MØTEINNKALLING Formannskap Dato: 03.11.2015 kl. 10:00 Sted: Allrommet, Siratun Arkivsak: 15/00581 Arkivkode: 030 De som ikke kan møte eller føler seg inhabile i noen av sakene innkaller selv varamedlem fra egen liste. SAKSKART Side Referatsaker 1/15 15/00528-14 Oppfordring til rask behandling av søknader om etablering av asylmottak 3 2/15 15/00599-1 Referatsak - Strategisk boligbyggeplan 3 3/15 15/00601-1 Referatsaker til formannskapets møte den 3.11.2015 3 Saker til behandling 3/15 15/00555-3 Søknad om fritak for politiske verv 4 4/15 15/00577-1 ØKONOMIPLAN 2016-2019 6 5/15 15/00593-1 godkjenning av innkalling og saksliste 8 6/15 15/00594-1 Søknad om dekning av utgifter for å delta i voksenopplæringen - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 12 9 7/15 15/00595-1 Valggodtgjørelse kommune og fylkestingsvalget 2015 10 8/15 15/00596-1 Rullering av IKT plan 2016-2019 13 9/15 15/00603-1 Disponering av merinntekter skjønnsmidler fra Fylkesmannen 15 Utsira 29. oktober 2015 1
Vennlig hilsen Arnstein Eek 2
Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel Dokumenter 1/15 15/00528- Oppfordring til rask behandling av søknader 14 om etablering av asylmottak 2/15 15/00599-1 Referatsak - Strategisk boligbyggeplan 3/15 15/00601-1 Referatsaker til formannskapets møte den 3.11.2015 3
Saker til behandling 3/15 Søknad om fritak for politiske verv Arkivsak-dok. 15/00555-3 Arkivkode. 033 Saksbehandler Arnstein Eek Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskap 03.11.2015 3/15 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Utsira kommunestyre innvilger søknad om fritak fra politiske verv på grunn av flytting for Margrethe Lindestad. Fritaket gjelder for valgperioden 2016 2019. FORMANNSKAPETS BEHANDLING AV SAKEN: Grunnlagsdokumenter og vedlegg Lovverk/Retningslinjer/Kommunale planer: Søknad fra Margrethe Lindestad datert 14.10.2015 om fritak fra politiske verv på grunn av flytting til annen kommune. 4
Bakgrunn for saken/saksopplysninger: Margrethe Lindestad ber om å bli fritatt fra sitt verv som 4 varamedlem for Utsira Bygdeliste i Utsira kommunestyre. Ellers har han ingen andre politiske verv i Utsira kommune. I kommunelovens 15,1 står: Den som taper valgbarheten til folkevalgt organ i valgperioden, trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra kommunen for to år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer Kommunelovens 16. Opprykk og nyvalg. 2. Hvis medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. 3. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. 4. Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder. 5. Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, fylkesutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret eller fylkestinget blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet eller fylkesutvalget kan delegeres til formannskapet eller fylkesutvalget. 6. Ved suppleringsvalg etter nr. 3 og nr. 5 kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til nr. 5 siste punktum. Rådmannens vurdering: Det skal ikke velges noen nye medlemmer for Mikal G. Davies da han ikke innehar andre verv i Utsira kommune enn vervet som vararepresentant til Utsira kommunestyre. Konsekvenser grønn øy - energiøkonomisering: Nei Økonomiske konsekvenser: Nei 5
4/15 ØKONOMIPLAN 2016-2019 Arkivsak-dok. 15/00577-1 Arkivkode. 145 Saksbehandler Bjørn Arthur Aadnesen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskap 2 Formannskap 03.11.2015 4/15 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet utarbeider innstilling til økonomiplan på samme vis som i siste periode med en offentlig prosess med rådmannen som sekretær for arbeidet. Vedtak om innstilling fattes i midten av november måned, slik at det blir god tid til 14 dagers høringsfrist og kommunestyrevedtak før jul. Formannskapets behandling av saken den 27.10.2015: Utsira formannskap tiltrer rådmannens forslag til vedtak i saken. FORMANNSKAPETS BEHANDLING AV SAKEN DEN 3.11.205: Grunnlagsdokumenter og vedlegg Lovverk/Retningslinjer/Kommunale planer: Rådmannens forslag til økonomiplan 2016 2019 for Utsira kommune. 6
Bakgrunn for saken: Kommunelovens 44 stiller krav om at kommunen skal utarbeide en realistisk og oversiktlig økonomiplan. Planen skal vedtas av kommunestyret etter innstilling fra formannskapet. Saksopplysninger: Se vedlagte forslag til økonomiplan 2016 2019 for Utsira kommune Rådmannens vurdering: Det er formannskapet som selv bestemmer hvordan prosessen skal legges opp, herunder hvem som skal være sekretær for arbeidet. Rådmannen har fulgt tidligere års oppskrift. Dvs. at rådmannen er sekretær for arbeidet og utarbeider et saldert budsjettforslag kalt Rådmannens forslag. Rådmannens forslag er forutsatt å være offentlig. Formannskapet forutsettes nå å bringe prosessen videre fram mot sin innstilling. Etter loven kan prosessen fram til denne er klar, unntas offentlighet. Formannskapet bør ta stilling til dette. Erfaringene rådmannen har trukket tilbake i tid, er at det fungerer godt med en åpen prosess og åpne møter. Konsekvenser grønn øy - energiøkonomisering: Ja Økonomiske konsekvenser: Ja Vedlegg til sak 7
5/15 godkjenning av innkalling og saksliste Arkivsak-dok. 15/00593-1 Arkivkode. 030 Saksbehandler Arnstein Eek Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskap 03.11.2015 5/15 FORMANNSKAPETS BEHANDLING AV SAKEN: Skriv inn forslag til vedtak 8
6/15 Søknad om dekning av utgifter for å delta i voksenopplæringen Arkivsak-dok. 15/00594-1 Arkivkode. 233 Saksbehandler Bjørn Arthur Aadnesen Unntatt etter offentlighetsloven Offl 12 Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskap 03.11.2015 6/15 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 9
7/15 Valggodtgjørelse kommune og fylkestingsvalget 2015 Arkivsak-dok. 15/00595-1 Arkivkode. 010 Saksbehandler Arnstein Eek Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskap 03.11.2015 7/15 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Utsira formannskap vedtar å fordele valggodtgjørelsen i henhold til saksframlegget. Beløpet på kr 11 500 tas fra kto, 10800-113 -1003. Beløpet finansieres av rådveldesummen med et tillegg på tidligere overskridelse på kr 4500. Totalt kr 16 000. Grunnlagsdokumenter og vedlegg Lovverk/Retningslinjer/Kommunale planer: Ingen 10
Bakgrunn for saken: I forbindelse med kommune- og fylkestingsvalget 2015 bør det utbetales valggodtgjørelse. Saksopplysninger: Godtgjørelsen er lagt opp på samme måte som ved tidligere valg. På konto for valgutgifter er det budsjettert med kr 30 000. Dette beløpet er allerede overskredet med kr 4000 pga kostbar obligatorisk opplæring i Oslo i regi av Kommunal og moderniseringsdepartement for de to valgansvarlige i Utsira kommune. Man har hatt tre turer til Oslo a 2 dager. Ved fordelingen har en tatt utgangspunkt i kr 1000 til hver av medlemmene i valgstyret. Leder av valgstyret får kr 1500. Dette skal også dekke opptellingsperioden om kvelden. I tillegg er det lagt inn kr 150 i timebetaling for de som har vært stemmemottakere på valgtinget og til tellekorpset. KS rår til at kommunalt ansatte ikke blir lønnet med valggodtgjøring som nevnt ovenfor, men med eventuell overtidsgodtgjørelse i samsvar med forutsetningene i avtaleverket. Fordelingen er i tråd med praksis fra de siste valg i Utsira kommune. Det foreslås følgende fordeling til valgstyrets medlemmer: Marte Eide Klovning (leder) kr 1500 Jostein Nilsen kr 1 000 Sum: kr 2500 Valgstyrets medlemmer mottar ikke fast valggodtgjørelse dersom de ikke deltar i opptellingen om kvelden.jfr. formannskapsvedtak F-66/15 Valggodtgjørelse stortingsvalget 2011. Stemmemottakere Marit Eide Klovning Hildegunn Eek Jostein Nilsen Marit Nilsen Arthur Nilsen kr 375 (2,5 timer stemmemottak). kr 375 (2,5 timer stemmemottak). kr 300 (2 timer stemmemottak). kr 300 (2 timer stemmemottak). kr 300 (2 timer stemmemottak). Sum: kr 1650 Tellekorps: Bjørn Sandmo Geir Helge Rasmussen Daniella de Vreeze kr 450 (3 timer) kr 450 (3 timer) kr 450 (3timer) Sum: kr 1350 11
Ansatte: Arnstein Eek kl 1830 2100 Bjørn Aadnesen kl 1800 2100 Rune Solevåg kl 1800 2100 Arvid Helgesen kl 1800-2100 Det gis 50 % overtid fra kl 1800 2100. Dette utgjør ca kr 6 000. Totalsum valggodtgjørelse: kr 11 500 Rådmannens vurdering: Rådmannen foreslår at en fordeler valggodtgjørelsen i henhold til tidligere praksis i Utsira kommune. Finansiering av valggodtgjøringen tas av rådveldesummen. Konsekvenser grønn øy - energiøkonomisering: Nei Økonomiske konsekvenser: Råveldesummen blir svekket med kr 16 000. Restbeløp rådveldesum er kr 44 000. 12
8/15 Rullering av IKT plan 2016-2019 Arkivsak-dok. 15/00596-1 Arkivkode. 056 Saksbehandler Arvid Helgesen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskap 03.11.2015 8/15 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Utsira formannskap vedtar at tekstdelen av planen med tilhørende økonomiske konsekvenser innarbeides i budsjett 2016 og økonomiplan 2016-2019. Grunnlagsdokumenter og vedlegg Lovverk/Retningslinjer/Kommunale planer: IKT plan for Utsira kommune 2014-2017 13
Bakgrunn for saken: Årlig rullering av planen med påfølgende økonomisk konsekvenser for årsbudsjett og økonomiplan 2016-2019 Saksopplysninger: Planen bygger på kommunens samlede utfordringer på IKT området med basis i fjorårets rullering. Disse utfordringene er omfattende for en liten kommune som Utsira. Vi har prøvd å være så oppdatert og framtidsrettet som mulig i vårt arbeid med planen. Sentraladministrasjonen har siden sist fått på plass et elektronisk saks-/arkivsystem, som blir gradvis tatt i bruk. Vi har her et program som bygger opp om den tidligere innkjøpte Officepakken i kommunen. Maskinparken generelt sett er på et bra nivå pr. 2015 både innen skole og ellers i administrasjonen. På programvaresiden har vi nå brukt Office365 og vil framover dra god nytte av programmer så som Skype for Business, Sharepoint og andre program i Officepakken. Rådmannens vurdering: Rulleringen vi har foretatt er en rullering uten at vi har tatt stilling til nye «datatrender» o.l. Vi vil ta mål av oss til å gå i gang med ny rullering tidlig i 2016, nettopp for å kunne sette av nok tid til evnt. nye tiltak som vi bør vurdere nærmere. Uansett vi vil som før ta med oss at vi vil å ile langsomt. Konsekvenser grønn øy - energiøkonomisering: Bygger opp under profilen Økonomiske konsekvenser: Innarbeides i økonomiplan 2016. Vedlegg til sak 14
9/15 Disponering av merinntekter skjønnsmidler fra Fylkesmannen Arkivsak-dok. 15/00603-1 Arkivkode. 153 Saksbehandler Arnstein Eek Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskap 03.11.2015 9/15 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Budsjettet for rammetilskudd (inntekt) økes med kr 500.000. Utgiftsposter til lønn i driftsavdelingen kr 350.000 og ved sykehjemmet kr 150.000 styrkes tilsvarende. Grunnlagsdokumenter og vedlegg Lovverk/Retningslinjer/Kommunale planer: Skriv inn vedlegg her Budsjettrapport 1. halvår vedtatt i kommunestyret 19.6.15. *Brev journalført 30.6.15 «tildeling prosjektskjøn m.v. 2015» fra Fylkesmannen. 15
Bakgrunn for saken: Vi har søkt Fylkesmannen om skjønnsmidler for 2015 i tilknytning til kostnader for ressurskrevende brukere. Vi har fått skjønnsmidler i opprinnelig budsjett og ved 2. tildeling. Disse er innarbeidet i budsjettet tidligere. Pr juni har vi helt ekstraordinært fått en tredje tildeling på kr 500.000 som Fylkesmannen har funnet rom for etter at tildeling av prosjektskjønn er gjort til andre kommuner. Saksopplysninger: Fylkesmannen synes å være godt orientert om våre utfordringer og prioriterer oss når det er mulig i forhold til helheten. Etter tildelingen vil samlet budsjett for tiltak ressurskrevende brukere ende på en netto utgift for kommunen på kr 1,748 millioner for 2015. Da er skjønnsmidler på samlet kr 1,7 millioner innregnet og statstilskudd på kr 1,158 millioner forutsatt. Bruker betaler for øvrig frivillig egenandel basert på Nav s regler. Den aktuelle merinntekten på kr 500.000 som vi nå har fått tildelt er ikke medregnet i budsjettet og kan benyttes som frie midler ettersom pengene kommer som rammetilskudd. Rådmannens vurdering: Som rapportert i halvårsrapport pr juni, er det forutsatt flere innsparinger i lønnsmidler som ikke ser ut til å la seg gjennomføre med nåværende forutsetninger. Dette gjelder bla i driftsavdelingen (88 % stilling inkl renhold) og ved sykehjemmet (40 % fra høsten + 38 % sykepleierstilling). Forutsetningene er redegjort for tidligere. Pr august-lønn er samlet merforbruk lønnsposter på kr 250.000. Avdelingene er forsiktige med bruk av vikarer. I tillegg kan permisjoner utover høsten bedre bildet. Rådmannen tilrår likevel at de ledige midler avsettes som buffer for å dekke overskridelsene. Dette kan gjøres ved å avsette midlene direkte til avdelingene, eller eventuelt holde noe igjen ved å avsette deler av midlene som enten rådveldesum, eller disposisjonsford for senere budsjettregulering. Konsekvenser grønn øy - energiøkonomisering: Ingen spesielle Økonomiske konsekvenser: Gir mulighet for prioriteringer. Vedlegg til sak 16
17