Møtested: Kirkestua Møtedato: Onsdag 20.04.16 Møtetid: Kl. 1900 Saksliste 4/16 Stavern menighetsråd REFERAT Til stede på møtet: Kari Dahle Halvorsen, Gretha Moen, Tor Hansteen Nordal, Stig Olav Skeie, Marianne Torp, Maria Merete Trøen Amundsen, Marit Strømnæs Meldt forfall: Hanne Bustnes, Margrete Sem Lossius. SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT 10.03.16 SAKNR. 29/16: SAKNR. 30/16: REFERATSAKER UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING - 2020 SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER HØSTEN SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16: SAKNR. 38/16: ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL UTSENDING AV MAIL EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR EVENTUELT ------------------------------------------------------------ SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT 100316 INNSTILLING: Referatet fra 100316 godkjennes. SAKNR. 29/16: REFERATSAKER -Brev fra MF om pilgrimsled i Vestfold -Håndbok til alle i MR som ønsker det -Himalpartner ang. evt. markering av jorskjelvet for 1 år siden -Mulig å søke Matteus 7,7-fond om midler til ungdomsarbeid (oversendt trosopplærer). -Representantskapsmøte i Kirkens SOS- Ingebjørg Hovland representerte Stavern - Brev om bibelfestival i Oslo - Referat fra trosopplæringsutvalg, gudstjenesteutvalg, givertjenestekomitè, menighetshuskomitè, menighetsbladkomitè, musikkutvalg, diakoniutvalg, fellesråd, stab. INNSTILLING: Referatene tas til etterretning. VEDTAK: Som innstillingen
SAK NR 30/16: UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE INNSTILLING: Følgende rutiner gjøres gjeldende i forbindelse med utleie og bruk av kirkene til konserter og kulturarrangementer: Saksbehandling: 1. Søknad fra ekstern arrangør sendes til stabsmøteleder/kirketjener fra KV v/anita Borge. Stabsmøte må så drøfte om forespørselen passer inn i menighetens øvrige opplegg. 2. Stab (- èn gjøres ansvarlig!) sender svar tilbake til Anita. Konserten/arrangementet legges inn i kalender av Anita! 3. KV/Anita Borge setter opp kontrakt med leietager og ivaretar rutiner i forhold til betalingssatser, ansatte og ledige lokaler. I kontrakten fremholdes det også leietaker at konsertens innhold - musikk og tekster skal komme stab/mr i hende i god tid før konserten. Kontraktskopi sendes MR/Sogneprest/Kantor/Kirketjener. 4. Når MR eller sogneprest er initiativtaker til en konsert o.l. i kirken, ber KV om at dette meldes Anita Borge og legges inn i kalenderen! Meldingen bør inneholde ansvarlig og tidspunktet for selve arr. og når kirken skal åpnes for de involverte. Årsaken til en slik praksis er ikke at KV på noen måte kan overprøve bruken, men for at KV/adm. kan få en oversikt som gjør det mulig å planlegge hvordan kirketjener skal legge opp sitt arbeid. Slik vil vi også unngå dobbelbooking. Det er også viktig at sikkerheten blir ivaretatt ved alle arr., at et tilstrekkelig antall brannvakter er på plass og at man ikke slipper inn flere enn det oppgitt lovlige antall Kirkelig fellesråd samtykker i at menighetsrådet kan ta betaling ved kirkekonserter og andre kulturelle arrangementer der menighetsrådet selv er arrangør. Menighetsrådet er ansvarlig for å dekke evt. underskudd og disponerer evt. overskudd. MR må ved slike anledninger selv ta ansvar for kirketjeneroppgavene og påse at det er tilstrekkelig med brannvakter til stede. INNSTILLING: Stavern MR mener at både organist og MR skal være musikk og programansvarlig. Programmet sendes med for godkjenning. I tillegg: Stavern MR forholder seg til vedtaket i sak 4/2014 i Larvik kristelige fellesråd når det gjelder utleie av kirken. Når MR eller sogneprest har ansvar for konsert og det tas inngangspenger / kollekt, vil inntekten dekke utgifter og overskuddet deles mellom aktør og MR. Evt. underskudd fordeles tilsvarende. Hvis aktør skal leie kirken av MR/sokneprest, betales det 500 kr pr time. SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING - 2020 Fått muntlig ja fra prosten om at lysmessa gjelder som kveldsgudstj for des., selv om den kommer i nov. Ønsker dette skriftlig. Enig med Frikirken om sønd. etter påske (oppfølging av Tårnagenter) og andre sønd. i nov. (oppfølging av Lys Våken). Kveldsgudstj. i mars er fastegudstj. INNSTILLING: Stavern MR vedtar planen for fordeling av de 10 søndagene som skal være på kvelden eller i annen menighet.
SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER SOMMER/HØST MND DATO AKTIVITET SAKER TIL MR ANSVAR Juni 0106 0506 1106 1206 1906 2606 Juli 0307 0607 0707 1007 Augus t Sep tembe r 1507 1707 1907 2107 2407 3107 0608 0708 1008 1408 2108 2408 2808 3108 0409 1109 1809 2109 2509 2809 MR kl 1800 - hos Kari Gudstjeneste dåp LOS leie kirken Gudstjeneste nattverd Gudstjeneste dåp Friluftsgudstjeneste med Frikirken kl 1100 Kammermusikk 1900 Baptistkirken leier kirken. Solåsenleir deltar (PUH) Marianne Folkestad Jahren Black Sea Don Cossacks Berliner Kamerata kl.2000 Moscow Chamber?? Konf.leir Kragerø 6-12.8 Fauna vokalkvintett kl 1900 (Sjømannsmisj.) MR (Kirkestua) Gudstj.nattv konf-gullkonf Mus.guds. kl. 19.00 MR Avslutning med ansatte halvåret Oppstart høst strategiplan valg offerliste Mat: Kari Pynter, progr. ut: Nina, Kristi M., Gretha, Marianne Bv: Marit, Harald, Gretha, Morten Bv:? Bv: Kari, Gretha, Morten Bv: Marianne, Tor, Vigdis, Bv:? Bv: Maria, Gretha Sj.mannsmisj Kaffe/lunsj Mh: Marit, Gretha Krk: Mariannne, Hanne Okto ber Nov ember 0210 0910 1210? 1610 1910 2310 2510 3010 0611 1311 Gudstj. nattv Medarbeiderfest kl 1800 Ung.gudstj m Fredtun kl1900 Gudstj (Lys Våken) Gudstj. Tanum kl. 1100 Tirsdag MR bededag Gudstj allehelgensdag Konf på Sportskap. Planer vår, budsjett Skriftemål? Kl 1030
Des ember 1311 2011 2311 2611 2711 3011 0412 1012 1112 1812 2412 2512 2712 3112 Gudstj Julespill barnehagene? Adventverksted kl.1300 Lysmesse kl 1700 MR kl 1800 - hos Kari Diakonidag Konsert Rakkestuten 11.12? Gudstj Frikirken (Lucia) Julaften 1430 og 1600 Høytidsgudstj 1030 Julesang i kirken kl 1800? Nyttårsaften kl 1700 Avslutning med ansatte høst/året budsjett Mat: Kari Kakao Mhus Bv: Mat: INNSTILLING: Stavern MR godkjenner planen (med mulighet for endringer). VEDTAK: Som innstillingen SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER I henhold til sentralt vedtak økes satsene fra og med året for godtgjørelse til tillitvalgte i menighetsrådene fra kr. 4.000 til kr. 6.000 pr. år. INNSTILLING: Årlig godtgjørelse til leder av Stavern Menighetsråd økes fra kr. 4.000 til kr. 6.000. Budsjettet for endres tilsvarende. BEHANDLING I MR: Bevilgningen økes tilsvarende fra LKFR SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT TO regnskap pr. 17/3 Regnskap 210 Stavern Budsjett Regnskap 2015 3010 Fastlønn 57 596 204 225 117 821 3020 Vikarer 873-75 705 3090 Pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikrings 4 933 17 870 17 654 3095 KLP - AFP utjevning 1 750 1 342 3097 Gruppeliv- og ulykkesforsikring 1 300 750 3099 Arbeidsgiveravgift 9 023 31 315 29 826 3100 Kontormateriell - - 3110 Aktivitetsrelatert forbruksmateriell/utstyr/t 2 886 18 985 10 009 3111 Fordelte kostnader 5 189 14 851 3120 Annet forbruksmateriell/råvarer og tjenester 2 000 1 709 3125 Matvarer 3 745 15 000 9 203 3130 Post, banktjenester - - 3131 Telefon 500 2 400 2 326 3140 Reklame, informasjon - - 3141 Annonser 1 000 6 578 3145 Gaver i ht. Gavereglement - - 3150 Opplæring, kurs 4 000 2 750 3155 Reiseutgifter - opplæring (ikke oppg.pliktig) 1 500 1 094
3160 Utg./godtgj.for reiser,diett,bil m.v. oppgave 3 000-3190 Husleie, leie av lokaler og grunn 500 200 3195 Avgifter, gebyrer, lisenser mv. 1 871 3 000 2 864 3200 Inventar og utstyr 10 000-3429 Moms generell kompensasjonsordning - 5 280 3450 Til menighetsråd i egen kommune (kun FR) 10 000-3550 Avsetninger til bundne fond - 17 000 3610 Betaling fra deltakere -2 000-1 280 3729 Refusjon for mva - drift - -5 280 3750 Fra menighetsråd i egen kommune (kun FR) -101 364-101 518 3770 Refusjon fra andre - - 3810 Andre statlige overføringer -100 000-131 074-128 463 3830 Overføring fra Larvik kommune -81 596-80 422 3950 Bruk av bundne fond -17 000 - SUM TOTAL -18 573 - -0 INNSTILLING: Stavern MR tar budsjettet til etterretning. SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16 SAKNR. 38/16 ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL INNSTILLING: Tegnepermer og farger til kirken dekkes fra småbarnssang/ torsdagsklubb-konto. Dåpsmateriell som deles ut til foreldre dekkes fra dåpsopplæringskonto. BEHANDLING I MR: Høre om dette kan tas fra trosopplæring. VEDTAK: Stavern MR ønsker at trosopplærer kjøper dette via TOregnskap. UTSENDING AV MAIL Når det sendes mail til flere, må blindkopi-feltet benyttes til adresser. Dette for å sikre mot spam og virus. Både MR, stab og administrasjonen i R4 må være oppmerksom på dette. EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR VEDTAK: Utsettes til neste møte. EVENTUELT -25.04.16 kl. 11 på Kirkekontoret: Kirketjenersøknader gjenomgås. GM med på møte. KDH delta på intervjurunde senere. -Kollektkurver i kirken: «10-kaffen» har litt penger og kan kjøpe inn egnede kollektkurver. -Økonomi: M-cash: Skrive om det i M-bladet? Må laste inn app på tlf. og ha QR-kode på gudstjenesteprogrammet. Skrive om bruken i Menighetsbladet. -Leie av kirken i august til konsert: 6.08. Privat konsert åpen for alle, må undersøke om dagen er ledig. Neste møte i Stavern MR 01.06.16