STATENS INNKJØPSSENTER MEDDELELSE Statlig fellesavtale for mobiltelefoni Referanse: 16/00839 REFERANSE: 16/00839
1. Innledning Statens innkjøpssenter viser til konkurransegrunnlaget og kunngjøringen i konkurransen om Statlig fellesavtale på kjøp av mobiltelefonitjenester, og til deres tilbud. Vi takker for interessen dere har vist og ressursene dere har brukt på å utarbeide tilbud og delta i konkurransen. Ved tilbudsfristens utløp var det registrert tre (3) tilbud fra Telenor, Atea og Phonero. Ingen leverandører ble avvist fra konkurransen. Alle leverandører har tilfredsstilt samtlige minimumskrav uten vesentlige forbehold. Vi har besluttet å tildele statlig fellesavtale på mobiltelefonitjenester til Phonero AS. Tilbud om møter for tilbakemeldinger Vi ønsker å bidra til leverandørutvikling, og vi er opptatt av å evaluere anskaffelsesprosessen. Vi vil derfor invitere alle leverandørene til hvert sitt møte med oss kort tid etter at dere har mottatt dette meddelelsesbrevet. Der vil dere få anledning til å stille spørsmål og gi oss tilbakemeldinger, og til å få utdypet vurderingene våre, dersom dere ønsker det. 2. Beskrivelse av evalueringen Vi har evaluert tilbudene utfra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier: pris, kvalitet samt implementering og sikkerhet. Tilbydernes besvarelser og løsningsbeskrivelser knyttet til kvalitetskriteriene er faktisk og skjønnsmessig vurdert utfra innlevert dokumentasjon i tilbudene. Videre har vi evaluert tilbudene i tråd med konkurransegrunnlaget og lov og forskrift om offentlig anskaffelser (LOA / FOA). Meddelelse om valg av leverandør og begrunnelse er i samsvar med FOA 25. 3. Tildelingsevaluering EVALUERINGSMODELLEN Evalueringsmodellen er beskrevet som følgende i konkurransegrunnlaget punkt 7.2: «Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore mellom 0 og 10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren for hvert tildelingskriterium multipliseres med den angitte vekten. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres, og beste tilbud er de med høyest poengsum totalt.» Side 1 av 8
SAMLET TOTALSCORE Tildelingskriterier Vekt Underkriterier Telenor Atea Phonero Poeng Score Poeng Score Poeng Score 6.1 Oppdragsforståelse, effektivisering og kostnadseffektivitet 10 3,33 8 2,67 7 2,33 6.2 Oppdaterte Kvalitet 35% tjenester og god utnyttelse av avtalen 8 2,67 10 3,33 8 2,67 6.3 Helhetlig, fleksibelt og brukervennlig tjenestetilbud 10 3,33 8 2,67 8 2,67 7.1 Effektiv, forutsigbar Implementering og trygg 10 5 10 5 7 3,5 15% og sikkerhet implementering 7.2 Sikkerhet 10 5 7 3,5 10 5 Pris 50% Totalpris 6,97 1,89 10 Telenor Atea Phonero Vektet resultat kvalitet 3,5 3,27 2,92 Vektet resultat Implementering og sikkerhet 1,5 1,28 1,28 Vektet resultat pris 3,48 0,95 5 Vektet resultat totalt 8,48 5,49 9,19 1 Phonero 9,19 2 Telenor 8,48 3 Atea 5,49 TILDELINGSKRITERIER PRIS VEKTET 50 % Totalpris og poeng på kriteriet pris: Rangering Tilbyder Total Pris Poeng 1 Phonero Kr 3 310 933,14 10 2 Telenor Kr 4 315 134,54 6,97 3 Atea Kr 5 994 528,32 1,89 Side 2 av 8
3.4 VURDERING AV TILDELINGSKRITERIET KVALITET VEKTET 35 % Tilbyder skulle besvare kravspesifikasjonens kapittel. 6, jfr. Vedlegg 4, Bilag 1. Evalueringen baserte seg på tilbyders besvarelse av tildelingskriteriene: Kapittel 6.1 Oppdragsforståelse, effektivisering og kostnadseffektivitet, vektet 1/3 av kvalitet «Det vil gjøres en helhetlig vurdering og legges vekt på god oppdragsforståelse og at leverandør kan sikre god dekning og service til alle oppdragsgivere omfattet av denne avtalen. Det vil også legges vekt på hvordan det skal sikres at oppdragsgivere får en kostnadseffektiv tjeneste gjennom hele kontraktsperioden, gode løsninger for kostnadsstyring og oppdaterte tjenester.» 2 Atea 8 3 Phonero 7 Telenor har i en totalvurdering fått høyest score på kriteriet. Besvarelsene ble vurdert opp mot øvrige tilbud på hvordan tilbudet som helhet viser god oppdragsforståelse, hvordan det skal sikres god dekning og service til alle oppdragsgivere omfattet av avtalen, samt hvordan det skal sikres at oppdragsgivere får en kostnadseffektiv tjeneste og gode løsninger for kostnadsstyring og oppdaterte tjenester. Telenor har sammen med Atea vist best utendørsdekning. Alle tilbudene er vurdert som like gode og har tilsvarende muligheter på hvordan man kan utbedre innendørsdekning. Besvarelsen til Telenor er ikke like god som Phonero på å beskrive utbedring av utendørsdekning der hvor dekningen allikevel skulle vise seg og ikke være tilfredsstillende. Telenor har en god og proaktiv løsning for kostnadskontroll og en fleksibel og god løsning for roaming, men Telenor trekkes for en litt enkel kostnadssplittingsløsning som ikke er like god som Phonero sin løsning. Telenor sitt tilbud er vurdert som best på service. De har den beste SLA med god kompensasjon og tilbyr en god og fullverdig døgnåpen service. Telenor viser også en god oppdragsforståelse med fokus på god planlegging og tett samarbeid med oppdragsgivere. Phonero har vist god oppdragsforståelse. De har en grei besvarelse på hvordan det skal sikres kostnadseffektive tjenester og har en veldig god løsning på kostnadskontroll. Tilbudet er ikke like godt som Telenor sitt på service. De har en god løsning med tilbud om flere KAM som skal samarbeide og bistå oppdragsgivere, men ikke like god og komplett løsning på service, samt en svakere SLA sammenlignet med Telenor. Tilbudet trekkes for noe svakere utendørsdekning enn Telenor. Atea bruker Telenor sitt nett. De har vist god oppdragsforståelse og er representert i hele landet med både strategisk og teknisk kompetanse. De har et veldig godt tilbud på kostnadskontroll hvor de bl.a. tilbyr kvartalsvis gjennomgang av porteføljen og de har en god løsning for fakturakontroll. Tilbudet trekkes for en mindre komplett og redusert service utenfor ordinær kontortid og har den svakeste SLA. Side 3 av 8
Kapittel 6.2 Oppdaterte tjenester og god utnyttelse av avtalen, vektet 1/3 av kvalitet 1 Atea 10 2 Telenor 8 2 Phonero 8 Alle tilbudene inneholder gode muligheter for samlinger og seminarer. Alle tilbydere har vist på en god måte hvordan de jobber aktivt for å ligge langt fremme i den teknologiske utviklingen og at ny teknologi fortløpende vil tilbys oppdragsgivere. Atea skiller seg allikevel ut positivt ved at de i noe større grad enn Telenor og Phonero har vist at de vil være en aktiv samarbeidspartner for virksomhetene og i hvordan de vil bistå virksomhetene i å ta i bruk ny teknologi og sikre god utnyttelse av avtalen. Kapittel 6.3 Helhetlig, fleksibelt og brukervennlig tjenestetilbud, vektet 1/3 av kvalitet 2 Atea 8 3 Phonero 8 Alle tilbyderne har gode helhetlig tilbud og kan tilby alle tjenester vi har bedt om. Selvbetjeningsportalene Min Bedrift, Mitt Telenor og mine sider gir virksomhetene og brukerne gode muligheter til på en enkel og brukervennlig måte administrere egne abonnement. De tekniske løsningene til Telenor skiller seg positivt ut sammenlignet med de andres løsninger. Selvbetjeningsportalene fremstår som veldig moderne, brukervennlige og helhetlig. Telenor scorer best på brukervennlighet og har gjennomtenkte systemer med moderne grensesnitt. Systemene fremstår intuitive med mye og god funksjonalitet. Sentralbordfunksjonen som Telenor tilbyr inkludert i prisen, er noe enkel i funksjonalitet og kapasitet sammenlignet med de øvrige tilbudene, som tilbyr mer avanserte og komplette løsninger. Phonero har den svakeste løsningen på selvbetjening. Løsningen virker noe umoderne. De har en litt tungvint to-delt løsning hvor man administrerer abonnementene i Link og bruker et mer moderne dashbord-system for statistikk og oversikt over porteføljen. Sammenlignet med Telenor blir dette en lite helhetlig og en mindre brukervennlig løsning. Atea Min Bedrift er en grei løsning. Den har et enkelt og godt grensesnitt og videreutvikles med brukermedvirkning. Den fremstår sammenlignet med Telenor sin løsning som noe mangelfull på funksjonalitet og ikke fult så helhetlig og moden. Den er også litt tungvint å finne frem i sammenlignet med Telenors løsning. Samlet vurdering kvalitet «Avtalen omfatter mange oppdragsgivere av ulik størrelse på mange ulike lokasjoner, med til dels ulike behov. Det vil legges vekt på tilbudt løsnings fleksibilitet og brukervennlighet for oppdragsgivere omfattet av avtalen. Det vil gjøres en helhetlig vurdering og legges vekt på god oppdragsforståelse samt at leverandør kan sikre god dekning og service til alle oppdragsgivere omfattet av denne avtalen. Side 4 av 8
Det vil også legges vekt på hvordan tilbyder skal sikre helhetlige, kostnadseffektive og oppdaterte tjenester.» normalisert 2 Atea 9,33 3 Phonero 8,33 Alle tilbudene er kvalitativt gode. De har litt forskjellige styrker og svakheter som trekker i hver sin retning som medfører at det er relativt lite som skiller tilbudene poengmessig på aggregert nivå. De har alle vist god oppdragsforståelse og kan tilby helhetlige løsninger med god funksjonalitet. Alle tilbudene er også gode på hvordan de skal sikre oppdaterte tjenester. Telenor og Atea har vist best utendørsdekning. Phonero har en noe svakere dekning, men besvarelsen er god på hvordan de dekningen vil utbedres ytterligere, både innvendig og utvendig. På service skiller Telenor seg positivt ut med best tilbud utenfor ordinær kontortid. De har også den beste SLA. Telenor har også modne og gode selvbetjeningsløsninger. Telenor sin tilbudte sentralbordløsning er ikke like god som Atea og Phonero sine løsninger. Phonero har vist god oppdragsforståelse og har et godt og helhetlig tilbud. Phonero tilbyr god service med tilbud om flere KAM som skal samarbeide og bistå oppdragsgivere. De har en grei besvarelse på hvordan det skal sikres kostnadseffektive tjenester og har en veldig god løsning på kostnadskontroll og sentralbord. Phonero har også en god besvarelse på hvordan de vil utbedre innendørs og utvendig dekning. VURDERING AV TILDELINGSKRITERIET «IMPLEMENTERING OG SIKKERHET» VEKTET 15 % Kapittel 7.1 Implementering, vektet 50 % av implementering og sikkerhet «Implementeringsplanen skal vise hvordan det skal sikres en effektiv, forutsigbar og trygg implementering for mindre og større oppdragsgivere omfattet av avtalen.» 1 Atea 10 3 Phonero 7 Atea og Telenor har analysert virksomhetene omfattet av avtalen og levert en gjennomtenkt, forutsigbar og trygg implementeringsplan. Atea har levert en detaljert plan for alle virksomhetene som viser når den enkelte virksomhet kan tiltre avtalen. Planen er tilpasset når virksomhetenes eksisterende avtaler utløper og virksomhetenes størrelse og kompleksitet. Dette gir stor forutsigbarhet. Planen viser en gjennomtenkt og detaljert oversikt over aktiviteter som skal gjennomføres i implementeringen, hvem som er ansvarlig og forventet tidsbruk på aktivitetene. Planen tar hensyn til at overføringen medføre lite nedetid og risiko for oppdragsgiverne. De vil også ha en aktiv rolle i kartlegging av dagens portefølje både med oppdragsgivere og dagens IT-driftspartner. Side 5 av 8
Telenor sin implementeringsplan er delt inn i komplekse og mindre komplekse virksomheter. Planen er også delt inn i virksomheter som er kunder av Telenor i dag og ikke. Samtlige kunder vil få en personlig oppfølging under implementeringsfasen som vil bistå aktivt i kartlegging av dagens portefølje og foreslå eventuelle endringer. For ulike type virksomheter har de detaljerte og gjennomtenkte milepælsplaner med oversikt over hvilke aktiviteter som skal gjennomføres og når. Planen sikrer en forutsigbar og effektiv implementering. Phonero har levert detaljert og god milepælsplan. Planen har identifisert risiko og tar hensyn til ulike type virksomheter og forventet tidsbruk for kunden. Planen er mer generell enn de øvrige og de har ikke analysert våre virksomheter slik de andre har gjort. De har vist at de kan sikre en effektiv implementering, men planen sier ingenting om når våre virksomheter skal implementeres annet enn generell beskrivelse av når aktiviteter skal gjennomføres etter avtaleinngåelse. Mange av våre virksomheter har avtaler som løper langt inn i avtaleperioden, mens andre ikke har avtale. Dette tar ikke planene tilstrekkelig hensyn til. Dette gir mindre forutsigbarhet sammenlignet med de andre tilbudene. Kapittel 7.2 sikkerhet, vektet 50 % av implementering og sikkerhet «Oppdragsgivere omfattet av denne avtalen ivaretar samfunnskritiske oppgaver. Leverandør skal beskrive hvordan denne skal optimalisere sikkerheten kring tjenesten og abonnementsdatabasen.» 1 Phonero 10 3 Atea 7 Phonero og Telenor har begge vist at arbeid knyttet til sikkerhet vil være en prioritet og at de har en god og gjennomtenkt sikkerhetskultur som vil optimalisere sikkerheten i og abonnementsdatabasen og hele tjenesten totalt sett. Begge viser en tydelig og veldig god forståelse av sikkerhet i forhold til kultur, fysisk sikring, samt lover og regler, og er bevisst sin rolle i forhold til å ivareta data for virksomheter som arbeider med samfunnskritiske oppgaver. Phonero har implementert strenge sikkerhetsrutiner. Alle ansatte opplæres, signerer taushetserklæring og spesielle roller er sikkerhetsklarert. Fysisk sikring av data er også god og de vil tilfredsstille kravene til nasjonal autonomi. Tilgang til data krever to-faktor autentisering. Det er også mulig å lagre abonnenter uten identifiserbart navn på bruker. Telenor har levert en god og detaljert beskrivelse. Målrettet risikostyring er grunnlaget for sikkerhetsarbeidet og de har en nivådelt sikkerhetsplan og gode preventive tiltak mot sikkerhetsbrudd. De har gode fysiske sikringstiltak samt begrenset tilgang som krever formell autorisasjon til operasjonssenter og datasenter, nødstrøm, batteribanker mm. Atea har levert en grei, men noe kort og generell besvarelse med en del oppramsing av områder for informasjonssikkerhet. Positivt at det kun er klarerte personer som har tilgang på abonnementsdata. Besvarelsen blir for generell. Det framgår at data vil lagres i sikres omgivelser, men besvarelsen er mangelfull i forhold til hva dette innebærer. Det er positivt at sikkerheten gjennomgås årlig av ekstern revisjon. Besvarelsen til Atea viser ikke i like godt som de andre tilbudene en forståelse av at virksomheter omfattet av denne avtalen ivaretar samfunnskritiske oppgaver. Side 6 av 8
Samlet vurdering implementering og sikkerhet «Det vil legges vekt på en god og gjennomtenkt plan for hvordan det skal sikres en effektiv, forutsigbar og trygg implementering, både for den enkelte oppdragsgiver og alle oppdragsgivere omfattet av avtalen. Det vil også legges vekt på hvordan leverandør skal optimalisere sikkerheten kring tjenesten og abonnementsdatabasen.» normalisert 2 Atea 8,5 3 Phonero 8,5 Alle tilbudene er totalt sett gode på implementering og sikkerhet. De har litt forskjellige styrker og svakheter som trekker i hver sin retning som medfører at det er relativt lite som skiller tilbudene poengmessig på aggregert nivå. Alle tilbudene har vist en god implementeringsplan, men Telenor og Atea har i større grad tilpasset planen til våre virksomheter enn Phonero. Phonero og Telenor har begge levert veldig gode besvarelser på sikkerhet. Begge tilbydere har vist at de forstår viktigheten å ivareta sikkerheten for våre virksomheter og har iverksatt gode rutiner og tiltak for å optimalisere sikkerheten kring tjenesten og abonnementsdatabasen. Atea har levert en mer generell beskrivelse og i sammenligning med de øvrige tilbudene har de ikke i like stor grad vist hvordan de vil optimalisere sikkerheten for virksomheter omfattet av denne avtalen. 4 Oppsummering Alle tilbudene er gjennomgående gode, med noen ulike styrker og svakheter. Phonero sitt tilbud er vurdert som noe svakere totalt sett på de kvalitative kriteriene enn Telenor og Atea, og har fått færrest kvalitative poeng. Pris er vektet 50 % i konkurransen. Tilbudene skiller seg vesentlig i pris og prisforskjellen mellom tilbudene er langt større enn de kvalitative forskjellene. Phonero sitt tilbud er vurdert som godt på kvalitet. De har levert en god implementeringsplan og en meget god besvarelse på hvordan de vil optimalisere sikkerheten kring tjenesten. Phonero sitt tilbud vil gi oppdragsgiverne omfattet av avtalen en helhetlig, fleksibel og brukervennlig tjeneste. De har vist god oppdragsforståelse og at de kan sikre god dekning. Phoneros tilbud har lavest pris og er evaluert til å være tilbudet som gir det beste forhold mellom pris og kvalitet. Side 7 av 8
5 Karensperiode og kontraktsinngåelse Karensperioden, jf. FOA 25-2(1) utløper den 19.4.2018 kl. 23.59. Statens innkjøpssenter har til hensikt å signere statlig fellesavtale med den valgte leverandøren straks karensperioden har løpt ut. Vi vil igjen takke for deres deltagelse, samarbeidsvilje og engasjement i denne konkurransen. Vi ønsker dere velkommen tilbake til mulige oppdrag i fremtiden. Med hilsen Kjetil Østgård Avdelingsdirektør Ken Patrick Prosjektleder Side 8 av 8