Meeting Book: Telemark kontrollutval ( ) Telemark kontrollutval Date: T12:00:00 Location: Fylkeshuset, Nisser Note:

Transkript

1 Meeting Book: Telemark kontrollutval ( ) Telemark kontrollutval Date: T12:00:00 Location: Fylkeshuset, Nisser Note:

2 Saksliste Møteinnkalling 2/17 Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 2/17 Godkjenning av protokoll Saker til behandling 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen 16 8/17 Orientering om handtering av varslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak 22 9/17 NDLA Rapport II - økonomisk bidrag til rapporten 23 10/17 Orientering fra revisor /17 Eventuelt

3 2/17 Godkjenning av innkalling - 17/ Godkjenning av innkalling : Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval Godkjenning av innkalling Forslag frå sekretariatet: Innkallinga er godkjent. 1

4 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval Godkjenning av protokoll Forslag frå sekretariatet: Protokoll er godkjent. Vedlegg: Protokoll

5 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval Møteprotokoll Telemark kontrollutval Dato: Sted: Arkivsak: kl. 13:00-16:00 Fylkeshuset, Nisser 17/00121 Til stede: Per Lykke (leiar), Einfrid Daghild Halvorsen (nestleiar), Karianne Hansen, Tor Erik Baksås, Forfall: Leif Rafdal og vara Kristian Espeland Andre: Telemark kommunerevisjon: oppdragsrevisor Birgitte Holmberg, Forvaltningsrevisorer Geir Kaste Dahle og Kirsti Torbjørnson (1/17), og Hildegunn Rafdal (2/17), Telemark fylkeskommune: Leiar PPT og OT Heidi Staurheim, TUF: Dagleg leiar Terje Bakka (1/17) Temark: Line Bosnes Hegna Protokollfører: Line Bosnes Hegna Sakskart Side Møteinnkalling 1/17 17/ Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 1/17 17/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 1/17 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport - næringsarbeid i fylkeskommunen 1 5

6 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval /17 16/ Prosjektplan - "Oppfølging av politiske vedtak" 7 3/17 17/ Orientering om fylkeskommunens arbeid mot mobbing i skolen 8 4/17 17/ Orientering fra revisor /17 17/ Referatsaker /17 17/ Eventuelt Skien, Per Lykke Kontrollutvalgsleder Line Bosnes Hegna Sekretær 2

7 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval Møteinnkalling 1/17 Godkjenning av innkalling Handsama av 1 Telemark kontrollutval Forslag frå sekretariatet: Innkalling er godkjent. Møtehandsaming Votering Forslag enstemmig vedtatt. Vedtak Innkallinga er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 Saknr 1/17

8 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval Møteprotokoll 1/17 Godkjenning av protokoll Handsama av 1 Telemark kontrollutval Forslag frå sekretariatet: Protokoll er godkjent. Møtehandsaming Votering Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Vedtak Protokoll er godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 Saknr 1/17

9 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval Saker til behandling 1/17 Forvaltningsrevisjonsrapport - næringsarbeid i fylkeskommunen Handsama av 1 Telemark kontrollutval Saknr 1/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek rapporten om næringsarbeid i fylkeskommunen til orientering, Tilråding til fylkestinget: Fylkestinget tek rapporten om næringsarbeid til orientering og ber TUF følgje opp rapporten sine tilrådingar: 1) vurdere å treffe ytterligare tiltak som sikrar likebehandling, 2) sikre at styret gir god nok grunngjeving for sine vedtak når dei avvik fra innstillinga 3) sikre at alle søknader blir svart med underretningsbrev og 4) sikre at formelle krav for tildeling av bagatellmessig støtte blir fulgt. Møtehandsaming Forvaltningsrevisorane Geir Kaste Dahle og Kirsti Torbjørnson la fram rapporten i møtet. Dagleg leiar TUF Terje Bakka kommenterte rapporten. Leder Lykke foreslår tilleggspunkt, nytt pkt 1: Sikre forsvarlig saksbehandling, bedre avtaleverk og kontroll, unngå for langvarige avtaleforpliktelser. KU viser til revisjonsrapportens side 36 pkt 7.4 til 7.5, avtale med Norges Skiforbund. Votering Forslag til vedtak med tilleggspunkt enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalet tek rapporten om næringsarbeid i fylkeskommunen til orientering, Tilråding til fylkestinget: Fylkestinget tek rapporten om næringsarbeid til orientering og ber TUF følgje opp rapporten sine tilrådingar: 1) sikre forsvarleg sakshandsaming, betre avtaleverk og kontroll, unngå for langvarige avtaleforpliktelsar. KU viser til revisjonsrapportens side 36 pkt 7.4 til 7.5, avtale med Norges Skiforbund. 2) vurdere å treffe ytterligare tiltak som sikrar likebehandling, 3) sikre at styret gir god nok grunngjeving for sine vedtak når dei avvik fra innstillinga 4) sikre at alle søknader blir svart med underretningsbrev og 5) sikre at formelle krav for tildeling av bagatellmessig støtte blir fulgt. 5

10 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval /17 Prosjektplan - "Oppfølging av politiske vedtak" Handsama av 1 Telemark kontrollutval Saknr 2/17 Forslag frå sekretariatet: Prosjektplanen vert godkjent som den ligg føre. Møtehandsaming Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal la fram prosjektplanen. Utvalet ønska følgjande presiseringer: - har administrasjonen restanselister Tolker dei vedtak/ rutiner for å tolke dette? Har de mal for utforming av vedtaket mht økonomisk inndekning? Votering Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Vedtak Prosjektplanen vert godkjent som den ligg føre med presiseringar som kom fram i møte.. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval /17 Orientering om fylkeskommunens arbeid mot mobbing i skolen Handsama av 1 Telemark kontrollutval Saknr 3/17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til orientering. Møtehandsaming Leiar for PPT og OT Heidi Staurheim orienterte utvalet om arbeidet mot mobbing i skulen. Votering Forslag til vedtak samrøystes vedteke. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til orientering. Utvalget oppfordrer fylkestinget til å få ei orientering om temaet. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval /17 Orientering fra revisor Handsama av Saknr Forslag fra sekretariatet: Saka vert teken til orientering. Møtehandsaming Revisor Birgitte Holmberg orienterte utvalet om det pågåande revisjonsarbeidet gjennom året. Votering Forslag til vedtak samrøystes vedtatt. Vedtak Saka vert teken til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval /17 Referatsaker Handsama av 1 Telemark kontrollutval Forslag fra sekretariatet: Sakene tas til orientering. Møtehandsaming - Vårkonferanse 21 april i Vrådal Neste møte 23. mars kl 12:00 Votering Vedtak Sakene tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10 Saknr 5/17

15 2/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Telemark kontrollutval /17 Eventuelt Handsama av 1 Telemark kontrollutval Saknr 6/17 Møtehandsaming Det ble stilt spørsmål om varslingssaken og klage fra journalister om manglene postlister. Kontrollutvalget foreslå følgende vedtak: KU viser til klagen fra journalistane. KU ber rådmannen undersøke om det føreligg manglar ved føring av postlister og ber om ei skriftleg tilbakemelding. KU vil sjå nærmare på saken i neste møte. KU ønsker å få en orientering om konkret varslingssak og utgreiing på korleis varslingssaker blir handtert i fylkeskommunen. Votering Samrøystes vedtatt. Vedtak KU viser til klagen fra journalistane. KU ber rådmannen undersøke om det føreligg manglar ved føring av postlister og ber om ei skriftleg tilbakemelding. KU vil sjå nærmare på saken i neste møte. KU ønsker å få en orientering om konkret varslingssak og utgreiing på korleis varslingssaker blir handtert i fylkeskommunen. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen - 17/ Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen : Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen Forslag frå sekretariatet: Saka leggast fram utan tilråding Bakgrunn for saka: I ein epost frå Fredrik Nordahl og Lars Løkkebø, journalister og medlemmer i Norsk Journalistlag, skriv dei følgande: «Et av medias viktigste verktøy er Offentleglova. Men det er da en forutsetning at forvaltningen som kommer inn under den faktisk følger dens betingelser og retningslinjer. Den siste tiden opplever vi journalister at TFK ikke følger lova slik de bør. Eksempler er blant annet treg journalføring, at man unnlater å føre dokumenter i journalen og at man unntar dokumenter for offentligheten uten å ha hjemmel for det. Vi spør derfor om TFK kjenner til Offentleglova. Om svaret er "ja", spør vi igjen hvorfor TFK ikke følger den. Det kan kanskje, om enn ikke i like stor grad, være på sin plass å ha en gjennomgang slik Fredrikstad kommune setter i gang. Kontrollutvalet fatta følgjande vedtak under eventuelt i møte , sak 6/17: «KU viser til klagen frå journalistane. KU ber rådmannen undersøke om det føreligg manglar ved føring av postlister og ber om ei skriftleg tilbakemelding. Ku vil sjå nærmare på saken i neste møte.» Saksopplysningar: Fylkesrådmannen er bedt om å svare kontrollutvalet på om det er manglar ved føring av postlister i fylkeskommunen, slik journalistane hevdar. 1

17 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen - 17/ Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen : Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen I brev frå fylkesrådmannen beskriv ein rutinar og praksis, peikar på risiko for feil, og kva tiltak som er sett i verk for å betre etterleving av rutinane. Vedlagt følger brev frå fylkesrådmannen. Vurdering frå sekretariatet: Kontrollutvalet har mange måtar å følgje opp saker på. I denne saken er det viktig med ei rask tilbakemelding på om det journalistane hevdar kan skje. På bakgrunn av den tilbakemeldinga utvalet får, kan utvalet velje å seie seg nøgd med svaret. Eit anna utfall kan være at utvalet ønskjer å sjå nærare på temaet. Det mest naturlege vil då være ein forvaltningsrevisjon på arkiv og journalføring. Eit slikt prosjekt er allereie inne i plan for forvaltningsrevisjon for fylkeskommunen i perioden. Dersom kontrollutvalet ønskjer å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon, vil sekretariatet legge opp ein sak om rullering av planen for forvaltningsrevisjon i møte i mai/juni. Dette fordi eit slikt prosjekt må vurderast og prioriterast opp mot dei andre vedtekne prosjekta som ligg foran på liste med omsyn til når tid dei skal gjennomførast og dei ressursane som ein har tilgjengeleg. Vedlegg: Brev frå fylkesrådmann svar: offentlighet i forvaltningen

18 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen - 17/ Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen : Svar - offentlighet i forvaltningen _3_1 Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) Postboks BØ I TELEMARK /Fylkesrådmann Vår dato Deres dato Svar - offentlighet i forvaltningen Fylkesrådmannen viser til epost datert 6.mars Generelt Telemark fylkeskommune har en egen rutinehåndbok for arkiv og saksbehandling. Denne er utarbeidet i samråd med arkivspesialistene på IKA Kongsberg. Siste versjon er fra 2014, i forbindelse med at vi innførte nytt sak-arkiv-system. Som første punkt i rutinehåndboken står det: Formålet er å sikre at fylkeskommunen oppfyller faglige krav, pålegg, føringer, lover, forskrifter og målsettinger som gjelder for dokumentstyringen og virksomhetsstyringen. TFK sentraliserte arkivtjenesten og innførte fullelektronisk arkiv oktober Fra denne datoen ble alle offentlige dokumenter lagt ut på postlister i fulltekst. Det vil si at de aller fleste dokumentene ligger offentlige tilgjengelig på fylkeskommunens hjemmeside og det er ikke nødvendig for den som er interessert å spørre om innsyn. Dokumenter som er unntatt offentlighet må man eventuelt be om innsyn i. Denne innsynsbegjæringen blir behandlet av saksbehandleren, og hvis det er nødvendig med bistand fra våre advokater. Behandlingstiden skal være 3 dager. I de tilfellene hvor dette ikke lar seg gjøre på 3 dager skal det sendes et foreløpig svar med antydning om hvor lang tid dette kan ta. Det hender vi får forespørsler som er ressurskrevende å besvare. Eksempelvis ble det begjært innsyn i reiseregninger for USA-reiser for flere personer over flere år. Her måtte TFK sladde fødselsnummer og bankkontonummer på hvert enkelt bilag. Dette tok nødvendigvis langt mer enn 3 dager. Her ble det gitt svar om at dette ville ta noe tid. Alle som er brukere av vårt saksbehandler-/arkivsystem må gjennomføre kurs før de får tilgang til dette. Foruten hvordan de teknisk bruker dette programmet blir det foredratt om hva arkivloven og Postadresse: Postboks Skien Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Bankkonto:

19 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen - 17/ Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen : Svar - offentlighet i forvaltningen _3_1 offentlighetsloven sier om hva som skal journalføres og når man skal og når man kan unnta et dokument fra offentlighet. Det blir understreket at TFK sitt prinsipp er meroffentlighet. Det er stadig nye saksbehandlere, så slike kurs arrangeres med jevne mellomrom og mange kommer igjen for repetisjon. Antall registrerte journalføringer har økt betydelig de siste årene. Dette skyldes stadig bedre arkivpraksis også for de videregående skolene og dessuten digitaliserte løsninger. Vi ser at det fortsatt er rom for forbedring (øke arkivfangsten). Dette gjelder særlig epost, der oppfatningen av hva som er arkivverdig ikke er god nok i hele organisasjonen. Vi jobber med å forbedre kunnskapen og praksisen på dette området. Klage på mangelfull oppfølging Klagen fra journalistene indikerer at rutinene ikke følges fullt ut i hele organisasjonen. Vi fanget opp denne misnøyen før jul i fjor. Vi erfarte også selv at ikke alle våre saksbehandlere hadde tilstrekkelig kunnskap om våre arkivrutiner og lovverket på området. I januar 2017 forsterket vi derfor internopplæringen med å arrangere workshops enkeltvis for alle team, avdelinger og rektorer. Dette vil pågå i hele vår, det er avtalt tilsammen 15 slike workshops. Her er to av juristene i TFK veiledere. Saksbehandlerne kommer med sine spørsmål og utfordringer og kan diskutere dette med juristene. Hovedtemaene her er: Innsyn i offentlig virksomhet arkivering og offentlighet. Etterrettelighetskravet Aktuelle frister for saksbehandling. Offentlighetskravet allmenhetens rett til innsyn Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks Skien Bankkonto:

20 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen - 17/ Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen : Svar - offentlighet i forvaltningen _3_1 Unntak Særregler I en stor organisasjon som Telemark fylkeskommune og med en årlig saksmengde på ca saksdokumenter, vil det alltid være en risiko for glipp i arkivpraksisen. Men vi har et meget velfungerende og kompetent arkiv, og vi har et tydelig fokus på gode arkivrutiner både i internopplæringen og i digitaliseringsarbeidet vårt. Erfaringsvis får vi ca innsynsbegjæringer årlig i dokumenter som er unntatt offentlighet herav fra media. Disse behandles grundig, og i noen tilfeller gis det innsyn eller delvis innsyn. En liten andel av avslagene blir påklaget. Slike klager tas på største alvor, og erfaringene tas med i vår internopplæring. Med vennlig hilsen Evy-Anni Evensen Fylkesrådmann Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Postadresse: Postboks Skien Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Bankkonto:

21 7/17 Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen - 17/ Journalføring og offentlegheit i fylkeskommunen : Svar - offentlighet i forvaltningen _3_1 /Team arkiv Mottaker Kontaktperson Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) Vår dato Vår referanse 17/ Adresse Post Postboks BØ I TELEMARK Kopimottaker Kontaktperson Adresse Post Klikk her for å skrive inn tekst. Klikk her for å skrive inn tekst. Klikk her for å skrive inn tekst. Klikk her for å skrive inn tekst. Postadresse: Postboks Skien Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Bankkonto:

22 arslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak - 17/ Orientering om handtering av varslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak : Orientering om handtering av varslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval Orientering om handtering av varslingssaker i fylkeskommunen og konkret varslingssak Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til orientering. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har bedt fylkesrådmannen og fylkesordførar, på bakgrunn av varsel som blei handsama i fylkesutvalet 15. februar 2017, gjere greie for den konkrete varslinga og korleis fylkeskommunen handterer varslarsaker generelt. Saksopplysningar: Fylkesrådmann, personalsjef og fylkesadvokat møter i kontrollutvalet for å orientere om generell håndtering av rutiner for varsling i Telemark fylkeskommune og om oppfølging av det mottatte varsel. Skriftleg tilbakemelding vil bli ettersendt. Vurdering frå sekretariatet: Når det gjeld den konkrete varlsingssaka, som var opp i fylkesutvalet , har ikkje kontrollutvalet noko rolle no. Den er under handsaming og er ikkje avslutta. Kontrollutvalet ønskjer likevel å vere orientert om saka også for å sjå om fylkeskommunen sine rutinar for handsaming av slike saker vert fulgt. Vedlegg: Ettersendast 1

23 9/17 NDLA Rapport II - økonomisk bidrag til rapporten - 16/ NDLA Rapport II - økonomisk bidrag til rapporten : NDLA Rapport II - økonomisk bidrag til rapporten Arkivsak-dok. Sakshandsamar 16/ Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval NDLA Rapport II - økonomisk bidrag til rapporten Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet i Telemark stiller seg positiv til å vere med på å dekke utgifter til forvaltningsrevisjon nr. 2 av NDLA i samsvar med forslaget frå Hordaland og prosjektplanen frå Deloitte datert Kontrollutvalet i Telemark har for føresetnad at kostanden er kl ,- eks. mva og at ferdig rapport vert oversendt så snart som den er klar. Saksopplysningar: Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1 av Norsk digital læringsarena (NDLA) vart lagt fram for kontrollutvalet til orientering våren På bakgrunn av denne rapporten, som avdekka ein rekke avvik knytt til offentleg innkjøp, bestilte kontrollutvalet i Hordaland ein rapport nr 2. Prosjektplanen blei også lagt fram for kontrollutvalet i Telemark våren Hordaland har bedt om at alle eigarfylkene blir med på å betale for denne rapporten med kr Vurdering frå sekretariatet: NDLA er eit interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27, som er definert i vedtektene som IKKJE eget juridisk subjekt. Det betyr at det juridisk per i dag, ligg under Hordaland fylkeskommune. I praksis betyr det at det er kun Hordaland fylkeskommune som kan gjennomføre forvaltningsrevisjon av NDLA noko som dei også har gjort. NDLA er eigd av alle fylkeskommunane med unntak av Oslo. Og det ser ikkje ut som at kostnader til kontroll og tilsyn er tatt høgde for ved berekning av driftstilskot. Det er på bakgrunn av dette at eigarkommunar blir bedt om å bli med å dekke kostander. 1

24 10/17 Orientering fra revisor / Orientering fra revisor : Orientering fra revisor Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval Orientering fra revisor Forslag fra sekretariatet: Saka vert teken til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i fylkeskommunen. For å holde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i fylkeskommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysninger: Revisor Birgitte Holmberg vil i møtet orientere om revisjonsarbeidet, knytta opp mot kontrollhandlingar som er planlagt gjennom revisjonsåret. 1

25 11/17 Eventuelt / Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Line Bosnes Hegna Saksgang Telemark kontrollutval Eventuelt