Meeting Book: Telemark kontrollutval (19.03.2018) Telemark kontrollutval Date: 2018-03-19T13:00:00 Location: Fylkeshuset Note: Det vert kalla inn til kontrollutvalsmøte måndag 19.03.18 kl 13:00-15:00. Dette er eit fellesmøte med Kragerø kontrollutval. Tema for møte er vurdering av tilbod og handsaming av prosjektplan for selskapskontroll av Kragerø Fjordbåtselskap IKS. Det blir servert mat ved møtestart. Forfall meldast til line.bosnes@temark.no. Vara møte kun etter særskilt innkalling. Spørsmål rettas til sekretær for møte Line Bosnes Hegna.
Saksliste Møteinnkalling 2/18 Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 2/18 Godkjenning av protokoll 01.02.18 4 Saker til behandling 8/18 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Kragerø Fjordbåtselskap IKS 16 9/18 Eventuelt 21
2/18 Godkjenning av innkalling - 18/00168-8 Godkjenning av innkalling : Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00168-8 Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval 19.03.2018 Godkjenning av innkalling Innkallinga godkjennast. 1
2/18 Godkjenning av protokoll 01.02.18-18/00168-9 Godkjenning av protokoll 01.02.18 : Godkjenning av protokoll 01.02.18 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00168-9 Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval 19.03.2018 Godkjenning av protokoll 01.02.18 Protokoll 01.02.18 godkjenneast. Vedlegg: Protokoll 01.02.18 1
Møteprotokoll Telemark kontrollutval Dato: Sted: Arkivsak: 01.02.2018 kl. 12:00 Møsvatn, fylkeshuset 18/00168 Til stede: Per Lykke (leiar) Einfrid Halvorsen (nestleiar) Leif Refsdal Tor Erik Baksås Karianne Halvorsen Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Telemark kommunerevisjon: Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg Temark: Ingebjørg Liland og Line Bosnes Hegna (sak 1/18-3/18) Protokollfører: Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 1/18 18/00168-1 Godkjenning av innkalling 01.02.2018 3 Møteprotokoll 1/18 18/00168-2 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 4 Saker til behandling 1/18 18/00221-1 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet 1 5
2/18 17/07214-11 Selskapskontroll Vigo IKS 6 3/18 18/02565-1 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS 7 4/18 18/00220-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 8 5/18 18/00192-1 Orientering frå revisor 01.02.2018 9 6/18 18/00174-1 Referatsaker 01.02.2018 10 7/18 18/00181-1 Eventuelt 01.02.2018 11 Skien, 01.02.2018 Per Lykke Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2
Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av innkalling 01.02.2018 Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Innkallinga er godkjent. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Innkallinga er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saknr 1/18
Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll frå møte 14.12.17 Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Protokoll 14.12.17 er godkjent. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll 14.12.17 er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saknr 1/18
Saker til behandling 1/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Saknr 1/18 Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2017 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til fylkestinget: «Fylkestinget tar Årsmelding 2017 for Telemark kontrollutval til orientering, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i 2017. Møtehandsaming Sekretær Ingebjørg Liland gjekk raskt gjennom kontrollutvalets årsmelding for 2017 Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2017 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til fylkestinget: «Fylkestinget tar Årsmelding 2017 for Telemark kontrollutval til orientering, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i 2017. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5
2/18 Selskapskontroll Vigo IKS Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Saknr 2/18 Telemark kommunerevisjons IKS skal bidra med inntil 150 timer i datainnsamling i forvaltningsrevisjonen av Vigo IKS. Møtehandsaming Rådgivar i Temark Line Bosnes Hegna orientera i saka. Votering Samrøystes. Vedtak Telemark kommunerevisjons IKS skal bidra med inntil 150 timer i datainnsamling i forvaltningsrevisjonen av Vigo IKS. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6
3/18 Orientering - sak i Kragerø kontrollutval om Kragerø Fjordbåtselskap IKS Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Saknr 3/18 Saka leggjast fram utan forslag til vedtak da orientering vil bli gjeve i møte. Møtehandsaming Rådgivar frå Temark, Line Bosnes Hegna, gav utvalet ei orientering om saka. Kontrollutvalget ønsker tilgang på varslet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet ber sekretariatet og revisjonen til neste møtet besvare følgande spørsmål i samband med båtkjøpet av Perlen: - Er lov om lov om offentlege anskaffingar følgt Er det betalt markedspris for båten Kan det gjevast ei nærare orientering av varslet Votering Samrøystes for forslag til vedtak. Vedtak Kontrollutvalet ber sekretariatet og revisjonen til neste møtet besvare følgande spørsmål i samband med båtkjøpet av Perlen: - Er lov om lov om offentlege anskaffingar følgt Er det betalt markedspris for båten Kan det gjevast ei nærare orientering av varslet [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7
4/18 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende 2018 Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Saknr 4/18 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til orientering. Møtehandsaming Oppdragsrevisor gav ei orientering kring eigenvurderinga til forvaltningsrevisor. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8
5/18 Orientering frå revisor 01.02.2018 Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Saknr 5/18 Kontrollutvalet tek saka til orientering. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Birgitte Holmberg gav utvalet ei orientering om den løpende revisjonen. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9
6/18 Referatsaker 01.02.2018 Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Saknr 6/18 Referatsakene takast til orientering. Møtehandsaming - KU Konferanse leiar er påmeldt. - Studietur sammen med Kontrollutvalet i Porsgrunn 17.-18.04, foreløpig opplegg. - Endringar i sekretariatet Votering Samrøystes. Vedtak Referatsakene takast til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10
7/18 Eventuelt 01.02.2018 Handsama av 1 Telemark kontrollutval 01.02.2018 Møtehandsaming Inga saker var handsama. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11 Saknr 7/18
sjon av Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-6 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Kragerø Fjordbåtselskap IKS Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/02565-6 Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval 12.04.2018 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kragerø Fjordbåtselskap IKS Kontrollutvalet godkjenner prosjektplanen som den ligg føre. Prosjektet dekkes av midlar.. Rapporten leveres kontrollutvalet. Saksopplysningar: Kragerø Fjordbåtselskap IKS er eigd av Kragerø kommune og Telemark fylkeskommune. Begge eigarane kan kvar for seg og uavhengig av kvarandre foreta ein selskapskontroll. Men i mange tilhøve kan det vere hensiktsmessig at eigarane går saman om ein selskapskontroll, både av økonomiske grunnar og praktiske omsyn. Kragerø kontrollutval har hausten 2017 hatt oppe fleire spørsmål rundt selskapet i etterkant av ei bekymringsmelding om selskapet. I tillegg er selskapet aktuell for selskapskontroll jamfør plan om selskapskontroll i perioden. Telemark fylkeskommune har blitt orientert om saka i Kragerø og har hatt eit ønskje om å få svar på ein del av dei spørsmåla som kom opp i bekymringsmeldinga som vart sendt til Kragerø, men som utvalet der ikkje gikk konkret inn i. På bakgrunn av dette bestilte kontrollutvalet i Kragerø i sak 3/18 ein prosjektplan i samsvar med kommunens plan for selskapskontroll, der det er planlagt forvaltningsrevisjon i selskap med tema samfunnsansvar og etikk. Telemark fylkeskommunes kontrollutval fatta i sak 3/18 eit vedtak der ein bad om svar på spørsmål knytt til kjøp av båten Perlen og dei bekymringsmeldingane som kontrollutvalet i Kragerø har mottatt. Sekretariatet har sett det som hensiktsmessig at begge eigarane i fellesskap går saman om ein selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Både dei generelle og overordna spørsmåla og dei konkrete spørsmåla til selskapet har interesse for begge eigarar og egnar seg i ein felles rapport. Det er kalla inn til eit felles møte med Kragerø og Telemark kontrollutval for i fellesskap drøfte tilbodet og prosjektplanen frå Telemark kommunerevisjon IKS, for ein slik selskapskontroll. 1
sjon av Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-6 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Kragerø Fjordbåtselskap IKS Tilbodet frå kommunerevisjonen (vedlegg1) er at dei kan gjennomføre selskapskontroll (forvaltningsrevisjon i selskap) i samsvar med vedlagte prosjektplan for kr 195 000 utan spørreundersøkelse til dei ansatte, og kr. 240 000 inkludert spørreundersøkelse til ansatte. Fastprisen er ut frå på at dei reknar med å bruke ca. 200 timer utan spørreundersøkelse, og 250 timer med spørreundersøkelse. Fastprisen inkluderer reisetid, reiseutgifter og presentasjon av rapporten for kontrollutvalget. Dersom kontrollutvalgene ønsker det, kan ein bruke av kommunens/fylkeskommunens forvaltningsrevisjonstimar (dekka av driftstilskuddet), i staden for fakturering. Det vil i såfall bli utført tilsvarende mindre forvaltningsrevisjon i kommunen/fylkeskommunen. Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson vil i møte gjennomgå både tilbodet og prosjektplanen. Vedlegg 1 og 2. Vurdering frå sekretariatet: Kontrollutvalet må ta stilling til om prosjektplanen som leggast fram dekker dei problemstillingane som utvalet ønskjer å få svar på i dette prosjektet. Vidare på det tas stilling til endeleg omfang av rapporten og korleis prosjektet skal finansierast. Kontrollutvalet har satt i gang eit selskapskontrollprosjekt om eigarstyring som skal leverast i vår. Sekretariatet foreslår at resten av midlane satt av til selskapskontroll brukast til dette prosjektet og eventuelt resterande dekkast over forvaltningsrevisjonsmidlane som utvalet har til rådighet. Dette vil forvaltningsrevisor gå nærmare inn på. Vedlegg: Vedlegg 1 Tilbod Vedlegg 2 Prosjektplan 2
prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-6 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Tilbudsbrev - fr Kragerø Fjordbåtselskap IKS k IIIh SI TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Hovedkontor: Postboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35917030 e-post: post-tkr@tekomrev.no Kontrollutvalget i Kragerø kommune Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune v/sekretariatet Distriktskontor: Postboks83, 3833 Bø Tif.: 35 05 90 00 Vår ref.: Arkivkode: Tilbud selskapskontroll 18/488/tork 415 007 Kragerø Fjordbåtselskap IKS Vi viser til vedtak i sak 3/12 fra kontrollutvalget i Kragerø. Vi kan gjennomføre selskapskontroll (forvaltningsrevisjon i selskap) i samsvar med vedlagte prosjektplan for kr 195 000 uten spørreundersøkelse til de ansatte, og kr. 240 000 inkludert spørreundersøkelse til ansatte. Fastprisen er bygger på at vi regner med å bruke ca. 200 timer dersom vi ikke har spørreundersøkelse, og 250 timer med spørreundersøkelse. Fastprisen inkluderer reisetid, reiseutgifter og presentasjon av rapporten for kontrollutvalget. Dersom kontrollutvalgene ønsker det, kan de bruke av kommunens/fylkeskommunens forvaltningsrevisjonstimer (dekket av driftstilskuddet), i stedet for fakturering. Det vil i såfall bli utført tilsvarende mindre forvaltningsrevisjon i kommunen/fylkeskommunen. Skien, 01.03.2018 Telemark kommunerevisjon IKS 1/ I V ) Ç / Kirsti Torbjørnson leder for forvaltningsrevisjon / \ Telemark kommunerevisjon IKS, Postboks 2805, 3702 Skien e-post: post-tkr@tekomrev.no
8/18 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-6 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Prosjektplan Utarbeidet dato: Prosjekt: 01.03.18 Selskapskontroll samfunnsansvar og etikk Kragerø Fjordbåtselskap IKS Prosjektplan/skisse 1. Bakgrunn, bestilling og formål Prosjektplanen er bestilt av kontrollutvalget i Kragerø i sak 3/18. Bestillingen er i samsvar med kommunens plan for selskapskontroll, der det er planlagt forvaltningsrevisjon i selskap med tema samfunnsansvar og etikk. Bakgrunn for valg av selskap er bekymringsmeldinger som kontrollutvalget i Kragerø har mottatt vedrørende Kragerø Fjordbåtselskap IKS, og Telemark fylkeskommunes kontrollutvalgs vedtak i sak 3/18. I dette vedtaket har Telemark kontrollutvalg bedt om svar på spørsmål knyttet til kjøp av båten Perlen og de bekymringsmeldinger som kontrollutvalget i Kragerø har mottatt. 2. Problemstilling/vinkling På denne bakgrunn foreslår vi følgende problemstillinger: 1) Har Kragerø Fjordbåtselskap IKS tiltak for å etterleve reglene om offentlige anskaffelser? 2) Har selskapet fulgt anskaffelsesreglene ved kjøpet av båten Perlen? 3) Har selskapet rutiner for å håndtere habilitetsreglene? 4) Foreligger det inhabilitet i forbindelse med kjøpet av Perlen? 5) Hvordan har eierne og Kragerø Fjordbåtselskap IKS sørget for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i selskapet? Herunder: a. Har eierne påsett at Kragerø Fjordbåtselskap IKS har etiske retningslinjer? b. Har Kragerø Fjordbåtselskap IKS truffet tiltak for å sikre gode etiske holdninger og handlinger i organisasjonen? 6) Har Kragerø Fjordbåtselskap IKS lagt til rette for at ansatte i selskapet kan varsle om kritikkverdige forhold i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven? 3. Avgrensning Vi vil ikke undersøke eller vurdere strategiske eller økonomiske sider ved båtkjøpet Perlen. Vi undersøker ikke særskilt hvordan virksomheten ivaretar samfunnsansvar ved anskaffelser (miljøkrav, barnearbeid, sosial dumping og annen arbeidsmiljøkriminalitet), jf. anskaffelsesloven 5. 4. Kilder for revisjonskriterier/revisjonskriterier Problemstilling 1 og 2: - Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1
8/18 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Kragerø Fjordbåtselskap IKS - 18/02565-6 Bestilling/prosjektplan - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon - Kragerø Fjordbåtselskap IKS : Prosjektplan Utarbeidet dato: Prosjekt: 01.03.18 Selskapskontroll samfunnsansvar og etikk Kragerø Fjordbåtselskap IKS o - for rutiner/tiltak: koml 23 nr. 2, anskaffelsesloven med forskrifter 17.6.16, i kraft 1.1.2017, o for kjøp av Perlen: avhengig av tidspunkt for kunngjøring av konkurransen de dagjeldende anskaffelsesreglene, reglene om kunngjøring, kravspesifikasjon og tildelingskriterier Veiledere om offentlige anskaffelser (DiFi, departementet) Problemstilling 3, 4 og 5: - IKS-loven 15 om inhabilitet og 13 og 14 om styret og daglig leders ansvar, og evt andre relevante bestemmelser i loven - KS anbefalinger om eierstyring: o Eier bør påse at selskapsstyrene utarbeider, og jevnlig reviderer, etiske retningslinjer for selskapsdriften. (KS anbefalinger om eierskap, tilråding nr. 19) o Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. (KS tilråding nr. 15) - Eiernes eierskapsmeldinger og føringer for selskapet. - KS Råd for etikkarbeid i kommunale selskaper (2018) Problemstilling 6 - Arbeidsmiljøloven: o 2-3 om plikt til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen o 2-4 om vern mot gjengjeldelse etter varsling o 3-6 første ledd om arbeidsgivers plikt til å legge til rette for varsling. - Veileder om varsling (Arbeidstilsynet) - KS Råd for etikkarbeid i kommunale selskaper (2018) - Eventuelle beskrivelser av gjeldende krav i NOU om varsling legges fram 15.3.18. 5. Metode Vi vil innhente informasjon fra selskapet hovedsakelig fra dokumentgjennomgang og intervju med daglig leder, styre og evt. nøkkelpersoner i selskapet. Dersom kontrollutvalget ønsker det, kan det gjøres spørreundersøkelse til ansatte om problemstillingene knyttet til etikk og varsling. Dette vil kreve noe mere tid enn om informasjonen kun bygger på dokumentgjennomgang og intervju med daglig leder, styre og evt. nøkkelpersoner i selskapet. 6. Oppstart og leveranse Vi vil gjerne drøfte tidspunkt for oppstart og leveranse med kontrollutvalgene. En hurtig gjennomføring kan forutsette utsettelse av andre bestilte oppdrag. 2
9/18 Eventuelt - 18/00181-3 Eventuelt 19.03.18 : Eventuelt 19.03.18 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 18/00181-3 Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval 19.03.2018 Eventuelt 19.03.18 1