1 Boligsameiet Hofbo Protokoll fra ordinært årsmøte i Boligsameiet Hofbo ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 18.04.2018 Møtetidspunkt: Kl 19:00 Møtested: Auditoriet, Østerås skole Til stede: 43 seksjonseiere, 5 representert ved fullmakt, totalt 48 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Nina Leonardsen. Møtet ble åpnet av Magne Flatlandsmo. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Magne Flatlandsmo foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Nina Leonardsen foreslått. Som protokollvitne ble Odd-Roar Thorsen foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Behandling av årsrapport for 2017 Styrets årsrapport ble behandlet. Vedtak: Tatt til etterretning ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Behandling av årsregnskap for 2017 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 189 000. Vedtak: Godkjent
2 Boligsameiet Hofbo 5. Behandling av innkomne forslag og saker A Vannprosjekt nedre del av sameiet (styret) Saksframstilling: Styret har gjennomført flere tiltak for å hindre vanninntrenging i kjellere i året som har gått, allikevel fikk fem enheter vanninntrenging i kjellere i august i 2017.Området vårt er et av tredve områder i kommunen med vannskader de siste to årene. Skadene de forskjellige stedene i kommunen er varierende, noen områder har hatt skader i august 2016 og to ganger i august 2017. Tiltak (for utfyllende om hvert enkelt tiltak henvises til vedlegg 1 i årsrapporten): 1. Kapasitetsøkende tiltak kommunalt nett Utbedring av avløpsnettet i General Fleischersvei og Lijordveien i kommunal regi. Bærum kommune kan ikke i skrivende stund gi konkret tilbakemelding på når prosjektet igangsettes og omfanget, men styret avventer tilbakemelding fra kommunen innen årsmøtet og vil informere om dette. 2. Tiltak for å begrense påslipp av takvann Frakobling og håndtering av vann fra takene slik at dette ikke går ned i grunnen og tilslutt i kommunalt nett. Det anbefales at sameiet gjør en systematisk jobb for å forsikre seg at takvann ikke ender i bygningenes dreneringssystem og som en følge av det i nærliggende avløpssystemer (og overbelaster dette). I tillegg gir kommunen sannsynligvis pålegg om dette. Kostnadsestimat 300 000 kroner. Utførelse i regi av HOFBO i forsommer 2018. 3. Tiltak for å bedre overvannshåndteringen utendørs Drenering av uteområder med påslipp til kommunalt nett. Tilkobling til kommunalt nett må gjøres etter utbedring av avløpsnettet. Kostnadsestimat 600 000-1 000 000 kroner. Utførelse i regi av HOFBO vår 2019. 4. Oppgradering av stikkledninger Vannrørene fra hovedvannledning og inn til hvert hus er fra byggeår og må skiftes. Dette bør gjøres i sammenheng med utbedring av det kommunale nettet, når det allikevel graves i gatene. Kostnadsestimat 80 000 kroner per hus (1 600 000 for tyve hus). Utførelse i regi av HOFBO når kommunen utbedrer avløpsnettet. 5. Tømming av drenskummer og spyling av avløpsledninger regelmessig vedlikehold. Kostnadsestimat 400 000 kroner. Utførelse i regi av HOFBO forsommer 2018 Forslag til vedtak: Årsmøtet tar arbeidet med vannprosjektet til orientering, og ber styret iverksette tiltak i henhold til planen som er lagt frem. Vedtak: Vedtatt, ingen stemmer mot.
3 Boligsameiet Hofbo B Endret bodplassering General Fleischers vei 26 (sameierne GF 26) Saksframstilling: Forslag til vedtak: Årsmøtet gir sin tilslutning til den fremlagte endring av bodplassering. Sameierne tar selv ansvar for nødvendig søknad til kommune. Vedtak: Vedtatt, ingen stemmer mot.
C 4 Boligsameiet Hofbo Angående ferdigstilling av grunnmursgraving mm ved GF 8 våren 2014 (Sameier Jordell) Sameier Jordell har meldt inn sak til årsmøtet. Saken ligger som vedlegg (vedlegg 1-3). Under er de tre forslag til vedtak som Jordell fremmer med styrets innstilling: 5C-1 Jordells forslag til vedtak: «Årsmøtet konstaterer at det ikke fra noe hold er hevdet at jord er blitt kjørt bort fra området. Årsmøtet konstaterer at det ikke er etterfylt tilstrekkelig med jord etter grunnmursgraving og etter heving av gangvei; etter hevingen trengs det mer jord på begge sider. Siden styret har meddelt at det er adressat for klager over manglende ferdigstilling, pålegger årsmøtet styret å bekoste etterfylling. Styret skal så få refundert disse utgiftene fra utbyggerne i GF8C.» 5C- 1 Styrets innstilling: Saken avvises av årsmøtet Sameier Jordell har avslått tilbakefylling av jord i hjørne utenfor sitt eget kjøkkenvindu etter utbyggingen av B og C. Dette må da etterfylles av Jordell selv. Dette er formidlet til sameieren i flere runder bl.a i epost (se vedlegg 4). Protokolltilførsel fra Jordell vedlagt dennne protokollen. Vedtak: 1 stemme mot styrets innstilling, saken er avvist 5C-2 Jordells forslag «Styret må utvirke at det sikres helning fra den delen av vår plen som ligger utenfor gangveien, videre bak boden gjennom nederste del av hagen som tilhører 10C, og ut til veien, slik at vann kan renne ned i sluken i veien.» 5C-2 Styrets innstilling: Saken avvises av årsmøtet Dette er utenfor styrets og sameiets ansvarsområde, og må ordnes av sameieren selv. Styret har vært på flere befaringer og vurdert saken, og konkludert med at det er vanskelig å si om dette er en forverring av tidligere situasjon eller ikke. Ekstremvær, som regnværet i august 2016 og 2017, kan ikke legges til grunn for om løsningen var bedre eller verre enn før. Disse dagene var det ekstremvær. Vedtak: 1 stemme mot styrets innstilling, saken er avvist
5 Boligsameiet Hofbo 5C-3 Jordells forslag til vedtak: «Grøfta ovenfor fyllingen må gjenopprettes, røret må renses, og fyllingen må justeres slik at vann som ikke går gjennom røret eller ned i rista, renner over fyllingen i retning sluken, og ikke inn på tomta.» 5C-3 Styrets innstilling: Forslag til vedtak: «Årsmøtet ber styret påse at pålegg om utbedring av stengang blir gjort i forbindelse med dreneringsprosjektet man er i planleggingsfasen av.» Styret har vært på flere befaringer og når det gjelder veigrøft utenfor porten der det nå er laget tilgang over denne med rør under tilgangen. Styret er ikke kjent med hvordan dette var før, og det er da vanskelig å si om dette er en forverring av tidligere situasjon eller ikke. Ekstremvær, som regnværet i august 2016/17, mener styret ikke kan legges til grunn for om løsningen var bedre eller verre enn før. Den dagen var det ekstremvær. Dette er formidlet til sameier Jordell. Etter dette har sameier Jordell på eget initiativ meldt saken inn til kommunen og HOFBO har fått pålegg om utbedring av stengangen. Dette er formidlet til styret i brev i mars 2018 (vedlegg 5). Styret finner det ikke hensiktsmessig å gå inn i en argumentasjon mot dette pålegget, fordi det uansett skal graves i veigrøften i forbindelse med dreneringsprosjektet. Vedtak: Ingen stemmer mot, sak 5 C vedtatt. Ytterligere protokolltilførsel fra Jordell lagt til protokollen. D Endring av sameiets revisor (styret) Saksframstilling: Grunnet lang behandlingstid hos revisor, har forretningsfører anbefalt endring av revisor. Anbefalingen er å endre til PricewaterhouseCoopers, PwC, som sameiets revisor. Forslag til vedtak: Sameiet endrer revisor til PricewaterhouseCoopers, PwC. Vedtak: Ingen stemmer mot, vedtatt.
6 Boligsameiet Hofbo 6. Valg av tillitsvalgte A Som styremedlem for 2 år, ble Kjersti Sand foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Kristian Hornburg-Stenerud foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som varamedlem for 1 år, ble Anders Øydvin Gillund foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Torstein Haukvik foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon C Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble Marianne Rødskog og Olav Kvam foreslått Vedtak: Valgt ved akklamasjon ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtet ble hevet kl.: 20:24. Protokollen signeres av Magne Flatlandsmo /s/ Møteleder Nina Leonardsen /s/ Fører av protokollen Odd-Roar Thorsen /s/ Protokollvitne Ved valgene på årsmøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Valgt for Leder Magne Flatlandsmo 2017-2019 Styremedlem Tuva Norum 2017-2019 Styremedlem John Bertil Nordstrøm 2017-2019 Styremedlem Kjersti Sand 2018-2020 Styremedlem Kristian Hornburg-Stenerud 2018-2020 Styret vil konstituere seg på neste styremøte.