IST Direkte Brukerdokumentasjon for Personal September 2017
Innhold Innlogging for personalet... 3 Status... 3 Her og nå... 7 Finne barn... 10 Hvem er hvor... 11 Kommunikasjon... 14 Planlegging... 23 Lister... 33 Administrasjon... 36 Infotavlen... 37 2
Innlogging for personalet Personalinnlogging Hensikten med IST Direkte er at personalet skal få mer tid til overs til barna. Dette gjennom å ha et verktøy som underletter administrasjonen og gir bedre oversikt over hvor barna er, samt og vise aktuell informasjon om barna. IST Direkte er laget i responsivt design. Det betyr at ansatte kan jobbe med oppmøteadministrasjon både på pc, nettbrett og smartelefoner via enhetens nettlesere. Både administrator og personale kan arbeide i IST Direkte, via tre ulike innlogginger. Personalinnlogging Infotavlen Ved oppsett av IST Direkte angir en administrator hvilket personale som skal få tilgang til systemet. Som personal har man tilgang til Status, Her og Nå, Finn barn, Hvem er hvor, Kommunikasjon, Planlegging og Min Side. Brukernavn og passord genereres av enhetens administrator, men kan vedlikeholdes av brukeren selv under Min side. Status I menyvalget Status, kan personalet, på samme måte som på infotavlen, melde inn barn via sin personalinnlogging. Via ikoner og tydelige fargemarkeringer kan personalet få et godt overblikk over om barna er kommet eller ikke, om de er meldt syke, eller om de har fri. Det er mulig å håndtere/gjøre endringer på status, for ett og ett barn, eller å håndtere flere barn samtidig, via knappen Utfør for gruppen. Velg ønsket status i drop-down-menyen - i bildet nedenfor har man valgt status Kommet. Man kan endre status på ett og ett barn, ved å trykke på barnas navn, ev endre for alle/hele gruppen samtidig, ved å trykke på Utfør for hele gruppen. 3
Her er status endret til Kommet: Personalet kan velge om man vil se alle avdelinger/trinn samtidig. Trykk på Bytt avdeling, øverst til venstre, for å bytte avdeling, ev vise Hele enheten. 4
Når valgt avdeling vises, gis det en tydelig oversikt over status på barna; hvilke som har kommet, hvilke som ikke har kommet, hvilke som har gått hjem, osv. Et skoleikon (en tavle) viser de barn som er på skolen og som har vært på SFO på morgenen. Valglisten under Status styrer hva som skal registreres når man markerer ett eller flere barn Kommet, Aktiviteter, Skole (gjelder kun ved SFO), Gått hjem, Syk, Ferie/Fri, Kommet For å markere at et barn har Kommet. Barnet vises med et ikon av et hus og med grønn farge. Aktiviteter For å markere at et barn deltar på en opprettet Aktivitet. Barnet vises med det ikonet som er knyttet til aktiviteten. Avtale Henteavtaler vises med tidspunkt under elevens navn. Det finnes da en avtale om henting av barnet. Skole Hvis registreringen skjer fra en SFO, finnes også valget Skole. Denne markeringen benyttes for å vise at et SFO-barn har gått til skolen, og barnet vises da med ikon av en bok. 5
Gått hjem For å markere at et barn har Gått hjem. Barnet vises med et ikon av en Åpen dør og med grå farge. Syk For å markere at et barn er Syk. Barnet vises med et ikon av et Førstehjelpsskrin og med grå farge. Ferie/Fri For å markere at et barn har Ferie/Fri. Barnet vises med et ikon av en Kalender og med grå farge. Egne ikoner for å melde barnet sykt eller å opprette avtale Melde syk Via ikonet Meld Syk registrerer personalet fravær på dette barnet og raden får med dette grå farge. Opprett en avtale 6
Via ikonet Opprett en avtale registrerer personalet en ny avtale for barnet. Her og nå Under fliken Her og nå, kan personalet få en oversikt over hvilke barn som er kommet, og hvilke avtaler som gjelder for disse barna. Ett barn kan ha flere avtaler på én og samme dag, f.eks. en avtale om at barnet skal på et gitarkurs og deretter komme tilbake, at barnet har behov for å ta medisin, eller hvordan/når barnet hentes/skal gå hjem. Via ikoner og fargemarkeringer får personalet raskt oversikt over barnas kommende og pågående avtaler. F.eks. vises det rødt i kolonnene Hva og Tid, på de barn som har en avtale i løpet av den nærmeste halvtimen. 7
Er tidspunktet for avtalen passert, vises det rødt i hele raden. Ved å klikke på en rad med barnets navn, kommer man direkte til Opplysningskort for barn. Trykk Tilbake for å gå tilbake til Her og nå. 8
9
Finne barn Via menyvalget Finn barn kan personalet finne fram barn via klasser eller grupper. Gir oversikten: Trykk på f.eks. klasse 1. trinn, for å få frem en oversikt over elever i denne klassen: 10
Ved å klikke på en rad med navnet på barnet kommer man direkte til Opplysningskort for barn. Klikker man på raden for avtalen kommer man til avtalen, hvor denne kan redigeres, f.eks. endre tid. Se mer informasjon under punktet Avtaler. Hvem er hvor Via Hvem er hvor, kan personalet få et overblikk over hvor barna på en avdeling befinner seg. Dersom tjenesten Steder er aktivert og personalet har plassert barn direkte på de ulike opprettede stedene, kan man på denne måten få et enda mer detaljert overblikk over hvor barna befinner seg. F.eks. barn som er på utflukt/ute på tur, barn som er i idrettshallen, leksehjelp osv. Sammen med navnet på stedet vises et tall, som forteller hvor mange barn som er på det respektive stedet. 11
Barnets opplysninger Fra Her og nå, Finn barn eller Hvem er hvor kan personalet se barnets avtaler, ved å klikke på ikonet for avtale (i kolonnen Hva), på barnets rad. På denne måten vises dagens avtaler, og personalet kan også redigere en eksisterende avtale. 12
Ved å klikke på barnets navn kommer man til Opplysningskort for barn (fliken Barnet). Her finner man også andre fliker, med informasjon knyttet til barnet (Avtaler, Ferie/Fri, Aktiviteter m.m.). Informasjonen man finner under disse flikene er til dels de samme opplysninger som de foresatte kan administrere selv, når de er logget inn som foresatte. Ved at personalet har tilgang til disse flikene, kan de hjelpe foresatte med å registrere opplysninger om barnet, hvis den/de foresatte ikke skulle ha mulighet til å gjøre dette selv. I feltet Intern merknad under fliken Barnet, kan personalet skrive en intern merknad, som ikke vil være synlig for de foresatte, når de går til barnets opplysningskort via innlogging for foresatte. NB! Det skal ikke registreres sensitive opplysninger her. Via ikonet Skjul detaljer, kan personalet raskt skjule informasjonen som fremkommer på denne siden, hvis noen skulle passere mens personalet har Opplysningskort for barn framme. 13
Avtaler Et barn kan ha en eller flere avtaler. Registrering av avtaler skjer vanligvis av de foresatte, men også personalet kan opprette en avtale på et barn, f.eks. hvis en foresatt ringer og ber om at dette gjøres. Gå til fliken Avtaler Her får man en oversikt over gjeldende avtaler: En avtale kan være en Engangsavtale. En engangsavtale forsvinner når tiden for avtalen har passert. En engangsavtale kan også være en påminnelse som Glem ikke å sende med regnklær. Slike avtalemuligheter har de foresatte både via App og innlogging for foresatte. Personalet har mulighet til å opprette, endre og slette eksisterende avtaler på et barn, men det anbefales at de foresatte selv har ansvaret for dette. Kommunikasjon 14
Via menyvalget Kommunikasjon kan administratorer og personalet enkelt kommunisere med de foresatte. Kommunikasjonen kan skje via Meldinger, Gå-hjem-meldinger (gjelder kun barnehage), SMS, Galleriet (bilder) eller via oppslagstavlen. Meldinger Aller først vises en liste over de senest innkomne meldinger. Som administrator kan man velge å se meldinger for hele enheten (gå til Bytt avdeling, øverst til venstre i programmet). Meldinger kan opprettes til foresatte innenfor enheten eller avdelingen Akkurat som ved vanlig e-post angis mottakere (trykk i feltet Velg mottakere, ev Søk), emne og melding. Det er også mulig å legge ved/laste opp filer. 15
SMS Via SMS kan administratorer og personalet sende SMS til en eller flere foresatte. Først vises en oversikt over sendte SMS det er mulig å filtrere på periode. For å sende SMS trykker man på Opprett SMS til foresatte Velg deretter mottakere 16
Dersom en person er markert med rødt i listen, indikerer dette at det ikke er registrert mobilnummer på denne personen, hvilket innebærer at personen ikke vil motta SMS. For å sende SMS velges først mottakere; Marker en foresatt, ev flere (hold Ctrl-tasten nede mens du marker, for å markere flere). Flytt ønsket mottaker over til feltet Send til, ved bruk av piltaster. Skriv deretter inn ønsket tekstinnhold i feltet Melding. Det vises en pris, som viser totalkostnaden for denne SMS-en. Trykk Send SMS Informasjon Her vises den informasjonen som akkurat nå er synlig, eller som har vært synlig på oppslagstavlen, som nyheter eller notiser. Det er også mulig å se gamle nyheter, som ikke 17
lengre vises på oppslagstavlen. Fra denne siden kan administratorer og personalet legge til nye nyheter eller notiser, som deretter vil vises på oppslagstavlen. For å legge til informasjon: Trykk på Opprett nyhet Velg om det skal opprettes en nyhet eller en notis Nyhet: Fyll inn overskrift Velg dato nyheten skal publiseres fra 18
Velg ev dato nyheten skal publiseres til Last ev opp ønsket bilde Last opp ev ønsket vedlegg/dokument Skriv inn ønsket nyhetsinnhold Velg mottakere Trykk Lagre Velg deretter om du ønsker å varsle foresatte/mottakere ved opprettelse av nyheten. 19
Notis: Velg dato notisen skal publiseres fra Velg ev dato notisen skal publiseres til Fyll inn ønsket innhold Velg mottakere Trykk Lagre Velg deretter om du ønsker å varsle foresatte/mottakere ved opprettelse av notisen. Bilder I Bilder vises bilder fra enheten. Det er viktig å informere de foresatte om håndtering av bildene. Det er en begrensning pr. bilde, på 5 MB. 20
For å opprette nytt galleri: Trykk Opprett nytt galleri Angi Overskrift Velg bilder og søk opp de bilder som skal publiseres. Trykk Åpne. Da lastes bildet opp. Det er mulig å velge flere bilder, flere ganger, fra ulike mapper. Trykk Lagre Oppslagstavle Viser hvordan oppslagstavlen ser ut for personalet og foresatte. Oppslagstavlen viser de nyeste nyhetene, samt notiser. De nyeste bildene rullerer i galleriet. 21
22
Planlegging Via menyvalget Planlegging kan personalet registrere aktiviteter, familieaktiviteter, redigere hendelser, samt legge opp steder. Aktiviteter Aktiviteter brukes for å danne dynamiske grupper i forbindelse med en aktivitet på enheten. Aktiviteten kan være en tidsbestemt aktivitet som kun skjer én gang, eller det kan være en gjentagende aktivitet som går over en tidsperiode. En aktivitet kan settes opp for påmelding av deltakere, og det kan settes et maks antall deltakere dersom aktiviteten har begrenset med plasser. Foresatte kan gis tilgang til å melde egne barn på aktiviteten. Dette gjøres via foresattpåloggingen. For kommunikasjon med gruppens medlemmer brukes varslingsfunksjonen. Den ansatte kan endre og legge til informasjon på den aktuelle aktiviteten og deretter varsle foresatte. Foresatte vil så motta en e-post med oppdatert informasjon om aktiviteten. Under Aktiviteter administreres de aktiviteter som finnes på enheten. Opprette ny aktivitet 23
Trykk Opprett ny aktivitet Oppgi overskrift/navn på aktiviteten Last ev opp ønsket bilde Oppgi ev maks antall deltakere til aktiviteten Oppgi dato for aktiviteten Oppgi klokkeslett start og slutt for aktiviteten Oppgi om dette er en fast aktivitet (JA el. NEI). Oppgi om aktiviteten krever påmelding eller ikke. Hvis påmelding, velg hvem som kan sørge for påmeldinger. Legg ev til personale som er deltakende på aktiviteten. Legg til ev ønsket informasjon/tekst Trykk Lagre og velg deltakere 24
Trykk Lagre og velg deltakere. Velg barn fra avdelinger, grupper, for å styre hvilke barn som skal ha tilgang til aktiviteten. 25
o Velg hake dersom man ønsker å registrere/melde på et barn. o Velg rødt kryss dersom man anser at barnet skal kunne melde seg på aktiviteten. o Velg «spørsmålstegn» dersom barnet skal kunne meldes på. Trykk Lagre 26
Overblikk og registrering Aktivitetene vises i kalenderen på oppslagstavlen, både hos foresatte og personalet. Se eksempel under Oppslagstavlen. Når barnets foresatte er innlogget, kan de se aktivitetene, og i kalenderen kan de se hvilke barn som er registrert, samt også melde på barnet (forutsatt at det er lagt opp til at barnet kan meldes på angjeldende aktivitet). I menyvalget Aktiviteter vises alle aktiviteter samlet, både de som krever påmelding, samt de som ikke krever påmelding. Det er kun personalet som kan avregistrere / fjerne påmelding til en aktivitet. Familiehendelser Under Familiehendelser administreres de aktiviteter som finnes på enheten, hvor også foresatte skal delta. Opprette ny familiehendelser Trykk Opprett hendelse Oppgi overskrift/navn på hendelsen Oppgi dato for aktiviteten Oppgi klokkeslett start og slutt for hendelsen 27
Oppgi ev svarfrist Dersom svarfrist; oppgi ønsket varsling, enten 1 uke før svarfrist, eller 1 dag før svarfrist. Last ev opp ønsket bilde Legg til ønsket informasjon/tekst Velg mottakere Legg til spørsmål/definer ev spørsmål man ønsker å stille de foresatte, for eksempel: «Hvor mange kommer?» Velg ønsket svartype o Tekst o Antall o Avkrysningsmuligheter o Valgmuligheter Trykk Lagre 28
29
Hendelser Under Hendelser kan man redigere dagens hendelser, f.eks. hvis man har sjekket inn et barn, som ikke har kommet til enheten, eller dersom man skal endre på et klokkeslett for en registrering. Redigere en hendelse Marker det baret det skal gjøres endring på Trykk Redigere hendelser Gjør ønskede endringer, f.eks. kryss ut/fjern en status Trykk Lagre. 30
31
Steder Ved å registrere ulike steder som barna kan befinne seg på, så får både personalet og de foresatte lett overblikk over hvor barnet/barna befinner seg. F.eks. om barnet er i idrettshallen, i skogen, får leksehjelp osv. Det er også mulig å definere tider når disse stedene er tilgjengelig for barna. Det er også mulig å angi hvilket personal som er til stede på de ulike stedene. Opprette sted Trykk på Opprett sted Oppgi tittel på sted Oppgi hvilken avdeling stedet er knyttet til Oppgi ev tidsskjema knyttet til stedet Oppgi ev personalet som er knyttet til stedet Velg ønsket ikon Trykk Lagre Steder kan også både endres og slettes. Merk at barnehager har tilgang til stedet Sover. Dette stedet aktiveres ved å klikke på hengelåsen. Da vil brukeren ha tilgang til Sover under menypunktet Status, og kan sette opp at barna sover. Sovetidspunktet vil så vises for foresatte for den aktuelle dagen. 32
Lister Administratorer og personalet har tilgang til systemrapporter under menypunktet Lister. Her finnes et antall lister/rapporter som er viktige for virksomheten. For å kunne hente fram listene, kreves det at Adobe Acrobat Reader er installert. Adresselister Adresselister Klassisk adresseliste med adresser og ev telefonnummer og e-postadresser. Inndelt pr. avdeling. Bildelister Oversikt over bilder som finnes av barna på en avdeling. Dette er de samme bildene som vises på barnets opplysningskort, samt på Infotavlen. Adresselapper Etiketter med barnets adresse. Inndelt pr. avdeling. Navnelapper Etiketter med barnets navn, f.eks. til bruk på barnets plass/kleskrok. Barnets opplysninger Statistikk Adresseopplysninger og kontaktopplysninger som er registrert på vært barn. Inndelt pr. avdeling. Barnets historikk Inndelt pr. gruppe og pr. barn. Utvalg gjøres for en periode. Oppmøtehistorikk Utvalg gjøres på avdeling, periode og tidsrom. Resultatet viser barn og antall dager, pr. avdeling. 33
Belegningsgrad Utvalg gjøres på periode. Ferie-belegningsgrad Utvalg gjøres på periode. Overtredelse av tidsbegrensede moduler Brannliste Utvalg gjøres på periode for hele enheten. Resultatet vises pr. avdeling og barn, dato, registrert tid og faktisk tid. Brannliste Viser hvilke barn som er her akkurat nå. Skjemaer Ukeskjemaer Avtaler Utvalg gjøres på avdeling/trinn og uke, og viser godkjente timeplaner. Her og nå Utvalg kan gjøres på den nærmeste 0,5 t., nærmeste 1 t., nærmeste 1,5 t. eller resten av dagen. Dagens avtaler, Kronologisk Dagens avtaler, Gruppevis Ikke møtt Aktiviteter Viser. hvilke barn som ikke har kommet/møtt opp. Velg aktivitet Viser hvilke barn som er meldt på til en aktivitet. Utvalg gjøres via de aktiviteter som er registrert i systemet. 34
Plasstyper Ferie Velg modul Utvalg gjøres på de ulike plasstyper/moduler som er registrert i systemet, og resultatet viser barna som er registrert på angjeldende plasstyper/moduler. Påmeldte barn i ferien Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Tilbakemeldinger overordnet Listen viser hvor mange pr. avdeling som er/ikke er oppmeldt til ferie. Komme-/gå-tider Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Resultatet viser tidene for alle barn på valgt feriedag/feriedager. Individuelle tilbakemeldinger Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Manglende tilbakemeldinger Utvalg gjøres på registrerte feriedager. Hendelser Mangler besvarelse Få oversikt over de som ikke har svart, innen fristen. Oppsummering av svar Tillatelser Få oversikt over de svar som er gitt, på opprettet spørsmål. Velg tillatelse Utvalg gjøres på registrerte tillatelser. Resultatet vises pr. tillatelse, for hele enheten, oppdelt pr. avdeling og barn. 35
Administrasjon Se egen brukermanual. 36
Infotavlen Infotavlen er en skjerm som er satt opp til bruk i f.eks. garderoben, der barna, de foresatte, eller ansatte kan registrere barna og se barnas status. Det er også mulig å se enhetens/avdelingens oppslagstavle, som inneholder nyheter og notiser som retter seg til de foresatte. Avdelinger/Grupper På infotavlens ene flik vises en oversikt over de avdelinger som finnes på enheten. Velg en avdeling o Marker (trykk på) ønsket barn (det er også mulig å markere flere) o Trykk på Hvor er jeg/vi Trykk på ønsket status/sted: o F.eks. Kommet o Hjem o Hjem til 37
o Til ulike steder (f.eks. IKT rommet, På tur, Spillrommet osv.) Når dette er klart vises en rask oppsummering av hvilke valg som er gjort. Denne informasjonen forsvinner automatisk. Når valgt avdeling vises får man også oversikt over hvor de ulike barna er, hvilke som har kommet, hvilke som ikke har kommet, når barna skal gå hjem etc. Blir det kø ved infotavlen er det også mulig å markere flere barn samtidig, hvis f.eks. alle skal registrere sin ankomst, eller dersom alle f.eks. skal gå til en aktivitet. Oppslagstavlen 38
På infotavlens andre flik finnes det en oppslagstavle med informasjon fra enheten/avdelingen. Samme informasjon kan de foresatte se via sin innlogging som foresatt. På oppslagstavlen vises Kalender Nyheter Notiser Fødselsdager Bilder Bytte avdeling Øverst til høyre vises alltid knappen Bytt avdeling. På denne måten er det mulig å velge om tavlen skal vises pr. avdeling eller for hele enheten. 39