Luster kommune Notat Til: Kommunestyret Frå: Rådmann Jarle Skartun Kopi: Arkivsak Arkivkode Dato 13/2147 151 13.12.2013 Sak: Kjøkkenorganisering Bakgrunn Formannskapet bad i møte onsdag 11. desember om at rådmannen utarbeidde eit notat med utfyllande informasjon om kjøkkendrifta og moglege konsekvensar av ei omlegging. Historikk Ei eventuell omlegging av kjøkkenstrukturen i Luster har vore til vurdering i hovudsak i to omgangar: I 2010 og no i 2013. Hovudårsaka til at denne saka har kome er den økonomiske ubalansen i kommunen, der ein har lagt til grunn at det kan oppretthaldast eit fagleg/kvalitativt godt mattilbod ved ei anna/billigare organisering. Det har og vore lagt til grunn at eit slikt tiltak «smertar mindre» enn å kutte reine pleieårsverk. Budsjett 2010/økonomiplan 2010-2013: I kommunen sitt budsjett for 2010 (vedteke 17.12.2009) står: «Ein vil m.a. vurdere samla tillaging av varm mat til alle brukarar ved eit av dagens tre kjøkken», og i økonomiplanen 2010 2013 vart det lagt inn ei forventa innsparing på kr 900 000. Etter rådmannen sin informasjon om tiltaket til kommunestyret på temadagen 27.5.10, vart det hausten 2010 lagt ned mykje administrativt arbeid med utgreiing av tiltaket. Det vart m.a. sett ned ei arbeidsgruppe beståande av representantar for rådmannen, leiarar i pleie og omsorg, kjøkkensjefane, leiar i eldrerådet og hovudtillitsvalde. Gruppa besøkte Høyanger, og erfaringane i Høyanger vart hausten 2010 opp-summert slik: Høyanger har gått frå ei ordning med eitt kjøkken ved kvar sjukeheim til dagens ordning med sentralkjøkken. Omlegginga vart gjort frå 2001-03 og dei gjekk då frå 13 til 4,4 årsverk. Dei har i dag eit system med kok/kjøl og utkøyring 2 gonger/veke. Maten vert levert ut kald og lagra forsvarleg. I sjukeheimane vert det levert mat til bebuargrupper på 8, og maten vert oppbevart og tillaga i desse gruppene. I høve omsorgsbustadar er det tilsette i heimetenesta som tek mot maten 2 gongar i veka og varmar den (Dei har gjerne fellesmiddag). Lengste utkjøring er på 1-1,5 time. Det vert laga 130-150 middagar pr. dag. Kjøkkenet gjer alt av baking og dei kjøper inn og leverer ut tørrmat ihht bestillingar frå sjukeheimane. Motstanden mot omlegginga i Høyanger var i utgangspunktet stor, men inntrykket no er at dei fleste er fornøyde med sentralkjøkkenløysinga. Det vert peika på følgjande viktige føremoner ved sentralkjøkkenløysinga: rasjonell/effektiv kjøkkendrift godt fagmiljø økonomisk innsparing (i høve fleire mindre kjøkken)
god kvalitet på maten tilsette får arbeidstid 5 dagar i veka, og arbeider ikkje raude dagar mindre vikarproblem betre grunnlag for fleksibilitet i høve tid for middag I høve utfordringar vert det peika på: i utgangspunktet stor motstand krevjande omlegging/overgang utfordringar med oppvarming av mat Viktige konklusjonar i Høyanger er at kvaliteten på kjøkenteneste og mat er god. Det vert gjennomført brukarundersøking der alle vert spurde ein gong i året. Resultata er gode og inntrykket er at også tilsette er nøgde. Overgangen frå varm til kald middag til heimebuande har gått bra, og brukarar som ev har problem får tilbod om hjelp. Erfaringane frå Høyanger, og andre liknande omleggingar til sentralkjøken med kok/kjøl løysingar, dokumenterte etter rådmannen si vurdering at ei slik omlegging er praktisk mogleg og fagleg forsvarleg, samt at det ville gje innsparing og andre positive effektar. Etter nærare vurderingar i budsjettprosessen hausten 2010, valde politisk nivå å ikkje gå vidare med saka. Betre balanse i økonomien - formannskapet sin rapport i 2012: På grunn av dei økonomiske utfordringane arbeidde formannskapet og rådmannen gjennom heile 2012 med å finne løysingar inn mot nytt budsjett og økonomiplan. Arbeidet munna ut i ein eigen rapport kalla Betre balanse i økonomien. Denne vart handsama i kommunestyret 27.9.2012 (sak 79/12). For å tilpasse ressursbruken innan tenesteområde pleie og omsorg i økonomiplanperioden, vart m.a. følgjande tiltak skildra: Vurdere innføring av sentralkjøkken og kjøp av vaskeritenester på nytt. Budsjett 2013/økonomiplan 2013 2016: Formannskapet sin rapport Betre balanse i økonomien vart som planlagd fylgd opp i budsjettet for 2013 og økonomiplan 2013 2016 (vedteke 13.12.2012), og økonomiplantiltaket er formulert slik i økonomiplanen: Ny vurdering av etablering av sentralkjøkken ved Gaupne omsorgssenter. To rapportar frå RO hausten 2013: Med grunnlag i vedteke budsjett 2013/Økonomiplan 2013 2016, og store utfordringar med å få eit budsjett for 2014 i balanse, bad rådmannen i midten av september om ei utgreiing frå RO som er eit fagmiljø med kompetanse og erfaring i høve etablering og drift av sentralkjøkken. Rapporten frå RO kom 14.10.2013 og vart presentert for formannskapet og kjøkkensjefane onsdag 16. oktober. Rapporten er ei utgreiing basert på tal, og føremålet er primært å klargjere potensialet i høve økonomiske innsparingar. I tillegg vert det i rapporten gjort greie for kok/kjøl prinsippet. Same dag som konsulenten frå RO var i Luster, onsdag 16.oktober, gjennomførde han ei synfaring ved kommunen sine tre kjøkken og ved kjøkkenet ved Luster vidaregåande skule. Med grunnlag i denne synfaringa utarbeidde han ein rapport som særleg skildrar kva som skal til av investeringar for å etablere eit sentralkjøkken med kok/kjøl løysing. Rapporten er lagt fram for formannskapet. Begge rapportane er å sjå på som vedlegg til dette notatet og ligg tilgjengelege på kommunen si heimeside.
Prosessar: Med grunnlag i vedtak i budsjettet for 2010, og etter rådmannen sin informasjon til kommunestyret 27.5.10, vart det hausten 2010 lagt ned eit omfattande administrativt utgreiingsarbeid med stor grad av involvering frå kjøkensjefar, tillitsvalde og eldrerådet. Saka vart etter rådmannen si vurdering grundig og godt belyst gjennom desse omfattande prosessane, der ein m.a. var to gongar på synfaring i Høyanger. Rådmannen har difor ikkje sett det naudsynt med tilsvarande ressurskrevjande prosessar hausten 2013. Saka er likevel ytterlegare belyst gjennom to framlagde rapportar frå RO. Fakta/Vurdering Med grunnlag i utgreiingane som vart gjort hausten 2010, og framlagde rapportar frå RO hausten 2013, meiner rådmannen det er rimeleg godt dokumentert at ei omlegging til sentralkjøkken med kok/kjøl vil gje ei økonomisk innsparing. Følgjande døme i høve middag kan indikere dette: Kjøkkena i Luster har totalt 7,5 årsverk, reelt 8,4 om ein tek med lærling på 0,9 årsverk, og koker til saman om lag 150 middagar kvar dag. RO har i sin rapport lagt til grunn at eit sentralkjøkken med kok/kjøl løysing treng totalt 5 årsverk (Luster har i dag ei fordeling med 2,5 årsverk per kjøkken). Sentralkjøkkenet i Høyanger hadde i 2010 4,4, årsverk, og kokte 130-150 middagar kvar dag. Sentralkjøkkenet i Askvoll kommune har i dag 2,5 årsverk og koker om lag 70 middagar kvar dag. I tillegg til innsparingar ved redusert tal årsverk/personalkostnadar, vert det og forventa at eit sentralkjøkken kan gje reduserte utgifter på andre områder samanlikna med tre små kjøken. Dette gjeld særleg områder som straum, reinhald og vedlikehald. Samstundes vil overgang til sentralkjøkken med kok/kjøl løysing gje auka transportkostnader, og RO har i sin rapport indikert ein kostnad i område 200 230 000. Middagsproduksjonen i Luster er i dag om lag slik (tala varierer periodevis noko): Avdeling Hafslo: Institusjon: 16 Omsorgsplass: 8 Omsorgsbustader: 15 Heimebuande 3 Totalt: 42 Avdeling Gaupne: Institusjon: 24 Omsorgsplass: 8 Omsorgsbustader og kantine: 14 Heimebuande/Grandmo: 10 Totalt: 56 Avdeling Luster: Institusjon: 24 Omsorgsplass: 9 Omsorgsbustader: 15 Heimebuande: 4 Totalt: 52
Det er samstundes slik at det i stor grad er behova som avgjer kor mykje mat som vert produsert, og dei fleste kjøkken kan truleg produsere meir om det hadde vore naudsynt. Med grunnlag i gjeldande kunnskap innan fagfeltet, samt erfaringar frå andre kommunar, meiner rådmannen det kan leggast til grunn at kvaliteten på maten og under dette næringsinnhaldet er minst like god ved ei kok/kjøl løysing som ved dagens løysing. Dette vert også omtala i rapporten frå RO, der det m.a. vert vist til at det ikkje er mogleg å finne forsking som seier noko anna. Med grunnlag i dette meiner rådmannen følgjande kan leggjast til grunn: Ei omlegging til sentralkjøkken og kok/kjøl løysing vil gje ei større innsparing. Kvaliteten på maten vert minst like god som i dag. Det er fullt ut praktisk mogleg å gjennomføre (jf. erfaringar i mange kommunar) I tillegg til innsparing er det forventa at ei omlegging har følgjande positive effektar: Godt/større fagmiljø. Tilsette får arbeidstid 5 dagar i veka, og arbeider ikkje raude dagar. Mindre vikarproblem. Betre grunnlag for fleksibilitet i høve menyar. Gruppene i sjukeheimane, bebuarar i omsorgsbustader og heimebuande kan i større grad sjølv bestemm tidspunkt for middag. Dette vil gje auka fleksibilitet. I høve utfordringar er det m.a. peika på at pleiepersonalet får meir arbeid med å ordne til middag. Oppgåva som her skal gjerast er å hente mat frå kjølager, setje denne inn i omn, varme den opp og deretter servere den. Det er noko variasjon i kor mykje pleiepersonalet gjer i dag, men i Gaupne og Luster hentar dei i dag middag i kantine/heis/ev. på kjøkken, og delteke normalt i serveringa. Tilleggsoppgåva ved ei ev. omlegging vert da i hovudsak å varme maten i ein omn. Det vert her lagt til grunn at Luster i høve til andre kommunar har ei relativt god bemanning, samstundes som det må understrekast at dette vil meføre endringar i dei interne rutinane i gruppene. Erfaringar frå andre kommunar, og synspunkt frå RO, tilseier at med godt utstyr, gode rutinar og gode prosessar ved omlegging, så får ein etter ei tid dette til på ein god måte. Det er i dag om lag 17 heimebuande som får middag frå dei kommunale kjøkkena i Luster. Det vil truleg vere nokre av desse, og bebuarar i omsorgsbustader, som treng hjelp til oppvarming av maten mm. Rådmannen meiner det vil vere mogleg å hjelpe dei som har behov for hjelp (jf. erfaringar med dette i andre kommunar). Rådmannen vil samstundes tru at det for mange heimebuande, og bebuarar i omsorgsbustader, kan vere positivt at ein kan tinge mat frå kjende menyar, og sjølv avgjere tidspunktet for middagen. Det er og peika på utfordringar i høve tørrmat, kaffimat og særskild tilpassa mat/ diettmat (utifrå diagnosar). Dette har ein funne praktiske løysingar på i t.d. Høyanger og Askvoll, ved at tørrmat, kaffimat og diettmat vert tinga frå sentralkjøkkenet. Rådmannen legg generelt til grunn at kommunane som har etablert sentralkjøkken med kok/kjøl løysing, har etablert løysingar der alle formelle og faglege krav vert etterlevd og at ein har funne gode praktiske løysingar som Luster kan lære av. At dette er mogleg å få til vert stadfesta av rapportane og utfyllande informasjon frå RO. Vidare arbeid. Ut i frå politiske drøftingar og merksemda saka har fått, ser rådmann at det er behov for ytterlegare utgreiingar og informasjon før endeleg politisk handsaming av saka. Regionalt produksjonskjøkken.
Etter at ein tok opp at arbeidet med ev. etablering av sentralkjøkken, vart det avklart at lokala ved Luster vidaregåande skule vert ståande ledige. Her er det gode og store kjøkkenlokale, men avklaringar om det er hensiktsmessig å etablere eit regionalt produksjonskjøkken, er ikkje fullførte. Utforming, standard, behov for investeringar, avklaring med eigaren Sogn og Fjordane fylkeskommune, og ikkje minst marknaden for levering frå eit slikt kjøkken, er sentrale spørsmål som må avklarast før ein ev går vidare med dette alternativet. Kommunane i regionen har fått innsyn og invitasjon til å delta, og det er panlagd oppfølging av denne saka så raskt som mogleg i 2014. Om det er berre Luster kommune sine behov som skal dekkast, vert ei løysing med sentralkjøkken i Gaupne vurdert som mest føremålstenleg (jf. rapport frå RO). Om det vert aktuelt å gå vidare mot ei omlegging til sentralkjøkken med kok/kjøl løysing, anten ei lokal eller regional løysing, vil det bli lagt opp til grundige omleggingsprosessar med stor grad av involvering frå tilsette, tillitsvalde, aktuelle brukarorganisasjonar mfl. I dette ligg og at ulike løysingar må vurderast og kvalitetssikrast før dei vert sett i verk. Rådmann tilrår at tiltak/målsetjingar står ved lag som omtalt i framlegg til budsjett 2014. Etter rådmannen si vurdering kan saka leggjast fram igjen til politisk vurdering/avklaring i løpet av våren 2014. Innsparingskravet i 2014, og andre vurderingar/tilhøve i høve framtidige kjøkkenløysingar, kan ev drøftast nærare i tertialrapport 1/2014. Rådmannen vil avslutningsvis presisere følgjande: 1. Om ein skal ta ned driftskostnadane i Luster kommune må ein gjennomføre kutt i tenesteområde pleie og omsorg, fordi PLO nyttar om lag 40% av driftsbudsjettet. 2. Luster kommune bruker relativt sett svært mykje pengar på sjukeheimstenesta. 3. Om det skal gjennomførast kutt i PLO og under dette i sjukeheimstenesta - kan det grovt sett takast i støttefunksjonane og/eller i pleien. 4. Det er i 2013 gjennomført noko kutt i pleien. 5. Ev ytterlegare kutt i pleien vil etter rådmannen si vurdering «smerte meir» enn kutt i støttefunksjoner. Rådmannen har difor ikkje tilrådd kutt i pleien i 2014. 6. Kjøkkendrifta i Luster er relativt sett svært kostbar, og det er mogleg å oppretthalde eit fagleg sett godt mattilbod ved ei anna organisering. 7. I tillegg til økonomiske innsparingar, vil ei alternativ organisering med sentralkjøkken og kok/kjøl gje fleire positive effektar. 8. Sentralkjøkken med kok/kjøl løysing er godt utprøvd og godt dokumentert. 9. Alle økonomiske prognosar tilseier at driftsnivået i Luster kommune må ned dei næraste åra og ikkje berre for åra 2014 og 2015. Dette tilseier at ein må finne permanente tiltak som reduserer ressursbruken Gaupne 13.12.13. Jarle Skartun Rådmann John Olaf Røhme Ass. rådmann Vedlegg: Rapport frå RO av 14.10.13: Lønskostnadar ved eit eventuelt sentralt produksjonskjøkken i Luster ein forstudie. Rapport frå RO av 20.11.13: Eit eventuelt sentralt produksjonskjøkken i Luster kommune. Føresetnader og stipulering av kostnader.