse av anskaffelsesområdet i konsernet Gevinstrapportering og måling
Avviksoppfølging og endring i kontrakter PASSIVITET OG KONKLUDENT ADFERD - FORKLART AV EN IKKE-JURIST
Ulike avvik i kontrakter Endring Endringer i leveransebeskrivelse eller betingelser Endring kan aldri skje dersom den innebærer at anskaffelsens overordnede karakter blir endret Mangel Dersom leveransen ikke er i henhold til avtalt kvalitet og/eller kvantitet Forutsetter at Leverandørens brudd på avtalen ikke skyldes forhold på Kundens side eller force majeure Forsinkelse Dersom leveransen ikke leveres innen avtalt tid Forutsetter at forsinkelsen ikke skyldes forhold hos Kunden
Endring av kontrakt Endringer kan være nødvendige i alle avtaleforhold, særlig i langvarige eller komplekse kontraktsforhold Endring skal være iht. avtalefestet endringsklausul Anskaffelsesregelverket setter grenser for hvilke endringer som kan gjøres i en inngått kontrakt Anskaffelsesregelverket forbyr at det gjøres «vesentlige» endringer i inngåtte kontrakter En kontrakt som er vesentlig endret er å anse som en ny kontrakt, og kan utgjøre en ulovlig direkteanskaffelse
Hvilke endringer kan man foreta? Endringer iht. en endringsklausul i kontrakten Skal fremgå hvilke endringer som kan foretas, omfang og vilkår Endringer innenfor en gitt verdi anses ikke som vesentlige Endringer innenfor terskelverdiene og 10 prosent av den opprinnelige kontraktsverdien for vare- og tjenestekontrakter er lovlige Nødvendige tilleggsleveranser Aktuelt der bytte av Leverandør vil medføre betydelige tekniske vanskeligheter/ vesentlige ekstrakostnader Endringer som ikke kan forutses Aktsomhetskrav (strengt krav) Skifte av kontraktspart under bestemte forutsetninger Ny Leverandør må oppfylle de opprinnelige kvalifikasjonskravene Andre endringer som ikke er vesentlige kan også være tillatt En endring er alltid vesentlig hvis den ville ha endret konkurransebildet om den var kjent tidligere, utvider omfanget betydelig eller endrer balansen i leverandørens favør FOA 28-1 og 28-2 FOR 24-1 og 24-2
Vesentlig endring av kontrakt kan få alvorlige konsekvenser En vesentlig endret kontrakt vil kunne utgjøre en ulovlig direkteanskaffelse Kan risikere overtredelsesgebyr på inntil 15 % av kontraktsverdien Kontrakten kan også kjennes uten virkning, både fremover og bakover i tid
Diskusjon: Hvordan sikre innovasjon i en eksisterende kontrakt, uten at det blir vesentlig endring?
Mangel i kontrakter (kontraktsbrudd) Mangel Det foreligger en mangel dersom leveransen ikke er i henhold til avtalt kvalitet og/eller kvantitet Virkemidler ved mangel Utbedring/omlevering Prisavslag Heving Erstatning
Forsinkelse i kontrakter (kontraktsbrudd) Forsinkelse Det foreligger en forsinkelse dersom leveransen ikke leveres innen avtalt tid Virkemidler ved forsinkelse Tilbakehold av betaling Dagbot Prisavslag Heving Dersom det foreligger mangel eller forsinkelse, kan Kunden nekte å godkjenne leveransen
Gode rutiner for å avdekke kontraktsbrudd Kontraktsbrudd i forbindelse med leveranse Godkjenningsregimer Skal avdekke om varen er mangelfull ved levering Betydning av at fakturaer betales Aksepterer man leveransen? Varslingsfrist for leverandører Kan påvirke omfanget av sanksjoner Reklamasjon der mangelen oppdages når det allerede er levert Relativ reklamasjonsfrist - «innen rimelig tid» etter mangelen ble oppdaget Absolutt reklamasjonsfrist normalt 2 år fra levering
Passivitet i kontraktsoppfølgingen Formfrihetsprinsippet Det finnes ikke noe krav til en avtales form, slik som skriftlighet, vitner mv. Avtaler kan derfor inngås, endres og opphøre helt formløst, slik partene vil at avtalen skal komme til uttrykk Konkludent adferd og passivitet - Det du gjør (og ikke gjør) kan forplikte Konkludent atferd Når du opptrer på en måte som tilsier at du forplikter deg Din opptreden kan endre innholdet i en inngått kontrakt, f.eks. ved at prosedyrer fastsatt i kontrakten ikke følges i praksis Passivitet Manglende oppfølging og sanksjoner kan endre en kontrakt Kan føre til tap av rettigheter, f.eks. ved manglende reklamasjon på kontraktsbrudd Pass på at alternative løsninger/ prosedyrer som fraviker kontrakten ikke får etablere seg
Mulige konsekvenser av konkludent atferd og passivitet En avtale inngås uten at det var intensjonen Formfrihet Hvis det ikke foreligger en skriftlig eller en muntlig avtale, må man vurdere andre omstendigheter som konkludent adferd og passivitet Vurdering: Hva den som mener å ha inngått en avtale med rimelighet kan legge i det den andre part har sagt, gjort eller unnlatt å gjøre Man mister senere rettigheter i en kontrakt Det skjer en forsinkelse og man godtar utsettelse av frist uten dagbot. Viktig å presisere at vi ikke frasier oss retten til å sanksjonere ved senere mangler og forsinkelser Man mister mulighet til å sanksjonere etter en reklamasjon Varen er mottatt og man reklamerer i tide men så følges den ikke opp. Man mister mulighet til sanksjon innen rimelig tid Man må godta betingelser som ikke er omfattet av kontrakten Kunden godtar fakturagebyr selv om avtalen eksplisitt sier at dette ikke kan kreves, og Leverandøren kan hevde at han har grunn til å tro at dette er akseptert
Diskusjon: Hvilke virkemidler har man for å redusere risiko for passivitet i kontraktsoppfølgingen?
Diskusjon: Vi har et prosjekt som er forsinket på grunn av forhold hos oss som kunde. Det er innleid prosjektleder, og det foreligger ikke opsjon for forlengelse i kontrakten. Hva må vi vurdere før vi eventuelt forlenger kontrakten med prosjektlederen?
Takk for meg SPAR TID, MILJØ OG PENGER. TA TOGET. ELLER BUSSEN.