Oslo 29.10.2018 Referat fra forbundsstyremøtene Fredag 26.10.18 kl. 10.00 16.30 Ullevål stadion, Møterom US-2011 Tilstede fra styret: Torgeir Røinås Pedersen (TRP) Atle Nilsen (AN) May Brit Osaland (MBO) Terje Selnes (TS) Nina Fjellet (NF) Stian Syvertsen (SS) Rikke Bjerke (RB) Forfall fra styret: Siv Langerød-Erichsen (SLE) Tilstede fra komiteene: Ingen Tilstede fra administrasjonen: Tilstede fra NIF: Øistein Leren (ØL) Stig Nilssen (SN), Siv Kleiberg (SK) og Torill Aas Sundby (TAS) på sak FS-40/18-20 Pål Kristen Rønnevik på deler av FS-42/18-20
Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 16/18-20 Regnskap pr. 30.09.18 O-sak 17/18-20 Status Landslagstrener RG Styresaker FS-42/18-20 Mysoft FS-43/18-20 Instruks for styret i NGTF FS-44/18-20 Instruks for generalsekretær i NGTF FS-45/18-20 Gruppe for befaring LT-2021 FS-46/18-20 Budsjettprosess 2019, nye tidsfrister FS-47/18-20 Tillegg til bestemmelser om overganger FS-48/18-20 Regionalisering FS-49/18-20 Organisasjonsgjennomgang
Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble meldt inn to saker under eventuelt. Disse ble gitt følgende nummer og tittel: FS-48/18-20 Regionalisering FS-49/18-20 Organiasasjonsgjennomgang Orienteringssaker O-sak 16/18-20 Regnskap pr. 30.09.18 Styret hadde fått tilsendt regnskap pr. 25.10.18, bankavstemt pr. 30.09.18. Det var markert i prognosen der hvor det var tydelige endringer siden forrige rapportering. Prognosen nå viser fortsatt et forventet overskudd, men det gjenstår fortsatt flere store prosjekter, både på inntekts og kostnadssiden. Tas til etterretning. O-sak 17/18-20 Status Landslagstrener RG Generalsekretæren orienterte om status. Tas til etterretning. Styresaker FS-42/18-20 Mysoft I sak 6 B-3 på Forbundstinget 2018 ble det fattet følgende vedtak: 1. Tidligere vedtak om at alle lag i NGTF skal bruke Mysoft som sitt medlemssystem opprettholdes 2. Forbundsstyret gis fullmakt til å vurdere og beslutte sanering av Mysoft som felles medlemssystem i kommende periode Bakgrunnen for behandling av Mysoft på forbundstinget var blant annet at flere lag var misfornøyde med deler av systemet, og særlig knyttet til stabilitet i oppstarten av nye sesonger. Forbundsstyret og administrasjonen har hatt tett oppfølging av systemet i løpet av høsten, og det har vært gjort en god del forbedringer på det. Likevel opplevde man gjentatte ganger at systemet var ustabilt i perioder, både med høy belastning og på tider hvor det normalt ikke var uvanlig belastning. Det har vært gjort en god del arbeid knyttet til synkronisering mot idrettens databaser, men man har ikke lyktes i å få dette til, og vi har inntil videre en aksept fra NIF på at dataene i vårt system ikke må synkroniseres. Forbundsstyret hadde i forkant av behandlingen fått tilsendt en oversikt som viste ulike faktorer som var til vurdering knyttet til videreføring av Mysoft som medlems- og aktivitetssystem for lag i NGTF. Forbundsstyret ble også orientert om de planer og føringer som er til vurdering i NIF. Forbundsstyret diskuterte ulike scenarier knyttet til videreføring eller terminering av Mysoft som medlems- og aktivitetssystem i sin nåværende form, dvs. hvor NGTF står som eier av systemet, og er ansvarlig for drift og utvikling, samt opprettholder førstelinjesupport for brukerne.
Det er en kjensgjerning at lag som tidligere har brukt systemet har faset ut sin bruk og funnet andre løsninger, samt at mange lag fortsatt ikke har tatt det i bruk. Dette medfører en økt økonomisk risiko knyttet til å videreføre slik det har vært. Styret har fulgt utviklingen i løpet av året nøye, og det ble også lagt fram informasjoner knyttet til nødvendig videreutvikling dersom man skulle modernisere hele programmet, da med siktemål på stabilitet og framtidsrettet funksjonalitet. Diskusjonene klargjorde at NGTF ikke bør videreføre sitt eierskap til et medlems- og aktivitetssystem. Det legges derfor opp til en styrt terminering som strekker seg over en lang nok tidsperiode til at lagene som bruker Mysoft pr. i dag kan finne annen leverandør til sitt bruk. Forbundsstyret mener at man bør terminere Mysoft som medlemssystem eid av NGTF ved utgangen av 1. kvartal 2020. Dette vil gi alle lag som vil bruke Mysoft ut 2019 mulighet til å avslutte regnskapsåret 2019, og være i gang med ny løsning fra og med 01.01.2020. Det vil ikke bli foretatt videreutvikling av systemet i perioden, kun nødvendig vedlikehold. Avskrivning av systemets verdi vil følge systemets nye forventede levetid, og en slik raskere avskriving vil måtte få resultatmessige konsekvenser både i 2018, 2019 og 2020. En slik terminering vil også frigjøre ressurser i administrasjonen etter hvert som systemet fases ut, men tilstrekkelig support fra administrasjonen må opprettholdes fram til termineringstidspunkt. NGTF vil benytte NIF sine systemer for administrering av lisensordningene. NGTF vil søke å bidra med råd og informasjon omkring hvilke løsninger i markedet som våre lag kan benytte, men forbundet skal ikke inngå avtale som eier eller utvikler av systemer. NGTF skal i fremtiden selv ikke eie og forvalte et medlems- og aktivitetssystem. Administrasjonen bes igangsette en dialog med Mysoft med dette som utgangspunkt, og med sikte på full terminering ved utgangen av 1. kvartal 2020. Avskrivning av systemets verdi vil følge systemets levetid. Behovet for felles funksjonalitet for klubber tilknyttet NGTF vil kartlegges. NGTF vil påta seg en koordineringsrolle i denne kartleggingen, og besørge forespørsler til aktuelle systemleverandører ift å utvikle og levere ønsket funksjonalitet. Et slikt system vil uansett ikke eies og forvaltes av NGTF, og vil måtte tilbys klubber fra aktuelle systemleverandører. NIF vil være en av leverandørene som vil kontaktes i denne forbindelse. FS-43/18-20 Instruks for styret i NGTF Forbundsstyret drøftet saken i forrige møte, og det var der enighet om at det skulle utarbeides en instruks for styret, basert på den malen som var utarbeidet av NIF. Instruks for styret ble vedtatt som foreslått. FS-44/18-20 Instruks for generalsekretær i NGTF
Forbundsstyret drøftet saken i forrige møte, og det var der enighet om at det skulle utarbeides en instruks for generalsekretæren, basert på den malen som var utarbeidet av NIF. Instruks for generalsekretær i NGTF ble vedtatt som foreslått. FS-45/18-20 Gruppe for befaring LT-2021 Det er 3 søkere til å arrangere Landsturnstevne i 2021, Alta TF, Molde TF og Vestfold G&TK. Det må oppnevnes en gruppe til å besøke stedene og innstille på ett av stedene. Følgende personer oppnevnes i gruppa som skal gjennomføre befaring til de ulike stedene: Heidi Marie Taksdal, May Brit Osaland, Minna Børstad og Torill Aas Sundby. Befaringen skal forsøkes gjennomført i løpet av november og innstilling kan gis til forbundsstyrets møte i desember. FS-46/18-20 Budsjettprosess 2019, nye tidsfrister I henhold til opprinnelig tidsplan skulle det ha vært lagt fram et foreløpig budsjett til dette møtet, men på grunn av svært mange gjennomføringsaktiviteter på alle områder har dette ikke vært mulig. Styret ønsker at det i tillegg til de ordinære budsjettfilene også følger planer for året basert på hva man sikter å oppnå med utgangspunkt i målene i Strategisk plan. Tidsfrister for ferdigstilling av budsjett 2019 er som følger: 19.11.18 Budsjettfiler inkludert planer ligger ferdig for gjennomgang av generalsekretær 26.11.18 Budsjettfiler inkludert planer oversendes styret 10.12.18 Budsjettet behandles i forbundsstyret FS-47/18-20 Tillegg til bestemmelser om overganger NGTF har det siste året mottatt flere henvendelser om overganger. Nåværende regler har ikke gitt åpning for å kunne godkjenne overgang fra en klubb til en annen fordi man allerede hadde konkurrert for en klubb i den aktuelle sesongen. Det eneste grunnlaget for å kunne gi dispensasjon har vært i henhold til punkt 5, begrunnet med flytting. Vi ser en økende hyppighet av at enkeltklubber ikke klarer å opprettholde et tilbud på det nivået de har startet på i begynnelsen av året. Det kan være på grunn av at trenerkapasiteten ikke opprettholdes, f.eks ved flytting av hovedtrener, det kan også være at man av økonomiske årsaker i klubben må gjøre endringer mm. Styret ser også at det kan være situasjoner hvor andre årsaker som ligger utenfor utøverens kontroll kan medføre behov for å godkjenne overgang. Punkt 5 i Bestemmelser om startberettigelse og overganger endres fra 01.01.2019 til: 5. Gymnasten kan søke NGTF om dispensasjon for å delta i konkurranser innen samme gren for et annet lag innenfor samme kalenderår: - ved flytting - i situasjoner der det foreligger særlige grunner som tilsier at utøver bør tillates å representere annen klubb
Søknader fremmes til konsulenten for den aktuelle grenen som sørger for utredning av saken. Generalsekretæren avgjør søknaden. FS-48/18-20 Regionalisering Det har framkommet noen situasjoner hvor det kan være behov for ytterligere avklaringer omkring muligheten for at regionene følger andre geografiske grenser enn det som er foreslått av det offentlige Norge. Generalsekretæren undersøker nærmere hvilke styrevedtak som foreligger i de aktuelle kretsene før man vurderer spørsmålet nærmere. FS-49/18-20 Organisasjonsgjennomgang Forbundsstyret uttalte og vedtok følgende i sak FS-38/18-20: Forbundsstyret tok de tilsendte stillingsbeskrivelsene til orientering. Generalsekretæren orienterte om de forestående medarbeidersamtalene med tilhørende gjennomgang beskrivelsene med den enkelte. Styret drøftet videre generalsekretærens innspill til framtidig organisering av forbundets totale administrasjon, og vil i den sammenheng at det utarbeides et mandat til en arbeidsgruppe som skal arbeide videre med dette. Styremedlem Terje Selnes og generalsekretæren utarbeider mandat for arbeidet innen organisasjonsgjennom av NGTF til neste møte. Generalsekretæren leder arbeidet. Til dette møtet forelå det en skisse til mandat som styret drøftet og kom med innspill til. Det var et ønske fra styret at man jobber videre på mandatet fram til neste møte. Styremedlem Terje Selnes og generalsekretæren fullfører arbeidet med mandatet og fremmer saken for styret i neste møte. Møtet hevet 16.30. Øistein Leren (sign.) Generalsekretær