Ny Kommune Holmestrand Sande MØTEPROTOKOLL FOR Fellesnemnd Møtedato: 08.02.2018 Møtestad: Maskinrommet - Holmestrand rådhus Møtetid: Kl 17:55-19:55 Faste medlemmer: Elin Weggesrud Egil Olausen Jan Fredrik Vogt Alf Johan Svele Sindre Stang Tom Arne Akerholt Tove Ødeskaug Grete Wold Følgende medlemmer møtte ikke: Mette Måge Olsen Følgende varamedlemmer møtte: Mette Kalve Parti AP FrP FrP H H H SP SV Parti AP Parti AP Fra administrasjonen møtte: Hans Erik Utne prosjektleder / rådmann Holmestrand Olav Grande rådmann Sande Anne Sønstebø - prosessleder Pernilla Selander Tronrud - sekretær Innkalling/saksliste: Mette Måge Olsen, AP hadde meldt forfall, Mette Kalve, AP møtte som vara. Øvrige faste medlemmer møtte. Innkalling og saksliste godkjent. Saksliste: 1
Sak nr. Saktittel 008/18 Orienteringssaker 009/18 Referatsaker 010/18 Regionreform - utredning om fylkestilhørighet 011/18 Reglement og mandat for fellesnemnda for Ny kommune 2020 012/18 Framdriftsplan Ny kommune 2020 013/18 Bruk av engangsmidler 002/18 Eventuelt 014/18 Godkjenning av møteprotokoll 2
008/18 Orienteringssaker Prosjektleders innstilling: Orienteringssaker tas til orientering. Vertskommuneløsninger - hvorfor og hva kommer Bl.a NAV mm. forsinkelse lokaliseringsendring. Sakene planlegges opp fellesnemda 22.03.2018 med påfølgende behandling i kommunestyrene. Ekstraordinært møte fellesnemda Temamøte økonomi 12.03.2018 Møte statsråden om navn 16.2 - ordførere i Holmestrand og Sande samt de to rådmenne. Prosjektleders orientering tatt til orientering. FN- 008/18 Vedtak: Orienteringssaker tas til orientering. 009/18 Referatsaker Prosjektleders innstilling: Refererte saker tas til orientering. Ingen referatsaker er meldt opp. FN- 009/18 Vedtak: Ingen referatsaker meldt opp til møte. 010/18 Regionreform - utredning om fylkestilhørighet Fellesnemnda anbefaler overfor de to kommunestyrene at den sammenslåtte kommunen av Holmestrand og Sande blir i Vestfold, og inngår i den nye «Vestfold og Telemark» fylkeskommune Forslag fra Vogt,FrP: Den nye kommunen søker overgang til Buskerud & Viken slik at man er en del av Viken fra 2020. Ved votering mellom Vogts forslag og prosjektledersinnstilling, fikk Vogts forslag to stemmer (Vogt, 3
FrP og Stang, H) og falt. PAU- 002/18 Vedtak: Fellesnemnda anbefaler overfor de to kommunestyrene at den sammenslåtte kommunen av Holmestrand og Sande blir i Vestfold, og inngår i den nye «Vestfold og Telemark» fylkeskommune. Forslag fra Vogt,FrP: Den nye kommunen søker overgang til Buskesrud & Viken slik at man er en del av Viken 2020. Votering: Ved votering mellom partssammensattsutvalgs forslag og forslag fra Vogt, fikk Vogts forslag to stemmer (Vogt, FrP og Stang,H) og falt. FN- 010/18 Vedtak: Fellesnemnda anbefaler overfor de to kommunestyrene at den sammenslåtte kommunen av Holmestrand og Sande blir i Vestfold, og inngår i den nye «Vestfold og Telemark» fylkeskommune 011/18 Reglement og mandat for fellesnemnda for Ny kommune 2020 1. Fellesnemnda godkjenner reglementet med følgende endringer: 2. Prosjektleder innarbeider endringene fra Fellesnemnda og oversender reglementet til behandling i kommunestyrene Forslag fra Grethe Hagen, HTV Forum: Ansattrepresentanter velges blant: 2F: tillitsvalgte byttes ut med hovedtillitsvalgte. Hovedtillitsvalgte i Holmestrand og Sande ber om at hovedvernombud både fra Sande og Holmestrand tilsluttes partssammensattutvalg. Dette for på beste mulige måte å ivareta ansatte i begge kommuner og for å utvise en likeverdighet i prosessen. Votering: Hagens forslag enstemmig vedtatt. Prosjektleders innstilling enstemmig vedtatt. 4
PAU- 003/18 Vedtak: 1. Fellesnemnda godkjenner reglementet med følgende endringer: Ansatterepresentanter velges blant: 2F: tillitsvalgte byttes ut med hovedtillitsvalgte. Hovedtillitsvalgte i Holmestarnd og Sande ber om at hovedvernombud både fra Sande og Holmestarnd tilsluttes partssammensattutvalg. Dette for på bestemåte ivareta ansatte i begge kommuer og for å utvise en likeverdighet i prosessen. 2. Prosjektleder innarbeider endringene fra Fellesnemnda og oversender reglementet til behandling i kommunestyrene Forslag fra Vogt, FrP: Tillegg til pkt. Fellesnemnda skal godkjenne alle låneopptak i kommunene som ikke fullt ut er finansiert gjennom ordinære kommunale avgifter. Dt samme gjelder andre forpliktelser som påfører eller kan innebære økonomiske forpliktelser eller risiko også etter 2020 når man er ny kommune. Votering: Vogts forslag fikk 2 stemmer og falt. Partsammensatts utvalgs pkt. 1 enstemmig vedtatt. Partsammensattsutvalgs pkt. 2 enstemmig vedtatt. FN- 011/18 Vedtak: 1. Fellesnemnda godkjenner reglementet med følgende endringer: Ansatterepresentanter velges blant: 2F: tillitsvalgte byttes ut med hovedtillitsvalgte. Hovedtillitsvalgte i Holmestarnd og Sande ber om at hovedvernombud både fra Sande og Holmestarnd tilsluttes partssammensattutvalg. Dette for på bestemåte ivareta ansatte i begge kommuer og for å utvise en likeverdighet i prosessen. 2. Prosjektleder innarbeider endringene fra Fellesnemnda og oversender reglementet til behandling i kommunestyrene 012/18 Framdriftsplan Ny kommune 2020 Vedlagte framdriftsplan for etablering av Ny kommune 2020 tas til etterretning. Prosjektleders innstilling enstemmig vedtatt. 5
PAU- 004/18 Vedtak: Vedlagte framdriftsplan for etablering av Ny kommune 2020 tas til etterretning. Partssammensattutvalgs forslag enstemmig vedtatt. FN- 012/18 Vedtak: Vedlagte framdriftsplan for etablering av Ny kommune 2020 tas til etterretning. 013/18 Bruk av engangsmidler Prosjektleder får fullmakt til å benytte inntil 5 mill. kroner av tilskuddet til dekning av engangskostnader ved kommunesammenslåing, utover det som er brukt ved utgangen av 2017. Prosjektleder rapporterer til Fellesnemnda på bruk av midlene. Prosjektleders innstilling enstemmig vedtatt. PAU- 005/18 Vedtak: Prosjektleder får fullmakt til å benytte inntil 5 mill. kroner av tilskuddet til dekning av engangskostnader ved kommunesammenslåing, utover det som er brukt ved utgangen av 2017. Prosjektleder rapporterer til Fellesnemnda på bruk av midlene. Partssammensattutvalgs forslag enstemmig vedtatt. FN- 013/18 Vedtak: Prosjektleder får fullmakt til å benytte inntil 5 mill. kroner av tilskuddet til dekning av engangskostnader ved kommunesammenslåing, utover det som er brukt ved utgangen av 2017. Prosjektleder rapporterer til Fellesnemnda på bruk av midlene. 6
002/18 Eventuelt Ingen eventueltsaker var innmeldt. FN- 002/18 Vedtak: Ingen eventueltsaker var innmeldt. 014/18 Godkjenning av møteprotokoll Prosjektleders innstilling: Møteprotokollen godkjennes. Protokollen opplest og godkjent. FN- 014/18 Vedtak: Møteprotokollen opplest og godkjent i møte 08.02.2018. 7