Til Møte 6/2018 Kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune Arnfinn Beito - leiar Trond Vidar Solhaug nestleiar Bente A. Rakstad medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET, ØYSTRE SLIDRE KOMMUNE Vi kaller inn kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune til møte: Torsdag 13.desember 2018 kl.09.00 til 12.30 på Tingvang, Øystre Slidre kommune. Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og sakliste Formell godkjenning og signering av møtebok frå 03.10.2018 Neste møte Saksliste Sak 16/2018 Kommunerevisjonen IKS: Revisjonsrapport Sak 17/2018 Status for arbeidsgruppa, Retningslinjer for KU-arbeidet i Valdres Sak 18/2018 Kundebrev frå Kommunerevisjonen IKS Sak 19/2018 Sekretariatet orienterar Sak 20/2018 Orientering om Kommunerevisjonen IKS Sak 21/2018 Varslingsreglement, Øystre Slidre kommune Forfall meldast så raskt som mogleg til sekretariatet, varamedlemmer møter ved særskild innkalling. Vang, 05.12.18 For leiar i kontrollutvalet Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalssekretariatet for Valdres Kopi sendt: Ordførar og Kommunerevisjon IKS (møte- og talerett), rådmann og postmottak (til orientering).
SAKLISTE 16/2018 Kommunerevisjonen IKS: Revisjonsrapport 2018-092-ØSK-Oversendelse RR-rapport løpende 2018.pdf 2018-092-ØSK-Vedlegg RR-rapport løpende 2018.pdf Kommunerevisjon IKS har ansvar for den løpande revisjonen av kommunerekneskapen i Øystre Slidre kommune. Det er kontrollutvalet som har ansvar for å sjå til at rekneskapen til kommunen blir revidert på ein forsvarleg måte (kommuneloven 77 nr. 4) og revisor skal rapportere resultatet av arbeidet sitt til kontrollutvalet (kommuneloven 78 nr.). Kommunerevisjonen IKS har difor utarbeida ein rapport med status for det løpande revisjonsarbeidet for å synleggjera funn og eventuelle behov for avklaringar. Elin Dokken Myhre frå Kommunerevisjonen IKS er oppdragsansvarleg revisor for Øystre Slidre kommune og ho vil vera med i møtet for å legga frem rapporten for kontrollutvalet. Kommunerevisjonen IKS går gjennom rapporten med rådmann og økonomisjef før kontrollutvalsmøte. Rapporten lesast på følgande måte: Grøn fargekode: Det er ikkje funne feil eller manglar av vesentleg betydning, eller vi har påpeikt feil som har vorte korrigert av kommunen. Gul fargekode: Det er ikkje funne feil, manglar eller svakheiter som kommunen bør rette opp, men som kvar for seg ikkje reknast som vesentlege for konklusjonen i revisjonsberetninga. Gult kan også omfatte problemstillingar det ikkje er mottatt tilfredsstillande dokumentasjon og avklaring på p.t. Rød fargekode: Det er funne feil eller manglar av vesentleg betydning for konklusjonen i revisjonsberetninga, og som ikkje er korrigert. Når oppdragsansvarleg revisor legg fram rapporten vil kontrollutvalet kunne stille spørsmål og drøfte problemstillingar undervegs. Kontrollutvalet tek rekneskapsrapporten frå Kommunerevisjonen IKS til vitende. 17/2018 Status for arbeidsgruppa, Retningslinjer for KU-arbeidet i Valdres Ingen På bakgrunn av drøftingar i de ulike kontrollutvala og i fellesmøte for kontrollutvala i Valdres protokollført 01.02.2018 bestilte kontrollutvalsleiarane og sekretariat revisjonen til å lage eit utkast til nye retningslinjer for kontrollutvalet. Utkastet vart sendt til rådmennene for innspel. I fellesmøte for kontrollutvala i Valdres 29.08.18 vart det under sak 06/2018 (for fellesmøter) drøfta vidare framdrift for arbeidet og forslag om å opprette ei felles arbeidsgruppe kom opp. I kontrollutvalsmøte for Øystre Slidre kommune 03.10.18 vart det vedtatt følgande i sak 14/2018: Kontrollutvalet ynsker at arbeidsgruppa skal bestå av ein representant frå kvart kontrollutval. Leiaren stiller som representant frå kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune. Alle parter som er berørt av dette arbeidet skal inviterast med i arbeidsgruppa, difor skal både sekretariatet, Kommunerevisjon IKS, ein rådmann og ein ordførar inviterast med. Det skal hyrast inn ein nøytral part frå KS til å vere med som rettleiar i arbeidsgruppa.
Kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune ynsker ikkje å vere med i ei felles arbeidsgruppe om ikkje alle parter blir invitert med og ikkje rettleiar frå KS blir hyra inn jf. vedtakspunkta over. Arbeidsgruppa har ikkje beslutningsmyndigheit og vedtak skal fattast i kvart enkelt kontrollutval. Dersom kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune ikkje blir med i felles arbeidsgruppe skal kontrollutvalet, rådmannen, ordføraren, Kommunerevisjon IKS, sekretariatet og ein rettleiar frå KS køyre ein eigen arbeidsprosess med retningslinjer for kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune. Basert på vedtaka i kontrollutvala i alle Valdres-kommunane og med grunnlag sak 14/2018 for kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune har sekretariatet saman med leiar Arnfinn Beito sett i gang ei arbeidsgruppe med følgande representantar: Kristian Damstuen som representant for rådmennene. Kåre Helland som representant for ordførarane. Alle leiarane i kontrollutvala. Ekstern prosessrettleiar frå KS. Dagny Thon Hovrud som representant for Kommunerevisjonen IKS. Anne-Marte Før frå sekretariatet. Oppstartsmøte i arbeidsgruppa fant stad 07.11.18 på rådhuset, Nord-Aurdal kommune. Ingjerd Thon Hagaseth (Kontrollutvalsleiar i Etnedal kommune) vart valt som leiar for arbeidsgruppa. Den 20.11.18 vart det gjennomført heildags arbeidsmøte på rådhuset, Nord-Aurdal kommune, med gjennomgang / forslag til avklaringar med utgangspunkt i de behov som kom fram. Vidare framdrift: Sekretariat i samarbeid med prosessrettleiar og revisjonen lagar 1. utkast til dokument innan 31.desember. Møte i arbeidsgruppa for gjennomgang av utkastet justeringar. Dato: 07.01.19. «Høyring» på utkastet i kommunane og kontrollutvala. Møte i arbeidsgruppa som gjennomgår innspel og tek eventuelle justeringar. Dato: Ikkje avklara. Saken sendast til behandling i kontrollutvalet og deretter til kommunestyrene. Kontrollutvalet tek orienteringa om status for arbeidsgruppa til vitende. 18/2018 Kundebrev frå Kommunerevisjonen IKS 2018-01 Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling.pdf (Kundebrevet). Kommunerevisjonen IKS sendte 01.11.18 ut kundebrev til kommunen med informasjon om mva.- regelverk i samband med utbygging av VA-anlegg. Kontrollutvala står som kopimottakar av brevet. Kontrollutvalet tek kundebrevet 2018-01 Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling til vitende. 19/2018 Sekretariatet orienterar Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2019.pdf
Sekretariatet jobbar med å kartlegge ei løysning for saksbehandlingssystem for kontrollutvala og sekretariatet. Status for arbeidet pr. d.d.: IKT Valdres har hjelpt sekretariatet i kartlegginga av systemet ACOS og 12.11.18 fekk sekretariatet eit førebels prisanslag frå IKT Valdres. Installering og oppstart er estimert til 178 000 kr og ein årleg lisens 39 000 kr (totalkostnad for 6 kommunar). IKT Valdres vil følge opp leverandøren for å kartlegge mogleg prisreduksjon og nokre ytterlegare avklaringar av bruksområdet. I oppdragsavtala mellom sekretariatet og kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune seier eit av punkta under kapitelet Oppdrag/Innhald at sekretariatet skal foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Dette har ikkje tidlegare vore ein del av oppdraget til sekretariatet og kontrollutvalet i Øystre Slidre kommune og det finst difor ingen rutinar for dette. Budsjett er eit av punkta som blir drøfta i arbeidsgruppa som jobbar med retningslinjer for kontrollutvalsarbeidet i Valdres. Sekretariatet har difor valt å avvente denne oppgåva inntil retningslinjene er på plass og kan gje ein tydeleg instruks om korleis dette skal gjennomførast. 30.-31.januar 2019 arrangerer Norsk kommunerevisorforbund Kontrollutvalgskonferansen 2019. Påmeldingsfrist er 18.desember 2018. Kontrollutvalet tek status for arbeidet med saksbehandlingssystem til vitende. Kontrollutvalet støttar sekretariatet si vurdering om å avvente oppgåva med å foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid inntil retningslinjer for kontrollutvalsarbeidet er vedtatt. Kontrollutvalet tek informasjon om Kontrollutvalskonferansen 2019 til vitende. 20/2018 Orientering om Kommunerevisjonen IKS Ingen Tidlegare kommunerevisor Åge Sandsengen slutta i Kommunerevisjon IKS i juni 2018 og Dagny Thon Hovrud fungerer pr. d.d. som konstituert dagleg leiar. Dagny Thon Hovrud vil orientere om status for tilsetting av ny dagleg leiar i Kommunerevisjon IKS. Kommunerevisjon IKS har det siste halve året jobba med ein ny strategi for selskapet. Dagny Thon Hovrud vil orientere om status for ny strategi for Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet tek orienteringa frå Kommunerevisjon om status for tilsetting og ny strategi til vitende. 21/2018 Varslingsreglement, Øystre Slidre kommune 2018-076-ØSK-KU-Oversendelse varslingsrutiner.pdf Vedlegg 1-2018-015-ValHall-Varslingsreglement-20-04-2018.pdf Vedlegg 2A -ØSK- rutinar for varsling_vedtatt.pdf Vedlegg 2B - ØSK-181105 Varslingsplakaten.pdf Med bakgrunn i endringar i arbeidsmiljøloven har kontrollutvalet bedt Kommunerevisjonen IKS om å følge opp kommunen for å sikre at varslingsreglement blir oppdatert. Revisjonen har i brev sendt til Øystre Slidre kommune 20.04.18 bedt om å få tilsendt oppdatert varslingsreglement. Revisjonen har mottatt varslingsrutinar frå Øystre Slidre kommune og på bakgrunn av dette utarbeida eit svar til kontrollutvalet i brev datert 13.11.18. Revisjonen viser til at Øystre Slidre kommune har oppdatert
varslingsrutinane sine i oktober 2018 og at desse er tilfredstillande slik det går fram av arbeidsmiljøloven. Kontrollutvalet tek Kommunerevisjonen IKS si vurdering av varslingsreglementet til Øystre Slidre kommune til vitende. Vang, 05.12.18. Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalssekretariatet for Valdres